INFORMACJA I PROMOCJA PROJEKTU pn. Dla spójności i dostępności - analiza możliwości rozwojowych obszaru krośnieńskiego - jasielskiego współfinansowanego z Unii Europejskiej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia realizowanego w trybie przetargu nieograniczonego jest: działanie nr 6 - informacja i promocja projektu- pn. DLA SPÓJNOŚCI I DOSTĘPNOŚCI - ANALIZA MOŻLIWOŚCI ROZWOJOWYCH OBSZARU KROŚNIEŃSKIEGO - JASIELSKIEGO WSPÓŁFINANSOWANEGO Z UNII EUROPEJSKIEJ Z PROGRAMU OPERACYJNEGO POMOC TECHNICZNA 2007-2013. Zakres zadań danego działania nr 6 w projekcie obejmuje: Organizacja 3 konferencji prasowych (I -sza informacja o projekcie, II-ga informacja o wynikach diagnozy i podsumowanie dotychczasowych prac, III- cia informacja o rezultatach końcowych projektu); Cykl reportaży radiowych (5 reportaży); Cykl reportaży telewizyjnych (5 reportaży); Druk i rozmieszczenie plakatów informacyjnych o realizowanych działaniach (2 kampanie plakatowe); Artykuły sponsorowane w gazecie lub portalu informacyjnym (7 artykułów); Organizacja subregionalnej konferencji podsumowującej realizację projektu. Grupa docelowa: mieszkańcy powiatu jasielskiego i powiatu krośnieńskiego. Ponadto, zamówienie musi obejmować i spełniać warunki: Projekty graficzne dla poszczególnych zadań realizowanych w ramach Umowy muszą być wykonane zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji Instytucji Zarządzającej dostępnymi pod adresem: www.popt.gov.pl w zakładce Poradnik Beneficjenta, w pliku Przewodnik dla beneficjentów POPT 2007-2013- rozdział nr 11 Informacja i promocja projektów. Na w/w stronie udostępnione są wszystkie dokumenty i materiały niezbędne do realizacji przedmiotu Zamówienia. Przed przystąpieniem do realizacji każde zadanie w ramach działania nr 6 projektu oraz miejsce jego realizacji oraz miejsce nadruku reklamowego musi być uzgodniony oraz zaakceptowany przez Zamawiającego przed wykonaniem . Dla każdego zadania Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia co najmniej dwóch alternatywnych koncepcji (w tym miejsc, sposobu organizacji oraz projektów graficznych) Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego koncepcji działania Wykonawca może przystąpić do realizacji zamówienia. Dostawa materiałów informacyjno- promocyjnych związanych z zadaniami nastąpi do ustalonego miejsca przez Zamawiającego na koszt Wykonawcy, w terminach ustalonych z Zamawiającym. Zamawiający nie dopuszcza, aby zadania uwzględnione w szczegółowym opisie przedmiotu Zamówienia były łączone z innymi działaniami współfinansowanymi z Funduszy Europejskich. Wykonawca przedstawi zamawiającemu do zaakceptowania w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy szczegółowy harmonogram zadań promocyjnych. Zamawiający w terminie do 14 dni zatwierdzi harmonogram lub uzgodni wprowadzenie zmian. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego nieodpłatnie, prawa autorskie majątkowe do opracowanych materiałów promocyjnych ( filmy, audycje radiowe, plakaty, materiały prasowe, materiały informacyjne) na następujących polach eksploatacji ( w rozumieniu Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r. Nr 90, póz. 631 ze zmianami); trwałe lub czasowe zwielokrotniania w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, tłumaczenie, przystosowanie, zmiany układu, utrwalanie w dowolnie wybranej przez Zamawiającego formie i w dowolny sposób, zwielokrotnianie każdą techniką znaną w chwili ogłoszenia postępowania, w tym na każdym nośniku audiowizualnym, a w szczególności na nośniku video, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego, wytwarzanie określoną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, wprowadzanie do obrotu (w tym poprzez sieć - Internet) w tym wielokrotne rozpowszechnianie., wprowadzanie do pamięci komputera, Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Przedmiot