ZARZĄDZANIE ZASOBEM LOKALOWYM

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zarządzaniu w imieniu Zamawiającego: a) lokalami mieszkalnymi i użytkowymi będącymi własnością Miasta Jasła znajdującymi się w budynkach wspólnot mieszkaniowych, /zał. nr 1/ b) nieruchomościami komunalnymi zabudowanymi budynkami z lokalami mieszkalnymi i użytkowymi stanowiącymi własność Miasta Jasła, /zał. nr 2/ Zarządzanie budynkami i lokalami polegać będzie na podejmowaniu wszelkich decyzji i wykonywaniu wszelkich czynności zmierzających do utrzymywania mieszkaniowych i użytkowych zasobów Zamawiającego w stanie niepogorszonym zgodnie z ich przeznaczeniem. W ramach czynności zarządzania budynkami i lokalami Wykonawca zobowiązany będzie do : 1. Wykonywania czynności w zakresie eksploatacyjno - konserwacyjnym i pokrywanie kosztów z tym związanych w szczególności : 1/ Zapewnienia utrzymania odpowiedniego stanu sanitarno - porządkowego pomieszczeń budynku służących do wspólnego użytku mieszkańców /zał. nr 3/, 2/ Zawierania umów i regulowania z przedsiębiorstwami specjalistycznymi należności za dostawy mediów i usług komunalnych, 3/ Zapewnienia ciągłej ochrony technicznej oraz sprawnego działania urządzeń technicznych należących do części wspólnych nieruchomości budynków, 4/ Zapewnienie wykonania obowiązkowych przeglądów technicznych nieruchomości, przedmiarów robót remontowo-konserwacyjnych oraz kosztorysów budowlanych, 5/ Sporządzanie planów remontowych nieruchomości w oparciu o przeglądy stanów technicznych po zatwierdzeniu przez Zamawiającego oraz realizacja robót remontowych na koszt Zamawiającego, 6/ Nadzorowania prowadzonych remontów, prac konserwacyjnych oraz porządkowych, zawieranie umów na roboty remontowe i remontowo-inwestycyjne z wykonawcami wyłanianymi w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych /tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm. /, 7/ Zapewnienie opracowania niezbędnej dokumentacji budowlanej wynikającej z Prawa budowlanego dla realizacji planowanych przedsięwzięć remontowych i modernizacyjnych, 8/ Prowadzenie książek obiektu budowlanego. 2. Dokonywania czynności w zakresie zarządzania lokalami, polegających na wykonywaniu praw i obowiązków wynajmującego w tym w szczególności : 1/ Prowadzenia odrębnej dokumentacji dla każdego lokalu, 2/ Prowadzenia i aktualizowania ewidencji lokali wchodzących w skład zasobu lokalowego Zamawiającego z uwzględnieniem powierzchni mieszkalnych i użytkowych, 3/ Sporządzania sprawozdawczości z przejętych zasobów lokalowych Zamawiającego, w tym sprawozdawczości GUS, 4/ Prowadzenia spraw dotyczących zasiedlania i zwalniania lokali mieszkalnych i użytkowych 5/ Prowadzenia ewidencji oraz informowanie Zamawiającego o występujących pustostanach 6/ Przyjmowania i ewidencjonowania zgłoszeń, interwencji i wniosków najemców oraz załatwianie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami, z wyłączeniem prawa wynikającego z art. 6882 Kodeksu cywilnego. 7/ Prowadzenie książki meldunkowej dla najemców lokali mieszkalnych 8/ Potwierdzanie danych zawartych we wnioskach w sprawie dodatków mieszkaniowych 3. Wykonywania czynności w zakresie obsługi finansowo - księgowej w szczególności : 1/ Prowadzenia pełnego rozliczenia finansowego budynków po stronie kosztów, 2/ Prowadzenia rachunkowości pozwalającej ustalić: a/ wielkość przychodów w postaci należnych opłat od najemców, b/ stanu rozrachunków dotyczących najemców, c/ wielkość pozostałych przychodów związanych z zarządzaniem zasobem Zamawiającego w tym media, 2a/ Przekazywania Zamawiającemu wystawianych faktur z przypisem czynszu w terminie do 5 dnia każdego miesiąca, a w przypadku wystawienia faktury po tym terminie lub faktury korygującej dostarczać je niezwłocznie. 3/ Ubezpieczenia majątkowego zarządzanych nieruchomości w zakresie części wspólnej nieruchomości 4/ Prowadzenia w odrębnej pozabilansowej ewidencji obsługi finansowo - księgowej lokali mieszkalnych w zakresie wymiaru czynszu a także prowadzenia w ramach ewidencji Wykonawcy obsługi finansowo-księgowej lokali mieszkalnych i użytkowych w zakresie opłat za świadczenia oraz rozliczeń z tytułu zużycia urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie lokali oraz innych opłat wraz z należnymi podatkami, 5/ Przyjmowania opłat czynszowych od najemców lokali mieszkalnych na odrębny rachunek bankowy i przekazywanie ich na konto Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 7 dni licząc od dnia dokonania wpłaty przez najemcę oraz na ostatni dzień miesiąca. 5a/ Dla przekazanych wpłat Zarządca sporządza zestawienie imienne najemców dokonujących wpłaty opłat czynszowych (załącznik sporządzany może być w oparciu o dane bankowe dot. konta, na które dokonywane są wpłaty przez najemców) 6/ Wystawiania i doręczania dłużnikom upomnień: a/ z chwilą powstania zaległości obejmujących 2 okresy płatności, Wykonawca powiadamia dłużnika o zamiarze wszczęcia postępowania egzekucyjnego i wyznacza miesięczny termin do uregulowania należności b/ wobec braku porozumienia z dłużnikiem, Wykonawca wszczyna postępowanie egzekucyjne i o eksmisję. Wykonawca zawiadamia Zamawiającego o planowanych eksmisjach. c/ opłaty sądowe, komornicze ponosi Zamawiający. 7/ Wystawiania i doręczania najemcom aneksów w przypadku zmiany czynszu lub opłat związanych z najmem lokalu, 8/ Dokonywania rozliczeń z najemcami z tytułu świadczeń związanych z najmem lokali mieszkalnych i użytkowych 9/ Przygotowywania i doręczania najemcom lokali mieszkalnych książeczek opłat, odrębnie dla opłat czynszowych i odrębnie dla opłat pozostałych oraz doręczanie faktur najemcom lokali użytkowych 10/ Wykonawca do 5 dnia miesiąca następnego po miesiącu którego dotyczy rozliczenie przekaże pozostałe wpłaty oraz informację o wysokości przypisu, wpłat i o stanie należności a także rejestr sprzedaży VAT 11/ Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany sposobu prowadzenia ewidencji rozliczeń finansowych. 4. Dokonywania czynności prawnych w szczególności : 1/ Sporządzania i zawierania umów w zakresie : a/ dostawy mediów i usług komunalnych oraz konserwacji urządzeń i instalacji technicznych, b/ w imieniu Zamawiającego umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa na podstawie skierowań i zawartych w nich warunków wydawanym przyszłym najemcom przez Zamawiającego, 2/ Zmiany i rozwiązywania umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych z dotychczasowymi najemcami w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa a także w przypadku pisemnych dyspozycji Zamawiającego i na warunkach przez niego określonych, 3/ Podejmowania czynności związanych z dochodzeniem roszczeń w postępowaniach sądowych w sprawach wynikających z art.23 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami /Dz. U. z 2015 r. poz. 782 ze zm./ na podstawie odrębnego pełnomocnictwa 5. Dokonywania czynności w zakresie administrowania otoczeniem budynków oraz pokrywanie kosztów z tym związanych, a w szczególności : 1/ Zapewnienia utrzymania stanu sanitarno-porządkowego na działkach będących własnością Zamawiającego, a stanowiących przyblokowe podwórka o łącznej pow. 4042m2 2/ Aktualizowania powierzchni działek gruntowych stanowiących otoczenie i przynależnych do administrowanych budynków, 3/ Prowadzenia spraw związanych z umieszczeniem reklam i tablic informacyjnych na budynkach, 4/ Wykonywania obowiązków właściciela nieruchomości wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach /Dz. U. z 2013 r. poz. 1399 z późn. zm./, 5/ Zapewnienia utrzymania stanu sanitarno-porządkowego na działkach stanowiących tereny zieleni przyblokowej a nie wchodzących w części wspólne nieruchomości mieszkaniowych. Wykonawca ma obowiązek: a/ dysponować lokalem biurowym do obsługi najemców zarządzanych lokali, zlokalizowanym na terenie Śródmieścia ograniczonego ciągiem ulic: Metzgera, 3 Maja, Kraszewskiego, Jagiełły, Szajnochy, Modrzejewskiego, Gołębia, Rynek, P. Skargi, Śniadeckich , Piłsudskiego; b/ zapewnić ochronę dokumentów przed dostępem osób nieuprawnionych, w tym zapewnić ochronę danych osobowych użytkowników lokali; c/ zapewnić całodobową dyspozycyjność służb technicznych do usuwania awarii wewnętrznych instalacji wod.-kan.-gaz., elektrycznej, c.o. w lokalach i częściach wspólnych; d/ prowadzić rachunek bankowy umożliwiający opłatę za mieszkanie bez ponoszenia kosztów przelewu przez najemcę lokalu.