Zapewnienie transportu i noclegów dla przedstawicieli Województwa Małopolskiego podczas Dożynek Prezydenckich w Spale w celu promocji tradycji i kultury obszarów wiejskich Małopolski

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie transportu i noclegów dla przedstawicieli Województwa Małopolskiego podczas Dożynek Prezydenckich w Spale w celu promocji tradycji i kultury obszarów wiejskich Małopolski. 2. Liczba uczestników: w wyjeździe będzie uczestniczyło nie więcej niż 24 osoby i nie mniej niż 22 osoby. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników w dniu podpisania umowy. Imienną listę uczestników wyjazdu sporządzi Zamawiający i dostarczy Wykonawcy w terminie do siedmiu dni od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany maksymalnie 5 uczestników wyjazdu najpóźniej na 2 dni przed planowaną data wyjazdu. 3. Czas trwania wyjazdu: trzy dni. 4. Termin wyjazdu: 11-13 września 2015 roku. 5. Program wyjazdu: Wyjazd związany jest z udziałem w Dożynkach Prezydenckich w Spale w celu promocji kultury i tradycji obszarów wiejskich Małopolski. 11 września 2015 roku: 5.00- odbiór wieńca dożynkowego z dowolnej miejscowości na terenie województwa Małopolskiego i jego transport do Spały w dniu 11 września, do pomieszczenia przy Centralnym Ośrodku Sportu przy al. Prezydenta Mościckiego 6; 97-215 Inowłódź (wielkość wieńca: wysokość: do 200 cm, szerokość do 200 cm; Miejsce odbioru wieńca z terenu Województwa Małopolskiego oraz jego docelowe miejsce dostawy zostanie wskazane przez Zamawiającego do 3 dni od dnia podpisania umowy. 7.30 - wyjazd z Krakowa (parking przy ul. Wielickiej 72B) autokarem do hotelu 12.00 - Zakwaterowanie w hotelu 19.00 obiadokolacja i nocleg w hotelu 12 września 2015 roku: 5.30 śniadanie 6.00 - przejazd do Centralnego Ośrodka Sportu przy al. Prezydenta I. Mościckiego 6, 97-215 Inowłódź Ok. 19.00 - przejazd do hotelu, obiadokolacja i nocleg w hotelu 13 września 2015 roku: ok. 7.00 - śniadanie w hotelu, wykwaterowanie 8.00 - przejazd do Centralnego Ośrodka Sportu przy al. Prezydenta I. Mościckiego 6, 97-215 Inowłodź Ok. 19.00 wyjazd ze Spały do Krakowa godziny wieczorne - przyjazd do Krakowa, parking przy ul. Wielickiej 72B 6. Posiłki dla uczestników: a) śniadania w miejscu zakwaterowania (co najmniej jeden posiłek na ciepło oraz zimna płyta os.); b) obiadokolacje 3 daniowe (zupa, II danie i deser/os.); c) napoje do posiłków - kawa, herbata z dodatkami (cukier, cytryna, mleko), soki, woda mineralna gazowana i niegazowana serwowane w łącznej ilości 1 l na osobę do każdego posiłku; 7. Zakwaterowanie uczestników: cała grupa winna być zakwaterowana w jednym hotelu oddalonym o nie więcej niż 20 km od Centralnego Ośrodka Sportu przy al. Prezydenta I. Mościckiego 6, 97-215 Inowłodź (trasa samochodowa mierzona w km za pomocą portalu umożliwiającego pomiar odległości https://maps.google.pl) o standardzie minimum 3 gwiazdkowym (wykonawca ma spełniać to wymaganie na dzień składania ofert), (każdy pokój powinien posiadać osobny węzeł sanitarny) w min. 6 pokojach jednoosobowych oraz 9 pokojach dwuosobowych (każdy pokój dwuosobowy wyposażony powinien być w oddzielne łóżka). 8. Środek transportu: autobus (wraz z kierowcą), z lukiem bagażowym (do przewozu min. 24 osób oraz wieńca dożynkowego o wymiarach: wysokość: do 200 cm, szerokość do 200 cm), zapewnienie równoważnego transportu zastępczego w przypadku awarii autobusu, w tym zapewnienie noclegu dla 24 uczestników wyjazdu w godzinach 22:00-6:00 w przypadku awarii autobusu; Zamawiający dopuszcza, aby wieniec dożynkowy był przewożony innym środkiem transportu niż uczestnicy wyjazdu, z zachowaniem wszystkich pozostałych zapisów sopz. 9. Wykonawca będzie odpowiedzialny za: a) zapewnienie autobusu wraz z kierowcą, o którym mowa w pkt. 8, w każdym dniu spotkań wg pkt. 5 b) zapewnienie zakwaterowania dla 24 uczestników wyjazdu, w trakcie trwania wyjazdu, zgodnie z opisem w pkt. 7; c) zapewnienia posiłków wraz z napojami dla 24 uczestników w trakcie trwania wyjazdu, zgodnie z opisem w pkt. 6; d) zapewnienie ubezpieczenia dla 24 uczestników wyjazdu (koszty leczenia, następstw nieszczęśliwych wypadków, bagaż podróżny - w tym wieniec); e) zapewnienie przedstawiciela Wykonawcy podczas trwania wyjazdu; 10. Zamawiający będzie odpowiedzialny za: a) rekrutację uczestników; b) zapewnienie osoby koordynującej organizację wyjazdu - przedstawiciel Zamawiającego. 11. Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby uczestniczące w wyjeździe oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu. 12. Przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach schematu II Wsparcie funkcjonowania krajowej sieci obszarów wiejskich oraz realizacja działań informacyjno-promocyjnych PROW 2014-2020 - Pomoc Techniczna Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020