zamówienia zadania nr 6 w projekcie obejmuje: ZADANIE 1 - Organizacja 3 Konferencji prasowych. Konferencje będą zorganizowane w 3 kluczowych momentach projektu -(I- sza na początku realizacji projektu, II-ga po informacji o wynikach diagnozy obszaru i III- cia informacja o rezultatach końcowych projektu, podsumowanie dotychczasowych prac); Zapewnienie osoby prowadzącej każdą konferencję prasową; Poinformowanie uczestników konferencji o współfinansowaniu projektu z Unii Europejskiej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013; Każda z konferencji trwać będzie nie mniej niż 90 minut, ( w jeden dzień do wyboru od poniedziałku do piątku, przy założeniu że nie skończą się później niż o 15.30). Konferencje prasowe będą składały się z dwóch komponentów: stałego (o projekcie) oraz zmiennego, tj. wywiady prowadzone z przedstawicielami samorządów. Czas poszczególnych komponentów zostanie uzgodniony z Zamawiającym przed realizacją każdej z konferencji prasowej; Na konferencje zostaną zaproszeni przedstawiciele Partnera Wiodącego, Partnerów, Instytucji Zarządzającej, przedstawiciele innych samorządów lokalnych, organizacji pozarządowych, przedstawiciele mediów lokalnych i regionalnych - łącznie nie więcej niż 30 osób ( w tym 26 osób gości oraz 4 osoby z zespołu prowadzącego projekt). Wykonawca jest odpowiedzialny za podpisanie listy obecności zaproszonych uczestników (skuteczne uczestnictwo 26 osób na każdej konferencji prasowej). Konferencje prasowe zorganizowane zostaną w siedzibach partnerów- sala konferencyjna zostanie udostępniona bezpłatnie organizatorowi konferencji. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe podczas i w związku z wykonaniem umowy, jak również z tytułu roszczeń cywilno - prawnych osób trzecich, spowodowanych działalnością lub brakiem działania Wykonawcy przy wykonaniu umowy. Wykonawca będzie odpowiedzialny za wywóz odpadów segregowanych i zmieszanych w celu prawidłowego unieszkodliwienia odpadów. Szczegółowe wymagania: na każdą konferencję: wystrój sali na której odbywać się będzie konferencja prasowa- tj. baner informacyjny dwustronny dotyczący projektu (typ- roll-up, format 2*0,8m + full kolor dwustronny, materiał block out, w metalowej kasecie) - 1 szt.; na każdą konferencję Wykonawca zapewni: odpowiednie nagłośnienie, odpowiednie oświetlenie oraz komputer przenośny, rzutnik i ekran; na każdą konferencję: Zapewnienie osoby prowadzącej każdą konferencję - 1 os; na każdą konferencję Materiały informacyjno - promocyjne: po 30 kpl+4 kpl w których skład wchodzi min.: torba materiałowa, notes i długopis; Torba materiałowa: kolor grantowy, wielkość min. 50 cm (długość)x 50 cm (szerokość), Notes: do 100 kartek+ okładka - klejone po krótszej krawędzi, papier środek offsetowy 80g/m2, z nadrukiem; okładka: kreda minimalnie 100g/m2, folia błyszcząca jednostronnie, projekt nadruku: Wykonawca, Koszt matryc: Wykonawca. Długopis: plastikowy, długość ok.135mm, średnica ok. 8 mm, pole znakowania ok. 40x6mm, technika zdobienia grawer, zawiera metalową skuwkę i zaczep, z mechanizmem automatycznym do wysuwania wkładu z atramentem niebieskim (przycisk umieszczony na końcu). Koszty projektów graficznych, matryc i przygotowania do druku pokrywa Wykonawca. Materiały w.w powinny być wykonane z materiałów ekologicznych, bez zbędnych opakowań oraz mieć charakter użytkowy. Projekty oznakowania ww. materiałów muszą uwzględniać zamieszczenie logotypów wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni listę osób rozdysponowania w.w materiałów, które uczestniczyły w konferencji. Na każdą konferencję: Catering (30 osoby) - woda gazowana i niegazowana (30 butelek każdej po 0,5l), kawa i herbata (30 porcji kawy i herbaty), kanapki (3 szt./os, w tym 1 szt. wegeteriańska), suche ciastka - 4 rodzaje ( 6 szt. ciastka