ZAPEWNIENIE BAZY NOCLEGOWO-KONFERENCYJNEJ CELEM PRZEPROWADZENIA KONFERENCJI W TERMINIE 30.09. - 02.10.2015 ROKU. Nr referencyjny 21 ichpw 2015

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na zapewnieniu bazy noclegowo - konferencyjnej celem przeprowadzenia konferencji pn. KOKSOWNICTWO 2015 w terminie 30.09. - 02.10.2015 roku w obiekcie położonym w Karpaczu. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności zapewnienie uczestnikom konferencji: 2.1. bazy noclegowo - konferencyjnej dla max. 200 uczestników z salą konferencyjną oraz salą bankietową, 2.2. wyżywienia, zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej, 2.3. obsługi technicznej i informatycznej (będącej do dyspozycji Zamawiającego w całym okresie trwania konferencji), zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej, 2.4. miejsc parkingowych podczas całego pobytu, zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej. 3. Wymagania minimalne dotyczące usługi będącej przedmiotem zamówienia: 3.1. spotkanie ma się odbywać w ramach jednego obiektu (budynku) zapewniającego bazę noclegowo-konferencyjną, 3.2. obiekt ma być położony w Karpaczu, 3.3. obiekt, w czasie trwania konferencji nie może być w trakcie prac remontowych, 3.4. czas trwania konferencji - 3 dni - należy rozumieć następująco: przyjazd i zakwaterowanie pierwszego dnia około godziny 11:00, dwa noclegi, wyjazd uczestników trzeciego dnia po obiedzie, 3.5. ewentualna opłata klimatyczna ma zostać uwzględniona w całościowej opłacie za usługę, 3.6. dla organizatorów konferencji ze strony Zamawiającego zapewnienie dodatkowego noclegu (wraz z kolacją) na dzień przed rozpoczęciem spotkania dla 5 osób, oraz śniadaniem w pierwszym dniu konferencji dla tych osób, 3.7. zapewnienie osobnej recepcji dla uczestników spotkania, 3.8. zapewnienie klimatyzowanej sali konferencyjnej odpowiedniej dla 200 uczestników konferencji, 3.9. toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej, 3.10. sala konferencyjna nie może być zlokalizowana w bezpośredniej bliskości kuchni, 3.11. sala konferencyjna wyposażona w rzutnik pisma z foli, projektor, ekran dla prezentacji multimedialnych, flipchart, mikrofon, podłączenie do komputera, zabezpieczoną bezprzewodową sieć internetową tylko dla uczestników konferencji, 3.12. zapewnienie sali bankietowej w ilości odpowiedniej dla liczby uczestników konferencji na wyłączność Zamawiającego w dniu 30.09.2015 r. , 3.13. zapewnienie sali na kolację biesiadną w ilości odpowiedniej dla liczby uczestników konferencji na wyłączność Zamawiającego w dniu 01.10.2015 r. 3.14. zapewnienie sali wyposażonej w podest - scenę, 3.15. zapewnienie bieżącej obsługi technicznej i informatycznej w trakcie konferencji, 3.16. zapewnienie dostępu do pomieszczenia, w którym Zamawiający będzie mógł przechowywać materiały konferencyjne na jeden dzień przed konferencją, 3.17. umożliwienie oznakowania obiektu materiałami promocyjnymi konferencji, 3.18. zapewnienie transportu dla maksymalnie 30 osób w pierwszym dniu konferencji z dworca PKP w Jeleniej Górze do obiektu oraz w ostatnim dniu z obiektu na dworzec PKP (w godzinach wskazanych przez Zamawiającego po zawarciu umowy z wybranym Wykonawcą) ma się odbyć w jednym czasie, a wybór środka transportu należy do Wykonawcy. Zamawiający nie wymaga aby gości transportować samodzielnie - koszt transportu ma zostać uwzględniony w całościowej opłacie za usługę, 3.19. zapewnienie strzeżonych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania dla 50 samochodów osobowych oraz miejsc parkingowych pod zadaszeniem dla 10 samochodów osobowych, 3.20. obiekt musi zapewniać następujące rozlokowanie osób w pokojach noclegowych: osoby nocujące samodzielnie - co najmniej 100, 2 pokoje o podwyższonym standardzie, pozostałe rozlokowanie osób - max. dwie osoby w pokoju (pokoje z osobnymi łóżkami) - dopuszcza się pokoje 2, 3, 4 - osobowe, 3.21. pokoje powinny spełniać standard wymagany dla hoteli 4 gwiazdkowych zgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. 4. Zapewnienie wyżywienia i obsługi gastronomicznej dla uczestników konferencji, tj. wymaga się zapewnienia minimalnych warunków: 4.1. Kawa do posiłków podawana z ekspresu ciśnieniowego. 4.2. Posiłki dla wszystkich uczestników konferencji jednocześnie. 4.3. Rodzaje i ilość posiłków: 4.3.1. dzień przed konferencją: Kolacja dla 5 uczestników (organizatorów konferencji) - w formie bufetu szwedzkiego, składająca się z przekąsek zimnych i gorących (co najmniej 3 rodzaje), co najmniej 2 dań gorących (mięsne i rybne), dodatków skrobiowych (co najmniej 3 rodzaje np. ziemniaki, ryż, frytki, kasze, itp.), warzywa, sałatki, surówki (co najmniej 3 rodzaje), desery podane w postaci musu lub sałatki owocowej (w ilości co najmniej 1 pucharek na osobę), ciasta krojone (co najmniej 2 rodzaje w ilości co najmniej 1 porcja na osobę), napoje zimne (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) i gorące (kawa, herbata) do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. 