Dostawa materiałów biurowych i eksploatacyjnych na potrzeby Urzędu Miejskiego Gminy Rawicz w 2014 roku

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów biurowych (artykułów biurowych, papieru itp.) oraz dostawa fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów, urządzeń wielofunkcyjnych i kserokopiarek (tuszy, tonerów, atramentów, taśm itp.) na potrzeby Urzędu Miejskiego Gminy Rawicz w 2014 roku. 2. Szczegółowy opis potrzeb Zamawiającego - przedmiot zamówienia zawarto w zestawieniach asortymentowo - cenowych, stanowiących załączniki nr 8 i 9 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Zaoferowane przez Wykonawcę towary muszą spełniać minimalne wymagania Zamawiającego określone w zestawieniach asortymentowo - cenowych lub posiadać lepsze parametry. 4. Ilości towarów podane w ww. zestawieniach asortymentowo - cenowych są ilościami szacunkowymi, służącymi jedynie do skalkulowania ceny oferty, porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega możliwość zmian ilościowych w poszczególnych pozycjach zestawień, a także zamówienia mniejszej ilości towarów oraz zamówienia innego nieprzewidzianego w zestawieniach asortymentu, jednak łączna wartość zamówienia nie przekroczy całkowitej wartości oferty wybranego Wykonawcy. Zamówienie mniejszej ilości towaru nie jest traktowane jako odstąpienie od umowy przez Zamawiającego. 5. Ceny jednostkowe artykułów podane przez Wykonawcę w ofercie - zestawieniach asortymentowo - cenowych nie mogą ulec zmianie przez cały okres realizacji zamówienia. 6. Wymagania Zamawiającego w zakresie materiałów eksploatacyjnych: 1) pod pojęciem fabrycznie nowe Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów lub pełnowartościowych komponentów z odzysku, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta z widocznym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem. 2) Zamawiający informuje, że dopuszcza składanie ofert na materiały eksploatacyjne jakościowo równoważne, spełniające równoważne parametry. Przez produkt równoważny Zamawiający rozumie produkt kompatybilny z urządzeniem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych lub lepszych (w szczególności wydajność) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta urządzenia. W takim przypadku, Wykonawca zobowiązany jest do podania w kol. 4 zestawienia asortymentowo - cenowego na materiały eksploatacyjne stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ szczegółowych parametrów (tj. minimalną wydajność wraz z danymi producenta, symbolem) proponowanego produktu równoważnego (odpowiednio w wierszu, którego dany produkt równoważny dotyczy), z którego w sposób nie budzący żadnej wątpliwości Zamawiającego winno wynikać, iż zaoferowany towar jest o takich samych lub lepszych parametrach w odniesieniu do towaru określonego przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia. Na podstawie opisu podanego przez Wykonawcę, Zamawiający stwierdzi czy proponowany produkt jest równoważny i odpowiada wymaganiom Zamawiającego. Wykonawca może również oprócz szczegółowego opisu produktu w tabeli, o której wyżej mowa dołączyć do oferty inne dokumenty potwierdzające równoważność proponowanego produktu. Zaoferowanie produktu sprzecznego z powyższymi wymaganiami skutkować będzie odrzuceniem oferty. W przypadku braku wypełnienia w zestawieniu asortymentowo - cenowym kolumny 4 dot. produktu równoważnego Zamawiający uzna, że Wykonawca proponuje produkt oryginalny za cenę podaną w zestawieniu. 3) Wykonawca gwarantuje, że dostarczone materiały eksploatacyjne będą wysokiej jakości oraz zapewniają kompatybilność pracy z urządzeniami Zamawiającego, zapewnią należyte bezpieczeństwo oraz posiadają właściwe opakowanie i oznakowanie. 4) Jeżeli w trakcie umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność lub niezawodność dostarczonych materiałów eksploatacyjnych niekorzystnie odbiega od wymagań producenta drukarek / urządzeń wielofunkcyjnych /faksów /kserokopiarek, Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany produktu na nowy, wolny od wad w terminie 48 godzin (w dni robocze) od momentu zgłoszenia (e-mailem lub faksem) przez Zamawiającego o wadliwym produkcie. Wymiana nastąpi w siedzibie Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy w razie stwierdzenia wad produktu. 5) Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów naprawy drukarek / urządzeń wielofunkcyjnych /faksów /kserokopiarek, gdy uszkodzenie urządzenia powstało w wyniku stosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia (włączając w to wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemna opinię autoryzowanego serwisu producenta drukarki/urządzenia wielofunkcyjnego/faksu. Naprawa urządzenia wykonana zostanie w autoryzowanym serwisie producenta drukarek/urządzenia wielofunkcyjnego/faksu po zgłoszeniu (e-mailem lub faksem) Wykonawcy przez Zamawiającego konieczności wykonania naprawy. Koszty związane z naprawą ponosi Wykonawca. 6) Dostarczone materiały eksploatacyjne musza posiadać na opakowaniach zewnętrznych czytelną nazwę producenta i listę kompatybilności (typ drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych itd, do których są przystosowane), numer katalogowy, termin ważności (datę przydatności do użycia). 7) Wymaga się, aby oferowane materiały eksploatacyjne posiadały gwarancję na minimum 12 miesięcy od daty odbioru produktu bez zastrzeżeń. 7. Zamawiający przewiduje cztery dostawy w trakcie realizacji całego zamówienia. Wykonawca dokona pierwszej dostawy w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy, natomiast pozostałe trzy dostawy dokonywane będą na podstawie zamówienia przesłanego przez Zamawiającego w terminie 2 tygodni od dnia złożenia zamówienia przez Zamawiającego. 8. Zamawiający zastrzega możliwość zgłaszania dostaw w terminach dodatkowych uwarunkowanych bieżącymi potrzebami Zamawiającego. W przypadku dostaw w terminach dodatkowych Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia artykułów w ciągu 4 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia od Zamawiającego. 9. Wielkość każdej dostarczonej partii materiałów będzie wynikać z jednostronnej dyspozycji osób odpowiedzialnych za realizacje przedmiotu umowy. 10. Zamawiający zastrzega, że składanie zamówień na materiały będzie możliwe za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem), faksu lub zgłoszenia telefonicznego. 11. Transport do siedziby Zamawiającego niezbędny do wykonania zamówienia Wykonawca zapewnia na swój koszt. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego z dwudniowym wyprzedzeniem przed ustalonym terminem dostawy. 12. Wykonawca dostarczy materiały biurowe i eksploatacyjne do siedziby Zamawiającego tj. do Urzędu Miejskiego Gminy Rawicz, ul. Piłsudskiego 21, 63-900 Rawicz, I piętro do pokoju 115 lub innego pomieszczenia wskazanego przez osobę odpowiedzialną ze strony Zamawiającego. 13. Niniejsze zamówienie jest w części współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków Krajowego Biura Wyborczego na przeprowadzenie wyborów.