Menedżer projektu E-zdrowie dla Mazowsza MSB/PN44/06/2014

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi menedżera projektu E-zdrowie dla Mazowsza. Mazowiecki Szpital Bródnowski Sp. z o.o. w Warszawie pełni funkcję lidera projektu E-zdrowie dla Mazowsza realizowanego w ramach Priorytetu II Przyśpieszenie e-Rozwoju Mazowsza dla działania 2.1 Przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Celem projektu E-zdrowie dla Mazowsza jest dostosowanie podmiotów leczniczych dla których Samorząd Województwa Mazowieckiego jest podmiotem tworzącym bądź właścicielem do wymogów ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia Dz. U. Nr 113, poz. 657 i Nr 174, poz. 1039. Rozbudowa ma na celu bezpieczne i zgodne z prawem wytwarzanie, przechowywanie, przekazywanie dokumentów medycznych pomiędzy jednostkami oraz integrację z tworzoną na szczeblu krajowym Elektroniczną Platformą Gromadzenia Informacji O Zdarzeniach Medycznych P1. Drugim celem projektu jest stworzenie Centrum Analiz Statystyczno-Ekonomicznych, co wiąże się z zakupem i wdrożeniem odpowiedniego programu zarządczego, umożliwiającego tworzenie opracowań statystycznych na potrzeby nadzoru merytorycznego sprawowanego przez Samorząd Województwa nad jednostkami, dla których jest organem tworzącym lub właścicielem. Na chwilę obecną nadzór ten sprawowany jest poprzez analizę danych przekazywanych przez jednostki w formie papierowej i obejmuje większy zakres danych niż raporty dla Ministerstwa Zdrowia, GUS i NFZ. Pakiet zarządczy umożliwi Samorządowi sprawniejszy nadzór na jednostkami zależnymi, co w konsekwencji przełoży się na korzyści w sferze planowania strategicznego rozwoju służby zdrowia na terenie województwa mazowieckiego, wpłynie pozytywnie na gospodarkę finansową, ostatecznie przyczyni się do poprawy jakości usług medycznych. Cele szczegółowe: 1 Dostosowanie systemów informatycznych w szpitalach do obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej zgodnie z wymogami ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia Dz. U. Nr 113, poz. 657 i Nr 174, poz. 1039. 2 Wzrost liczby mieszkańców wykorzystujących Internet do komunikacji z lekarzem uzyskania informacji na temat opieki zdrowotnej. 3 Poprawa bezpieczeństwa danych znajdujących się w obszarze opieki zdrowotnej. 4 Wdrożenie nowoczesnych technologii ICT dla personelu medycznego wykorzystującego technologie informatyczne w codziennej pracy. 5 Monitorowanie przez samorząd województwa dostępności do świadczeń medycznych w podległych szpitalach oraz innych danych istotnych dla utrzymania istniejącej infrastruktury medycznej i poziomu świadczonych usług medycznych. 6 Wzrost liczby osób korzystających z usług on line w zakresie informacji na temat opieki zdrowotnej. Cele projektu zostaną osiągnięte poprzez: 1 zakup sprzętu komputerowego, który uzupełni lub zastąpi przestarzały sprzęt w jednostkach, 2 wyposażenie jednostek w łącza internetowe zapewniające pełną wymianę danych medycznych między jednostkami służby zdrowia, 3 uzupełnienie i wyposażenie jednostek w niezbędne systemy informatyczne umożliwiające dokumentowanie zdarzeń medycznych zgodnie z Ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, 4 prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej zgodnie ze standardem HL 7 CDA, oraz jej wymianę zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 28 marca 2013 r. w sprawie wymagań dla Systemu Informacji Medycznej Dz.U. 2013 r. poz. 463, 5 stworzenie regionalnego archiwum elektronicznej dokumentacji medycznej, która zapewni efektywne wykorzystanie powyższych zadań, 6 zakup i wdrożenie odpowiedniego programu zarządczego umożliwiającego