usługi hotelarskie: nocleg wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie nie mniejszym niż 4* na terenie Bydgoszczy w odległości nie większej niż 3 km w linii prostej od centrum festiwalowego w Opera NOVA dla honorowych gości 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Camerimage, w terminie od 15 do 24 listopada 2013

Opis przedmiotu przetargu: Niezbędne uwarunkowania dotyczące obiektu hotelowego i usługi: 1. 21 edycja Festiwalu Camerimage odbędzie się w terminie od 16 do 23 listopada 2013 r. Część gości przyjedzie jednak już w przededniu imprezy, czyli 15 listopada 2013 r., a wyjedzie dopiero następnego dnia po jej zakończeniu, czyli 24 listopada 2013 r. Z tego powodu świadczenie usług będzie odbywało się w okresie od 15 do 24 listopada 2013 r. 2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w jednym obiekcie hotelarskim. Obiekt hotelarski powinien stanowić odrębny budynek lub zespół budynków znajdujących się w jednym kompleksie budowlanym. Zamawiający wymaga, aby wykonawca dysponował tytułem prawnym do całego obiektu hotelarskiego na podstawie w szczególności prawa własności, najmu, dzierżawy, użyczenia itp. Tym samym Zamawiający nie dopuszcza świadczenia usług w sposób polegający na pośrednictwie w rezerwacji miejsc noclegowych, co wynika z uzasadnionych potrzeb zamawiającego, w szczególności zapewnienia szybkiego i sprawnego dokonywania i anulowania rezerwacji oraz bezpośredniego kontaktu z osobami zarządzającymi obiektem hotelarskim. W przypadku wątpliwości, czy dany wykonawca dysponuje tytułem prawnym do obiektu hotelarskiego Zamawiający może wezwać takiego wykonawcę do złożenia wyjaśnień lub zażądać dokumentu potwierdzającego dysponowanie tytułem prawnym. 3. Zamawiający wymaga, by obiekt w którym świadczona będzie usługa znajdował się w odległości nie większej jak 3 km (w linii prostej) od budynku Opera NOVA w Bydgoszczy (odległość liczona wg danych z mapy: aplikacja Google earth w obrębie ulic, który został wyznaczony na mapce stanowiącej załącznik nr 2 do SIWZ. Aplikacja dostępna jest pod adresem www.earth.google.com lub http://maps.google.pl/; jest własnością, znakiem zastrzeżonym Firmy Google). 4. Standard hotelu powinien być nie mniejszy niż wyznaczony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii 4*, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późniejszymi zmianami). 5. Zamawiający wymaga, aby hotel był zarejestrowany w Ewidencji Skategoryzowanych Obiektów Hotelarskich prowadzonej przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego albo, aby wykonawca posiadał ważną promesę zaszeregowania prowadzonego obiektu hotelarskiego do odpowiedniego rodzaju lub kategorii (co najmniej 4*) wydaną przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego na podstawie art. 39a ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t. jedn. Dz. U. z 2004 r., Nr 223, poz. 2268 z późn. zm.) wraz z postanowieniem Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego zezwalającym na rozpoczęcie świadczenia usług hotelarskich. 6. Doba hotelowa powinna trwać co najmniej od godziny 14:00 do godziny 12:00 dnia następnego. Mając na uwadze potrzeby gości Zamawiającego, w szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. konieczność oczekiwania przez gościa na późny samolot) na żądanie Zamawiającego Wykonawca wydłuży dobę hotelową na czas odpowiadający uzasadnionym potrzebom gości Zamawiającego . Z tytułu wydłużenia doby hotelowej wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie. Szczegółowe zasady wydłużania doby hotelowej zostały wskazane w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 7. Hotel musi dysponować 24h serwisem hotelowym, tzw. room service. 8. W hotelu musi być możliwość skorzystania z całodziennego wyżywienia w restauracji. 9. Hotel musi posiadać własne miejsca parkingowe. 