Ochrona osób i mienia Sądu Rejonowego w Koninie konwojowanie gotówki oraz całodobowy monitoring systemu alarmowego. Nr postępowania OA.214-1/2014

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest ochrona osób i mienia Sądu Rejonowego w Koninie, konwojowanie gotówki oraz całodobowy monitoring systemu alarmowego. Świadczenie usługi będącej przedmiotem zamówienia obejmuje trzy grupy zadań : ZADANIE 1 : a) Usługi w tym zadaniu polegają na : -pełnieniu całodobowej ochrony osób i mienia Sądu Rejonowego w Koninie mającego siedzibę przy ul. Fryderyka Chopina 28, -usłudze całodobowego monitoringu systemu alarmowego w budynku sądu przy ul. Fryderyka Chopina 28 i związanej z tym natychmiastowej interwencji ochrony w razie włączenia się alarmu (niniejsze zamówienie nie obejmuje konserwacji i naprawy systemu monitoringu). Budynek wyposażony jest w system instalacji alarmowej i kontroli dostępu, który jest powiązany w system instalacji dozorowej. System składa się z kamer zewnętrznych i wewnętrznych oraz posiada monitory związane z tym systemem zlokalizowane w pomieszczeniu ochrony. System alarmowy i kontroli dostępu wyposażony jest w oddzielny monitor. -konwojowaniu gotówki, ochronie i przewozie upoważnionego pracownika Zamawiającego z/do banku w Koninie (długość trasy w obie strony ok. 6 km), wyjazd ok. godz. 10:30- w przypadku zmiany godziny wyjazdu Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawcę. Zamawiający określił wielkość konwojowanych wartości pieniężnych na kwotę nie przewyższającą 50 tys. zł. Konwojowanie będzie odbywało się przez co najmniej 2 wykwalifikowanych pracowników ochrony przy obecności pracownika Zamawiającego środkiem transportu Wykonawcy. b) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dot. godzin ochrony osób i mienia: Ochrona osób i mienia realizowana będzie zmianowo w formie bezpośredniej ochrony fizycznej osób i mienia: W poniedziałki łącznie 46 h (na dobę) ochrony pełnionej: - od godz. 0.00 do godz. 7.00- przez 1 pracownika ochrony (7h x 1) - od godz. 7.00 do godz. 18.00- przez 3 pracowników ochrony (11 h x 3), - od godz. 18.00 do godz. 24.00 -przez 1 pracownika ochrony (6 h x 1) Od wtorku do piątku łącznie 40 h (na dobę) ochrony pełnionej: - od godz. 0.00 do godz. 7.00 - przez 1 pracownika ochrony (7 h x 1) - od godz. 7.00 do godz. 15.00 - przez 3 pracowników ochrony (8 h x 3) - od godz. 15.00 do godz. 24.00 - przez 1 pracownika ochrony (9 h x 1) We wszystkie dni świąteczne, soboty i niedziele łącznie 24 h (na dobę) ochrony pełnionej przez 1 pracownika ochrony (24 h x 1) Ochrona realizowana przez 3 pracowników ochrony w poniedziałki od godziny 8.00 do 18.00 oraz od wtorku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30 obejmować będzie oprócz budynku sądu także jego najbliższe otoczenie, w tym parking samochodowy. c) Do szacunkowej wartości zamówienia Zamawiający policzył łącznie w ZADANIU 1: - 22 930 godzin ochrony fizycznej osób i mienia (w tym monitoring całodobowy systemu alarmowego), - 455 konwojów gotówki (jeden konwój każdego dnia roboczego, w tym 10 dodatkowych w razie potrzeby). ZADANIE 2 - a) Usługi w tym zadaniu polegają na : - pełnieniu ochrony osób i mienia w Wydziałach Zamiejscowych Sądu Rejonowego w Koninie z siedzibą w Słupcy przy ul. Armii Krajowej 2 i ul. R. Traugutta 4, -usłudze całodobowego monitoringu systemu alarmowego w budynkach sądu przy ul. Armii Krajowej 2 i R. Traugutta 4 i związanej z tym natychmiastowej interwencji ochrony w razie włączenia się alarmu (niniejsze zamówienie nie obejmuje konserwacji i naprawy