Rezerwacja, zakup i dostarczenie biletów wraz z ubezpieczeniem

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w zakresie podróży służbowych krajowych i międzynarodowych oraz pośrednictwo w zakupie biletów lotniczych, kolejowych i na prom wraz z ubezpieczeniem podróżnych dla potrzeb Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla. 2. Rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych i promowych we wszystkich kierunkach za granicą oraz na terenie kraju, a także biletów kolejowych w zagranicznych sieciach wewnętrznych zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego wg obowiązujących u przewoźników taryf i tras. 3. Wykonawca zapewni bilety na danej trasie z uwzględnieniem warunków podróży i środków transportu określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie. W tym celu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji minimum dwa najkorzystniejsze warianty przewozu wraz z informacją, jak przesunięcie terminu wyjazdu wpłynie na zmianę ceny biletu. 4. Wykonawca bezpłatnie dostarczy bilety do siedziby Zamawiającego. 5. Dostarczenie biletów do siedziby Zamawiającego nastąpi każdorazowo w terminie ustalonym przez strony, ale nie później niż w ciągu 24 godzin przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (biletów). W sytuacji nagłej Wykonawca dostarczy bilet do siedziby Zamawiającego nie później niż w ciągu 6 godzin od godziny złożenia zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość wystawienia biletów elektronicznych. 6. W sytuacjach, których nie można było przewidzieć Zamawiający może odwołać rezerwację, zmienić trasę i/lub termin podróży oraz zwrócić bilet. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do wyrównania ewentualnej różnicy w cenie. 7. Wykonawca upoważniony zostanie do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych u Przewoźnika. 8. Wykonawca zapewni Zamawiającemu ubezpieczenie na czas podróży na każdy dzień wyjazdu do krajów europejskich, krajów reszta świata oraz na terenie kraju. Ubezpieczenie będzie obejmować: - koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem, - koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski, - następstwa nieszczęśliwych wypadków polegająca na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyną zewnętrzną niezależnie od woli ubezpieczonego powstałe podczas podróży zagranicznej. 9. Wykonawca zapewni usługi turystyczne takie jak: rezerwacja hoteli, wynajem środków transportu (samochody osobowe, autokary, minibusy, małe samoloty), wizowanie paszportów oraz inne usługi zlecane przez Zamawiającego. 10. Z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków ochrona ubezpieczenia będzie obejmowała: a) Śmierć ubezpieczonego - wysokość świadczenia stanowi 100% sumy ubezpieczenia. b) Trwały uszczerbek na zdrowiu - wysokość świadczenia odpowiada orzeczonemu przez lekarzy procentów stałego uszczerbku na zdrowiu w odniesieniu do sumy ubezpieczenia. Niezależnie od kwoty wypłacanego świadczenia ubezpieczonemu zostaną zwrócone niezbędne wydatki poniesione na przejazd na teren RP do wskazanych przez ubezpieczyciela lekarzy oraz kosztów wykonania na terenie RP zleconych przez nich badań wymaganych dla uzasadnienia roszczeń. 11. Wystawione polisy oraz bilety zostaną dostarczone bezpłatnie przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego. Płatności nastąpią każdorazowo w terminie 21 dni, na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej do siedziby Zamawiającego faktury VAT. W przypadku polis ubezpieczeniowych, za fakturę VAT uznaje się prawidłowo wystawioną polisę lub notę obciążającą.