Świadczenie usług w zakresie przygotowania do udziału oraz udziału Gminy Sosnowiec w targach Urbis Invest 2010 w Brnie (Czechy), w ramach projektu pn. Sosnowiec - Miasto dobrych inwestycji

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przygotowania do udziału oraz udziału Gminy Sosnowiec w targach Urbis Invest 2010 w Brnie (Czechy), w ramach projektu pn. Sosnowiec - Miasto dobrych inwestycji, obejmujących w szczególności: 1. Wynajęcie powierzchni wystawienniczej (min. 15 m²); wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zamawiającemu na targach Urbis Invest odbywających się w dniach od 13 do 17 września 2010 r. w Brnie w Czechach powierzchnię wystawienniczą o wielkości co najmniej 15 m² (preferowane położenie narożne), dla urządzenia stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec, urządzić stoisko wystawiennicze Gminy Sosnowiec i udostępnić go zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. 2. Projekt i zabudowę stoiska; W terminie 30 dni (13.08.2010 r.) przed rozpoczęciem targów wykonawca przedstawi zamawiającemu dwie propozycje projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec, na którym odbywać się będzie prezentacja podczas targów Urbis Invest 2010 w Brnie. Projekty zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec powinny obejmować co najmniej: siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry) oraz wizualizację stoiska. Wykonawca prześle je do uzgodnienia zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: wrf.rozwoj@um.sosnowiec.pl Zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru jednej spośród dwóch propozycji projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec - w terminie dwóch dni licząc od daty dostarczenia przez wykonawcę dwóch propozycji. W przypadku zgłoszenia przez zamawiającego uwag do dostarczonych propozycji projektu - wykonawca zobowiązany będzie je uwzględnić w terminie dwóch dni i ponownie przekazać zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający dokona ostatecznego wyboru projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec - akceptację przekaże wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany przez wykonawcę adres e-mail. W projekcie zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić następujące wymagania: 2.1 Stoisko powinno zawierać część wystawienniczą o charakterze otwartym i o powierzchni minimum 15 m² oraz część kuchenno - magazynową (zamykaną na klucz), w której powinno być miejsce na: a) przechowanie materiałów promocyjnych - (minimum dwa kartony o wymiarach: 52 cm x 26 cm x 85 cm), b) małą lodówkę ( wysokość około 80 cm), c) czajnik elektryczny, d) ekspres do kawy, e) zlewozmywak stalowy nakładany jednokomorowy o wymiarach 80 cm x 50 cm (wymiary komory: 34 cm x 40 cm x 15 cm) wraz z obudową - szafką, w której będzie miejsce na kosz na śmieci oraz jedną półkę, f) regał na artykuły spożywcze o szerokości około 50 cm i głębokości ok. 25 cm z co najmniej czterema półkami, g) szafkę wiszącą na naczynia, w której pomieszczą się co najmniej po dwa zestawy sześcioosobowe do kawy, herbaty i napojów, h) wieszak ścienny na ubrania z minimum sześcioma haczykami, i) dwa składane krzesła, j) przechowanie telewizora o przekątnej ekranu około 42 cale, 2.2 stoisko powinno być wyposażone w instalacje: wodną, kanalizacyjną i energetyczną, za pomocą których zapewnione będą: dostęp do wody, energii elektrycznej i internetu (stałe łącze) oraz odprowadzenie ścieków, 2.3 stoisko powinno być tak urządzone aby spełniało wszystkie warunki iwymagania jakie stawia organizator targów, 2.4 grafika i wizualizacja stoiska musi być spójna z Systemem Identyfikacji Wizualnej zawartym w Księdze Identyfikacji Wizualnej marki Sosnowiec, dostępnej na stronie: http://www.sosnowiec.pl/urzad_miejski/artykuly/k1,1,urzad_miejski_w_sosnowcu/k2,40,dokumenty_strategiczne 2.5 stoisko powinno być tak urządzone by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu: Sosnowiec - city of good investments oraz logotypy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego, a także informacja o dofinansowaniu stoiska z funduszy Europejskich w ramach projektu: Project co-financed by the European Union from The European Regional Development Fund within the Regional Operational Programme for Silesian Voivodshipe for the years 2007-2013 (Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013), zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji, dostępnych na stronie: http://rpo.silesia-region.pl/zalaczniki/2009//11/108249973828.pdf 2.6 na stoisku powinna być możliwa ekspozycja materiałów promocyjnych, prezentacja i projekcja filmów promocyjnych. 2.7 wyposażenie stoiska podczas trwania targów: a) część wystawiennicza (otwarta, ekspozycyjna): - 1 regał na materiały promocyjne, taki aby było możliwe jednoczesne wyłożenie 6 egzemplarzy drukowanych materiałów promocyjnych formatu A4 w trzech rzędach, po dwa w każdym rzędzie, - 1 okrągły stół , przy którym mogą swobodnie usiąść przynajmniej 4 osoby, - 6 krzeseł składanych (w tym: 2 zapasowe), - laptop, telewizor LCD (min 42 cale ) z wejściem umożliwiającym podłączenie do laptopa, - stojak do laptopa w formie zakrytego stolika. b) część kuchenno - magazynowa: - mała lodówka (wys. ok. 80 cm) z zamrażarką i z pojemnikami do kostek lodu, - czajnik elektryczny o pojemności co najmniej 1,5 litra, - ekspres do kawy co najmniej przelewowy, - zlewozmywak stalowy, nakładany, jednokomorowy o wymiarach 80x50 (wymiary komory: 34 cm x 40 cm x 15 cm), - szafka pod zlewozmywak z miejscem na umieszczenie w niej kosza na śmieci i co najmniej z jedną półką, - kosz na odpady, biurowy, ażurowy o pojemności co najmniej 20 litrów, - worki na śmieci o pojemności co najmniej 30 litrów - 15 szt., - 2 porcelanowe sześcioosobowe serwisy do kawy + 12 łyżeczek deserowych (do filiżanek ), - 2 porcelanowe sześcioosobowe serwisy do herbaty + 12 łyżeczek deserowych (do filiżanek ), - 12 talerzyków deserowych (kolorystycznie dopasowanych do serwisów do kawy i do herbaty), - 12 szklanek do soków, - cukiernica + łyżeczka do cukru, c) artykuły spożywcze w ilości wymaganej na okres 5 dni trwania targów: - woda mineralna nie gazowana - 10 litrów w butelkach szklanych o pojemności 0,5 litra, - woda mineralna gazowana - 5 litrów w butelkach szklanych o pojemności 0,5 litra, - soki owocowe 100% (pomarańczowy 5 szt., jabłkowy 2 szt., brzoskwiniowy 2 szt.,) w opakowaniach o pojemności 1 litra, - cukier kryształ - 1 kg, - mleczko do kawy odtłuszczone: 6 opakowań o pojemności po 0,5 litra, - 1 kg kawy rozpuszczalnej wysokiej jakości, - 1 kg kawy mielonej wysokiej jakości - 2 opakowania po 500 g, - 2 opakowania herbaty wysokiej jakości typu earl grey po 50 sztuk, - ciastka różne (kruche, biszkoptowe w tym: delicje, maślane, z konfiturą, z czekoladą, krakersy, itp.) - 3 kg, w opakowaniach od 200 do 500 g, - słone paluszki - 10 opakowań po 100 g, - orzeszki solone - 2 opakowania po 1 kg; - 15 talerzy owoców (różne gatunki); - 15 talerzy serów (różne rodzaje); - 10 talerzy kanapek (różne rodzaje); - serwetki papierowe - 2 opakowania po 100 szt., - balsam do mycia naczyń - 1 litr, - gąbka do mycia naczyń - 1 szt., - ręczniki papierowe - 6 rolek po 200 listków, - bawełniane ściereczki do naczyń - 6 szt., - wieszak ścienny na ubrania z minimum 6 haczykami. 2.8 podczas trwania targów wykonawca musi zapewnić (w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania stoiska), jego bieżącą obsługę techniczną, obejmującą w szczególności: a) zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w które wyposażył stoisko, b) zapewnienie aby elementy stanowiące wyposażenie stoiska były zawsze kompletne, c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek zgłaszanych przez zamawiającego, d) uzupełnianie szklanek, filiżanek, serwetek, e) uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych ( tj. woda, soki, ciastka, paluszki, orzeszki, kanapki, sery i owoce) każdego dnia rano do 1/5 ogółu wymaganej ilości na okres 5 dni trwania targów (określonego w podpunkcie 1.2.7.c ) f) utrzymanie czystości i estetyki stoiska. 2.9 wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów oraz od ewentualnej kradzieży sprzętu i wyposażenia. Dokument ubezpieczenia stoiska - polisę ubezpieczeniową wykonawca zobowiązany będzie okazać przedstawicielom zamawiającego podczas dokonywania czynności odbioru stoiska. 2.10 zagospodarowanie wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżację i wyposażenie stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec wykonawca zobowiązany będzie wykonać z uwzględnieniem wymagań opisanych w punktach: od 2.1. do 2.9. oraz zgodnie z warunkami organizatora targów w terminie do: godziny 18ºº w dniu 12 września 2010 r. Przed upływem wskazanego terminu (godzina 18ºº w dniu 12 września 2010 r.) wykonawca powinien zgłosić zamawiającemu (w formie pisemnej) stoisko wystawiennicze do odbioru. Zamawiający zobowiązany będzie przystąpić do odbioru nie później niż w dniu 12 września 2010 r. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności w zakresie świadczenia usługi, sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów odbiór nie zostanie dokonany. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do usunięcia stwierdzonych niezgodności w zakresie świadczenia usługi, w sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów niezwłocznie w takim tempie, żeby odbiór nastąpił nie później niż do godziny 7³º w dniu 13 września 2010 r. Wykonawca po usunięciu stwierdzonych niezgodności zobowiązany będzie skutecznie powiadomić przedstawicieli zamawiającego o gotowości do ponownego odbioru. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec. Po zakończeniu targów wykonawca zobowiązany będzie do demontażu stoiska w terminie od godziny 18ºº w dniu 17 września 2010 r. do godziny 10ºº w dniu 18 września 2010 r. Wykonawca jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności związanych z koniecznością wejścia przedstawicieli Gminy Sosnowiec na teren targów w celu dokonania czynności odbioru przed rozpoczęciem targów jak i likwidacji stoiska po zakończeniu targów, 3. wpis do katalogu targowego wraz z opłatą rejestracyjną; wykonawca zobowiązany będzie dokonać podstawowego wpisu Gminy Sosnowiec do katalogu targowego oraz uiścić w imieniu Gminy Sosnowiec opłatę rejestracyjną, 4. wstęp na targi dla 2 osób; wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności i uzyskać: bilety/wejściówki/lub inne dokumenty upoważniające dwóch przedstawicieli Gminy Sosnowiec do wejścia i przebywania na terenach gdzie odbywać będą się targi. Podczas trwania targów Goście odwiedzający targi obsługiwani będą przez przedstawicieli Gminy Sosnowiec przy stoisku Gminy Sosnowiec, 5. podróż służbową dla 2 osób (zakwaterowanie, wyżywienie, transport); Wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności związanych z podróżą, zakwaterowaniem i wyżywieniem dwóch przedstawicieli Gminy Sosnowiec oraz transportu materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów, 5.1 wykonawca zapewni wygodną i bezpieczną podróż (za pośrednictwem przewoźnika posiadającego stosowną licencję na wykonywanie przewozu osób w transporcie międzynarodowy zgodnie z ustawą dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym [tj. Dz.U. z 2007 r. nr 125 poz. 874, z późn. zm.]) dwóch osobom oraz transport materiałów promocyjnych spod budynku Urzędu Miejskiego przy Alei Zwycięstwa 20 w Sosnowcu do miejsce przeznaczenia w Brnie i z powrotem. Podróż dwóch osób i przewiezienie materiałów promocyjnych muszą zostać zakończone na co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem imprezy targowej. Podróż powrotna z Brna do Sosnowca rozpocznie się nie później niż o godzinie 11ºº w dniu 18 września 2010 r. Wykonawca zapewni sprawny technicznie środek transportu, a w przypadku jego awarii przedstawi niezwłocznie, na własny koszt, pojazd zastępczy o takich samych parametrach technicznych i wyposażeniu. Pojazd o którym mowa powyżej musi posiadać: - klimatyzację; - ogrzewanie; - komfortowe, tapicerowane fotele z regulacją oparcia. 5.2 wykonawca zapewni zakwaterowanie dla dwóch osób (6 noclegów, w tym: pierwszy nocleg z 12 na 13 września 2010 r., ostatni natomiast z 17 na 18 września 2010 r.) w hotelu kategorii co najmniej trzy gwiazdkowym, zlokalizowanym nie dalej niż 3.000,00 metrów od miejsca organizowania imprezy targowej, w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni też wyżywienie dwóch osób w hotelu (śniadania i obiadokolacje) Wykonawca przed zarezerwowaniem miejsca zakwaterowania przedstawi zamawiającemu - co najmniej trzy hotele, które spełniają opisane powyżej wymagania - do akceptacji, 5.3 wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowę ubezpieczenia dla dwóch osób, które reprezentować będą Gminę Sosnowiec na targach. Ubezpieczenie musi obejmować odpowiedzialność od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną w czasie podróży tam i z powrotem jak również podczas całego okresu pobytu. Polisę ubezpieczeniową wykonawca przekażezamawiającemu nie później niż w dniu 9 września 2010 r. - przed rozpoczęciem podróży. 6. wynajęcie tłumacza/spikera; wykonawca zobowiązany będzie zapewnić do dyspozycji zamawiającego tłumacza przez cały okres trwania imprezy targowej w celu prezentacji oferty inwestycyjnej oraz wsparcia podczas prowadzenia rozmów. Tłumaczenie będzie prowadzone zasadniczo z języka polskiego na język angielski - jednak zamawiający wymaga by tłumacz znał dodatkowo język czeski na poziomie co najmniej średniozaawansowanym.