systemu monitoringu) -konwojowaniu gotówki, ochronie i przewozie upoważnionego pracownika Zamawiającego z/do banku w Słupcy (długość trasy w obie strony ok. 10 km), wyjazd o godzinie 14.15- w przypadku zmiany godziny wyjazdu Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawcę. Zamawiający określił wielkość konwojowanych wartości pieniężnych na kwotę nie przewyższającą 10 tys. zł. Konwojowanie będzie odbywało się przez co najmniej 2 wykwalifikowanych pracowników ochrony przy udziale pracownika Zamawiającego, środkiem transportu Wykonawcy. b) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dot. godzin ochrony osób i mienia: Ochrona osób i mienia realizowana będzie zmianowo w formie bezpośredniej ochrony fizycznej osób i mienia w dniach: W poniedziałki łącznie 34 h (na dobę) ochrony pełnionej: - od godz. 0.00 do godz. 8.00- przez 1 pracownika ochrony (8h x 1) - od godz. 8.00 do godz. 18.00- przez 2 pracowników ochrony (10 h x 2) - od godz. 18.00 do godz. 24.00 -przez 1 pracownika ochrony (6 h x 1) W dni pracujące od wtorku do piątku łącznie 32 h (na dobę) ochrony pełnionej: - od godz. 0.00 do godz. 7.30 - przez 1 pracownika ochrony (7,5 h x 1) - od godz. 7.30 do godz. 15.30 - przez 2 pracowników ochrony (8 h x2) - od godz. 15.30 do godz. 24.00 - przez 1 pracownika ochrony (8,5 h x 1) We wszystkie dni świąteczne, soboty i niedziele łącznie 24 h (na dobę) ochrony pełnionej przez 1 pracownika ochrony (24 h x 1) Ochrona realizowana przez 2 pracowników ochrony w poniedziałki od godziny 8.00 do 18.00 oraz od wtorku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30 obejmować będzie oprócz budynku sądu także jego najbliższe otoczenie, w tym parking samochodowy. c) Do szacunkowej wartości zamówienia Zamawiający policzył łącznie w ZADANIU 2 : - 5386 godziny ochrony fizycznej osób i mienia (w tym monitoring całodobowy systemu alarmowego), - 134 konwojów gotówki (jeden konwój każdego dnia roboczego, w tym 10 dodatkowych w razie potrzeby). ZADANIE 3 : a) Usługi w tym zadaniu polegają na : - dodatkowej ochronie fizycznej osób i mienia w razie potrzeby (na godziny) w siedzibach Sądu Rejonowego w Koninie (w tym w Wydziałach Zamiejscowych w Słupcy) po wcześniejszym zgłoszeniu przez Zamawiającego (co najmniej 24 godziny wcześniej) telefonicznie lub drogą elektroniczną. Przewidywana ilość godzin dodatkowych nie przekroczy 200 godzin, - dodatkowych konwojach gotówki / znaków sądowych z siedziby Sądu Rejonowego w Koninie do Wydziałów Zamiejscowych w Słupcy przy ul. Armii Krajowej 2 (lub odwrotnie) i z powrotem (ok. 60km w obie strony)- łącznie oszacowano 6 takich konwojów w ciągu trwania umowy (do wykorzystania w razie potrzeby). Konwojowanie będzie odbywało się przez co najmniej 2 wykwalifikowanych pracowników ochrony przy obecności pracownika Zamawiającego środkiem transportu Wykonawcy. PODSUMOWANIE ZADAŃ 1-3: a) Łącznie ilość godzin ochrony fizycznej osób i mienia jaką należy przyjąć do obliczenia wartości złożonej oferty (Zadanie 1+ 2+ 3) wynosi - 28 516 h b) Łącznie ilość konwojów gotówki jaką należy przyjąć do obliczenia wartości złożonej oferty (Zadanie 1+ 2) wynosi - 589 konwoje, (ze względu na to , że odległość jaką muszą pokonać konwoje jest różna w obu zadaniach-Wykonawca oszacowuje cenę uśrednioną za 1 konwój w ofercie i tak będzie się również dalej rozliczał z Zamawiającym), c) Łączna ilość konwojów z Sądu Rejonowego w Koninie do Wydziałów Zamiejscowych w Słupcy (lub odwrotnie) i z powrotem (ok. 60 km w obie strony) w zadaniu 3 wynosi 6 konwojów. Warunki dotyczące wykonywania usługi we wszystkich ZADANIACH łącznie: 1 Usługa świadczona będzie zgodnie z wymogami określonymi ustawą z dnia 22 sierpnia 1997r. o ochronie osób i mienia (tekst jednolity - Dz.U. z 2005r. Nr 145 poz.1221). 