na każdą osobę). Wykonawca zapewni dokumentację fotograficzną, przygotowanie relacji fotograficznej z każdej imprezy (min.100 zdjęć). Zdjęcia zostaną przekazane Zamawiającemu na płycie CD/DVD. Wykonawca przygotuje reportaż fotograficzny z konferencji prasowych który zostanie umieszczony na stronie internetowej Zamawiającego. Termin i miejsce realizacji: od dnia zawarcia umowy do 31 marca 2015r.: sala na terenie Miasta Jasła, sala na terenie Miasta Krosna - do uzgodnienia z Zamawiającym. ZADANIE 2 - Sponsorowane reportaże radiowe- tj. cykl 5 reportaży radiowych omawiających różne aspekty i stany realizacji projektu (w tym możliwość treści konsultacji społecznych dokumentów przygotowywanych w projekcie) wraz z gwarancją emisji. Zadaniem wykonawcy będzie przygotowanie i emisja reportaży radiowych 5 szt. w stacji radiowej o zasięgu co najmniej regionalnym (obszar powiatu jasielskiego i powiatu krośnieńskiego). UWAGA: za rozgłośnię o zasięgu emisji co najmniej regionalnym (obszar powiatu jasielskiego i powiatu krośnieńskiego) rozumie się nadawcę posiadającego koncesję na rozpowszechnianie programów radiowych drogą naziemną w rozumieniu ustawy o radiofonii i telewizji z dnia 29.12.1992 r. ( Dz.U. z 2011 r., Nr 43, poz. 226 ze zm.). Szczegółowe wymagania: Wykonawca przygotuje i wyemituje 5 szt. reportaży radiowych, którego każdego łączny czas trwania będzie ok.10-15 minut, we wskazanych przez Zamawiającego miastach/powiatach i wyemituje w rozgłośni radiowej co najmniej o zasięgu emisji regionalnym (tj. obszaru powiatu jasielskiego i krośnieńskiego). Łączny czas trwania: 10 -15 minut niepowtarzalnego materiału radiowego, 5 x ok. 3 minutowy reportaż w radio o zasięgu emisji regionalnym (tj. obszaru powiatu jasielskiego i krośnieńskiego). UWAGA: za rozgłośnię o zasięgu emisji co najmniej regionalnym obejmującym teren powiatu jasielskiego i krośnieńskiego rozumie się nadawcę posiadającego koncesję na rozpowszechnianie programów radiowych drogą naziemną o zasięgu emisji co najmniej regionalnym, obejmującą obszar powiatu jasielskiego i krośnieńskiego; Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycję scenariusza każdego reportażu co najmniej 5 dni przed datą planowanej emisji oraz gotowy reportaż do akceptacji co najmniej 2 dni przed emisją. Każdy z 5-ciu reportaży będzie składał się z części stałej (o projekcie) ok. 1 min, w jego zakres wchodzi: przedstawienie założeń, celów projektu; krótkie omówienie zakresu działań podejmowanych w realizacji projektu wraz z prezentacją planowanych do opracowania dokumentów strategicznych i analitycznych; przedstawienie źródeł finansowania projektu oraz części zmiennej ok. 2 minut w której skład wchodzi: prezentacja opracowywanych aktualnie dokumentów strategicznych i analitycznych, informacja o bieżących konsultacjach społecznych, związanych z opracowywanymi dokumentacjami, bieżąca informacja o realizacji projektu i jego działaniach, szersza informacja o partnerach projektu (kolejno, każdy partner w kolejnej audycji), szersza informacja o wynikach projektu (w ostatniej audycji). Pierwszy reportaż radiowy z uwagi na brak opracowań i dokumentów z projektu zawierał będzie 3 minutowy materiał odpowiadający części stałej (informacje o projekcie). Każdy reportaż będzie kończył się informacją o współfinansowaniu projektu z Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013. Zamawiający zastrzega sobie, że wszystkie elementy związane z realizacją zadania, w tym, m.in. zapowiedzi (uwzględnienie informacji o współfinansowaniu), treść reportażu muszą być poprawne merytorycznie, a elementy słowne i graficzne zgodne ze Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013. Zamawiający dopuszcza możliwość emisji wyłącznie w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku) w godzinach od 7.00- 20.00. Wykonawca zapewni