Świadczenie kompleksowej obsługi pocztowej na rzecz Urzędu Miejskiego w Szczytnie

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Przedmiotem zamówienie jest świadczenie kompleksowej obsługi pocztowej w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek i paczek oraz ich ewentualnych zwrotów, na potrzeby Gminy Miejskiej w Szczytnie. 2. Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki do 2000g (Gabaryt A i B): a) zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone ekonomiczne - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, GABARYT A to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm, MAXIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: szerokość 230 mm, długość 325 mm, wysokość 20 mm, GABARYT B to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza szerokość 230 mm, długość 325 mm, wysokość 20 mm, MAXIMUM - suma szerokości, długości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 600mm, a w przypadku przesyłki w formie rulonu - 1040 mm, stanowiących sumę długości i podwójnej średnicy, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 900 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją + - 2mm. 4. Przez paczki rozumie się paczki: a) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii GABARYT A to paczki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAXIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, GABARYT B to paczki o wymiarach: Minimum - jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm , wysokość 300mm, Maximum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm 5. Wykonawca będzie dostarczał przesyłki do Urzędu Miejskiego w Szczytnie w godzinach od 9:00 do 10:00 w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku. 6. Przesyłki wychodzące dostarczane będą do placówki Wykonawcy wskazanej w umowie przez pracownika Zamawiającego w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku do godziny 15.00 7. Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą. Paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 8. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 9. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. 10. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 11. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 12. Do nadawania przesyłek używane będą opakowania . Waga przesyłki określana będzie w stanie zamkniętym. 13. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do placówki Wykonawcy, jeśli nie będzie zastrzeżeń do dostarczonych przesyłek. 15. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki pokwitowane przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, jednak nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 16. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 200 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.). 17. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony powyżej, a także w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W razie niemożliwości doręczenia pisma w sposób wskazany powyżej: a) Wykonawca przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w pkt. a, przedstawiciel Wykonawcy umieszcza w oddawczej skrzynce pocztowej, lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczania, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pozostawia powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Sposób doręczenia stosuje się odpowiednio. Odbierający potwierdza doręczone mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu . 18. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i roszczenia, zgodnie z przepisami ustawy Prawo Pocztowe z 23 listopada 2012 r. (Dz. U. 2012.1159). 19. Szacowana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w Formularzu asortymentowo-cenowym stanowiącym załącznik do SIWZ. Zamawiający zastrzega, że rzeczywista ilość przesyłek będzie wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i może różnić się od ilości podanych w Formularzu asortymentowo- cenowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu asortymentowo- cenowym.