tworzenie opracowań statystycznych na potrzeby nadzoru merytorycznego sprawowanego przez Samorząd Województwa nad jednostkami, dla których jest organem tworzącym lub właścicielem. Wykaz podmiotów biorących udział w realizacji Projektu: W celu zapewnienia kompleksowego systemu e-zdrowie działającego na terenie Województwa, w projekcie udział wezmą 23 mazowieckie jednostki nadzorowane przez samorząd województwa - jednostki ochrony zdrowia, działające w formie samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, jak też działające w formie spółek prawa handlowego, dla których podmiotem tworzącym właścicielem jest Samorząd Województwa Mazowieckiego: 1. Specjalistyczny Szpital Wojewódzki w Ciechanowie, 2. Mazowiecki Szpital Specjalistyczny im. dr J. Psarskiego w Ostrołęce, 3. Wojewódzki Szpital Zespolony w Płocku, 4. Mazowiecki Szpital Specjalistyczny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Radomiu, 5. Mazowiecki Szpital Wojewódzki w Siedlcach Sp. z o.o., 6. Mazowiecki Szpital Bródnowski w Warszawie Sp. z o.o., 7. Samodzielny Zespół Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej im. Dzieci Warszawy w Dziekanowie Leśnym, 8. Szpital Dziecięcy im. prof. dr med. Jana Bogdanowicza Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Warszawie, 9. SPZOZ Wojewódzki Szpital Zakaźny w Warszawie, 10. Wojewódzki Samodzielny Zespół Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej im. prof. dr E. Wilczkowskiego w Gostyninie, 11. Mazowieckie Specjalistyczne Centrum Zdrowia im. prof. dr Jana Mazurkiewicza w Pruszkowie, 12. Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu, 13. Samodzielny Wojewódzki Zespół Publicznych Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej w Warszawie, 14. Mazowieckie Centrum Psychiatrii Drewnica Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, 15. Szpital Mazowiecki w Garwolinie Sp. z o.o., 16. Samodzielny Specjalistyczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej w Rudce, 17. Mazowieckie Centrum Leczenia Chorób Płuc i Gruźlicy w Otwocku, 18. Centrum Leczniczo-Rehabilitacyjne i Medycyny Pracy ATTIS Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością, 19. Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego Meditrans SPZOZ w Warszawie, 20. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego w Płocku, 21. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Meditrans Ostrołęka Stacja Pogotowia Ratunkowego I Transportu Sanitarnego w Ostrołęce, 22. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej RM-Meditrans Stacja Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego w Siedlcach, 23.Mazowieckie Centrum Rehabilitacji STOCER Sp. z o.o. Lokalizacja projektu: Projekt realizowany będzie w 12 miastach województwa mazowieckiego: Warszawie, Siedlcach Radomiu Ciechanowie Płocku Ostrołęce, Otwocku, Garwolinie Gostyninie Konstancinie - Jeziornie Pruszkowie Ząbkach. Ponadto projekt realizowany będzie także na terenie gminy Łomianki w Dziekanowie Leśnym oraz w gminie Mrozy w miejscowości Rudka. Zakres prac menadżera projektu będzie podzielony na cztery etapy zarządcze: 1. Analizy wstępne i pełna dokumentacja dla zamówień publicznych CZ1 2. Wsparcie i produkty w okresie kontraktowania CZ2 3. Współpraca z wykonawcami CZ3 4. Rozliczenie końcowe CZ4 Wykonawca jest zobowiązany do realizowania zadań na rzecz Zamawiającego oraz wszystkich partnerów projektu, w imieniu których Zamawiający występuje. Zarówno usługi jak i dokumenty muszą być realizowane w dwóch perspektywach: ogólnej (dla wszystkich partnerów projektu) jak i szczegółowej czyli odrębnej dla każdego z partnerów. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Świadczenia usług wsparcia. Usługi wsparcia rozumiane są jako codzienne doradztwo, na wszystkich etapach i w każdym aspekcie realizacji projektu. Wsparcie to dotyczy zarówno ekspertów merytorycznych, zarządczych. Wykonawca jest zobowiązany uczestniczyć we wszystkich istotnych wydarzeniach projektowych, przygotować dokumenty projektowe i rekomendacyjne, odpowiadać na wszelkie pytania i wątpliwości Zamawiającego związanych z realizacją projektu, brać udział w roli członków komisji/biegłych na etapie postępowań przetargowych, przygotować całą dokumentację, aby Lider Projektu mógł wszcząć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych. Zamawiający zamierza ogłosić 4 postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na następujące zadania: dostawa sprzętu komputerowego, sprzętu serwerowego; zakup i wdrożenie oprogramowania HIS; zakup i wdrożenie Systemów Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (repozytoria lokalne i repozytorium regionalne); zakup i wdrożenie systemu Centrum Analiz Statystyczno- Ekonomicznych; prace remontowe i przystosowawcze w jednostkach; audyt projektu; audyt bezpieczeństwa (na poziomie regionalnym); promocja projektu. W ramach opracowania dokumentacji projektowej oraz pełnienia funkcji menadżera projektu Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowej projektowej, organizacyjnej, administracyjno-finansowej i obsługi projektu wraz z rozliczeniem środków pozyskanych przez Zamawiającego na jego realizację, obejmującej w szczególności: 2. Sporządzenie następujących dokumentów: a. strategia realizacji zamówień publicznych, w tym w szczególności rekomendacje odnośnie formuły (w tym trybów i terminów) przeprowadzenia postępowań przetargowych (CZ1) na następujące zadania: zakup, dostawa sprzętu; zakup i wdrożenie oprogramowania HIS; zakup i wdrożenie Systemów EDM (repozytoria lokalne i repozytorium regionalne); zakup i wdrożenie Systemów CASE; prace remontowe i przystosowawcze w jednostkach; audyt projektu; audyt bezpieczeństwa (na poziomie regionalnym); promocja projektu, b. pełna dokumentacja projektowa do wszystkich postępowań niezbędnych do realizacji projektu, w tym w szczególności: (CZ1) i. architektura systemu, ii. szczegółowe specyfikacje wymagań funkcjonalnych oraz poza funkcjonalnych. W przypadku uznania przez Menadżera Projektu, że przedstawione dokumenty przez Partnerów Projektu (w tym studium wykonalności) będą niewystarczające do przygotowania opisów przedmiotu zamówienia, Menadżer powinien przygotować postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na przeprowadzenie audytów uzupełniających. c. wszelkie dokumenty związane z procesem kontraktowania i wyboru wykonawców min. przygotowanie całości dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne, przygotowanie odpowiedzi dla potencjalnych wykonawców: (CZ1) i. SIWZ, ii. wzory umów przetargowych, iii. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla każdego postępowania przetargowego, iv. wartość szacunkowa zamówień, v. kryteria wyboru i warunki udziału w postępowaniach, vi. inne dokumenty niezbędne do ogłoszenia, d. strategia promocji projektu (CZ1) oraz podejmowanie działań niezbędnych do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych i terminowej realizacji zadań projektowych, które obejmują co najmniej: e. odpowiedzi na pytania Wykonawców w trakcie całego procesu przetargowego (CZ2), odpowiedzi na odwołania oraz informacje z oceny ofert, f. weryfikację dokumentacji dostarczonej przez Wykonawców - zgodność z przedmiotem zamówienia (CZ3), g. rekomendacje odnośnie sposobu odbioru wszelkich usług i produktów kontraktów wykonawczych przygotowane na podstawie odbiorów dokonywanych u wszystkich partnerów projektu (CZ3), h. wsparcie merytoryczne w zakresie finansowym (weryfikacja faktur, prowadzenie Harmonogramu Rzeczowo Finansowego, itd.) w zakresie całego projektu zgodnie z wymogami IZ RPO WM i. rozliczenie projektu, w tym sporządzenie wniosków o płatność i rozliczenia końcowego. Dokumenty muszą zawierać wymagane załączniki od wszystkich partnerów i wykonawców projektu. Wymagane jest opracowanie Raportu z rozliczenia końcowego realizacji projektu wraz z weryfikacją osiągnięcia celów, j. bieżące wsparcie dla zespołu projektowego po stronie Zamawiającego (w tym: zapewnienie możliwości konsultacji z zespołem ekspertów Wykonawcy, na wezwanie Zamawiającego, do 24 godzin od zgłoszenia zapotrzebowania, licząc godziny 7.00-15.00 w dni robocze), k. systematyczne i bieżące monitorowanie przebiegu realizacji i postępów projektu poprzez sprawdzanie rzeczywistego zaawansowania i zgodności realizacji z obowiązującym harmonogramem, l. obsługę zespołów kontrolujących uprawnionych do kontroli realizacji Projektu na podstawie szczególnych przepisów dotyczących projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Mazowieckiego na lata 2007-2013 poprzez: m. nadzór finansowy i prowadzenie rozliczeń środków własnych oraz środków pozyskanych na realizację inwestycji przez Zamawiającego, tj. środków z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Mazowieckiego na lata 2007-2013 poprzez: i. przygotowanie tabeli elementów rozliczeniowych stanowiącej podstawę rozliczenia prac oraz podstawę przyjęcia inwestycji na majątek, ii. wstępne sprawdzanie pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym faktur wykonawców lub dostawców oraz dokumentów załączonych, stanowiących podstawę do zapłacenia przez Zamawiającego faktur, iii. rekomendację Zamawiającemu płatności dla Wykonawców, iv. przygotowanie harmonogramów realizacji projektu, raportów i sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych w terminach i zakresie wymaganym przez MJWPU, v. skompletowanie dokumentacji i przygotowanie rozliczeń końcowych (rzeczowych i finansowych) wraz z przekazaniem pełnej dokumentacji Zamawiającemu. 3. Przygotowanie i systematyczne prowadzenie dokumentów zarządczych zgodnie z metodyką Prince 2:2009 lub równoważną. W tym w szczególności: a. Dokumentacja Inicjowania Projektu CZI b. Plan Projektu CZ2 c. Szczegółowy harmonogram projektu CZ1 d. Plan Etapów CZ1, CZ2,CZ3, CZ4 e. Rejestr Ryzyka CZ1- inicjalny, CZ2,CZ3,CZ4 f. Rejestr Jakości CZ1-inicjalny, CZ2, CZ3, CZ4 g. Rejestr Zagadnień CZ1- inicjalny , CZ2, CZ3, CZ4 h. Raporty okresowe: i. Miesięczne- sporządzane do 5 dnia roboczego kolejnego miesiąca, ii. Kwartalne- sporządzane do 10 dnia roboczego kolejnego kwartału iii. Roczne- sporządzane d o15 stycznia kolejnego roku i. Raporty Końcowe Etapów CZ1, CZ2, CZ3, CZ4 j. Raporty Doświadczeń CZ1, CZ2, CZ3, CZ4 k. Raport z przeglądu korzyści CZ1, CZ2, CZ3, CZ4 az utrzymania repozytorium projektowego dostępnego dla uczestników projektu. Wykonawca odpowiada za administrację i prowadzenie repozytorium projektowego. 5. Wykonawca jest obowiązany do przestrzegania, nadzorowania i określania terminów realizacji wszystkich obowiązków wskazanych w niniejszej SIWZ jak i koniecznych do wykonania obowiązków nałożonych niniejszą SIWZ. W tym zakresie Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o udzielenie zamówienia. Wszystkie prace Wykonawcy muszą być realizowane przez odpowiedni do zakresu realizowanych zadań i zaakceptowany przez Zamawiającego zespół. Dotyczy to zarówno spotkań projektowych jak i przygotowywania dokumentów.