Kompleksowa organizacja masowej imprezy plenerowej artystyczno-rozrywkowej, niebiletowanej pn. Zakopiański Sylwester 2015 r.

Opis przedmiotu przetargu: Kompleksowa organizacja masowej imprezy plenerowej artystyczno-rozrywkowej, niebiletowanej pn. Zakopiański Sylwester 2015 r. organizowanej w dniu 31 grudnia 2015 r na 01 stycznia 2016 r. na terenie Dolnej Równi Krupowej Zakres przedmiotu zamówienia: 1. Przejęcie przez Wykonawcę funkcji organizatora imprezy dla planowanych 10 000 osób w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 611, ze zm.), w tym uzyskanie stosownych opinii i zezwoleń właściwych urzędów i instytucji, które są wymagane przy realizacji zadania. 2. Organizacja i zapewnienie programu artystyczno-rozrywkowego w stylu etno-folk w godzinach 21.00 - 01.00, w tym obejmującego m.in.: a) występ zespołu Gwiazdy Imprezy tj. zespołu Zakopower trwającego minimum 60 minut (+ ewentualne bisy) oraz minimum dwóch artystów estradowych do wyboru z: - Hanka Wójciak - Brathanki - Halina Młynkova - Future Folk - Enej - Dikanda - Tryptyk - Megitza których występ każdego ma trwać minimum 30 minut (+ ewentualne bisy) W ofercie Wykonawca ma złożyć oświadczenie o zagwarantowaniu występu minimum dwóch artystów estradowych z wyżej wymienionych Wykonawca zaproszony do złożenia oferty wstępnej zobowiązany jest załączyć do niej ramowy program artystyczno-rozrywkowy. 3. Zawarcie umów z artystami (za wyjątkiem Gwiazdy Imprezy) i opłacenie kosztów występów artystycznych, w tym uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych typu ZAIKS oraz noclegów, wyżywienia i innych określonych przez artystów. 4. Organizacja i zapewnienie kompleksowej oprawy i obsługi technicznej, a także sprzętowej (w tym backline) koncertów zgodnie z riderami zespołów. Do oprawy technicznej zalicza się między innymi: a) zapewnienie zabezpieczenia miejsca organizacji imprezy, b) zapewnienie sceny z zadaszeniem wraz z nagłośnieniem i z obiektami jej towarzyszącymi, nagrzewnice, oświetlenia oraz pełnej i kompleksowej obsługi technicznej imprezy (w tym także obsługi, zabezpieczenia i serwisu sprzętu przez cały okres trwania imprezy oraz jego demontażu po zakończeniu imprezy) zgodnie z riderami i wymaganiami ww. artystów, c) poniesienie kosztów przyłącza do skrzyni elektrycznej znajdującej się na terenie imprezy i należącej do Zamawiającego, zapewnienie dodatkowo odpowiedniej ilości agregatów, a także minimum 1 elektryka do obsługi imprezy z odpowiednimi uprawnieniami na cały czas trwania imprezy. Wykonawca powinien ustalić na podstawie potrzeb wynikających z riderów technicznych zespołów. Koszty poboru prądu pokrywa Wykonawca. Wszelkie koszty powstałe w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów technicznych artystów związanych z organizacją imprezy Zakopiański Sylwester 2015 ponosi Wykonawca, d) zapewnienie minimum jednego konferansjera, który poprowadzi program artystyczny i występy zespołów. Osoba zaproponowana przez Wykonawcę powinna posiadać doświadczenie w prowadzeniu imprezy artystyczno-rozrywkowej dla widowni liczącej minimum 5000 osób, e) zapewnienie garderób oraz dostępu do sanitariatów dla artystów występujących jak najbliżej sceny, zgodnie z wymogami ww. artystów, f) dostarczenie, montaż i demontaż ogrodzenia terenu wokół sceny płotkami ażurowymi wysokimi (minimum 1,8 m) g) zapewnienie pokazów laserowych oraz tzw. bezhukowych fajerwerków. Pokaz ma trwać od 5-10 minut z podkładem muzycznym stosownym do klimatu imprezy (etno-folk) 5. Wykonawca ponosi pełną, odpowiedzialność za scenę i pozostały sprzęt, który będzie użyty do realizacji przedmiotu zamówienia. 6. Ubezpieczenie imprezy na kwotę nie mniejsza niż 500.000 zł ( słownie; pięćset tysięcy złotych). Ubezpieczenie musi zawierać takie postanowienia, które w żadnym wypadku nie będą obciążać Biura Promocji Zakopanego oraz Gminy Miasto Zakopane za ewentualne szkody i zniszczenia. 7. Zapewnienie wymaganej przepisami prawa dla imprezy masowej opieki medycznej i przeciwpożarowej na podstawie uzgodnień z właściwymi organami. 8. Zapewnienie kompleksowej ochrony imprezy. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty Plan zabezpieczenia imprezy. Przedmiot zamówienia obejmuje ochronę osób i powierzonego mienia. 9. Przygotowanie do przeprowadzenia imprezy terenu wyznaczonego pod nią np. oczyszczenie ze śniegu, lodu itp. 10. Obsługa sanitarna imprezy, poprzez: a) dostawę na teren wskazane przez Zamawiającego i serwisowanie sanitariatów typu standard, w ilości nie mniejszej niż 20 w tym co najmniej dwóch sanitariatów dla osób niepełnosprawnych i 4 sanitariatów typu VIP b) zabezpieczenie odpowiedniej ilości koszy przenośnych nie mniej niż dwa kontenery typu KP7 i 20 koszy typu /paluszek/ oraz posprzątanie terenu imprezy ze wszelkich nieczystości w tym ewentualnych szklanych butelek najpóźniej w dniu 01.01.2016 do godz. 11.00 10. Pozyskanie patronów medialnych, w tym radio, prasa, portale internetowe 11. Uzyskanie wszelkich pozwoleń na przeprowadzenie imprezy, która będzie się odbywać na terenie wpisanym do rejestru zabytków. 12. Ustawienie poza terenem imprezy masowej na powierzchni nie większej niż 200 m2 wyznaczonej przez Zamawiającego, stanowisk gastronomicznych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości ustawiania stanowisk do sprzedaży artykułów pirotechnicznych 13. Wykonawca przeprowadzi kampanię promocyjną wydarzenia (outdoorową, medialną, poligraficzną itp.). Na wszystkich materiałach promocyjnych, a także w przekazach prasowych, radiowych, czy też telewizyjnych musi istnieć zapis: Zaprasza Burmistrz Miasta Zakopane. Wszystkie materiały przed ich drukiem, emisją muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego