Wybór Operatora zarządzającego Regionalnym Centrum Kultury w Myszyńcu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest utrzymanie, eksploatacja i kompleksowe zarządzanie przez Operatora przez okres 5 (pięciu) lat i 6 (sześciu) miesięcy Regionalnym Centrum Kultury w Myszyńcu przy ulicy Dzieci Polskich 2, stanowiącym infrastrukturę techniczną powstałą w ramach projektu pn. Budowa Regionalnego Centrum Kultury w Myszyńcu i składającą się z:1.karczma z muzeum o powierzchni użytkowej: parter - 341,45m2, piętro-347,45m2. Budynek posiada zaplecze kuchenne z wyposażeniem oraz urządzone pokoje gościnne na poddaszu. Przeznaczenie obiektu: muzeum - do nieodpłatnego zwiedzania ekspozycji sztuki kurpiowskiej, karczma - funkcja gastronomiczno - hotelowa 2. salon wystawowy - 2 szt. o powierzchni użytkowej - 30,4m2. Przeznaczenie obiektu: do prezentacji i sprzedaży rękodzieła i pamiątek kultury kurpiowskiej 3. budy jarmarczne - 7 szt. o powierzchni użytkowej - 30,4m2. Przeznaczenie obiektu: do sprzedaży pamiątek, rękodzieła, wyrobów regionalnych 4. toaleta publiczna - 1 szt. o powierzchni użytkowej - 48,39m2 5. amfiteatr - scena z częścią widowiskową i zapleczem o pow. użytkowej 134,60 m2 6. widownia na 646 miejsc 7. infrastruktura uzupełniająca: zagospodarowanie terenu (chodniki, parkingi, zieleń) Obiekt jest przystosowany do obsługi niepełnosprawnych. Wyposażony w monitoring - 3 (trzy) kamery obrotowe. Obiekt RCK jest i będzie ubezpieczony od ognia i innych żywiołów przez zamawiającego. Dokumentacja techniczna wraz z pozwoleniem na użytkowanie obiektu jest dostępna w siedzibie Zamawiającego, tj. Urząd Miejski w Myszyńcu, Plac Wolności 60, pokój nr 1 (parter). Gmina jest na etapie uzyskania decyzji z PPIS w Ostrołęce zezwalającej na użytkowanie pomieszczeń zaplecza gastronomicznego. Działalność Operatora winna obejmować w szczególności organizowanie: imprez kulturalnych o zasięgu lokalnym, regionalnym, ogólnopolskim i zagranicznym, szkoleń i warsztatów z zakresu marketingu i sprzedaży prowadzonej dla twórców i artystów ludowych, wystaw wytworów sztuki kurpiowskiej, koncertów muzyki kurpiowskiej z udziałem lokalnych zespołów kurpiowskich i zespołów innych kultur ludowych, wystaw eksponatów kultury kurpiowskiej w muzeum, warsztatów rzemiosła i rękodzieła sztuki kurpiowskiej, konkursów, festynów, spotkań edukacji kulturowej dla dzieci i młodzieży, prowadzenie kuchni regionalnej, udostępnianie miejsc noclegowych w części hotelowej karczmy. Głównym celem działania Operatora ma być wzrost znaczenia kultury kurpiowskiej w regionie, a w szczególności: poszerzenie oferty kulturowej Kurpiowszczyzny, aktywizacja ludowych środowisk twórczych, zwiększenie działań promujących kulturę kurpiowską, zwiększenie działań animujących i koordynujących kulturę kurpiowską w regionie, zwiększenie liczby osób uczestniczących w kulturze kurpiowskiej. Termin planowanego otwarcia obiektu określono w Rozdziale V. Operator poza ryczałtowym wynagrodzeniem jakie poda w ofercie przetargowej nie będzie mógł żądać dodatkowego wynagrodzenia, jak również pokrycia jakichkolwiek kosztów związanych z funkcjonowaniem Regionalnego Centrum Kultury. OBOWIĄZKI OPERATORA ZARZĄDZAJĄCEGO REGIONALNYM CENTRUM KULTURY: 1. Operator ponosi pełną odpowiedzialność za zarządzanie obiektem zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i zgodnie ze standardami zawodowymi ze szczególną starannością właściwą dla ich zawodowego charakteru. 2. Operatora obowiązuje tajemnica zawodowa obejmująca wszelkie informacje uzyskane w związku z zarządzaniem obiektem, które mogłyby w jakikolwiek sposób naruszyć interesy Zamawiającego. 3. Operator zobowiązuje się do zapewnienia prawidłowej eksploatacji obiektów oraz do wykonywania czynności będących przedmiotem niniejszej umowy z należytą starannością. 4. Operator ponosi wszelkie koszty związane z eksploatacją i utrzymaniem obiektu oraz pobiera i obejmuje wszelkie określone umową przychody związane z jego funkcjonowaniem. 5. Do obowiązków Operatora należy podejmowanie czynności mających na celu w szczególności: 1) Eksploatację urządzeń zgodnie z instrukcją i dokumentem gwarancji; 2) Zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno - finansowej nieruchomości; 3) Zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości; 4) Zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego; 5) Bieżące administrowanie nieruchomością; 6) Utrzymywanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem; 7) Utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów budowlanych oraz instalacji i urządzeń z zachowaniem wymogów prawa budowlanego i warunków technicznych użytkowania budynków; 8) Organizowanie i prowadzenie konserwacji i remontów bieżących obiektów budowlanych oraz zamontowanych instalacji, a także usuwanie skutków awarii; 9) Przygotowywanie planu oraz dokumentacji dotyczącej zasadności remontów należących do właściciela nieruchomości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego; 10) Utrzymanie porządku i czystości w obiektach, na parkingu oraz w otoczeniu obiektów (utrzymanie letnie i zimowe) oraz zapewnienie dozoru; 11) Dbanie o zachowanie tajemnicy zawodowej przez jego pracowników, na zasadach obowiązujących jego samego. 