Pełnienie funkcji koordynatora projektu, asystenta ds. organizacyjnych, monitoringu i współpracy ponadnarodowej, specjalisty ds. sprawozdawczości i informatyka projektu pn. Nasza szkoła szansą na lepszą przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: Pełnienie funkcji koordynatora projektu, asystenta ds. organizacyjnych, monitoringu i współpracy ponadnarodowej, specjalisty ds. sprawozdawczości i informatyka projektu pn. Nasza szkoła szansą na lepszą przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Zadanie 1: Pełnienie funkcji koordynatora projektu pn. Nasza szkoła szansą na lepszą przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty. Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. I. Zakres zadań 1) Przejęcie odpowiedzialności za całość realizacji projektu, w szczególności za zarządzanie przedsięwzięciem na wszystkich jego etapach zgodnie z zapisami zawartymi w umowie z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie, 2) Koordynowanie działań w ramach realizacji projektu, 3) Prowadzenie nadzoru nad zgodnością realizacji projektu z przyjętym harmonogramem, wnioskiem i budżetem oraz osiąganiem wskaźników, 4) Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji projektu, 5) Przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z WUP Rzeszów, 6) Udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne, 7) Nadzór nad prowadzeniem ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz nadzorowaniem opracowania raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań (realizacji), 8) Nadzór nad przygotowywaniem wniosków o płatność w części rzeczowej wraz z niezbędnymi załącznikami oraz nadzór nad przygotowaniem wniosków o płatność w części finansowej, 9) Nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS, 10) Wsparcie dyrektora szkoły oraz asystenta w realizacji zadań związanych z wdrażaniem projektu, 11) Kontakty z WUP Rzeszów oraz Gminą Miejską Mielec w zakresie merytorycznej realizacji projektu, 12) Współpraca z pozostałymi osobami zaangażowanymi w realizację projektu, 13) Nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL, 14) Uczestnictwo w Grupie Sterującej, powołanej przez Lidera Partnerstwa, podejmowanie decyzji w imieniu Zamawiającego, w ramach i zakresie udzielonego upoważnienia, 15) Terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, 16) Zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie) 17) Sprawdzanie kart czasu pracy asystenta ds. organizacyjnych, monitoringu i współpracy ponadnarodowej, specjalisty ds. sprawozdawczości i informatyka projektu zatwierdzanie kart pracy, 18) Organizowanie procedur zamówień publicznych na dostawy i usługi z budżetu projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i dokumentowanie tych zamówień, 19) Przestrzeganie zasad równości szans przy wykonywaniu obowiązków zawodowych oraz zasad zrównoważonego rozwoju na stanowisku pracy, 20) Aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie, udział w pracach w komisji rekrutacyjnej, 21) Podział zadań i sporządzenie opisów stanowisk - kart stanowiskowych dla personelu projektu, przygotowywanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu, nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu oraz innych projektów w ramach NSRO, przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu, 22) Przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów, 23) Podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, 24) Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych, 25) Nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług lub dostawy, zawartych w ramach postępowań przetargowych, śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie, w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem Polski i UE. II. Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy zlecenia. III. Miejscem pracy będzie: biuro na terenie Zespołu Szkół nr 2 w Mielcu. IV. Łączny wymiar zaangażowania Koordynatora projektu w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie może przekraczać 240 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu w wymiarze100 godzin miesięcznie. Zadanie 2: Pełnienie funkcji asystenta ds. organizacyjnych, monitoringu i współpracy ponadnarodowej projektu pn. Nasza szkoła szansą na lepszą przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty. Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. I. Zakres obowiązków asystenta: 1) Nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu w szkole, zgodnie z wymogami POKL, obowiązującymi przepisami krajowymi oraz w oparciu o Umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami, 2) Współpraca z partnerem zagranicznym w zakresie zaadaptowania do warunków szkoły nowoczesnych metod nauczania języka angielskiego ( stały kontakt z partnerem: telekonferencje, korespondencja telefoniczna, mailowa poprzez komunikatory IT), 3) Organizacja i przebieg wizyt studyjnych w Polsce i Estonii, 4) Planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu, 5) Wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora projektu, 6) Bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu, przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, 7) Zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, 8) Współpraca ze specjalistą ds. sprawozdawczości i informatykiem projektu, 9) Tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów, 10) Udział w pracach komisji