przygotowanie reportażu w wersji skompresowanej ogólnodostępnymi kodekami oraz kodem implementacyjnym html na stronę internetową Zamawiającego. Dostarczony przez Wykonawcę kod będzie zgodny z Księgą identyfikacji wizualnej NSS i będzie pozbawiony znaków i logo Wykonawcy oraz innych form reklamy i promocji Wykonawcy, a ponadto będzie możliwy do zaimplementowania na strony Zamawiającego oraz Partnerów Projektu. Wykonawca nagra wszystkie audycje na DVD (4 komplety ) i przekaże je po wykonaniu przedmiotu Zamówienia wraz z prawami autorskimi i raportem po emisyjnym razem z ewentualnymi wynikami słuchalności Zamawiającemu w terminie 5 dni od ostatniej emisji. Każda płyta i obwoluta opatrzona etykietką i zapakowana w obwolutę. Pakiety zapakowane będą w tekturowe pudełka . Etykieta, obwoluta i pudełka muszą zawierać: informacje o współfinansowaniu z Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013; logotyp Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna wraz z podpisem Unia Europejska - do ustalenia z Zamawiającym przy podpisaniu umowy. Wykonawca przekaże bezterminową licencję niewyłączoną w zakresie praw producenta fonogramu do wykorzystywania fragmentów audycji przez Zamawiającego na spotkaniach informacyjno- promocyjnych organizowanych przez Zamawiającego lub Partnerów Projektu. Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym oraz osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącego pracownikami Zamawiającego. Terminy realizacji zadania: od daty zawarcia umowy do dnia 31 marca 2015 r. ZADANIE 3 -Sponsorowane reportaże telewizyjne- cykl reportaży telewizyjnych (5 reportaży) omawiających różne aspekty i stany realizacji projektu (w tym możliwość konsultacji społecznych dokumentów przygotowywanych w projekcie) wraz z gwarancją emisji. Zadaniem wykonawcy będzie przygotowanie i emisja reportaży telewizyjnych 5 szt. w stacji telewizyjnej o zasięgu co najmniej regionalnym (obszar powiatu jasielskiego i powiatu krośnieńskiego). UWAGA: za telewizję o zasięgu emisji co najmniej regionalnym (obszar powiatu jasielskiego i powiatu krośnieńskiego) rozumie się nadawcę posiadającego koncesję na rozpowszechnianie programów telewizyjnych w rozumieniu ustawy o radiofonii i telewizji z dnia 29.12.1992 r. ( Dz.U. z 2011 r., Nr 43, poz. 226 ze zm.). Szczegółowe wymagania: Wykonawca nagra i wyemituje 5 szt. reportaży telewizyjnych, których łączny czas trwania będzie ok.20-25 minut, we wskazanych przez Zamawiającego miastach/powiatach i wyemituje w telewizji co najmniej o zasięgu emisji regionalnym (tj. obszaru powiatu jasielskiego i krośnieńskiego). Łączny czas trwania: 20 -25 minut niepowtarzalnego materiału filmowego, 5 x ok. 5 minutowy reportaż w telewizji o zasięgu obejmującym wszystkie jednostki samorządu terytorialnego biorące udział w projekcie. UWAGA: za telewizję o zasięgu emisji co najmniej regionalnym obejmującym teren powiatu jasielskiego i krośnieńskiego rozumie się nadawcę posiadającego koncesję na rozpowszechnianie programów telewizyjnych o zasięgu emisji co najmniej regionalnym, obejmującą obszar powiatu jasielskiego i krośnieńskiego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycję scenariusza każdego reportażu co najmniej 5 dni przed datą planowanej emisji oraz gotowy reportaż do akceptacji co najmniej 2 dni przed emisją. Każdy z 5-ciu reportaży będzie składał się z części stałej (o projekcie) ok. 2 min, w jego zakres wchodzi: przedstawienie założeń, celów projektu; krótkie omówienie zakresu działań podejmowanych w realizacji projektu wraz z prezentacją planowanych do opracowania dokumentów strategicznych i analitycznych; przedstawienie źródeł finansowania projektu oraz części zmiennej ok. 3 minut w której skład wchodzi: prezentacja opracowywanych aktualnie dokumentów strategicznych i analitycznych, informacja o bieżących konsultacjach społecznych, związanych z opracowywanymi dokumentacjami, bieżąca informacja o realizacji projektu i jego działaniach, szersza informacja o partnerach projektu (kolejno, każdy partner w kolejnej audycji), szersza informacja o wynikach projektu (w ostatniej audycji). Pierwszy reportaż telewizyjny z uwagi na brak opracowań i dokumentów z projektu zawierał będzie 5 min odpowiadający części stałej (informacje o projekcie). Każdy reportaż telewizyjny będzie kończył się informacją o współfinansowaniu projektu z Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013. Zamawiający zastrzega sobie, że wszystkie elementy związane z realizacja zadania, w tym, m.in. zapowiedzi (uwzględnienie informacji o współfinansowaniu), treść reportażu muszą być poprawne merytorycznie, a elementy słowne i graficzne zgodne ze Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013. Zamawiający dopuszcza możliwość emisji wyłącznie w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku) w godzinach od 7.00- 20.00. Wykonawca zapewni przygotowanie reportażu telewizyjnego w wersji skompresowanej ogólnodostępnymi kodekami oraz kodem implementacyjnym html na stronę internetową Zamawiającego. Dostarczony przez Wykonawcę kod będzie zgodny z Księgą identyfikacji wizualnej NSS i będzie pozbawiony znaków i logo Wykonawcy oraz innych form reklamy i promocji Wykonawcy, a ponadto będzie możliwy do zaimplementowania na strony Zamawiającego oraz Partnerów Projektu; Wykonawca nagra wszystkie audycje na DVD (4 komplety)i przekaże je po wykonaniu przedmiotu Zamówienia wraz z prawami autorskimi i raportem po emisyjnym razem z ewentualnymi wynikami oglądalności Zamawiającemu w terminie 5 dni od ostatniej emisji ; Każda płyta i obwoluta opatrzona etykietką i zapakowana w obwolutę. Pakiety zapakowane będą w tekturowe pudełka . Etykieta, obwoluta i pudełka muszą zawierać: informacje o współfinansowaniu z Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013; logotyp Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna wraz z podpisem Unia Europejska - do uzgodnienia z Zamawiającym przy podpisaniu umowy; Wykonawca przekaże bezterminową licencję niewyłączoną w zakresie praw producenta fonogramu do wykorzystywania fragmentów audycji przez Zamawiającego na spotkaniach informacyjno- promocyjnych organizowanych przez Zamawiającego lub Partnerów Projektu; Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym oraz osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącego pracownikami Zamawiającego; Terminy realizacji zadania: od daty zawarcia umowy do dnia 31 marca 2015r. ZADANIE 4 - Artykuły sponsorowane w gazecie co najmniej o zasięgu regionalnym i portalu informacyjnym (7 szt. artykułów). Zadanie obejmuje przygotowanie (tj. opracowanie merytoryczne, graficzne, edytorskie, korektę) oraz publikację 7 różnych artykułów sponsorowanych na temat realizowanego projektu w ramach PO PT 2007-2013 w płatnych gazetach, w których zamieszczane są przede wszystkim artykuły no tematyce regionalnej, politycznej, społecznej, gospodarczej, prawnej z wyłączeniem tytułów o dominującej treści o charakterze sensacyjnym oraz tytułów tworzonych w większości w oparciu o przedruki z innych gazet i magazynów. Zamawiający przewiduje publikację 7 różnych artykułów sponsorowanych w dziennikach lub tygodnikach co najmniej regionalnych lub mutacjach regionalnych dzienników o zasięgu ogólnopolskim. Szczegółowe wymagania: Zamawiający wymaga od Wykonawcy, publikacji 7 różnych artykułów (średnio co kwartał lub według ustaleń z Zamawiającym) Zamawiający wymaga, aby w.w artykuły pojawiły się w wydaniach uzgodnionym z Zamawiającym; Zadaniem wykonawcy będą opracowania merytoryczne, graficzne i edytorskie, korekty techniczne i językowe oraz publikacje w dziennikach lub tygodnikach co najmniej regionalnych lub mutacjach regionalnych