6. Operator będzie osobiście odpowiedzialny za wykonanie warunków niniejszej umowy. 7. Operator zobowiązuje się utworzyć na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia minimum 5 pełnych etatów dla kobiet i utrzymywać takie zatrudnienie przez cały okres wykonywania zamówienia. Przy określeniu zatrudnienia zakładano, że z obiektów Regionalnego Centrum Kultury w Myszyńcu będzie korzystać około 28 230 osób rocznie. 8. Operator może zatrudnić większą liczbę osób, jeżeli stwierdzi, że zachodzi taka potrzeba. 9. Operator zobowiązuje się do współzorganizowania i współfinansowania minimum 40 (czterdziestu) ofert programowych w zakresie kultury rocznie, wespół z Regionalnym Centrum Kultury Kurpiowskiej im. ks. Władysława Skierkowskiego w Myszyńcu wg wykazu wyszczególnionego na stronie 8 - 14. Harmonogram planowanych do realizacji imprez w 2012r. stanowi załącznik nr 3 do umowy. Harmonogram imprez na lata następne Operator otrzyma od dyrektora Regionalnego Centrum Kultury Kurpiowskiej w Myszyńcu do końca listopada każdego roku. Koszty współorganizacji ofert kulturalnych po stronie Operatora w kolejnych latach, nie będą ulegały zwiększeniu. 10. Wymaga się, aby Regionalne Centrum Kultury było obiektem ogólnodostępnym, z którego będą mogli korzystać zarówno mieszkańcy miasta, regionu jak i przyjeżdżający turyści. W związku z tym, operator nie może w jakikolwiek sposób wpływać na ograniczanie ogólnodostępności obiektu. Ponadto operator jest zobowiązany do przestrzegania zasady, że wstęp do Regionalnego Centrum Kultury będzie nieodpłatny. 11. Operator może uzyskiwać dochody z : - udostępniania miejsc noclegowych, - obsługi gastronomicznej w budynku karczmy, - sprzedaży rękodzieła i pamiątek kultury kurpiowskiej w salonach wystawowych, - korzystania lub udostępniania czterech bud jarmarcznych dla handlu i usług podczas imprez. Pozostałe trzy budy jarmarczne winny być zarezerwowane nieodpłatnie do sprzedaży pamiątek, rękodzieła i wyrobów regionalnych dla twórców ludowych - w trakcie trwania imprez, - udostępniania sali konferencyjnej do organizacji spotkań, konferencji, szkoleń itp. 12. Operator ponosi koszty współorganizacji imprez: - koszty zespołów zgodnie z kwotą wyszczególnioną w wykazie imprez. Wyboru zespołu dokona RCKK w uzgodnieniu z operatorem, - koszty pozostałe (poczęstunek, sfinansowanie nagród, itp.) , wyszczególnione w wykazie imprez, oraz - inne niezbędne koszty związanye z realizacją zleconego zadania, tj wszelkie koszty z tytułu zarządzania, administrowania i zapewnienia prawidłowej eksploatacji Regionalnego Centrum Kultury w Myszyńcu, w szczególności koszty remontów, konserwacji, robót awaryjnych, opłat za media (woda, ścieki, energia elektryczna, olej opałowy, wywóz nieczystości i inne), płac, ubezpieczeń, podatków i innych opłat publiczno - prawnych oraz wszelkie inne koszty wynikające z charakteru zleconego zadania. 13. Zakłada się, że od 2013r. do 50% kosztów zużycia energii z tytułu oświetlenia zewnętrznego będzie ograniczone w związku z budową instalacji fotowoltaicznych. 14. Zamawiający wymaga od operatora, aby obsługa karczmy była ubrana w stroje kurpiowskie, zaś muzyka w karczmie odtwarzana - kurpiowska. 15. Przynajmniej 50% menu winno być daniami regionalnymi (kurpiowskimi). 16. Przyjmuje się, że 70% imprez wyszczególnionych w wykazie będzie miała charakter stały, cykliczny, z ustalonym konkretnym terminem i wykaz ten zostanie przedłożony operatorowi do końca listopada każdego roku na rok następny, zaś dla 30% imprez termin będzie ustalony w trakcie roku. Zarówno operator, jak i RCCK mogą organizować imprezy ponad te wyszczególnione w wykazie imprez, w pierwszym wolnym terminie, po wcześniejszym uzgodnieniu między sobą. 17. Wnętrze karczmy ma pozostać urządzone w stylu kurpiowskim. 18. Operator może promować imprezy organizowane w Regionalnym Centrum Kultury. 19. W związku z wymaganiami RPO WM 2007-2013 dotyczącymi osiągnięcia wymaganych wskaźników nakłada się na operatora obowiązek prowadzenia księgi gości lub ewidencji osób korzystających z obiektu RCK oraz informowania na piśmie zamawiającego o liczbie osób uczestniczących w każdej imprezie. Ponadto zobowiązuje się Operatora do przedstawienia zamawiającemu w terminie do końca listopada 2012r. dokumentów potwierdzających utworzenie pięciu nowych miejsc pracy dla kobiet. Dokumentami potwierdzającymi utworzenie nowych miejsc pracy będą: - umowy o pracę na pełny etat z opisem stanowiska pracy, - lista płac, - dokumenty ZUS zgłaszające pracowników zatrudnionych w wyniku realizacji projektu.