Usługi Koordynatora Projektu, Menadżera Projektu, Asystenta Menadżera Projektu, specjalisty ds. finansowych, Szkolnych Organizatorów Rozwoju Edukacji i Koordynatorów Sieci Współpracy i Samokształcenia w ramach projektu Bezpośrednie wsparcie rozwoju szkół poprzez wdrożenie zmodernizowanego systemu doskonalenia nauczycieli w powiecie wałeckim

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi Koordynatora Projektu, Menadżera Projektu, Asystenta Menadżera Projektu, specjalisty ds. finansowych, Szkolnych Organizatorów Rozwoju Edukacji i Koordynatorów Sieci Współpracy i Samokształcenia w ramach projektu Bezpośrednie wsparcie rozwoju szkół poprzez wdrożenie zmodernizowanego systemu doskonalenia nauczycieli w powiecie wałeckim. W ramach Projektu realizowane będą następujące zadania 1)przeprowadzenie pełnego cyklu doskonalenia w każdej szkole przedszkolu w oparciu o dwie oferty doskonalenia na terenie Powiatu Wałeckiego; 2)opracowanie i monitorowanie Powiatowego Programu Wspomagania; 3)utworzenie czterech tematycznie różnych sieci współpracy i samokształcenia. Opis poszczególnych 6 części zamówienia (zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) Część nr 1. Koordynator Projektu.Obowiązki Koordynatora Projektu obejmują a) realizację Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie; b) nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku aplikacyjnym, w tym budżetem i harmonogramem; c) kierowanie wykonaniem Projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego (organizacyjnego); d) podejmowanie decyzji operacyjnych, eliminowanie ryzyka nieosiągnięcie założonych celów; e) kierowanie, organizowanie i nadzorowanie pracą Kadry Zarządzającej oraz współpraca z jednostkami biorącymi udział w Projekcie; f) współpracę z opiekunem Projektu z ramienia Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP2 w Warszawie); g) działania informacyjno- promocyjne zgodne z wytycznymi dotyczącymi oznakowania Projektów w ramach POKL; h) dokonywanie kontroli realizacji zadań przewidzianych w Projekcie; j) bieżący monitoring postępu rzeczowego i finansowego Projektu, analiza ryzyka i podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości oraz reagowanie na zagrożenia w trakcie realizacji Projektu; k) przeprowadzenie rekrutacji szkół/przedszkoli, uczestników/uczestniczek sieci współpracy, weryfikacja Formularzy Zgłoszeniowych, wyłonienie Grupy docelowej Projektu zgodnie z Regulaminem realizacji Projektu; o) utrzymywanie kontaktów z IP2 - opracowywanie i przekazywanie IP2 wymaganych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu; p) weryfikowanie i zatwierdzanie dokumentów, które powstały w Projekcie, pod względem merytorycznym; r) nadzór i przeprowadzanie kontroli nad pracą Szkolnych Organizatorów Rozwoju Edukacji; s) nadzór i przeprowadzanie kontroli nad pracą Koordynatorów Sieci Współpracy i Samokształcenia; t) nadzór nad terminowością i prawidłowością opracowania Powiatowego Programu Wspomagania; u) dbanie o działania Promocyjne Projektu; w) organizację pracy Biura Projektu; z) organizowanie spotkań Kadry Zarządzającej w zakresie zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu; aa) organizowanie spotkań z SORE, Koordynatorami Sieci oraz osobą odpowiedzialną za opracowanie PPW; bb) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); Część nr 2. Menadżer Projektu. Obowiązki Menadżera Projektu obejmują: a) zapewnienie zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, z wytycznymi oraz innymi dokumentami, obowiązującymi przy wdrażaniu projektów finansowanych z EFS w ramach PO KL; b) rozliczanie środków w projekcie; c) opracowanie i przygotowanie wniosków o płatność i ostatecznego rozliczenia oraz zamknięcia projektu; d) prowadzenie dokumentacji merytorycznej i finansowej projektu; e) kontrola wewnętrzna przebiegu działań projektowych; f) przygotowywanie i aktualizacja niezbędnych załączników do umowy o dofinansowanie zgodnie z wymogami IP2 (ORE w Warszawie), w tym w przypadku wprowadzenia zmian we wniosku aplikacyjnym i aneksowania umowy; g) opracowywanie wszystkich wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu oraz oznakowanie ich zgodnie z wytycznymi POKL; h) opracowywanie projektów materiałów promujących realizację Projektu; i) działania informacyjno-promocyjne; j) dokonywanie pomiaru wartości wskaźników oraz produktów Projektu; k) opracowywanie i przekazywanie IP2 wymaganych dokumentów związanych z realizacją Projektu; l) weryfikacji Formularzy Zgłoszeniowych, Deklaracji Uczestnictwa pod kontem spełniania kryteriów obligatoryjnych i fakultatywnych; m) kontrolę merytoryczną dokumentacji związanej z realizacją Projektu w szkołach/przedszkolach; n) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); o) raportowanie Koordynatorowi Projektu o przebiegu realizacji Projektu oraz o zagrożeniach mogących mieć wpływ na jego wynik; p) wykonywanie poleceń Koordynatora Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; r) weryfikowanie i zatwierdzanie dokumentów, które powstały w Projekcie, pod względem merytorycznym; s) nadzór i przeprowadzanie kontroli nad pracą Szkolnych Organizatorów Rozwoju Edukacji; t) nadzór i przeprowadzanie kontroli nad pracą Koordynatorów Sieci Współpracy i Samokształcenia; u) nadzór nad rekrutacją uczestników/uczestniczek procesu doskonalenia w szkołach/przedszkolach; w) nadzorowanie bieżących postępów w realizacji Projektu i przygotowywanie wymaganych sprawozdań merytorycznych; v) nadzór i doradztwo w zakresie zgodności realizacji Projektu z aktualnymi wytycznymi i dokumentami obowiązującymi w Projektach EFS-POKL; z) inne zadania wynikające z dokumentów programowych, umów i porozumień, związane z prawidłowym przebiegiem realizacji Projektu; aa) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia. Część nr 3. Asystent Menadżera Projektu. Obowiązki Asystenta Menadżera Projektu obejmują: a) prowadzenie spraw administracyjno - biurowych związanych z obsługą Projektu; b) bieżące przekazywanie osobom zaangażowanych w realizacje Projektu ustaleń Koordynatora Projektu; c) sporządzanie protokołów ze spotkań Grupy Zarządzającej; d) prowadzenie i obsługa obiegu korespondencji związanej z Projektem; f) opisywanie pod względem merytorycznym dokumentów związanych z wydatkami Projektu; g) udostępnianie dokumentacji związanej z realizacją Projektu upoważnionym organom kontroli i udzielanie wyjaśnień; h) gromadzenia dokumentacji dot. monitoringu całego Projektu, i) udostępnianie niezbędnej dokumentacji osobom zaangażowanym w realizację Projektu, j) archiwizowanie dokumentacji Projektu zgodnie z prawem i założeniami PO KL; k) przekazywanie z odpowiednim wyprzedzeniem informacji na wyznaczony adres e-mail o planowanych zajęciach, warsztatach, kursach itp., l) działania logistyczne - organizacja miejsc spotkań, wykładów, warsztatów, konsultacji, zakupy materiałów biurowych, art. spożywczych na poczęstunki, celem zapewnienia bezkolizyjnej realizacji Projektu; m) wykonywanie poleceń Koordynatora i Menadżera Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; n) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); o) inne zadania wynikające z dokumentów programowych, umów i porozumień, związane z prawidłowym przebiegiem realizacji Projektu; p) przeprowadzeniu pomiaru wskaźników realizacji celów (prowadzenie rejestrów, opracowywanie ankiet ewaluacyjnych, monitorowanie obecności uczestników w procesie doskonalenia oraz sieci współpracy i samokształcenia), r) monitorowanie proces rekrutacji i działań promocyjnych, s) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia.Część nr 4. Specjalista ds. finansowych. Obowiązki specjalisty ds. finansowych Projektu obejmują: a)finansowa i rachunkowa obsługa Projektu;b) kontrola finansowa dokumentacji związanej z realizacją Projektu w szkołach/przedszkolach; c) zapewnienie zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, z wytycznymi oraz innymi dokumentami, obowiązującymi przy wdrażaniu projektów finansowanych z EFS w ramach PO KL;d) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia. e) wykonywanie poleceń Koordynatora Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; f) weryfikowanie i zatwierdzanie dokumentów, które powstały w Projekcie, pod względem finansowym; Część nr 5. Szkolny Organizator Rozwoju Edukacji. Obowiązki Szkolnych Organizatorów Rozwoju Edukacji obejmują w szczególności a) opracowanie rocznych planów wspomagania doskonalenia zawodowego nauczycieli, realizowanych bezpośrednio w szkołach, ze szczególnym uwzględnieniem: wsparcia dyrektora i nauczycieli w sprecyzowaniu diagnozy faktycznych potrzeb, b) przygotowanie wybranej oferty doskonalenia do realizacji, c) pomoc w sformułowaniu celów i opracowaniu kompleksowych projektów rozwojowych oraz monitorowaniu ich wdrażania, d) wsparcie szkoły przedszkola w przygotowaniu Rocznego Planu Wspomagania, ściśle odpowiadającego na potrzeby szkoły doskonalenia (przeprowadzenie warsztatu diagnostyczno-rozwojowego), e) dobór form doskonalenia adekwatnych do potrzeb oraz ich ewaluację, f) podejmowanie wszelkich działań związanych z realizacją w szkole konkretnej oferty (spotkania, konsultacje zbiorowe i indywidualne, w miarę potrzeby organizowanie spotkań i konsultacji z ekspertami - specjalistami