przetargowej, nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu, współpraca z członkami zespołu projektowego, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu, 11) Przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowywanie formularzy rekrutacyjnych i regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych, założenie teczek uczestnikom projektu). Udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z prac Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu, współpraca w zakresie przygotowania rekrutacji z wychowawcami klas i pedagogiem szkolnym, ustalenie zawartości teczki uczestnika projektu, 12) Monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (hospitacje zajęć, monitoring dokumentacji szkoleniowej: programy i harmonogramy zajęć, sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru podręczników i materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu), zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg, 13) Współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp. sprawdzanie kart pracy nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie, informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, informowanie uczniów, nauczycieli i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań, prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych w obrębie danej szkoły, 14) Organizacja laboratorium językowego, 15) Wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom, uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, 16) Pozyskanie danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie, 17) Prowadzenie aktualnej bazy danych PEFS, 18) Przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu; Wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania, 19) Przeprowadzanie wywiadów z uczniami, weryfikacja wyników ankiet, prowadzenie ewaluacji projektu (raporty), tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych, planowanie sal oraz zabezpieczenie dostępu do sal w czasie trwania działań, organizacja cateringu dla uczniów w ramach projektu, 20) Współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność, przygotowywanie i weryfikacja dokumentacji zajęć (w tym m.in. dzienników zajęć); opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją, częściowe opisywanie faktur dotyczących zakupów z budżetu projektu. II. Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy zlecenia. III. Miejscem pracy będzie Zespół Szkół nr 2 w Mielcu. IV. Łączny wymiar zaangażowania asystenta ds. organizacyjnych, monitoringu i współpracy ponadnarodowej projektu w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie może przekraczać 240 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu w wymiarze 90 godzin miesięcznie Zadanie 3: Pełnienie funkcji specjalisty ds. sprawozdawczości projektu pn. Nasza szkoła szansą na lepszą przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty. Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. I. Zakres obowiązków specjalisty ds. sprawozdawczości projektu: 1) Przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie z obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej, 2) Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu, 3) Odpowiedzialność za rozliczenia projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie, 4) Opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu, 5) Kontrola księgowania kosztów projektu pod kątem spełniania kryteriów dla tzw. Wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z jego realizacją udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi, 6) Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 7) Wspieranie działań koordynatora projektu w aspekcie finansowym i księgowym , w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, 8) Zgłaszanie koordynatorowi projektu wszelkich zauważonych nieprawidłowości , 9) Niezwłoczne informowanie koordynatora projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu, 10) Współpraca z członkami zespołu projektowego, II. Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy o dzieło. III. Miejscem pracy będzie biuro na Zespołu Szkół nr 2 w Mielcu. IV. Łączny wymiar zaangażowania asystenta ds. organizacyjnych, monitoringu i współpracy ponadnarodowej projektu w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie może przekraczać 240 godzin miesięcznie, Zadanie 4: Pełnienie funkcji informatyka projektu Nasza szkoła szansą na lepszą przyszłość, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty. Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. I. Zakres obowiązków: 1) Administracja i obsługa informacyjna biura i projektu 2) Utworzenie miejsca na serwerze wirtualnym na stronę WWW projektu, 3) Utworzenie projektu graficznego strony WWW na potrzeby projektu, 4) Stworzenie zakładki internetowej na szkolnej stronie WWW, 5) Instalowanie systemów i programów komputerowych dla projektu, 6) Opieka nad sprzętem komputerowym projektu, 7) Konserwowanie systemów komputerowych i oprogramowania, 8) Uaktualnianie informacji na stronie WWW projektu, 9) Zamieszczanie lekcji on-line w formie e-learningu dla uczestników projektu. II Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy zlecenia. III. Miejscem pracy będzie Zespół Szkół nr 2 w Mielcu. IV. Łączny wymiar zaangażowania informatyka projektu w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie może przekraczać 240 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu w wymiarze 10 godzin miesięcznie.