dzienników o zasięgu ogólnopolskim nt. realizowanego projektu, dla którego została podpisana umowa dofinansowywania; Tematy i treść poszczególnych artykułów sponsorowanych będą przedstawione przez Wykonawcę i będą podlegały akceptacji Zamawiającego. Przygotowane artykuły sponsorowane przed publikacją będą podlegały recenzji Zamawiającego oraz jego ostatecznej akceptacji; Wielkość zamieszczanych artykułów sponsorowanych musi zajmować powierzchnię nie mniejsza niż 300,00 cm2. Umieszczenie artykułu: grzbiet główny, bezpośrednie sąsiedztwo strony redakcyjnej, kolor (chyba że linia graficzna danego dziennika jest inna) Artykuły sponsorowane muszą zawierać: a). zdjęcia lub wizualizację projektu, b). opcjonalnie zdjęcie (zdjęcia) przedstawiciela beneficjenta, który wypowiada się na łamach artykułu. UWAGA: Materiały graficzne nie mogą zajmować więcej niż 1/4 miejsca przewidzianego na artykuł , c) opis realizowanego projektu (Partnerzy, jego koszt oraz wartość dofinansowania z Unii Europejskiej), d). aspekt społeczno- gospodarczego oddziaływania projektu w ujęciu lokalnym i regionalnym, a także krajowym, e) wywiad z partnerami projektu; f)obowiązkowo musza znaleźć takie elementy redakcyjne: tytuł, logo i elementy graficzne : logo POPT; flaga UE z napisem Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, g)informacja o współfinansowaniu artykułu ze środków UE wg. następującego wzoru Artykuł jest współfinansowany z Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013. Szczegółowe wytyczne dotyczące oznakowania artykułów sponsorowanych zostaną przekazane Wykonawcy w dniu podpisania umowy; Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały będące podstawą do przygotowania artykułów sponsorowanych ; Termin realizacji: od daty podpisania umowy do końca marca 2015 r. Publikacja wszystkich artykułów powinna odbywać się kwartalnie. Szczegółowe terminy publikacji Zamawiający określi z Wykonawcą po podpisaniu umowy. ZADANIE 5 - Organizacja subregionalnej konferencji podsumowującej realizację projektu Niniejsza realizacja zadania dotyczy kompleksowej usługi realizacji konferencji w zakresie usług szkoleniowych i restauracyjnych, w tym wynajmu Sali. W zakresie realizacji Zamówienia, Wykonawca będzie zobowiązany do: Zapewnienia miejsca konferencji w hotelu min. 3 gwiazdkowym, położonym na obszarze powiatu jasielskiego lub krośnieńskiego, dysponującym 1 salą dla ok. 150 osób wraz z zapleczem sanitarnym i szatnią oraz miejscami parkingowymi oraz dodatkowo wraz z dostępem do Internetu. Zapewnienia prelegenta na konferencję. Zapewnienia w sali konferencyjnej odpowiedniego nagłośnienia oraz ustawienia miejsc, projektora multimedialnego, ekranu. Przygotowanie bazy adresowej gości, którzy zostaną zaproszeni na konferencję, wysyłanie zaproszeń via-mail; zbieranie potwierdzeń uczestnictwa. Zapewnienia wyżywienia dla uczestników konferencji Szczegółowe wymagania: Cel i tematyka konferencji: podsumowanie osiągniętych rezultatów projektu, prezentacja opracowanych w ramach projektu dokumentów, podsumowanie współpracy pomiędzy Partnerami, przedstawienie informacji o źródłach finansowania projektu. Tytuł konferencji: Miejski Obszar Funkcjonalny Krosno-Jasło - Wyzwania, problemy i korzyści. Zapewnienie prelegenta specjalisty od rozwoju regionalnego. Katering - świadczenie usług gastronomicznych dla uczestników konferencji dla 150 osób. Przerwy kawowe min. 5 szt. (kawa, herbata, soki - 0,5 l na osobę, woda gazowana i niegazowana - do wyboru po 0,5 l na osobę, ciastka suche - 5 szt. na osobę, płynna śmietanka lub mleczko do kawy, cukier, cytryna); oraz lunch - w formie bufetu lub obiadu zasiadanego, menu składające się przynajmniej z (do wyboru, przez uczestników) : 1 z 2 zup, 1 z 2 ciepłych dań głównych ( w tym jedno wegetariańskie) oraz 1 z 2 deserów, owoce. Rozesłanie zaproszeń via