Pełnienie funkcji koordynatora projektu, specjalisty ds. rozliczeń finansowych projektu i asystenta koordynatora projektu pn. Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Opis przedmiotu przetargu: 1.Pełnienie funkcji koordynatora projektu, specjalisty ds. rozliczeń finansowych projektu i asystenta koordynatora projektu pn. Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Zadanie 1: Pełnienie funkcji koordynatora projektu pn. Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Zakres zadań 1.Przejęcie odpowiedzialności za całość realizacji projektu, w szczególności za zarządzanie przedsięwzięciem na wszystkich jego etapach zgodnie z zapisami zawartymi w umowie z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie, 2. Koordynowanie działań w ramach realizacji projektu, 3. prowadzenie nadzoru nad zgodnością realizacji projektu z przyjętym harmonogramem, wnioskiem i budżetem oraz osiąganiem wskaźników 4. nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji projektu, 5. przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z WUP Rzeszów, 6. udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne, 7. nadzór nad prowadzeniem ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz nadzorowaniem opracowania raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań (realizacji), 8. przygotowywanie wniosków o płatność w części rzeczowej wraz z niezbędnymi załącznikami oraz nadzór nad przygotowaniem wniosków o płatność w części finansowej, 9. nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS, 10. wsparcie dyrektorów szkół oraz szkolnych asystentów koordynatora w realizacji zadań związanych z wdrażaniem projektu, 11. kontakty z WUP Rzeszów oraz Gminą Tarnobrzeg w zakresie merytorycznej realizacji projektu, 12. współpraca z pozostałymi osobami zaangażowanymi w realizację projektu, 13. nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL, 14. uczestnictwo w Grupie Sterującej, powołanej przez Lidera Partnerstwa, podejmowanie decyzji w imieniu Zamawiającego, w ramach i zakresie udzielonego upoważnienia. 15. Zawieranie umów w ramach udzielonego pełnomocnictwa, w tym z pracodawcami, nauczycielami i rozliczanie ich pracy. 16. Terminowe i właściwe realizowanie całości projektu 17. Zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie) 18. Sprawdzanie kart czasu pracy szkolnym asystentom koordynatora, zatwierdzanie kart pracy 19. Uczestniczenie w procedurze zamówień publicznych na zakupy z budżetu projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i dokumentowaniem tych zakupów 20. Przestrzeganie zasad równości szans przy wykonywaniu obowiązków zawodowych oraz zasad zrównoważonego rozwoju na stanowisku pracy 21. Opracowywanie formularzy rekrutacyjnych oraz aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie, udział w pracach w komisji rekrutacyjnej 22. Podział zadań i sporządzenie opisów stanowisk - kart stanowiskowych dla personelu projektu, przygotowywanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu, nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu oraz innych projektów w ramach NSRO, przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu 23. przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów 24. podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu 25. konsultowanie programów kursów i treści nauczania, w celu dostosowania do wymagań egzaminacyjnych zewnętrznych instytucji, współpraca i kontakty z zewnętrznymi instytucjami egzaminacyjnymi w ramach projektu, 26. Współpraca ze specjalistą ds. zamówień publicznych w zakresie oszacowania ilościowego i wartościowego artykułów planowanych do zakupu w ramach projektu. 27. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych, 28. nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług lub dostawy, zawartych w ramach postępowań przetargowych, śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie, w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem Polski i UE. II. Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy zlecenia. III. Miejscem pracy będzie: biuro na terenie Miasta Tarnobrzega IV. Łączny wymiar zaangażowania Koordynatora w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 240 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu 60 godzin miesięcznie V. Koordynator projektu nie może być zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji POKL na podstawie stosunku pracy, chyba, że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie Zadanie 2: Pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń finansowych projektu pn. Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Zakres obowiązków specjalisty ds. finansowych projektu: 1. przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie z obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej 2. nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu, 3. prowadzeniem aktualnej bazy danych PEFS, 4. odpowiedzialność za rozliczenia projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie, 5. opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu, 6. prowadzenie dokumentacji księgowej projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi 7. odpowiednie opisywanie dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z wytycznymi 8. kontrola księgowania kosztów projektu pod kątem spełniania kryteriów dla tzw. Wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są: konieczne dla wykonania zadań określonych projektem; związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z jego realizacją ; udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi 9. comiesięczne monitorowanie wydatków projektu 10. przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacja projektu 11. przygotowywanie formularzy zmian budżetowych, 12. wspieranie działań koordynatora projektu w aspekcie finansowym i księgowym , w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem, 13. zgłaszanie koordynatorowi projektu wszelkich zauważonych nieprawidłowości , 14. podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu, 15. niezwłoczne informowanie koordynatora projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu, 16. współpraca z członkami zespołu projektowego, 17. archiwizowanie dokumentów projektu. II. Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy zlecenia. III. Miejscem pracy będzie biuro na terenie Miasta Tarnobrzeg IV. Łączny wymiar zaangażowania specjalisty ds. finansowych projektu w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 240 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu 60 godzin miesięcznie V. Specjalista ds. finansowych projektu nie może być zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji POKL na podstawie stosunku pracy, chyba, że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie Zadanie 3: Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Zespole Szkół im. Ks. Stanisława Staszica w Tarnobrzegu pn. Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Zadanie 4: Pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Tarnobrzegu pn. Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Zakres obowiązków asystenta koordynatora dla Zadania 3, Zadania 4 1. nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu w danej szkole, zgodnie z wymogami POKL, obowiązującymi przepisami krajowymi oraz w oparciu o Umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami 2. planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu w danej szkole, 3. wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora projektu, 4. bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu, przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. 5. dostosowanie wzorów projektów do potrzeb danej szkoły, zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, 6. współpraca ze specjalista ds. finansowych i specjalistą ds. zamówień publicznych projektu, 7. tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów dla danej szkoły. 8. udział w pracach komisji przetargowej, nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu, współpraca z członkami zespołu projektowego, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu w danej szkole, 9. pozyskiwanie i współpraca z zakładami pracy w ramach organizacji staży i praktyk, przekazywanie do biura projektu wszelkich informacji dot. pracodawców, w celu przygotowania umów o organizację stażu lub praktyki zawodowej, 10. przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowanie regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych, założenie teczek uczestnikom projektu). Udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z prac Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu, współpraca w zakresie przygotowania rekrutacji z pedagogiem szkolnym i ustalenie zawartości teczki uczestnika projektu, 11. monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: programy i harmonogramy praktyk, staży, szkoleń, sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru podręczników i materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu), zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg. 12. współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu w danej szkole oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp. sprawdzanie kart pracy nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie, informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, informowanie uczniów, nauczycieli/trenerów i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań, prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych w obrębie danej szkoły, 13. współpraca z instytucjami przeprowadzającymi egzaminy zewnętrzne w ramach projektu, wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom/trenerom. Uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych. 14. pozyskanie danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie; 15. przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu; Wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi/trenerowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania; 16. weryfikacja wyników ankiet i ich rejestracja w bazie EXCEL prowadzonej dla danej szkoły ewaluacji projektu (raporty), tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych / kursów / wycieczek / praktyk zawodowych / staży w uzgodnieniu ze specjalista ds. finansowych, planowanie sal oraz zabezpieczenie dostępu do sal w czasie trwania działań, organizacja praktyk zawodowych i staży w ramach projektu. W przypadku organizacji obozów - wypełnienie obowiązków wynikających ze szkolnych przepisów regulujących organizację i uczestnictwo w obozach, współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność, przygotowywanie i weryfikacja dokumentacji zajęć ( w tym m.in. dzienników zajęć); opracowanie instrukcji archiwizacja dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją, częściowe opisywanie faktur dotyczących zakupów z budżetu projektu w tym merytoryczny. II. Wykonawca zatrudniony będzie na podstawie umowy zlecenia. III. Miejscem pracy będzie dla Zadania 3- Zespół Szkół im. Ks. Stanisława Staszica w Tarnobrzegu, dla Zadania 4 - Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych nr 1 w Tarnobrzegu, IV. Łączny wymiar zaangażowania asystenta koordynatora projektu w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 240 godzin miesięcznie, łącznie z zaangażowaniem do niniejszego projektu 60 godzin miesięcznie V. Asystent koordynatora projektu nie może być zatrudniony w instytucji uczestniczącej w realizacji POKL na podstawie stosunku pracy, chyba, że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie