Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dotyczącego projektu nr WND-RPDS.08.01.00-02-041/08, pt. Poprawa jakości opieki zdrowotnej poprzez budowę bloku operacyjnego w Powiatowym Centrum Zdrowia w Kamiennej Górze Sp. z o. o. NZOZ Szpital Powiatowy - Działania 8.1 Poprawa jakości opieki zdrowotnej w Priorytecie VIII Modernizacja infrastruktury ochrony zdrowia na Dolnym Śląsku (Zdrowie)

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi audytu zewnętrznego dla projektu nr WND-RPDS.08.01.00-02-041/08-00, pt. Poprawa jakości opieki zdrowotnej poprzez budowę bloku operacyjnego w Powiatowym Centrum Zdrowia w Kamiennej Górze Sp. z o. o. NZOZ Szpital Powiatowy - realizowanego w ramach Działania 8.1 Poprawa jakości opieki zdrowotnej w Priorytecie VIII Modernizacja infrastruktury ochrony zdrowia na Dolnym Śląsku (Zdrowie) Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 - 2013 (nabór 6/S/8.1/2008) objętego umową o dofinansowanie nr UDA-RPDS.08.01.00-02-041/08-00 z dnia 29.05.2009r. Zakres i sposób wykonania audytu zewnętrznego projektu musi być zgodny z Wytycznymi Programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego Projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest wydanie przez audytora zewnętrznego opinii zawartej w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego projektu na temat m. in.: 1) potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie; 3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem. Audyt zewnętrzny projektu powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej Beneficjenta w odniesieniu do przekazywania i rozliczania środków finansowych w ramach projektu, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz monitorowania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Zakres badania audytowego powinien obejmować następujące obszary: a) audyt procedur (organizacja Beneficjenta, procedury wewnętrzne i system kontroli wewnętrznej); b) audyt finansowo - księgowy projektu; c) audyt rzeczowej realizacji projektu. Sposób i zakres badania audytowego powinien obejmować w szczególności: 1) sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD/IP RPO WD, 2) prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach projektu; 3) prawidłowości przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) lub wyboru wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych Wytycznych IZ RPO WD; 4) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 5) wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu (osiągnięcia wskaźników produktu w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny); 6) realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi (jeżeli dotyczy); 7) prawidłowości prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu lub posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu); 8) prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie (w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny); 9) prawidłowości przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu; 10) sprawdzenie ustanowienia i posiadania przez Beneficjenta wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków; 11) sprawdzenie posiadania przez Beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym, i czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości); 12) sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi); 13) sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu; 14) sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu i z dokumentacją źródłową; 15) sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli oraz usunięcia nieprawidłowości/uchybień, jeśli takie zostały wykryte; 16) prawidłowość stosowania Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przygotowania i realizacji projektów w formie partnerstwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. 17) analizę powodzenia projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia: 18) prawidłowej realizacji projektu, w tym jego terminowości (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu), 19) prawidłowej realizacji projektu, w tym osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu oraz audytu prowadzonego po zakończeniu realizacji projektu). W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowalne, w szczególności należy sprawdzić: 1)dokumentację dotyczącą projektu; 2) realizację zakresu rzeczowego projektu; 3) dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia (i poszczególnych dowodów zapłaty) do przedłożenia wniosku beneficjenta o płatność; 4)faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego (np. w oparciu dokumentację i wizję lokalną/oględziny); 5)kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej Beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowalnych; 6)wiarygodność części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót, czy dostarczonych dostaw w ramach projektu; 7)spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji projektu; 