mail do uczestników konferencji - do zatwierdzenia ww. zaproszenia przez Zamawiającego. Prowadzenie recepcji konferencji (w tym m.in. rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, przygotowanie, druk i zmiana tabliczek na stole prezydialnym, udzielanie uczestnikom wszelkich informacji organizacyjnych w trakcie konferencji, itd.). Wykonanie dokumentacji fotograficznej przebiegu konferencji i przekazanie Zamawiającemu materiałów na nośniku CD/DVD po zakończeniu konferencji (co najmniej 100 zdjęć z konferencji). Oznaczenie działań realizowanych w związku z konferencją, zgodnie z zasadami i wymaganiami obowiązującymi dla Projektu (oznakowanie materiałów drukowanych i elektronicznych oraz Sali plus oznaczenie wejścia do budynku, w którym odbędzie się konferencja. Przedstawienie raportu Zamawiającemu z przebiegu realizacji zamówienia, w ciągu 7 dni po konferencji. Załącznikami do raportu będą: zestaw materiałów konferencyjnych, pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, nazwy firm/instytucji i podpis, zdjęć z przebiegu konferencji, protokół odbioru z wykonania usługi. Wykonawca przedstawi ramowy program konferencji do akceptacji Zamawiającego, najpóźniej 30 dni przed planowanym terminem konferencji. Termin realizacji: I kwartał 2015 r. ZADANIE 6 - Kampania plakatowa. Zorganizowane zostaną 2 kampanie plakatowe w kluczowych momentach realizacji projektu (2x100 szt. - łącznie 200 plakatów), plakaty zostaną rozwieszone przez Wykonawcę w budynkach administracji samorządowej i ich jednostkach na terenie JST biorących udział w projekcie. Plakaty będą zawierać informacje o projekcie i prowadzonych konsultacjach społecznych. Szczegółowe wymagania: Plakaty formatu A3 - kolor, zawartość: loga i napisy wg wytycznych + loga partnerów + logo projektów + nazwa projektu + teksty tematyczne dostarczone przez Zamawiającego, Treść przed drukiem będzie uzgadniana z Wnioskodawcą, Plakaty będą zawierały informację o dofinansowaniu zgodnie z wytycznymi programu Pomoc Techniczna oraz o możliwości konsultacji społecznych opracowywanych materiałów (terminy spotkań), Plakaty rozmieszczane będą w budynkach administracji samorządowej i ich jednostkach na terenie JST biorących udział w projekcie. Za umieszczenie plakatów nie będą pobierane opłaty. Plakaty zostaną umieszczone przez Wykonawcę w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym. Termin realizacji: od daty podpisania umowy do końca marca 2015 r. Szczegółowe terminy organizacji kampanii , Zamawiający określi z Wykonawcą po podpisaniu umowy. W/w materiały muszą być wykonane zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w sprawie informacji i promocji Instytucji Zarządzającej dostępnymi pod adresem: www.popt.gov.pl w zakładce Poradnik Beneficjenta, w pliku Przewodnik dla beneficjentów POPT 2007-2013- rozdział nr 11 Informacja i promocja projektów. Przed wykonaniem przedmiotu zamówienia Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu do akceptacji ich projekty w wersji elektronicznej. Przedmiot zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na własny koszt, w ilości zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia oraz wskazanym terminem. Podane w opisach nazwy własne należy rozumieć jako określenie wymaganych minimalnych parametrów technicznych lub standardów jakościowych. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne dla nazwanych materiałów z zachowaniem jej wymogów w zakresie jakości. Ciężar udowodnienia, że rozwiązania równoważne zachowują minimalne parametry wymagane przez Zamawiającego leży po stronie Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy udziale podwykonawców. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie (w formularzu oferty - załącznik nr 1 do SIWZ) zakresu zamówienia, których wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom.