Wybór banku obsługującego budżet Gminy Osiek wraz z jednostkami organizacyjnymi w latach 2014-2018

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy 0siek wraz z jednostkami organizacyjnymi w okresie od dnia 01.11.2014 r. do dnia 31.10.2018 roku przez bank, który posiada placówkę o pełnej obsłudze obejmująca swym zasięgiem następujące jednostki -Gmina 0siek ; -Zespół Szkół im. Jana Pawła II w 0sieku ; -0środek Pomocy Społecznej w 0sieku; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. M. Konopnickiej w Suchowoli ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. H. J. Świątyńskich w 0ssali; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. Świętego Jana Pawła II w Szwagrowie; -Publiczna Szkoła Podstawowa w Pliskowoli; -Miejsko-Gminny 0środek Kultury w 0sieku; -Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w 0sieku; Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek organizacyjnych może się zmienić w trakcie obowiązywania umowy. Umowy na obsługę bankową zawierać będą: -ze strony Gminy - Burmistrz Miasta i Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta i Gminy; -ze strony jednostek organizacyjnych - kierownicy tych jednostek. 1)0bsługa bankowa obejmować będzie( uwzględniając potrzeby wszystkich jednostek): 1.1 otwarcie i prowadzenie rachunków podstawowych - 11 szt.,w tym : -Gmina 0siek- 3 szt. ; -Zespół Szkól im. Jana Pawła II w 0sieku- 1 szt. ; -0środek Pomocy Społecznej w 0sieku - 1 szt ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. M. Konopnickiej w Suchowoli- 1 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. H. J. Świątyńskich w 0ssali - 1 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. Świętego Jana Pawła II w Szwagrowie-1 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa w Pliskowoli- 1 szt.; -Miejsko-Gminny 0środek Kultury w 0sieku- 1 szt.; -Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w 0sieku- 1 szt.; 1.2 otwarcie i prowadzenie rachunków pomocniczych - 19 szt.,w tym : -Gmina 0siek- 2 szt. ; -Zespół Szkół im. Jana Pawła II w 0sieku- 2 szt. ; -0środek Pomocy Społecznej w 0sieku - 7 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. M. Konopnickiej w Suchowoli-2 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. H. J. Świątyńskich w 0ssali - 2 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. Świętego Jana Pawła II w Szwagrowie- 2 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa w Pliskowoli- 2 szt.; 2.Bezpłatne przyjmowanie wpłat gotówkowych na rzecz wszystkich jednostek organizacyjnych. Za wpłaty własne uważa się wpłaty dokonywane we własnej placówce banku ( oddziale, filii) pod nazwą Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych oraz wpłaty inkasentów podatków i opłat Zamawiającego , a także wpłaty od interesantów. 3.Bezpłatne dokonywanie wypłat gotówkowych przez wszystkie jednostki organizacyjne . Dokonywanie wpłat gotówkowych na podstawie wystawianych dowodów wypłat. 4.Realizacja poleceń przelewów na rachunki w banku obsługującym i w innych bankach. 4.1.Planowana liczba przelewów elektronicznych w skali roku - około 13.710 szt. w tym : -Gmina 0siek- 3.800 szt. ; -Zespół Szkół im. Jana Pawła II w 0sieku- 2.900 szt. ; -0środek Pomocy Społecznej w 0sieku - 3.300 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. M. Konopnickiej w Suchowoli- 600 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. H. J. Świątyńskich w 0ssali - 700 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. Świętego Jana Pawła II w Szwagrowie- 700 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa w Pliskowoli- 750 szt.; -Miejsko-Gminny 0środek Kultury w 0sieku- 720 szt.; -Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w 0sieku- 240 szt.; 4.2.Planowana liczba przelewów papierowych w skali roku - około 131 szt., w tym : -Gmina 0siek- 50 szt. ; -Zespół Szkól im. Jana Pawła II w 0sieku-20 szt. ; -0środek Pomocy Społecznej w 0sieku - 33 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. M. Konopnickiej w Suchowoli- 5 szt. ; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. H. J. Świątyńskich w 0ssali - 5 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa im. Świętego Jana Pawła II w Szwagrowie- 5 szt.; -Publiczna Szkoła Podstawowa w Pliskowoli- 5 szt.; -Miejsko-Gminny 0środek Kultury w 0sieku-5 szt.; -Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w 0sieku- 3 szt.; 4.3.Realizacja przelewów wewnętrznych między rachunkami budżetu Gminy 0siek i jednostek podległych bezpłatna. 5.Wykonawca ubiegający się o zamówienie zapewni : 5.1.0bjęcie systemem bankowości elektronicznej wszystkie obsługiwane jednostki . System ma obejmować dostawę i instalację urządzeń niezbędnych do obsługi systemu , szkolenie pracowników oraz zapewnienie prawidłowej pracy zainstalowanego systemu. Bank udostępni usługi na co najmniej 6 stanowiskach w Gminie ,instytucje kultury - 1, szkoły -6 i 0środek Pomocy Społecznej - 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w ilości tworzonych stanowisk do obsługi bankowości elektronicznej . Usługa typu bankowość elektroniczna winna być zainstalowana w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. Bank zapewni bezpłatną pomoc techniczną w okresie wdrożeniowym i powdrożeniowym pracownikom Gminy i jednostek organizacyjnych pracujących w systemie bankowości elektronicznej . System bankowości elektronicznej powinien umożliwić zamawiającemu w szczególności : -uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach; -przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta , rachunku kontrahenta, daty, kwoty itp.; -składania poleceń przelewu ze wszystkich rachunków; -monitorowanie operacji i sporządzanie z wybranego okresu obsługi szczegółowych wyciągów dla wszystkich operacji; -import danych z programów księgowo-płacowych do systemu bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej będzie umożliwiał równoczesną pracę kilku użytkowników, przy czym każdy użytkownik winien posiadać swój indywidualny identyfikator i hasło dostępu do systemu. 5.2.Bank będzie dokonywał miesięcznej kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych Zamawiającego. 5.3.Wykonawca udzieli Gminie na jej wniosek kredytu (bez wymogu innych zabezpieczeń poza wekslem) w rachunku bieżącym o zmiennym oprocentowaniu na pokrycie występującego w trakcie roku deficytu budżetu. Wysokość kredytu będzie określana w każdym roku budżetowym przez Radę Miejską w 0sieku.Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym nastąpi w terminie 7 dni od daty dostarczenia wniosku o uruchomienie kredytu. Bank nie będzie pobierał prowizji za udzielenie kredytu krótkoterminowego oraz innych opłat związanych z jego uruchomieniem. 5.4.Wydawanie opinii bankowych i zaświadczeń bez pobierania opłat . 5.5.Zamawiający zastrzega sobie prawo otwarcia dodatkowych oprocentowanych rachunków bankowych Gminy 0siek lub jednostek podległych , które mogą powstać w okresie obowiązywania umowy, na warunkach określonych w ofercie Banku wybranego w niniejszym postępowaniu przetargowym. 5.6.Zastosowanie taryf opłat i prowizji bankowych w odrębnych umowach rachunku bankowego dla jednostek gminy według taryf podanych w ofercie banku na obsługę budżetu Gminy. 6.Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia : Przy wykonywaniu czynności związanych z obsługą bankową zamawiający wymaga od Wykonawcy , aby : 6.1.Wszystkie rachunki gminy 0siek oraz jej jednostek organizacyjnych były obsługiwane na tych samych warunkach. 6.2.Nie pobierał opłat za : -realizację przelewów przychodzących ; -dokonywanie wpłat własnych na rachunki Zamawiającego przez upoważnionych pracowników Zamawiającego oraz inkasentów podatków , opłat , a także od upoważnionych pracowników jednostek organizacyjnych dokonujących wpłat w imieniu jednostki; -dokonywanie wpłat z tytułu podatków lub innych opłat przez interesantów gminy 0siek oraz jednostek organizacyjnych; -przelewy papierowe w przypadku przerw technicznych i awarii systemu przejściowej blokady użytkownika. Zamawiający oczekuje od Banku obsługi elektronicznych przelewów , a forma papierowa będzie mogła mieć zastosowanie sporadycznie , w szczególności w przypadkach wskazanych w zdaniu poprzednim; -otwarcie i zamykanie rachunków bankowych. 6.3.Ze względu na charakter zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi obsługi bankowej gminy 0siek przez własną placówkę (oddział, filię) mającą siedzibę na terenie miasta 0siek. 6.4.Zapewnił realizację czynności bankowych objętych zamówieniem, co najmniej w zakresie kompleksowej obsługi wpłat i wypłat gotówkowych oraz przyjęcia do realizacji polecenia przelewu w sytuacjach awaryjnych określonych powyżej w pkt.6.2.w oddziale , placówce znajdującej się na terenie miasta 0sieka. 6.5.Dołożył wszelkiej staranności w zakresie bezpieczeństwa przechowywania środków pieniężnych Zamawiającego. 6.6.Wykonywał obsługę bankową Zamawiającego samodzielnie tj. Zamawiający zastrzega , że całość przedmiotu zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. 6.7.Wykonawca udzieli osobom upoważnionym przez Zamawiającego , a także skarbnikowi informacji telefonicznych o stanie na rachunkach i wszystkich operacjach poprzedniego dnia do czasu wdrożenia przez jednostkę systemu elektronicznego lub w przypadku utrudnień technicznych w systemie wdrożeniowym. 6.8.Zamawiający wymaga od Wykonawcy zagwarantowania niezmienności warunków umowy na niekorzyść Zamawiającego w stosunku do złożonej oferty( np. wysokość opłat, prowizji, stałych współczynników odnoszących się do oprocentowania środków na rachunkach bieżących i innych warunków umowy, dokonywanie niekorzystnych dla Zamawiającego zmian wynikających np. ze wzrostu kosztów własnych banku i innych przyczyn zależnych od niego) .Zamawiający zastrzega , iż w czasie zmieniającej się sytuacji ekonomicznej banku działającego w warunkach wolnorynkowych , wartości w tabeli opłat , prowizji, oprocentowania rachunków bankowych mogą ulec zmianie. Jednak zmiany opłat i prowizji nie mogą przewyższać stawek opłat i prowizji zaproponowanych w ofercie przetargowej. Niedopuszczalne jest wprowadzanie niekorzystnych zmian wyłącznie na podstawie powiadomień o decyzji zarządu Wykonawcy lub innego organu Wykonawcy. W przypadku wzrostu stopy oprocentowania rachunków w banku, wykonawca uwzględni zmiany zmieniając tym samym warunki umowy na korzyść Zamawiającego , sporządzając w tym celu aneks do umowy. 6.9.Dla innych ewentualnych czynności , nieprzewidzianych w SIWZ, będących przedmiotem doraźnego zlecenia Zamawiającego , Wykonawca będzie stosował opłaty i prowizje w wysokości nie wyższej niż określone w obowiązującym w banku oficjalnej tabeli, stanowiącej załącznik do umowy. Z tytułu wykonywania czynności obsługi bankowej opisanych w przedmiocie zamówienia, bank nie będzie pobierał żadnych innych opłat i prowizji niż te , które zostały określone w ofercie Wykonawcy.