pełnienie funkcji koordynatora, asystenta koordynatora oraz specjalisty ds. obsługi finansowo - księgowej projektu i asystenta ds. rozliczeniowych oraz finansowo - księgowych w ramach projektu pn. Ty też potrafisz współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Opis przedmiotu przetargu: 1 Opis przedmiotu zamówienia: pełnienie funkcji koordynatora, asystenta koordynatora oraz specjalisty ds. obsługi finansowo - księgowej projektu i asystenta ds. rozliczeniowych oraz finansowo - księgowych w ramach projektu pn. Ty też potrafisz współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2 Projekt Ty też potrafisz współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytetu, IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działania 9.1 wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałania 9.1.2 wyrównanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszenie różnic w jakości usług edukacyjnych, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3 Dane dotyczące projektu: 3.1 Projekt realizowany jest w trzech gminach - Dobra, Brudzew Kawęczyn; 3.2 Wartość projektu - 2.792.021,14 zł.; 3.3 Liczba placówek oświatowych objętych projektem - 10; 3.4 Liczba dzieci i młodzieży objętych projektem - 1.947; 4 Zakresy obowiązków i czynności: 4.1 Część I - Koordynator projektu: 4.1.1 Przejęcie odpowiedzialności za całość realizacji projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; 4.1.2 Terminowe i właściwe realizowanie całości projektu, w szczególności zarządzanie przedsięwzięciami na wszystkich jego etapach; 4.1.3 Koordynowanie działań projektowych; 4.1.4 Nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem; 4.1.5 Kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym i przepisami krajowymi i Unii Europejskiej; 4.1.6 Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu; 4.1.7 Nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; 4.1.8 Zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi; 4.1.9 Koordynacja prac zespołu projektowego i podejmowanie decyzji; 4.1.10 Dokonywanie podziału obowiązków pomiędzy członków zespołu projektowego; 4.1.11 Nadzorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu; 4.1.12 Koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; 4.1.13 Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunami projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów; 4.1.14 Nadzorowanie terminowego sporządzania wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 4.1.15 Nadzorowanie przygotowania i realizacji zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych w zakresie działań projektowych; 4.1.16 Przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej; 4.1.17 Planowanie działań i wywiązywanie się ze wskaźników; 4.1.18 Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu; 4.1.19 Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; 4.1.20 Obecność podczas kontroli projektu; 4.1.21 Współpraca z kierownikami szkolnymi i nauczycielami w zakresie przygotowania szczegółowych programów zajęć; 4.1.22 Nadzorowanie przebiegu zajęć; 4.1.23 Nadzór nad jakością materiałów dydaktycznych; 4.1.24 Nadzór nad opracowaniem szczegółowego harmonogramu zajęć; 4.1.25 Nadzór nad zaprojektowaniem ankiet ewaluacyjnych dla potrzeb ewaluacji; 4.1.26 Nadzór na monitoringiem i ewaluacją projektu oraz jego promocja; 4.1.27 Kontrola wydatkowania środków; 4.2 Część II - Asystent koordynatora: 4.2.1 Bieżąca realizacja zadań wynikających z projektu i współpraca z Koordynatorem projektu; 4.2.2 Nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżetem i harmonogramem; 4.2.3 Nadzór nad realizacją projektu w części merytorycznej i finansowej zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz wnioskiem aplikacyjnym i przepisami krajowymi i Unii Europejskiej; 4.2.4 Zarządzanie planowanymi działaniami finansowymi projektu; 4.2.5 Wykonywanie czynności administracyjnych związanych z realizacją projektu; 4.2.6 Prowadzenie bieżącej dokumentacji projektu w oparciu o obowiązujące zapisy; 4.2.7 Sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 4.2.8 Sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu we współpracy z Koordynatorem projektu w zakresie realizacji zaplanowanych działań w projekcie; 4.2.9 Kontakt z partnerami w zakresie działań finansowych projektu; 4.2.10 Wspieranie działań Koordynatora projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektów; 4.2.11 Nadzór nad prowadzeniem dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi; 4.2.12 Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą; 4.2.13 Współpraca w zakresie księgowości z partnerem projektu; 4.2.14 Kontrola poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu; 4.2.15 Nadzór nad odpowiednim opisywaniem dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 4.2.16 Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu; 4.2.17 Obecność podczas kontroli projektu; 4.2.18 Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe, zależnie od potrzeb projektu; 4.2.19 Dokonywanie wspólnie z Koordynatorem kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi; 4.2.20 Nadzór nad prawidłowym oznaczeniem i opisywaniem dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji projektu; 4.2.21 Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu; 4.2.22 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia; 4.2.23 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu. 4.3 Część III - Specjalista ds. obsługi finansowo - księgowej projektu: 4.3.1 Wspieranie działań Koordynatora i Asystenta projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektu; 4.3.2 Sporządzenie sprawozdań okresowych; 4.3.3 Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym opisywanie faktur; 4.3.4 Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności projektu z Referatem Finansowo-Podatkowym Urzędu Miejskiego w Dobrej; 4.3.5 Współpraca w zakresie księgowości z Instytucją Pośredniczącą; 4.3.6 Współpraca w zakresie księgowości z partnerem projektu; 4.3.7 Kontrola poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów projektu; 4.3.8 Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 4.3.9 Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe projektów, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe (zależnie od potrzeb projektu); 4.3.10 Dokonywanie kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi; 4.3.11 Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego projektu; 4.3.12 Sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników; 4.3.13 Przygotowanie raportów o finansowym postępie w realizacji projektu; 4.3.14 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia; 4.3.15 Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania; 4.3.16 Nadzór nad płatnościami dla wykonawców; 4.3.17 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu; 4.3.18 Współpraca z Koordynatorem Projektu i Asystentem Koordynatora w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji; 4.3.19 Współpraca z organami kontrolującymi. 4.4 Część IV - asystenta ds. rozliczeniowych oraz finansowo - księgowych: 4.4.1 Wspieranie działań Koordynatora I Asystenta projektu w aspekcie księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, a także okresowe dokonywanie przeglądów realizacji projektu; 4.4.2 Sporządzenie sprawozdań okresowych; 4.4.3 Prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi, w tym opisywanie faktur; 4.4.4 Współpraca w zakresie księgowania i realizacji płatności projektu z Referatem Finansowo-Podatkowym Urzędu Miejskiego w Dobrej; 4.4.5 Odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi; 4.4.6 Kontrola poprawności dokonanej klasyfikacji dokumentów z uwagi na: nazwę projektu, kwotę wynikającą z budżetu projektu a wielkością zrealizowaną, źródło finansowania, pozycje budżetowe projektów, podział na wydatki kwalifikowane, kategorie dodatkowe (zależnie od potrzeb projektu); 4.4.7 Dokonywanie kontroli księgowania kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z realizacją projektu; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi; 4.4.8 Zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia; 4.4.9 Rejestracja faktur i rachunków wpływających; 4.4.10 Weryfikacja faktur pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania; 4.4.11 Nadzór nad płatnościami; 4.4.12 Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu; 4.4.13 Ścisła współpraca z Głównym Księgowym Zamawiającego w zakresie księgowości projektu; 4.4.14 Współpraca z Koordynatorem Projektu i Asystentem Koordynatora w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. 5 Wykonywanie zleconych zadań odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego przez czas trwanie umowy we wszystkie dni z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, również w godzinach popołudniowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiada pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. Wykonawcy przyjmujący obowiązki związane z prowadzeniem Projektu będą zatrudnieni przez Zamawiającego na podstawie umowy zlecenia. Wykonawców obowiązuje należyta staranność w wykonywaniu przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawców podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.