4.3.2. pierwszy dzień konferencji: Śniadanie dla 5 uczestników (organizatorów konferencji) - w formie bufetu szwedzkiego. Menu uwzględniać musi dania śniadaniowe gorące m.in. jajecznica, bekon, kiełbaski oraz produkty nabiałowe: jogurty, desery mleczne, musli jak również owoce (4 rodzaje), sałaty, wędlinę. Ciasta (w ilości co najmniej 2 kawałki na osobę do wyboru), rogale (z ciasta drożdżowego, francuskiego lub kruchego) w ilości 2 szt. na osobę. Świeże pieczywo różnego rodzaju. Menu uwzględniać musi dodatki: dżem, miód, musztardę, ketchup, masło. Napoje zimne (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) i gorące (kawa, herbata) do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. Obiad dla 200 uczestników - serwowany, składający się z co najmniej z 1 zupy, co najmniej 1 dania gorącego (mięsnego lub rybnego dla gości nie jedzących mięsa), co najmniej 1 dania gorącego na grillu, dodatków skrobiowych (co najmniej 2 rodzaje np. ziemniaki, ryż, frytki, kasze, itp.), warzywa, sałatki, surówki (co najmniej 2 rodzaje), desery podane w postaci musu lub sałatki owocowej (w ilości co najmniej 1 pucharek na osobę), ciasta krojone (co najmniej 1 rodzaj w ilości co najmniej 1 porcja na osobę), napoje zimne (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) i gorące (kawa, herbata). Do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. Kolacja bankietowa dla 200 uczestników- z konsumpcją w odrębnej sali przy stołach min. 12 osobowych, z obsługą kelnerską. Stoły muszą być nakryte obrusami, zastawą stołową oraz udekorowane. Napoje zimne powinny być rozstawione na wszystkich stołach. Gorące dania (zupa, danie główne) z uwzględnieniem dań dietetycznych (mięsa, jarzyny gotowane lub ryby duszone) podane przez obsługą kelnerską. Bufet przekąsek w formie bufetu szwedzkiego. Menu zawierać musi co najmniej sałatki (co najmniej 2 rodzaje), 2 przystawki na zimno (co najmniej 2 rodzaje), mięsa pieczone i wędliny, sery, ryby, pieczywo jasne i ciemne, warzywa koktajlowe. Bufet deserowy składający się z kawy, herbaty, ciast bankietowych (co najmniej 2 rodzaje), deserów (co najmniej 2 rodzaje), owoców. Do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. 4.3.3. drugi dzień konferencji: Śniadanie dla 200 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji dla 5 uczestników (organizatorów konferencji). Przerwa kawowa dla 200 uczestników - w formie bufetu, świeżo parzona kawa, herbata, do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier, soki (0,25 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana (0,25 l na osobę), ciastka kruche. Obiad dla 200 uczestników - serwowany wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji. Kolacja biesiadna dla 200 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego. Na stołach smalec, ogórek, chleb. Co najmniej 1 zupa np. barszcz czerwony, żurek, kwaśnica. Dania gorące z grilla np. krupniok, karkówka, kurczak, ziemniaki zapiekane. Deska mięs i wędlin, półmisek śledzi. Sałatki (co najmniej 2 rodzaje), surówki (co najmniej 2 rodzaje), pieczywo jasne i ciemne. Bufet deserowy składający się z kawy, herbaty, kołaczy (co najmniej 2 rodzaje). Do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. 4.3.4. trzeci dzień konferencji: Śniadanie dla 200 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji dla 5 uczestników (organizatorów konferencji). Przerwa kawowa dla 200 uczestników - w formie bufetu, świeżo parzona kawa, herbata, do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier, soki (0,25 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana (0,25 l na osobę), ciastka kruche. Obiad dla 200 uczestników - serwowany wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji. 4.4. Pory posiłków i przerw kawowych zostaną podane Wykonawcy po ustaleniu ostatecznego harmonogramu konferencji. Zamawiający w każdym dniu Konferencji do godz. 10:00 poda Wykonawcy ostateczną ilość posiłków, która ma zostać wydana w danym dniu. 4.5. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na co najmniej dwa dni przed konferencją o ilości dań dla osób nie spożywających mięsa. 4.6. W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: a) przedłożenia co najmniej na 2 tygodnie przed datą rozpoczęcia konferencji 2 wariantów menu i wyboru napojów do akceptacji Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń do menu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia menu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania uwag lub zastrzeżeń, b) wykonania i realizacji usługi zgodnie ze stosownymi przepisami związanymi z zachowaniem norm zbiorowego żywienia, c) zapewnienia zastawy stołowej wraz z dekoracją stołów (z bezwzględnym wyłączeniem naczyń i sztućców jednorazowych), d) zapewnienia profesjonalnych usług gastronomicznych, w tym dodatkowej obsługi kucharskiej podczas kolacji biesiadnej oraz obsługi kelnerskiej odpowiedniej do liczby uczestników konferencji. 5. Zapewnienie oprawy muzycznej w trakcie kolacji bankietowej- ok. 4 godzin usług profesjonalnego DJ. 6. Szczegółowy plan spotkania wraz z listą uczestników dostarczy Zamawiający co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników o nie więcej niż 20 osób (zmniejszenie/zwiększenie), nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem konferencji, bez konsekwencji finansowych.