Administrowanie cmentarzami komunalnymi w Brzeszczach i w Jawiszowicach w 2016r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest administrowanie cmentarzami komunalnymi stanowiącymi własność Gminy Brzeszcze, położonymi: w Brzeszczach w rejonie ulic Ofiar Oświęcimia, Dąbrowskiego i Sobieskiego o łącznej powierzchni 27 101 m2, w Jawiszowicach w rejonie ulicy Olszyny o łącznej powierzchni 35 975 m2 . Zakres obowiązków dotyczących administrowania cmentarzami: 1. prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi poprzez wyznaczanie miejsc pod groby na cmentarzu komunalnym położonym w Jawiszowicach, zgodnie z projektem budowlanym: poszerzenie cmentarza i budowa Domu Pogrzebowego w Jawiszowicach wykonanym przez Biuro Projektów PROZACH Sp. z o.o. z siedzibą w Oświęcimiu ul. Chemików 1, zatwierdzonym decyzją Starostwa Powiatowego w Oświęcimiu SAB.7351-290/01 z dnia 19.12.2001r. a przede wszystkim zgodnie z opracowanym na dzień 17 stycznia 2007r. przez geodetę uprawnionego Barbarę Chowaniec Planem usytuowania grobów w Jawiszowicach oraz opracowanym na dzień 31 października 2015r. przez geodetę uprawnionego Barbarę Chowaniec Szkicem rozmieszczenia grobów w sektorze GR11 i GR12 na cmentarzu komunalnym w Jawiszowicach oraz poprzez wyznaczanie miejsc pod groby na cmentarzu komunalnym położonym w Brzeszczach, zgodnie z projektem budowlanym: poszerzenia cmentarza komunalnego w Brzeszczach wykonanym przez Pracownie Projektową Architektoniczno - Budowlaną Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie ul. Wiśniowa 16/53, zatwierdzonym decyzją Starostwa Powiatu Oświęcimskiego znak:SAB.7353-47/02 z dnia 06.08.2002r., a przede wszystkim zgodnie z opracowanym na dzień 13 kwietnia 2007r. przez geodetę uprawnionego Barbarę Chowaniec Planem usytuowania grobów w Brzeszczach oraz z opracowanym na dzień 18 sierpnia 2014 r. przez geodetę uprawnionego Barbarę Chowaniec Szkicem rozmieszczenia grobów w sektorze GR10 Cmentarza Komunalnego w Brzeszczach. 2. prowadzenie dokumentacji cmentarnej w formie pisemnej i elektronicznej w systemie informatycznym Grobonet 2.2, który stanowi własność Gminy Brzeszcze, w szczególności: 1) ksiąg osób pochowanych na cmentarzach prowadzonych według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym (księgi istniejące), 2) ksiąg grobów,ksiąg cmentarnych zawierających alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzach, 3) przechowanie ksiąg cmentarnych w pomieszczeniach zapewniających należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz w sposób uniemożliwiający przetwarzanie danych w księgach cmentarnych przez osoby nieupoważnione, 4) bieżące aktualizowanie bazy danych systemu informatycznego Grobonet 2.2 3. wskazywanie miejsc wykopania grobów, nadzór nad wykonywanymi pracami oraz odbiór techniczny grobów po ich wykonaniu w zakresie utrwalania grobów ziemnych, budowy grobów murowanych i budowy grobowców, 4. ustalanie terminów i warunków pogrzebów wraz z obsługą interesantów, 5. pobieranie opłat za usługi cmentarne na podstawie stosownej uchwały Rady Miejskiej w Brzeszczach i przekazywanie ich do Urzędu Gminy w Brzeszczach w terminie do połowy oraz do 25 dnia każdego następnego miesiąca (dwa razy w miesiącu) za poprzedni okres rozliczeniowy w wysokościach zainkasowanych kwot w rozbiciu na poszczególne cmentarze oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji finansowej, 6. udostępnianie wszelkich dokumentów i informacji związanych z administrowaniem cmentarzami na żądanie Zamawiającego, 7. przestrzeganie i egzekwowanie zasad korzystania z Cmentarzy określonych uchwałami Rady Miejskiej w Brzeszczach oraz zarządzeniami Burmistrza Brzeszcz, 8. otwieranie i zamykanie bram cmentarzy, obsługa i udostępnianie Kaplicy i Domu Pogrzebowego oraz chłodni, 9. nadzorowanie przeprowadzanych ekshumacji. II. Zakres obowiązków dotyczących utrzymania cmentarzy: 1. utrzymanie we właściwym stanie sanitarno - porządkowym oraz technicznym budynków, obiektów i budowli usytuowanych na cmentarzach komunalnych poprzez: - wykonywanie bieżących konserwacji i drobnych napraw a w szczególności urządzeń w budynku Kaplicy i w Domu Pogrzebowym, w budynku WC i TOI TOI, istniejących ogrodzeń cmentarzy, oświetlenia i sieci wodociągowej, 2. zawarcie we własnym zakresie umów na dostawę wody i ponoszenia kosztów z tego tytułu we własnym zakresie, a) zużycie wody na cmentarzu komunalnym w Brzeszczach za okres od 01.01.2014r. do 31.10.2014r. wyniosło 192 m3, a za okres od 1.01.2015r. do 30.11.2015r. wyniosło 235m3, b) zużycie wody na cmentarzu komunalnym w Jawiszowicach za okres od 