8)sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu; 9)poprawność stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego - w przypadku, gdy projekt zakłada wyłonienie wykonawców w tym trybie, bądź wyboru wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych Wytycznych IZ RPO WD, w tym w szczególności sprawdzenie: - prawidłowości wyboru trybu postępowania przez Zamawiającego, - dostatecznego uzasadnienia w przypadku wyboru innego niż przetarg nieograniczony i ograniczony trybu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i poprawnego określenia podstaw prawnych i faktycznych podjętych decyzji, - kompletności i zgodności z ustawą Pzp dokumentów wewnętrznych Zamawiającego, regulujących procedury o udzielenie zamówień publicznych oraz niezbędnych do wszczęcia postępowania (regulaminu udzielenia zamówień publicznych w Jednostce, zarządzenia o powołaniu Komisji Przetargowej), - prawidłowości oszacowania wartości zamówienia (netto), oraz kwoty (brutto) jaką Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, - zgodności treści SIWZ z art. 36 ustawy Pzp, - terminowości zamieszczania w Biuletynie Zamówień Publicznych, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej TED, na stronie internetowej i w siedzibie Zamawiającego ogłoszeń: o zamówieniu, o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz o udzieleniu zamówienia (zawarciu umowy), - oceny ofert przez komisję przetargową, - przestrzegania przez Zamawiającego terminów dotyczących: udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawców, informowania o wyborze oferty najkorzystniejszej, - kompletności dokumentacji przetargowej, w tym wszystkich potwierdzeń (pocztowych, faxowych, mailowych) korespondencji prowadzonej z Wykonawcami, - zgodności zakresu świadczenia Wykonawcy wynikającego z zawartej umowy z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz złożonej oferty, - informacji o postępowaniu zawartych w Protokole postępowania ZP oraz załącznikach do Protokołu. Zakres opinii i sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu musi być zgodny z Wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013, stanowiącymi załącznik nr 10 do niniejszej specyfikacji. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu, którego elementem koniecznym jest opinia o projekcie, zostanie dostarczone do siedziby Zamawiającego i przekazane w 3 egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD. Audytorzy zewnętrzni są zobowiązani zachować poufność i nie naruszać tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu powinno zawierać minimalny zakres danych określonych w pkt IV, VII i VIII Wytycznych, tzn.: 1) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP i REGON Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, krótki opis projektu, całkowitą wartość projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania); 2) nazwa, adres, NIP i REGON wykonawcy przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu; 3) imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu; 4) oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki oraz o zachowaniu poufności i nienaruszaniu tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa; 5) data rozpoczęcia i zakończenia audytu zewnętrznego projektu; 6) zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu; 7) podjęte działania i zastosowane techniki audytu; 8) wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu; 9) ustalenia stanu faktycznego, w tym: jego ocenę, wskazanie stwierdzonych ewentualnych problemów, zagrożeń w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich przyczyn, wagi i skutków uchybień oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, a także uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia, jak również wymagane działania naprawcze, usprawniające i zapobiegawcze (jeżeli są możliwe); sprawozdanie powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny; 10) zgodność - w badanym zakresie realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach RPO WD: w tym: wskazanie i opis funkcjonowania posiadanych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów); opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym; opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania; stosowanie przepisów w zakresie zamówień; księgowanie wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu ujętych w złożonych wnioskach o płatność, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez Beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi); analiza terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu; wiarygodność części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu; sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu); zgodność z ustalonymi przez IZ RPO WD/IP RPO WD wymogami dotyczącymi informacji i promocji projektu; sposób przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu; 1)1 wdrożenie zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 12) ogólną opinię o projekcie, stanowiącą element sprawozdania, wydana na podstawie ustaleń zawartych w sprawozdaniu; powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie oraz zawierającą informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego i/lub krajowego bądź procedur obowiązujących w ramach RPO WD (jeżeli zaistnieje); 13) podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu; 14) miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu. 15) Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane przez audytorów zewnętrznych oraz Zamawiającego. 16) Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny, jasny, rzetelny, zwięzły i zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu zewnętrznego projektu (ustalenia i wnioski). Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać w szczególności z dokumentacji audytu zewnętrznego projektu. Potwierdzenie i opinia zawarta przez audytorów zewnętrznych w sprawozdaniu dotyczy m.in. dokumentów, kwot i informacji odnoszących się do projektu istniejących do momentu przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu. Ogólna charakterystyka projektu realizowanego w ramach RPO 1. Numer Projektu: RPDS.08.01.00-02-041/08 2. Tytuł Projektu: Poprawa jakości zdrowotnej poprzez budowę bloku operacyjnego w Powiatowym Centrum Zdrowia w Kamiennej Górze Sp z o. o. NZOZ Szpital Powiatowy Przedmiot zamówienia obejmuje dokumentację z postępowań przetargowych - 6 postępowań,tj. 1) studium wykonalności dla projektu - usługa, 2) dokumentacja projektowo - kosztorysowa z nadzorem autorskim - usługa, 3) inspektor nadzoru - usługa, 4) inspektor nadzoru - usługa, 5) wykonawca robót - blok operacyjny - robota budowlana, 6) wykonawca robót - blok operacyjny robota budowlana, 7) oraz dokumentację finansową i finansowo-rzeczową projektu; - Harmonogram rzeczowo - finansowy realizacji projektu w ramach RPO Wd 2007-2013, - Harmonogram realizacji zamówień dla projektu w ramach RPO WD 2007-2013, - Harmonogram płatności dla projektu w ramach RPO WD 2007-2013wedlug źródeł finansowania (odnosi się wyłącznie do wydatków kwalifikowalnych), - Montaż finansowy projektu w ramach RPO WD 2007-2013, - Harmonogram ponoszenia wydatków niekwalifikowalnych dla projektu w ramach RPO WD 2007-2013 według źródeł finansowania, - Prognoza wydatków kwalifikowalnych dla projektu w ramach RPO WD 2007-2013 ujętych we wniosku o płatności w bieżących oraz kolejnym roku budżetowym, - Skwalifikowane wskaźniki rzeczowej realizacji projektu w ramach RPO WD 2007-2013 Celem Projektu jest budowa bloku operacyjnego na 2 sale operacyjne z pokojem przygotowania pacjentów i lekarzy, pomieszczeniami socjalnymi i wstępnej dezynfekcji na potrzeby Powiatowego Centrum Zdrowia w Kamiennej Górze Sp z o. o. NZOZ Szpital Powiatowy - obejmująca swym zakresem następujące prace: przebudowa chodnika w ciągu ulicy Bohaterów Getta 10, wykonanie miejsc parkingowych w ilości: 15 miejsc, budowę kanalizacji deszczowej, budowę oświetlenia parkowego, budowę nowej sieci wodociągowej (ścieki o woda), budowę przyłączy kanalizacji sanitarnej i deszczowej oraz przyłączy wodociągowych, zagospodarowanie terenu oraz montaż elementów małej architektury (zieleń, krzewy, drzewa, ławki kamienne). 3. Data harmonogramu:09/07/2010 4. Rozpoczęcie realizacji Projektu: 30.12.2008r. 5. Data rozpoczęcia rzeczowe realizacji Projektu: 05.06.2009r. 6. Data zakończenie rzeczowe realizacji Projektu: 01.10.2011r. 7. Data zakończenia finansowego realizacji Projektu: 15.10.2011r. 8. Data zawarcia umowy o dofinansowanie projektu: 29.05.2009r. 9. Całkowita wartość projektu: 6 304 205,20 PLN 10. Całkowite wydatki kwalifikowane: 4 144 833,93 PLN 11. Kwota dofinansowania wynosi: 3 522 694,36 PLN i stanowi 84,99 % kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu. 12. Kwota wydatków podlegających audytowi zewnętrznemu projektu: 3 152 102,60 PLN tj. 50% całkowitej wartości projektu która na moment ogłoszenia zamówienia wynosi 2 079 366,33 PLN. 13. Audyt winien być przeprowadzony nie wcześniej niż po poniesieniu co najmniej 50% wydatków całkowitej wartości projektu a przed terminem zakończenia rzeczowego realizacji projektu. O wykonaniu audytu Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie. 14.Wartość powyższych kwot wynika z umowy o dofinansowanie. Zamawiający zastrzega, że wysokość poszczególnych kwot może ulec zmianie ze względu na konieczność podpisania aneksu do przedmiotowej umowy. 15. Okres kwalifikowalności wydatków dla Projektu rozpoczął się w dniu 16.12.2008r. 16. Projekt do tej pory nie był objęty kontrolą na miejscu rzeczowo - finansowej realizacji Projektu. 17. Okres podlegający audytowi zewnętrznemu projektu: Okres podlegający audytowi zewnętrznemu projektu: lata 2008 - 2011 od początku realizacji Projektu tj. od dnia poniesienia pierwszego wydatku podlegającego w części refundacji - 16.12.2008r. do momentu poniesienia 50% wydatków liczonych od aktualnej całkowitej wartości projektu.