35/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na organizacji i obsłudze cyklu szkoleń z zakresu tworzenia lokalnych strategii rozwoju (LSR), przygotowania strategii komunikacyjnej lokalnej grupy działania (LGD) i angażowania społeczności lokalnych w przygotowanie i realizację LSR. - polska-warszawa: usługi szkoleniowe

Opis przedmiotu przetargu: wykonawca zapewni organizację i obsługę szkoleń z zakresu tworzenia lokalnych strategii rozwoju (lsr), przygotowania strategii komunikacyjnej lokalnej grupy działania (lgd) i angażowania społeczności lokalnych w przygotowanie i realizację lsr. celem szkoleń jest wsparcie lgd w przygotowaniu nowych, lepszych jakościowo lsr, opartych na podstawowych elementach oddolnego podejścia leader, oraz rozwijanie ich zdolności komunikacyjnych i wiedzy nt. metod i technik aktywizacji. do zadań wykonawcy w ramach projektu, poza opracowaniem programu szkoleń, rekrutacją uczestników, wynajęciem sal i zapewnieniem wykwalifikowanych trenerów, należeć będzie również zapewnienie noclegów (w przypadku szkoleń 2 dniowych), wyżywienia, przygotowanie materiałów szkoleniowych, odpowiednia promocja przedsięwzięcia oraz świadczenie indywidualnych usług doradczych dla uczestników szkoleń. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro projektu, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację projektu, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji projektu. w ramach określonych wyżej zadań biura wykonawca zapewni w szczególności 1. kompleksową organizację i realizację szkoleń, dla przedstawicieli lokalnych grup działania, obejmującą a) opracowanie programu szkoleń zgodnie z poniższymi wytycznymi program obejmie cykl szkoleniowy składający się z 5 szkoleń w następujących modułach tematycznych 1. przygotowanie strategii i przeprowadzanie analizy swot (metoda analizy polegająca na wskazaniu przez uczestników mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń), 2. określanie celów lsr i wskaźników realizacji strategii, 3. metodologia wsparcia przygotowywania projektów (od pomysłu do realizacji), 4. ewaluacja lgd i lsr, 5. przygotowanie strategii komunikacyjnej lgd i metody angażowania społeczności lokalnych w przygotowanie i realizację lsr. moduły 1 i 3 powinny być zrealizowane w formie szkoleń 1 dniowych (obejmujące co najmniej 8 godzin lekcyjnych zajęć), z kolei, moduły 2, 4 i 5, z uwagi na kompleksowość i złożoność poruszanych zagadnień powinny trwać 2 dni szkoleniowe (obejmujące co najmniej 16 godzin lekcyjnych zajęć). programy modułów tematycznych powinny stanowić zamkniętą całość możliwą do zrealizowania z uczestnikami we wskazanym czasie. szkolenia, w ramach każdego z modułów, prowadzone będą w formie stacjonarnej składającej się z wykładów oraz warsztatów praktycznych, zgodnie z ramowym programem 1. wprowadzenie do tematyki szkolenia 2. wykład (prezentacja multimedialna) i warsztaty praktyczne (metoda case study) 3. podsumowanie szkolenia 4. weryfikacja wiedzy zdobytej przez uczestników. wykonawca przygotuje konspekty zajęć obejmujące metodykę pracy, zakres wiedzy i umiejętności zdobytych przez uczestników w wyniku zastosowania proponowanych technik szkoleniowych i warsztatowych dla każdego z modułów tematycznych i przedstawi je w ofercie. programy szkoleń zostaną oznaczone logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik nr 8 do siwz. na zakończenie każdego szkolenia wykonawca zweryfikuje wiedzę zdobytą przez uczestników poprzez przeprowadzenie testu sprawdzającego bądź analizy case study. wykonawca wystawi zaświadczenia ukończenia szkolenia dla wszystkich uczestników, którzy zaliczyli test sprawdzający/analizę case study. szczegółowe programy modułów oraz wzory testów sprawdzających wraz z propozycją oceny wykonawca prześle do akceptacji zamawiającego w terminie 21 dni od daty podpisania umowy. wykonawca przeprowadzi wśród uczestników szkolenia ankietę oceniającą, której wzór został określony w załączniku nr 9 do siwz. wykonawca oceni szkolenie na podstawie wypełnionych ankiet. po zakończeniu każdego szkolenia wykonawca przedstawi zamawiającemu raport zawierający krótki opis przebiegu szkolenia oraz liczbę uczestników, a także informacje jakie lgd oni reprezentują. b) opracowanie materiałów szkoleniowych wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe dla poszczególnych modułów tematycznych, które oznaczy logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik nr 8 do siwz. materiały szkoleniowe zostaną rozdane wszystkim uczestnikom podczas szkoleń. wykonawca prześle projekt materiałów szkoleniowych do akceptacji zamawiającego w terminie 21 dni przed przeprowadzeniem pierwszego cyklu szkoleń. c) opracowanie harmonogramu szkoleń miejsce realizacji szkoleń 16 województw. wykonawca przygotuje dla każdego z województw harmonogram cyklu szkoleń obejmujący wszystkie zaplanowane moduły tematyczne (16 cykli szkoleniowych po 5 modułów tematycznych każdy). wykonawca przedstawi harmonogram zawierający terminy i miejsca realizacji szkoleń w terminie 30 dni od daty podpisania umowy. przygotowany harmonogram szkoleń zostanie przesłany zamawiającemu oraz sekretariatom regionalnym ksow w urzędach marszałkowskich do zamieszczenia na stronie internetowej. d) nabór uczestników szkoleń wykonawca upowszechni informacje o naborze na szkolenie wśród potencjalnych uczestników szkoleń docierając do bezpośrednich adresatów projektu tj. lokalnych grup działania za pomocą opracowanego, zawierającego wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 8 do siwz szablonu poczty elektronicznej, informującego o terminie, miejscu oraz sposobie naboru w związku z poszczególnymi szkoleniami, jak również o ich celu i charakterze. informacje zostaną rozesłane drogą e mailową do wszystkich 335 lokalnych grup działania, których lista zamieszczona jest na portalu ksow http //ksow.pl/baza lgd.html, przygotowania informacji o szkoleniach, naborze i świadczonej usłudze doradczej, zawierającej wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 8 do siwz, do zamieszczenia na portalu ksow, przekazania informacji o szkoleniach, naborze i świadczonej usłudze doradczej do sekretariatów regionalnych ksow w urzędach marszałkowskich. wykonawca przeprowadzi nabór uczestników w oparciu o przygotowany harmonogram szkoleń zgodnie z poniższymi wymaganiami grupa szkoleniowa powinna liczyć minimalnie 12 uczestników, a maksymalnie 20 uczestników; w jednym szkoleniu udział może wziąć tylko jeden przedstawiciel z jednego lgd, dopuszcza się udział większej liczby przedstawicieli jednego lgd, jeżeli nie zgłoszą się kandydaci z innych lgd, a tym samym nie zostanie osiągnięta minimalna liczba uczestników grupy szkoleniowej; pierwszeństwo w naborze przysługuje przedstawicielom lgd, które wzięły udział w badaniu w 2013 roku i wypełniły ankiety nt. potrzeb szkoleniowych. zamawiający przekaże listę lgd, które brały udział w badaniu, w dniu podpisania umowy; wykonawca dostosuje harmonogram, o którym mowa w pkt. iii.1.c) siwz do wyników naboru. na podstawie przeprowadzonego naboru dopuszcza się realizację więcej niż jednego szkolenia w danym województwie z każdego modułu tematycznego, zgodnie z poniższymi wymaganiami jeśli liczba chętnych przekroczy dostępny limit miejsc w grupie szkoleniowej, dopuszcza się zorganizowanie dodatkowego szkolenia z tego samego modułu tematycznego w danym województwie. z kolei w przypadku niewielkiej liczby osób zainteresowanych udziałem w szkoleniu w danym województwie, wskazane jest zorganizowanie wspólnego szkolenia dla lgd z innych województw (liczba jego uczestników nie może jednak przekroczyć 20 osób); powinno odbyć się minimalnie 70 szkoleń, a maksymalnie 80 szkoleń, tj. minimalnie 14 a maksymalnie 16 cykli szkoleniowych; w szkoleniach weźmie udział minimalnie 840 osób, a maksymalne 1400 osób. harmonogram dostosowany do wyników naboru wraz z uzasadnieniem wykonawca przedstawi do akceptacji zamawiającego. e) przeprowadzenie szkoleń zgodnie z zaakceptowanym programem i zapewnienie trenerów posiadających kwalifikacje do przeprowadzenia poszczególnych modułów tematycznych, obejmujące co najmniej wykształcenie wyższe studia pierwszego stopnia, doświadczenie w prowadzeniu, co najmniej 2 szkoleń, w okresie ostatnich 3 lat, obejmujących zagadnienia właściwego modułu tematycznego. f) zapewnienie sal w zakresie niezbędnym do realizacji programu szkoleń w terminie i miejscach określonych w harmonogramie – zgodnie z poniższymi wymaganiami termin każdorazowo w dniach realizacji każdego ze szkoleń zgodnie z harmonogramem, miejsce każdorazowo w miejscu realizacji poszczególnych szkoleń zgodnie z harmonogramem, ilość miejsc odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych szkoleń, wielkość i wyposażenie sal musi umożliwiać prowadzenie interaktywnych zajęć oraz projekcje multimedialne (minimalne wyposażenie laptop, projektor multimedialny, ekran, flipchart wraz z flamastrami), wykonawca zapewni oznakowanie sal szkoleniowych logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. g) obsługę cateringową szkoleń – zgodnie z poniższymi wymaganiami termin w każdym dniu realizacji szkoleń, zgodnie z ich programem i harmonogramem, miejsce każdorazowo w miejscu realizacji poszczególnych szkoleń zgodnie z harmonogramem, ilość osób odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych szkoleń, max dla 560 uczestników szkolenia jednodniowego, max. dla 840 uczestników szkolenia dwudniowego, zakres obsługi cateringowej 2 serwisy kawowe (podczas szkolenia jednodniowego) lub 3 serwisy kawowe (podczas szkolenia dwudniowego), (w tym woda, kawa, herbata, ciastka), obiad w każdym dniu szkolenia (w tym dwa dania gorące /do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie/ oraz napój zimny lub gorący), kolacja w pierwszym dniu szkolenia dwudniowego (w tym jedno danie gorące, /do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie/ z dodatkami, przystawki zimne i napoje zimne i gorące). h) zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem dla wszystkich uczestników szkoleń dwudniowych – zgodnie z poniższymi wymaganiami termin każdorazowo w nocy pomiędzy pierwszym a drugim dniem szkolenia, miejsce każdorazowo w miejscu realizacji poszczególnych szkoleń zgodnie z harmonogramem, ilość osób odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych szkoleń, max. dla 840 osób. nocleg zostanie zapewniony w pokojach jedno i/lub dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. uwaga uczestnikom nie przysługuje zwrot kosztów dojazdu na szkolenie. 2. doradztwo dla lgd. wykonawca zapewni, że prowadzący dane szkolenie będzie świadczył nieodpłatne i indywidualne usługi doradcze (w formie telefonicznej bądź mailowej) dla przedstawicieli lgd, którzy uczestniczyli w danym szkoleniu, w zakresie objętym szkoleniem, do końca marca 2015 r. konsultacje będą dotyczyły dodatkowego wyjaśnienia kwestii poruszanych na szkoleniu oraz pracy na konkretnych przykładach zgłoszonych przez uczestników. w ramach indywidualnego doradztwa każdy uczestnik będzie mógł trzykrotnie zwrócić się z zapytaniem do osoby prowadzącej szkolenie i uzyskać poradę. wykonawca zapewni świadczenie indywidualnych usług doradczych wszystkim uczestnikom. każdy trener sporządzi raport z udzielonego uczestnikom szkoleń indywidualnego doradztwa w zakresie objętym szkoleniem, zawierający nazwę lgd, termin, treść pytań zgłoszonych przez uczestników (minimalnie 1 pytanie, a maksymalnie 3 pytania) i treść udzielonej odpowiedzi. wykonawca sporządzi maksymalnie 1400 raportów zawierających od 1 do 3 pytań i odpowiedzi. zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania, w tym opracowania przedmiotowego materiału i jego opublikowania oraz dalszego upowszechniania. uwaga wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty opis sposobu realizacji zamówienia – konspekt zawierający metodologię szkoleń, metodykę pracy, zakres wiedzy przekazanej uczestnikom i zakres umiejętności zdobytych przez uczestników w wyniku realizacji poszczególnych modułów tematycznych, w szczególności uzasadnienie zastosowanych metod. konspekt musi obejmować różnorodne metody szkolenia, w tym co najmniej wykład w formie prezentacji multimedialnej i warsztaty metodą case study, dostosowane do każdego z modułów. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do siwz. ii.1.6)