Przeprowadzenie audytu zewnętrznego Projektu, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013, pt.: Przebudowa ulicy Częstochowskiej w Kaliszu na odc. od ul. Teatralnej do ul. Nowy Świat wraz z remontem obiektu mostowego

Opis przedmiotu przetargu: Zgodnie z zapisem pkt 4 siwz: Przedmiotem zamówienia jest: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla realizowanego Projektu pt. Przebudowa ulicy Częstochowskiej w Kaliszu na odc. od ul. Teatralnej do ul. Nowy Świat wraz z remontem obiektu mostowego współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach: Priorytetu II - Infrastruktura komunikacyjna, Działania 2.2 - poprawa dostępności do regionalnego i ponadregionalnego układu drogowego (drogi wojewódzkie w miastach na prawach powiatu, powiatowe i gminne) Schematu I - drogi w granicach administracyjnych miast powyżej 50 tys. mieszkańców Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Audytowany projekt obejmuje przebudowę w mieście Kalisz ulicy Częstochowskiej na odcinku od ul. Teatralnej do ul. Nowy Świat wraz z remontem mostu nad kanałem Rypinkowskim i wbudowanie separatora ścieków opadowych i roztopowych. Przedmiotowy projekt obejmuje wykonanie przebudowy ulicy na dł. ok. 707m jezdni o szerokości 7m (dwukierunkowa 2 x 3,5 m) klasy Z o nawierzchni bitumicznej o dopuszczalnym obciążeniu 115 kN/oś. Wykonane zostanie wzmocnienie istniejącej nawierzchni bitumicznej oraz nowa nawierzchnia miejsc postojowych, zjazdów, chodników oraz zatok autobusowych. W związku z pracami budowlanymi usunięte zostaną powstające kolizje z infrastrukturą elektroenergetyczną i teletechniczną. Wymienione zostanie oświetlenie uliczne oraz uzupełnione odwodnienie ulicy. W zakresie remontu mostu nad Kanałem Rypinkowskim zostanie dokonana rozbiórka jego zużytych elementów, dokonane zostanie wzmocnienie ram nośnych mostu oraz następnie odtworzenie rozebranych elementów wraz z poszerzeniem jezdni na moście do 6m. Ponadto na odcinku ulicy od skrzyżowania z ul. Pułaskiego w kierunku mostu wbudowany zostanie pod nawierzchnię jezdni w ciąg istniejącej kanalizacji deszczowej, separator wód opadowych i roztopowych. Jednostką odpowiedzialną za realizację projektu (w tym upoważnioną do ponoszenia wydatków kwalifikowanych) jest Zarząd Dróg Miejskich w Kaliszu z siedzibą przy ul. Złotej 43, 62-800 Kalisz, w której przechowywane są dokumenty związane z realizacją niniejszego Projektu. Wartość projektu (zgodnie z podpisanym w dniu 15 lutego 2012r. aneksem pierwszym nr UDA-RPWP.02.02.01-30-005/10-01 do umowy o dofinansowanie nr UDA-RPWP.02.02.01-30-005/10-00) wynosi 8 838 366,45 zł. Wartość kosztów kwalifikowanych wynosi: 8 089 761,17 zł. Kwota przyznanego dofinansowania ze Środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi: 6 471 808,93 zł. Projekt realizowany jest od 2010r. planowany termin zakończenia finansowej realizacji projektu - 31.12.2012r. Do dnia dzisiejszego Beneficjent poniósł wydatki na realizację Projektu na podstawie pięciu faktur. Usługę audytu, w tym sprawozdanie, należy przeprowadzić w oparciu o: -Wytyczne Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I - Działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI - stanowiące załącznik do Uchwały nr 3653/2010 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 11 marca 2010r. -Uznawane standardy audytu (np. obowiązujące w Polsce Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - załącznik nr 1 do Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 r. dostępne na stronie www.mofnet.gov.pl) 4.2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności: 4.2.1. Ocenę gotowości organizacyjnej beneficjenta i jego procedury wewnętrzne w tym: - ocenę wielkości i przygotowania kadr, - ocenę sprzętu niezbędnego do realizacji projektu, - identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), - ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, - sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów. 4.2.2. Audyt finansowy w tym: - sprawdzenie, czy opracowane przez beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, - sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne beneficjenta gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność, - sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu, - ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych w ramach projektu wydatków (faktycznie poniesione, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, zasadne, celowe i oszczędne, nie odbiegają od cen w regionie, istnieje wkład własny beneficjenta, płatności zostały przekazane na rachunki wykonawców wskazane w zawartych z nimi umowach), - kontrola formalna faktur i ich zgodności z zapisami umów z wykonawcami, - badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych); 4.2.3. Audyt realizacji projektu w tym: - sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych itd.), - ocena zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur), - sprawdzenie zgodności realizacji projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie / umowy o dofinansowanie, - potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami) oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami, oferta wybranego wykonawcy), - sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, - potwierdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym, - sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników; 4.2.4. Wizytę na miejscu realizacji projektu w tym: - sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowanie projektu i w aneksach do tej umowy oraz w dokumentacji powykonawczej, w protokołach odbioru robót w toku, oraz potwierdzenie poprawności/ prawidłowości funkcjonowania zrealizowanej inwestycji; - potwierdzenie poprawności/ prawidłowości promocji unijnego źródła dofinansowania, tzn. potwierdzenie, że działania promocyjne i informacyjne były prowadzone zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowanie projektu i w obowiązujących beneficjenta wytycznych (tablice, oznaczenia pomieszczeń i materiałów rozdawanych uczestnikom wydarzeń, materiały i gadżety reklamowe oraz inne materiały zakupione na potrzeby działań promocyjnych i informacyjnych itp.); 4.2.5. Prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w tym sprawdzenie czy: - wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją audytowanego projektu (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność, oryginały dowodów księgowych, dokumentacja przetargowa, korespondencja prowadzona w ramach realizacji projektu itd.), - istnieje możliwość odtworzenia przebiegu realizacji projektu w wymaganych umową terminach, - wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. 4.2.6. Zgodność projektu z politykami wspólnotowymi w tym: - zgodność z polityką równych szans, - zgodność z polityką zatrudnienia, - zgodność z polityką społeczeństwa informacyjnego, - zgodność z polityką ochrony środowiska. 4.2.7. Analiza powodzenia projektu. - oszacowanie prawidłowej realizacji projektu i terminowości jego zakończenia - oszacowanie osiągnięcia i utrzymania założonych celów projektu przez okres wskazany we wniosku o dofinansowanie. 4.2.8. Opracowanie i przekazanie zamawiającemu sprawozdania z audytu zawierające jednoznaczną ocenę prawidłowości realizacji projektu wraz z uzasadnieniem, wskazaniem badanych dokumentów, metod badania, rekomendacje. 4.2.9. Sprawozdanie należy wykonać w 3 egz. w wersji papierowej oraz 1 egz. w wersji elektronicznej. 4.2.10. Przekazanie zamawiającemu wraz ze sprawozdaniem kopii dokumentacji roboczej: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających, notatki i protokoły z wywiadów i spotkań itp. lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów roboczych. 4.2.11. W ramach przeprowadzanego audytu należy przeprowadzić spotkanie otwierające i spotkanie zamykające. 4.2.12. Audyt należy przeprowadzić m.in. w oparciu o analizy dokumentów, oględziny inwestycji, wywiady i spotkania z pracownikami. 4.2.13. Ze wszystkich spotkań wywiadów należy sporządzić protokoły lub notatki podpisane przez ich uczestników. 4.3. Zamawiający wymaga udzielenia rękojmi na wykonany przedmiot zamówienia na okres nie krótszy niż 1 rok od dnia odebrania przez Zamawiającego przedmiotu zamówienia i podpisania (bez uwag) protokołu zdawczo - odbiorczego.