w wybranym obszarze doskonalenia), g) utrzymywanie stałego kontaktu z dyrektorem i nauczycielami, h) wsparcie przy zapewnianiu obiegu informacji (stały kontakt z osobami zaangażowanymi w realizację RPW, dbanie o przepływ informacji dotyczących działań podejmowanych w ramach jego współpracy ze szkołą/przedszkolem), i) opracowanie wymagań na ekspertów zewnętrznych, j) stała współpraca z ekspertami zewnętrznym oraz ustalenie z ekspertami i pracownikami biura projektu zmian w programie warsztatów, k) opracowanie przy współpracy z ekspertami wzoru kwestionariusza kompetencji, który będzie wypełniany dla każdego uczestnika, l) organizowanie zaplanowanych form wspomagania (w tym sale, catering, materiały biurowe) we współpracy z biurem projektu, m) monitorowanie przebiegu realizacji rocznego planu wspomagania, reagowanie na pojawiające się trudności, n) dokumentowanie podejmowanych działań - miesięczne sprawozdania dostarczane do biura projektu najpóźniej do 10 dnia następnego miesiąca o) w zależności od potrzeb wsparcie w trakcie organizowanych warsztatów - uczestnictwo w spotkaniach p) przygotowanie sprawozdań z przebiegu realizacji Rocznego Planu Wspomagania, r) wykonywanie poleceń Koordynatora i Menadżera Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; s) nadzorowanie bieżących postępów w realizacji Projektu i przygotowywanie wymaganych sprawozdań merytorycznych; t) przeprowadzeniu pomiaru wskaźników realizacji celów (prowadzenie rejestrów, opracowywanie ankiet ewaluacyjnych, monitorowanie obecności uczestników w procesie doskonalenia); u) rekrutacja uczestników/uczestniczek procesu doskonalenia w szkołach/przedszkolach; v) raportowanie Koordynatorowi i Menażerowi Projektu o przebiegu realizacji Projektu oraz o zagrożeniach mogących mieć wpływ na jego wynik; Część nr 6. Koordynator Sieci Współpracy i Samokształcenia. Obowiązki Koordynatorów Sieci Współpracy i Samokształcenia obejmują w szczególności a) opracowanie rocznych planów pracy sieci współpracy sieci i samokształcenia, ze szczególnym uwzględnieniem wsparcia dyrektora i nauczycieli w sprecyzowaniu diagnozy faktycznych potrzeb, b) przygotowanie wybranej sieci, c) pomoc w sformułowaniu celów i opracowaniu kompleksowych projektów rozwojowych oraz monitorowaniu ich wdrażania, d) dobór form doskonalenia adekwatnych do potrzeb oraz ich ewaluację, e) podejmowanie wszelkich działań związanych z realizacją pracy sieci f) utrzymywanie stałego kontaktu z dyrektorem i nauczycielami, g) wsparcie przy zapewnianiu obiegu informacji (stały kontakt z osobami zaangażowanymi w realizację RPW, dbanie o przepływ informacji dotyczących działań podejmowanych w ramach jego współpracy ze szkołą/przedszkolem), h) opracowanie wymagań na ekspertów zewnętrznych, i) stała współpraca z ekspertami zewnętrznymi oraz ustalenie z ekspertami i pracownikami biura projektu zmian w programie warsztatów, j) opracowanie przy współpracy z ekspertami wzoru kwestionariusza kompetencji, który będzie wypełniany dla każdego uczestnika,k) organizowanie zaplanowanych form wspomagania (w tym sale, catering, materiały biurowe) we współpracy z biurem projektu, l) monitorowanie przebiegu realizacji rocznego planu pracy sieci, reagowanie na pojawiające się trudności, m) dokumentowanie podejmowanych działań - miesięczne sprawozdania dostarczane do biura projektu najpóźniej do 10 dnia następnego miesiąca n) w zależności od potrzeb wsparcie w trakcie organizowanych warsztatów - uczestnictwo w spotkaniach o) przygotowanie sprawozdań z przebiegu realizacji pracy sieci, r) wykonywanie poleceń Koordynatora i Menadżera Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; s) nadzorowanie bieżących postępów w realizacji Projektu i przygotowywanie wymaganych sprawozdań merytorycznych; t) przeprowadzeniu pomiaru wskaźników realizacji celów (prowadzenie rejestrów, opracowywanie ankiet ewaluacyjnych, monitorowanie obecności uczestników w procesie doskonalenia); u) rekrutacja uczestników/uczestniczek sieci współpracy i samokształcenia w szkołach przedszkolach; v) raportowanie Koordynatorowi i Menażerowi Projektu o przebiegu realizacji Projektu oraz o zagrożeniach mogących mieć wpływ na jego wynik; w) organizacja spotkań nauczycieli uczestniczących w sieci i prowadzenie rzeczonych spotkań w zakresie merytorycznym, z) moderowanie forum dyskusyjnego na platformie cyfrowej, aa) przygotowywanie zamieszczanie na platformie cyfrowej materiałów samokształceniowych i innych zasobów edukacyjnych łączących się z tematyką sieci, bb) sporządzenie rocznego sprawozdania z pracy sieci i przedstawienie go uczestnikom, cc) promocja działań sieci,