Kampania promocyjna miasta Sosnowca oraz imprezy World Fusion Music Festival Sosnowiec 2010r.

Opis przedmiotu przetargu: I.
1. Opracowanie PLANU KAMPANII składającego się z:
1.2 Koncepcji kreacyjnej przekazu:
a) Opis głównych założeń koncepcji kreacyjnej (linii kreacyjnej).
1.2 Harmonogram kampanii
a) Kampania ma trwać od 15 sierpnia 2010 do dnia rozpoczęcia festiwalu, tj. do 3 września 2010 r.
1.3 Linii kreacji>br> a) Hasło kampanii
b) Scenariusze reklamy radiowej przedstawione zostaną przez wybranego wykonawcę po podpisaniu umowy w formie pisemnej. Projekty reklam typu billboard, reklamy prasowej oraz reklamy internetowej przedstawione zostaną zamawiającemu do akceptacji w formie plików graficznych.
1.4 Planu medialnego dla reklamy: radiowej, internetowej, outdoorowej, prasowej, niestandardowej.
a) Opracowanie planu medialnego poprzez wskazanie i uzasadnienie wyboru stacji radiowych, tytułów prasowych, lokalizacji nośników outdoorowych, portali internetowych oraz niestandardowych działań promocyjnych.
2. Przeprowadzenie kampanii.
2.1 Przygotowanie projektów reklam
a) Wykonawca przedstawi projekty graficzne (układ, kolorystyka) billboardów, reklam prasowych oraz nośników reklamy internetowej celem oceny ich jakości i akceptacji przez Zamawiającego.
2.2 Poprawienie projektów reklam zgodnie z uwagami Zamawiającego a) Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia, zgodnie z sugestiami Zamawiającego, projektów przed uruchomieniem kampanii do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego
2.3 Produkcja reklam
a) Wykonawca przedstawi produkt finalny w oparciu o przekazane przez Zamawiającego uwagi oraz dostosuje pliki do emisji w odpowiednim medium.
2.4 Stworzenie serwisu internetowego
a) Wykonawca zaprojektuje, uruchomi oraz zapewni utrzymanie serwisu internetowego pod domeną zarezerwowaną przez Zamawiającego na okres od 15.08.2010r do 05.09.2010r. Serwis internetowy ma zawierać internetowe biuro prasowe.
2.5 Zakup mediów
a) Wykonawca dokona zakupu czasu antenowego, rezerwacji powierzchni outdoorowej, oraz reklamy w prasie i Internecie celem przeprowadzenia kampanii.
b) Wykonawca przygotuje harmonogram emisji i publikacji reklam,
2.6 Emisja, publikacja, dystrybucja
a) Wykonawca skieruje do emisji/publikacji materiały reklamowe zaakceptowane przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez media. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją materiałów reklamowych zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego planem medialnym i harmonogramem emisji publikacji reklam (Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich odstępstwach od planu medialnego lub harmonogramu emisji i publikacji reklam).
2.7.Działania Public Relations.
a) Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym sporządzi bazę mediów, które będą stanowić grupę docelową w zakresie działań media relations.
b) Wykonawca zapewni bieżącą obsługę PR, podczas trwania kampanii, poprzez regularne tworzenie i rozsyłanie do mediów informacji oraz obsługę internetowego biura prasowego.
c) Wykonawca pozyska patronów medialnych festiwalu do akceptacji przez Zamawiającego.
2.8. Wykonawca przedstawi projekt/plan innych niż standardowe działań promocyjnych a po jego akceptacji dokona jego realizacji.
3.Materiały festiwalowe
3.1 Przygotowanie projektów graficznych: programu festiwalu oraz zaproszeń.
a) Wykonawca przygotuje projekty graficzne i wykonawcze programu festiwalu oraz zaproszeń.
4. Podsumowanie kampanii
4.1 Raport końcowy kampanii
a) Wykonawca zobowiązuje się do opracowania raportu końcowego kampanii po jej zakończeniu, zawierającego podsumowanie dotyczące efektywności kampanii. Informacje na temat założeń festiwalu World Fusion Music Festiwal edycja 2010 znajdują się z Załączniku nr 7 do Specyfikacji. II.
1. Kampania ma na celu:
a)promocję miasta Sosnowiec w woj. śląskim poprzez kulturę;
b)poinformowanie mieszkańców Sosnowca, a także pozostałych miast aglomeracji śląsko-dąbrowskiej o wydarzeniu oraz zachęcenie do uczestnictwa w festiwalu;
c)podniesienie atrakcyjności miasta, jako miejsca, w którym organizowane są ciekawe wydarzenia kulturalne;
d) wykreowanie wizerunku World Fusion Music Festival jako imprezy tworzącej w Sosnowcu nowe zjawisko turystyczno-kulturalne;
2. Kampania promocyjna będąca przedmiotem zamówienia skierowana jest przede wszystkim do mieszkańców Sosnowca oraz miast aglomeracji śląsko-dąbrowskiej. Ponadto grupą docelową kampanii są mieszkańcy i osoby przebywające na terenie woj. śląskiego.
3. W planie promocji Wykonawca winien uwzględnić podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników medialnych kampanii:
a) Reklama typu outdoor o zasięgu regionalnym (reklama typu billboard);
- minimum 10 banerów o wymiarach 1m x 5 m
- minimum 4000 sztuk plakatów formatu B1
- minimum 4 Citylight o wymiarach120cm x 180 cm
- minimum 35 billbordów
- reklama na minimum 2 ekranach typu LED
- minimum 4 autobusy obklejone full back
- minimum 100 plakatów formatu A4 w komunikacji miejskiej
b) Reklama w prasie o zasięgu regionalnym;
- reklama prasowa w minimum 2 dziennikach
- reklama prasowa w minimum 2 tygodnikach
- reklama prasowa w minimum 1 informatorze kulturalnym
c) Reklama radiowa o zasięgu regionalnym (w formie spotów 15 sek.);
- emisja reklam radiowych w minimum 1 rozgłośni radiowej minimum 40 spotów reklamowych w formacie 15 sek. pomiędzy godziną 6.00 a 17.00
d) Reklama w Internecie, geotargetowa na województwo śląskie;
- minimum 4 portale internetowe w tym 1 ogólnopolski 3 o zasięgu regionalnym,
e) Druk programu festiwalu w liczbie nie mniejszej niż 5000 sztuk egzemplarzy w formacie nie większym niż A4, druk zaproszeń w liczbie 500 sztuk egzemplarzy;
4. Oznaczenia graficzne: wszystkie materiały powinny zostać oznaczone logo miasta Sosnowiec oraz logo festiwalu zgodnie z Systemami Identyfikacji Wizualnej.
5. Język przekazu kampanii promocyjnej ma być językiem zrozumiałym, prostym, jednoznacznym i uniwersalnym.
6. Kampania nie może zawierać elementów lub treści prowokujących, dosadnych lub szokujących. Jej przekaz nie może ograniczać się do jednej grupy wiekowej, jednej grupy społecznej. Musi być kompleksowy i wykorzystywać różnorodne narzędzia i formy przekazu, aby dotrzeć do jak najszerszej grupy odbiorców. Kampania ma nawiązywać do nowoczesnego wymiaru muzyki folkowej.