01.01.2014r. do 31.10.2014r. wyniosło 107,5 m3, a za okres od 01.01.2015r. do 30.11.2015r. wyniosło 182,0m3, 3. zawarcie we własnym zakresie umowy na dostawę energii elektrycznej i ponoszenia kosztów z tego tytułu we własnym zakresie, a) zużycie energii elektrycznej na cmentarzu komunalnym w Brzeszczach za okres od 01.01.2014r. do 31.10.2014r. wyniosło 3703kWh, a za okres od 01.01.2015 r. do 30.11.2015r. wyniosło 5041 kWh, b) zużycie energii elektrycznej na cmentarzu komunalnym w Jawiszowicach za okres od 01.01.2014r. do 31.10.2014r. wyniosło 5210kWh, a za okres 01.01.2015r. do 30.11.2015 r. wyniosło 10463 kWh, 4. zawarcie we własnym zakresie umowy na odbiór nieczystości stałych i ponoszenia kosztów z tego tytułu we własnym zakresie, a) ilość wytwarzanych nieczystości stałych na cmentarzu komunalnym w Brzeszczach za okres od 01.01.2014r. do 31.10.2014r. wyniosło 214,4 m3, a za okres od 1.01.2015 r. do 30.11.2015r. wyniosła 298,1m3 , dodatkowo w okresie od 1.02.2015 r. - 30.11.2015r. opróżniano pojemnik EKO /KP-7 - 10/11 razy, b) ilość wywiezionej skoszonej trawy na cmentarzu komunalnym w Brzeszczach w okresie od kwietnia do października 2015r. wyniosła ok 20 m3, c) ilość wytwarzanych nieczystości stałych na cmentarzu komunalnym w Jawiszowicach za okres od 01.01.2014r. do 31.10.2014r. wyniosło ok. 159,5m3, a za okres od 01.01.2015r. do 30.11.2015r. wyniosła 276,61m3, dodatkowo w okresie od 1.01.2015r. - 30.11.2015r. opróżniano pojemnik EKO/ KP-7 - 6/2, d) ilość wywiezionej skoszonej trawy na cmentarzu komunalnym w Jawiszowicach w okresie od kwietnia do października 2015r. wyniosła ok 28 m3 oraz zapewnienie odpowiedniej ilości pojemników na odpady stałe o pojemności od 1100 litrów do 7000 litrów oraz usuwania odpadów zgodnie z wymogami określonymi w stosownych Uchwałach Rady Miejskiej w Brzeszczach i utrzymanie w należytym stanie sanitarnym, porządkowym i technicznym pojemników na odpady stałe. 5. Utrzymanie zieleni poprzez: a) usuwanie na bieżąco posuszu i wiatrołomów, b) dosiewanie trawy, c) koszenie trawy minimum 3 razy w roku na terenach cmentarzy komunalnych w Brzeszczach i w Jawiszowicach, w tym również: trawników położonych w Brzeszczach w rejonie parkingu przy ul. Sobieskiego i trawników pomiędzy ul. Dąbrowskiego a ogrodzeniem cmentarza, trawników położonych w Jawiszowicach poza terenem cmentarza, do jednego metra za ogrodzeniem. d) Koszenie trawy należy przeprowadzić w taki sposób, aby nie uszkodzić oraz nie zabrudzić grobowców, pomników: powierzchnia do koszenia na terenie cmentarza komunalnego: w Brzeszczach wynosi około 3000 m2, powierzchnia do koszenia na terenie cmentarza komunalnego w Jawiszowicach wynosi około 10000 m2 , 6. całoroczne utrzymanie porządku i czystości alejek, parkingów, chodników położonych na terenie i wokół cmentarzy poprzez : a) odchwaszczanie ręczne lub środkami chwastobójczymi alejek na cmentarzach, b) bieżące zamiatanie alejek, parkingów i terenów wokół cmentarzy, wywożenie odpadów, liści itp, c) bieżące grabienie liści na terenie cmentarzy i wokół nich a w szczególności w okresie święta Wszystkich Świętych, d) w okresie zimowym odśnieżanie parkingów , alejek i przeciwdziałanie gołoledzi łącznie z posypywaniem i oczyszczeniem ze śniegu i lodu dojść do grobów i alejek, a w szczególności miejsc wokół Kaplicy i Domu Pogrzebowego, powierzchnia alejek do utrzymania na terenie cmentarza komunalnego w Brzeszczach wynosi około 2 850,25 m2, powierzchnia parkingu przy cmentarzu komunalnym w Brzeszczach około 1560 m2 , (powierzchnia alejek do utrzymania na terenie cmentarza komunalnego w Jawiszowicach wynosi około 1 708,20 m2 ) 7. Utrzymanie grobów wojennych i miejsc pamięci narodowej znajdujących się na terenie cmentarza, (wykaz stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej specyfikacji) poprzez między innymi: a) w okresie świąt państwowych i w okresie święta Wszystkich Świętych dekorowanie flagami i wieńcami zakupionymi ze środków własnych Wykonawcy, b) obsadzanie kwiatami i bylinami, c) uzupełnianie ziemi na grobach, d) całoroczne utrzymanie porządku i czystości poprzez mycie pomników i obmurówek grobów, zamiatanie, grabienie liści, a w okresie zimowym poprzez odśnieżanie 8. Dwukrotne w ciągu roku w okresie wiosennym i jesiennym sprzątanie grobów zasłużonych wymienionych w załączniku Nr 2 do niniejszej specyfikacji oraz grobów opuszczonych i zaniedbanych znajdujących się na terenie cmentarzy, 9. Zapewnienie możliwości korzystania z wody z istniejących ujęć na terenie cmentarzy, 10. Sprawowanie dozoru terenu i obiektów cmentarzy w godzinach jego otwarcia i poza nim.