2. Pod pojęciem ochrony rozumie się stałą obecność osoby wykonującej ochronę w określonym miejscu i czasie oraz podejmowanie przez nią działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia, zdrowia i nietykalności osobistej osób oraz zapobiegających przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu jak również przeciwdziałających powstawaniu szkody wynikającej z tych zdarzeń oraz niedopuszczenie do wstępu osób nieuprawnionych na chroniony teren. 3.Wykonawca w toku wykonywania umowy zobowiązuje się do postępowania z należytą starannością oraz, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności w zakresie ochrony osób i mienia na kwotę co najmniej 300 000 zł. 4. Osoby chroniące budynek będą przeszkolone przez Wykonawcę w zakresie obsługi bramowego wykrywacza metali . Do zadań ochrony będzie należało dokonywanie rewizji bagażu osób podejrzanych o wnoszenie broni lub innych przedmiotów niebezpiecznych (noży, paralizatorów, gazu, pałek itp.). 5. Osoby chroniące budynek przeszkolone przez Wykonawcę w zakresie BHP, p-poż. i zasad udzielania pierwszej pomocy. 6. Wykonawca wyposaży osoby chroniące budynek w ubranie służbowe (jednolite mundury), identyfikator oraz w środki przymusu bezpośredniego przewidziane prawem nie wymagające zezwoleń (kajdanki, pałki obronne wielofunkcyjne, przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej o średniej wartości prądu w obwodzie nieprzekraczającej 10 mA (art. 11 pkt 7 ustawy z dnia 21 maja 1999r. o broni i amunicji, Dz.U.2014, poz. 295), Osoby chroniące będą dbały o powierzone im wyposażenie, zajmowane pomieszczenie oraz własny estetyczny wygląd zewnętrzny. 7. Bezpośrednio po opuszczeniu przez ostatnią osobę budynków, pracownik ochrony sprawdza czy na terenie budynków nie przebywają osoby, które nie posiadają do tego uprawnień. Pracownicy ochrony powinni dokonywać obchodu budynków co 4 godziny lub w razie potrzeby częściej. 8. Zapewnienie przez całą dobę przyjazdu grupy interwencyjnej - co najmniej 2 osób w jednej załodze, wliczając kierowcę, które nie posiadają statusu osób niepełnosprawnych, legitymujących się licencją minimum pierwszego stopnia pracownika ochrony fizycznej, w czasie niezwłocznym (do 10min.), licząc od chwili wezwania lub załączenia alarmu. Zamawiający w trakcie trwania umowy zastrzega sobie, że raz na miesiąc może przeprowadzić kontrolę czasu przyjazdu grupy interwencyjnej. Koszty związane z przyjazdami grupy interwencyjnej powinny być uwzględnione w kosztach ochrony. 9. Współpraca z Inspektorem ds. obronnych Sądu Rejonowego w Koninie lub inną upoważnioną osobą w zakresie powiadamiania pracowników Zamawiającego - członków (Stałego Dyżuru SR) o uruchomianiu realizacji zadań związanych z podwyższeniem gotowości obronnej państwa oraz przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego, m.in. poprzez dostarczanie imiennych wezwań do natychmiastowego stawiennictwa. 10.W czasie obowiązywania umowy i po jej rozwiązaniu, Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, które mają wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego. W przypadku zaś naruszenia przez pracownika Wykonawcy tajemnicy wynikającej z wykonywanych obowiązków służbowych, Zamawiający zażąda od Wykonawcy bezwarunkowego wyłączenia tego pracownika ze służby w ramach wykonywanej usługi. 11.Kierowanie do ochrony pracowników ochrony posiadających licencję co najmniej pierwszego stopnia, niekaranych. Wykonawca jest zobowiązany do planowania pracy z uwzględnieniem takiej liczby pracowników ochrony, która zapewni przestrzeganie przepisów kodeksu pracy, zwłaszcza w odniesieniu do czasu pracy. Wykonawca oświadcza, że uwzględnił w złożonej cenie oferty stanowiącej załącznik do umowy koszty urlopu pracowników ochrony, zwolnień lekarskich, usprawiedliwionych nieobecności i związanych z tym zastępstw oraz wydatki związane z zatrudnieniem pracowników do grupy interwencyjnej. Wykonawca uwzględnił również wydatki związane z ewentualnym wprowadzeniem składki ZUS dla umów zleceń, zwiększeniem płacy minimalnej, inne niewymienione wyżej wydatki. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, w razie zaistnienia potrzeby, zwiększenia obsady pracowników chroniących obiekt lub zmiany godzin wykonywania usługi w sytuacjach, które będą wymagały zapewnienia wzmożonej ochrony fizycznej w budynku sądu. Każdorazowo, po otrzymaniu informacji o takiej konieczności, Zamawiający poinformuje niezwłocznie (co najmniej 24h wcześniej) Wykonawcę o potrzebie zwiększenia personelu lub zmianie godzin wykonywanej usługi. Ochrona fizyczna dodatkowa zlecona telefonicznie bądź drogą elektroniczną. W tym celu do obu zadań doliczono dodatkowe 200 godzin. Zamawiający dopuścił również możliwość zwiększenia ilości konwojów gotówki (doliczył dodatkowe 20 konwojów w obu zadaniach) z sądów do banku na terenie tej samej miejscowości i 6 pomiędzy siedzibami sądów (Konin - Słupca lub odwrotnie, w obie strony). 13. Wykonawca wyznacza do pełnienia służby zawsze tych samych pracowników (zmianowo). W przypadku gdy w czasie realizacji przedmiotu zamówienia zajdzie konieczność zatrudnienia innego pracownika np. w miejsce dotychczasowego pracownika -Wykonawca zobowiązany jest wystąpić z pismem do Zamawiającego o wyrażenie zgody na wykonywanie ochrony przez wskazaną osobę. Niedopuszczalne jest dopuszczenie do pracy przez Wykonawcę nowego pracownika bez zgody Zamawiającego. 14. Zamawiający biorąc pod uwagę specyfikę pełnionej służby ochrony oraz ilość interwencji w czasie pełnienia służby, wymaga, aby pracownicy Wykonawcy utrzymywali odpowiednią sprawność psychofizyczną, która umożliwi prawidłowe wypełnianie powierzonych obowiązków, zwłaszcza w sytuacji podwyższonej gotowości do ochrony. Wykonawca odpowiada zatem za prawidłowe i efektywne wypełnianie obowiązków pracowników służby ochrony, co stanowi podstawę prawidłowej realizacji umowy. 15. Poza wymienionymi wyżej warunkami jakie Zamawiający stawia Wykonawcy, obowiązuje następujący zakres obowiązków pracowników służby ochrony: - znajomość podstawowych aktów prawnych normujących status pracownika ochrony; - sumienne i dokładne wykonywanie obowiązków służbowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa w chronionym obiekcie i ochrony jego mienia, celem zabezpieczenia go przed próbami dewastacji, uszkodzenia bądź kradzieży. -otwieranie drzwi przed rozpoczęciem urzędowania sądu i zamykanie ich po zakończeniu urzędowania; -wydawanie kluczy i odbieranie ich od pracowników po zakończeniu pracy oraz sprawdzanie, czy wszystkie klucze zostały zdane do przeznaczonej na ten cel gabloty a w razie braku klucza lub kluczy odnotowanie powyższego faktu w rejestrze (utworzonym po podpisaniu umowy), -obserwacja (monitoring) wjazdu na parking wewnętrzny i patrolowanie holi, korytarzy oraz najbliższego otoczenia budynku ; -ochrona i zabezpieczenie obiektu przed działaniem na jego terenie osób zakłócających porządek