10. W hotelu musi zostać zapewniony darmowy dostęp do Internetu w całym budynku, w każdym pokoju, który zostanie oddany do dyspozycji Zamawiającego. 11. Hotel musi dysponować zapleczem rekreacyjnym do dyspozycji gości (pomieszczenie fitness lub spa lub centrum odnowy biologicznej). 12. Zamawiający będzie miał możliwość wykorzystania pokoi 2-osobowych dla jednej osoby w cenie pokoju 1-osobowego. 13. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zagwarantował każdej osobie zameldowanej w pokoju wykorzystywanym przez Zamawiającego posiłek w postaci śniadania; koszt śniadania będzie zawierał się w podanej cenie za nocleg. 14. Wymagania dotyczące śniadania: śniadania muszą być wydawane w godz. 8.00 do 12.30. lub w innym przedziale czasowym uzgodnionym z Zamawiającym; śniadania muszą spełniać wymogi kategoryzacji wg wzoru wydanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego dla hoteli 4*; śniadanie w formie bufetu szwedzkiego, bez ograniczeń gramaturowych, m.in.: pieczywo białe i ciemne, bułki i chleb, pieczywo chrupkie i dietetyczne, szeroki wybór nabiału i wędlin, warzyw, owoców, płatki śniadaniowe, owsianka, ciasto; śniadanie powinno uwzględniać zasady i zawierać elementy diety wegańskiej, wegetariańskiej, bezglutenowej; napoje: soki, woda, kawa z automatu (do wyboru: espresso, latte, cappuccino, zwykła), herbata (czarna, zielona, owocowe, ziołowe). 15. Do realizacji zamówienia Hotel wyznaczy co najmniej jedną osobę w recepcji Hotelu, z działu rezerwacji, która będzie mogła dokonywać, zmieniać i anulować rezerwacje zgodnie z życzeniem Zamawiającego, a także dokonywać zmian pomiędzy pokojami (zarządzić przeniesienie osób i rzeczy); wyznaczona osoba powinna być do dyspozycji Zamawiającego przez 24h; Wyznaczona osoba będzie również dostępna pod telefonem stacjonarnym lub komórkowym oraz e-mailem. 16. Przewidywana ilość pokoi, jakie Zamawiający zamierza wykorzystać w okresie od 15 do 24 listopada 2013: nie mniej niż 90, z tym że dokładna ilość zostanie określona nie wcześniej niż na 10 dni przed rozpoczęciem imprezy; ze względu na specyfikę festiwalu, liczba noclegów będzie ulegała zmianie również w ciągu trwania festiwalu; zmiana liczby noclegów nie wpłynie na koszt ceny jednostkowej pokoi w poszczególnych kategoriach. 16.1. przewidywana ilość pokoi w terminie 15/16 listopada 2013: pokoje 1-osobowe / pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania - nie mniej niż 10 (10 pokojonocy); pokoje 2-osobowe - nie mniej niż 5 (5 pokojonocy); pokoje o podwyższonym standardzie typu: apartament, deluxe, studio, suite - nie mniej niż 2 (2 pokojonoce) RAZEM: 17 pokojonocy 16.2. przewidywana ilość pokoi w terminie od 16 listopada do 23 listopada 2013: pokoje 1-osobowe / pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania - nie mniej niż 54 (378 pokojonocy); pokoje 2-osobowe - nie mniej niż 30 (210 pokojonocy); pokoje o podwyższonym standardzie typu: apartament, deluxe, studio, suite - nie mniej niż 6 (42 pokojonoce) RAZEM: 566 pokojonoce 16.3. przewidywana ilość pokoi w terminie 23/24 listopada 2013 pokoje 1-osobowe / pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania - nie mniej niż 20 (20 pokojonocy); pokoje 2-osobowe - nie mniej niż 30 (30 pokojonocy); pokoje o podwyższonym standardzie typu: apartament, deluxe, studio, suite - nie mniej niż 4 (4 pokojonoce) RAZEM: 54 pokojonoce 17.4 PODSUMOWANIE: 1. Przewidywana ilość pokoi (pokojonocy) 1 - osobowych / 2 - osobowych do pojedynczego wykorzystania - nie mniej niż 408. 2. Przewidywana ilość pokoi (pokojonocy) 2 - osobowych - nie mnie niż 245. 3. Przewidywana ilość pokoi (pokojonocy) o podwyższonym standardzie typu: apartament, deluxe, studio, suite - nie mniej niż 48. 4. Podane dane o ilościach pokoi mają charakter informacyjny. Ostateczne rozliczenie zostanie dokonane na podstawie faktycznie wykorzystanych pokoi przez Zamawiającego.