PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO DLA PROJEKTU PN.: DZIAŁALNOŚĆ PROMOCYJNA NA RZECZ NOWEGO PRODUKTU KULTURY TUREK- MIASTO W KLIMACIE MEHOFFERA W CELU OŻYWIENIA POTENCJAŁU KULTUROWEGO REGIONU PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH WIELKOPOLSKIEGO REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO NA LATA 2007-2013, DZIAŁANIE 6.2 ROZWÓJ KULTURY I ZACHOWANIE DZIEDZICTWA KULTUROWEGO SCHEMAT II PROJEKTY PROMOCYJNE

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego działań realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Wielkopolskiego na lata 2007-2013, działanie 6.2 Rozwój kultury i zachowanie dziedzictwa kulturowego Schemat II projekty promocyjne Tytuł projektu: Działalność promocyjna na rzecz nowego produktu kultury Turek- miasto w klimacie Mehoffera w celu ożywienia potencjału kulturowego regionu Zakres rzeczowy projektu obejmuje: 1.Wykreowanie ogólnopolskiego festiwalu Mehofferowskie klimaty: 2.Ideą przewodnią festiwalu jest przeniesienie miasta w klimat z czasów Mehoffera (okres 20-lecia międzywojennego) przy jednoczesnym eksponowaniu walorów kulturowych regionu. Kampanię promocyjną produktu to: spoty reklamowe w radiu i tv, billboardy w miastach związanych z życiem i twórczością Mehoffera oraz w P-niu, Łodzi, Uniejowie i Turku, ogłoszenia w prasie o zasięgu regionalnym i ogólnopolskim. 3. Utworzenie strony internetowej produktu kultury -zachowania długofalowej promocji. 4.Materiały promocyjne na międzynarodowe targi turystyczne 5.Koszty wynagrodzeń - koszty zarządzania projektem Okres rzeczowej realizacji projektu: 28.01.2011r.- 15.10.2013r Miejsce przechowywania dokumentacji projektowej: siedziba Urzędu Miejskiego w Turku, ul. Kaliska 59,62-700 Turek. Zakres audytu obejmuje niżej wskazane obszary: Ocena gotowości organizacyjnej beneficjenta i procedur wewnętrznych, w tym: - wielkość i przygotowanie kadr, -identyfikacja zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), -podział zadań w projekcie, w tym rozdział kluczowych funkcji, -istnienie i jakość pisemnych procedur postępowania, -wzory dokumentów, Audyt finansowy, w tym: - sprawdzenie, czy opracowane przez beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, -sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne beneficjenta gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność, -sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz z wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu, -ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych w ramach projektu wydatków, -kontrola formalna faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, -badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych). Audyt realizacji projektu, w tym: -sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych itd.), -ocena zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instytucje, podręczniki procedur), -sprawdzenie zgodności realizacji projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie umowy o dofinansowanie, -potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami) oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami, oferta wybranego wykonawcy). -sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, -potwierdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym, -sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników. Ocena prawidłowości i rzetelności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w tym potwierdzenie, że: -wprowadzone mechanizmy zapewniają właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją audytowanego projektu (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność , oryginały dowodów księgowych, dokumentacja przetargowa, korespondencja prowadzona w ramach realizacji inwestycji itd.) -istnieje możliwość odtworzenia przebiegu realizacji projektu w wymaganych umową terminach, -wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. Sprawdzenie zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, w tym: -z polityką równości szans, -polityką zatrudnienia, -polityką społeczeństwa informacyjnego, Analiza powodzenia projektu. w tym czy występują zagrożenia: -prawidłowej realizacji projektu i terminowości jego zakończenia(dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu) -osiągnięcia i utrzymania złożonych celów projektu przez okres wskazany we wniosku o dofinansowanie. Czynności doradcze. Audyt powinien być przeprowadzony w oparciu o: -uznawane standardy audytu (np. obowiązujące w Polsce Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - załącznik nr 1 do Komunikatu Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r., dostępne na stronie www.mofnet.gov.pl) oraz aktualne Wytyczne Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007--2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I- działania 1.4, 1.5 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI, dostępne na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl . Ponadto, Wykonawca zamówienia zobowiązany jest do: -przekazania Zamawiającemu kopii dokumentacji roboczej: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających itp. (lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów roboczych), -prowadzenia audytu w sposób uwzględniający m.in. analizy dokumentów, wywiady z pracownikami i wykonawcami) , dokumentowania audytu poprzez m.in. wykaz weryfikowanych dokumentów, listy sprawdzające, kwestionariusze samooceny, notatki/protokoły z wywiadów i spotkań), -organizacji spotkań otwierających, zamykających oraz spotkań w trakcie prowadzenia audytu (udokumentowanych notatkami/protokołami podpisanymi przez uczestników spotkań), -wyznaczenia osoby osób do kontaktów z Zamawiającym ( komunikacja w formie pisemnej), -sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonego audytu, według obowiązujących na dzień wykonania audytu Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I- działania 1.4, 1.5, 1.6, i 1.7 oraz Priorytetów II-VI dostępne na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl . -stosowanie na wszystkich dokumentach sporządzonych w ramach prowadzonego audytu znaków informacyjnych o źródłach dofinansowania, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Zamówienie publiczne objęte jest współfinansowaniem w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Z chwilą dostarczenia Zamawiającemu raportu końcowego z audytu Wykonawca nieodpłatnie przenosi na Zamawiającego wszelkie autorskie prawa majątkowe do wykonanego przedmiotu umowy, na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, na okres 10 lat od daty pierwszej publikacji.