publiczny oraz łamiących ustalone normy zachowania lub obowiązujące przepisy i instrukcje; -udzielanie informacji interesantom na temat umiejscowienia pomieszczeń biurowych; -obserwacja przebywających w budynku osób, a w przypadku podejrzanego zachowania ustalenie ich tożsamości i odnotowanie jej; -ujęcie osób stwarzających w sposób oczywisty bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia, w celu oddania tych osób w ręce funkcjonariuszy policji; -stosowanie środków przymusu bezpośredniego przewidzianych prawem nie wymagających zezwoleń (kajdanki, pałki obronne wielofunkcyjne, przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej o średniej wartości prądu w obwodzie nieprzekraczającej 10 mA (art. 11 pkt 7 ustawy z dnia 21 maja 1999r. o broni i amunicji, Dz.U.2014, poz. 295), w przypadku zagrożenia dóbr powierzonych ochronie lub w celu odparciu ataku na pracownika ochrony; -stawianie się na sali rozpraw w przypadku wezwania sędziego i wykonywanie jego poleceń dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa; - współdziałanie z jednostkami ochrony przeciwpożarowej w przypadkach zagrożenia pożarem na terenie obiektu; - powiadomienie Zamawiającego o zdarzeniach (w tym niedoszłych), a stanowiących zagrożenie dla osób, mienia oraz bezpieczeństwa, także przeciwpożarowego, poprzez wpisanie do książki zdarzeń znajdującej się w pomieszczeniu ochrony. W sytuacjach wymagających natychmiastowej interwencji policji lub straży pożarnej, w pierwszej kolejności pracownik ochrony ma obowiązek natychmiastowego wezwania w/w służb, a następnie powiadomić Zamawiającego; - stały kontakt telefoniczny lub radiowy z siedzibą Wykonawcy; Wykonawcy zostanie udostępniony telefon stacjonarny należący do sądu w celu kontaktów służbowych, używanie go do celów prywatnych jest niedozwolone i spowoduje obciążenie Wykonawcy kosztami połączeń. -dozór sygnalizacji oraz urządzeń alarmowych, ostrzegawczych i innych oraz podejmowanie natychmiastowych działań w przypadku ich uaktywnienia, - pomoc w sprawnej ewakuacji osób przebywających w budynku w przypadku alarmu bombowego lub pożarowego; -w przypadku włączenia się alarmu, sprawdzenie przyczyny i powiadomienie o zaistniałych okolicznościach Zamawiającego; - niedopuszczenie do kradzieży lub zniszczenia krzewów ozdobnych wokół budynku, oświetlenia oraz innych elementów infrastruktury stanowiących własność Zamawiającego; -przestrzeganie przepisów bhp, ochrony ppoż. i instrukcji obsługi urządzeń zabezpieczających i alarmowych; - niedopuszczanie do wejścia na teren obiektu ochranianego osób znajdujących się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających; - pomoc osobom niepełnosprawnym; - reagowanie na przypadki tarasowania przez pojazdy należące do interesantów wejścia do budynku i wjazdów na wewnętrzny parking sądu; -dbanie o prawidłowe i należyte rozmieszczenie pojazdów mechanicznych, uprawnionych do przebywania na terenie parkingu wewnętrznego w celu maksymalizacji ilości miejsc parkingowych i zapewnieniu odpowiedniej ilości wolnych miejsc dla konwojów policyjnych; - wykonywanie zaleceń jednostki policji odpowiedzialnej za konwój osób zatrzymanych, w uzgodnieniu z Zamawiającym, - w razie nieobecności pracowników obsługi i stosownie do możliwości pracowników ochrony- udzielanie pomocy pracownikom sekretariatów w przenoszeniu akt , rozładunku dostaw (wyłącznie w godzinach urzędowania, gdy służbę pełni 2/ 3 pracowników ochrony). Czynności dodatkowe nie mogą zakłócać realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie osób i mienia.