Zorganizowanie i prowadzenie biura wspomagającego pracę Straży Miejskiej w zakresie popełnionych wykroczeń na drogach publicznych miasta i gminy Chociwel

Opis przedmiotu przetargu: Zakres zamówienia publicznego obejmuje realizację usługi polegającej na organizacji i prowadzeniu biura wraz z zatrudnieniem pracowników biurowych i opracowywaniem dokumentów związanych z czynnościami wykonywanymi przez funkcjonariuszy straży gminnej w związku ze stwierdzonymi wykroczeniami na drogach publicznych w gminie Chociwel na podstawie zdjęć pojazdów, wykonanych przez urządzenia rejestrujące będące w dyspozycji Zamawiającego oraz otrzymanych informacji o właścicielu pojazdu. Zakres zamówienia publicznego został opracowany w oparciu o wydaną przez MSWiA informację dotyczącą postępowania straży gminnych (miejskich) w zakresie korzystania z urządzeń samoczynnie ujawniających i rejestrujących naruszenia przepisów ruchu drogowego będących własnością podmiotów prywatnych. W zakresie realizacji zamówienia publicznego zadaniem Wykonawcy będzie: 1) Przygotowanie raportu zawierającego cyfrowe zdjęcie z miejsca popełnienia wykroczenia i przedstawienie go strażnikowi do weryfikacji. 2) Przygotowanie dokumentacji dodatkowej pozwalającej na identyfikację sprawcy wykroczenia. 3) Przygotowanie dokumentów pozwalających straży miejskiej na przeprowadzenie postępowania mandatowego i ukaranie sprawcy wykroczenia, wraz z przygotowaniem dokumentów do wysłania (adresowanie, kopertowanie). 4) Przygotowanie dokumentów związanych z korespondencją w sprawie kartotek punktów karnych, przygotowanie dokumentów do wysłania(adresowanie, kopertowanie). 5) Przygotowanie dokumentów związanych z ewentualnym postępowaniem straży miejskiej przed sądem, przygotowanie dokumentów do wysłania(adresowanie, kopertowanie). 6) Przygotowanie wszelkich innych dokumentów niezbędnych do zakończenia postępowania mandatowego, wraz z uzupełnianiem danych uzyskiwanych przez straż w ramach prowadzonych postępowań wyjaśniających prowadzonych przez straż. 7) Przygotowanie statystyk obrazujących nasilenie ruchu oraz ilość wykroczeń w miejscach prowadzenia kontroli ruchu przez straż. 8) Przygotowanie sieci komputerowej umożliwiającej połączenie komputerów straży z komputerami pracowników Wykonawcy wraz z serwerem, umieszczonym w biurze straży. 9) Zatrudnienie niezbędnej ilości pracowników biurowych w biurze zorganizowanym przy straży, realizujących zadania związane z wykonaniem zamówienia. Zamawiający wymaga do realizacji tego zamówienia zatrudnienia co najmniej 5 pracowników biurowych. 10) Użyczenie (nieodpłatne przekazanie w użytkowanie) urządzenia do automatycznej rejestracji wykroczeń, wraz z samochodem do jego przewożenia i operatorem informatycznym. Wykonawca zobowiązuje się do pokrywania wszelkich kosztów związanych z eksploatacją tego samochodu. 11) Świadczenie obsługi prawnej postępowań mandatowych przez kancelarię prawniczą. Warunki świadczenia usług: 1) Raporty uzyskiwane z oprogramowania, którym posługuje się wykonawca muszą zawierać cyfrową kopię - zdjęcie obrazujące fakt popełnienia wykroczenia 2) Zdjęcie wygenerowane z systemu musi pozwalać na jednoznaczną identyfikację numeru rejestracyjnego pojazdów. W przypadku pojazdów nadjeżdżających zdjęcie wygenerowane z systemu powinno dodatkowo pozwalać na identyfikację kierowcy (obraz twarzy kierowcy). Poza tym musi zawierać informacje pozwalające zidentyfikować miejsce zdarzenia (miejscowość, ulicę, skrzyżowanie, itp.) oraz datę i czas jego popełnienia. Osobno w przypadku pomiarów prędkości pojazdów, oznaczona musi być prędkość dozwolona w miejscu wykonywania rejestracji oraz prędkość zarejestrowana przez urządzenie. Podczas realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: 1) Przeszkolenia (na własny koszt) personelu Zamawiającego w zakresie używania oprogramowania tworzącego dokumentację. W ramach zamówienia zapewni pomoc w obsłudze programu przez okres realizacji zamówienia. 2) Zatrudnienia personelu upoważnionego do dostępu, do danych osobowych (pracownicy przetwarzający dane osobowe) w biurze firmy zorganizowanym w pomieszczeniu znajdującym się przy Straży Miejskiej w docelowej ilości, co najmniej 5 osób (pełne etaty). Wszystkie koszty związane z prowadzeniem biura oraz z zatrudnieniem osób (koszty osobowe, koszty związane z wynajęciem lokalu, opłaty za energię elektryczną itp.) ponosi Wykonawca. 3) Utworzenia (na własny koszt) w siedzibie straży 2 stanowisk komputerowych dla strażników oraz serwera, służących do przeglądania i archiwizowania dokumentacji przez straż. 4) Dołączenie do oferty schematu blokowego, opisującego sposób w jaki Wykonawca zamierza zorganizować i wykonywać zlecone zadanie. 5) Użyczenia (bez dodatkowej opłaty) urządzenia rejestrującego wykroczenia wraz z samochodem do jego przewożenia oraz operatorem odpowiedzialnym za obsługę informatyczną tego urządzenia. Urządzenie musi być sprawne, posiadać aktualne świadectwo legalizacji i inne prawem wymagane dokumenty. Koszty związane z eksploatacją urządzenia rejestrującego, oraz koszty użytkowania samochodu pokrywa Wykonawca. Zadaniem Zamawiającego podczas realizacji zamówienia będzie: 1) Zapewnienia identyfikacji sprawców wykroczeń z systemu CEPiK. 2) Pokrycie kosztów korespondencji - w tym korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - opłaty pocztowe. 3) Zapewnienie strażnika miejskiego upoważnionego do kontroli ruchu drogowego, w czasie realizacji umowy, w wymiarze czasu pracy zgodnym z przepisami (co najmniej 1 etat). 4) Wszczęcia postępowań mandatowych w stosunku do wszystkich wykroczeń zarejestrowanych przez użyczone urządzenie, niezwłocznie po ich zarejestrowaniu i przekazaniu dokumentacji przez Wykonawcę.