Przedmiotem zamówienia jest obsługa Urzędu Miasta Gdyni w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów na zagraniczne przewozy pasażerskie oraz krajowe przewozy lotnicze

Opis przedmiotu przetargu: 1. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: a) rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów: lotniczych w komunikacji zagranicznej i krajowej (w tym tanich linii lotniczych), promowych w komunikacji zagranicznej, kolejowych w komunikacji zagranicznej i autokarowych w komunikacji zagranicznej; b) wyszukiwanie połączenia optymalnego pod względem ceny oraz czasu trwania podróży i przedstawianie Zamawiającemu różnych wariantów połączenia (w tym na życzenie Zamawiającego połączeń tanimi liniami lotniczymi) w czasie nie dłuższym niż dwie godziny, z uwzględnieniem najkorzystniejszej na rynku ceny oraz promocji, w klasach wskazanych przez Zamawiającego; c) zakup biletów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych Wykonawcy pocztą elektroniczną lub telefonicznie; wybór formy przekazywanych zamówień należał będzie do Zamawiającego; d) możliwość całodobowej rezerwacji i wykupu biletów przez siedem dni w tygodniu, w tym w dni świąteczne; e) możliwość całodobowego telefonicznego kontaktu pracownika Zamawiającego z pracownikiem Wykonawcy przez cały okres trwania podróży zagranicznej, przez siedem dni w tygodniu, w tym w dni świąteczne; f) informowanie Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, a także o każdej zmianie ceny zarezerwowanego połączenia; g) informowanie Zamawiającego o wszelkich zmianach godzin wyjazdu i przyjazdu dotyczących zamówionych biletów; h) informowanie Zamawiającego o konieczności spełniania szczególnych warunków jakie musi spełnić osoba wjeżdżająca na terytorium danego państwa docelowego, takich jak wizy, obowiązkowe szczepienia, itp.; i) bezpłatne dostarczanie biletów do siedziby Zamawiającego lub do miejsca ustalanego każdorazowo przez Strony; Zamawiający dopuszcza możliwość wystawienia biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od przyjętej przez przewoźnika formy sprzedaży; j) obsługę programów partnerskich oferowanych przez linie lotnicze; k) przejęcie obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 2. Szczegółowe warunki dotyczące przedmiotu zamówienia: a) Wykonawca zobowiązany jest stosować przy sprzedaży biletów minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej; b) wszystkie dane zawarte w bilecie elektronicznym dostarczonym przez Wykonawcę Zamawiającemu będą identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym Przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS), użytkowanego przez Wykonawcę; c) zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem GDS; d) bilety elektroniczne będą przekazywane na adres poczty elektronicznej określonej przez Zamawiającego bezpośrednio z terminala GDS użytkowanego przez Wykonawcę; e) Zamawiający ma prawo do weryfikacji propozycji lotów; w razie udowodnienia przez Zamawiającego istnienia wariantu podróży zawierającego niższą cenę niż oferowana przez Wykonawcę, Wykonawca pokryje różnicę w cenie biletów i dodatkowo zapłaci karę umowną w wysokości 20% wartości biletów, których przedmiotowy przypadek dotyczy; f) Wykonawca zapewni Zamawiającemu odprawy on-line; g) usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać zasady IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych; 3. Wielkość szacunkowa zamówienia w okresie obowiązywania umowy wyniesie: a) ilość zamówionych biletów lotniczych w komunikacji krajowej i zagranicznej (w tym bilety tanich linii lotniczych) - 250 szt., b) ilość zamówionych biletów kolejowych w komunikacji zagranicznej - 4 szt., c) ilość zamówionych biletów autokarowych w komunikacji zagranicznej - 4 szt., d) ilość zamówionych biletów promowych w komunikacji zagranicznej- 4 szt.