Usługi serwisu i remontu zestawów komputerowych i laptopów, urządzeń wielofunkcyjnych marki Lexmark i Kyocera oraz niszczarek dla Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych mu Biur Powiatowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi serwisu i remontu zestawów komputerowych i laptopów, urządzeń wielofunkcyjnych marki Lexmark i Kyocera oraz niszczarek dla Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych mu Biur Powiatowych świadczone dla Mazowieckiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych mu Biur Powiatowych. Zamawiający podzielił niniejsze zamówienie na cztery części, zwane w dalszej treści niniejszej SIWZ /zadaniami/, na które dopuszcza składanie ofert częściowych, w rozumieniu art. 83 ust. 2 ustawy Pzp na dowolną liczbę wybranych zadań. - Zadanie nr 1: usługi serwisu i remontu zestawów komputerowych i laptopów; - Zadanie nr 2: usługi serwisu i remontu urządzeń wielofunkcyjnych marki Lexmark; - Zadanie nr 3: usługi serwisu i remontu urządzeń wielofunkcyjnych marki Kyocera; - Zadanie nr 4: usługi serwisu i remontu niszczarek. 1. Opis Zadania nr 1: 1.1. Przedmiotem Zadania nr 1 są usługi serwisowania i remontu zestawów komputerowych (stacja robocza + monitor) oraz laptopów: DELL Optiplex 780, DELL Optiplex 990, DELL Latitude E4300, DELL Latitude E4310, DELL Latitude E6500 - zwanych dalej /sprzętem/. 1.2. Łączna liczba sprzętu objętego niniejszym zamówieniem w całym okresie obowiązywania umowy wynosi 900 szt. zestawów komputerowych i 20 szt. laptopów. 1.3. Usługi serwisowania i remontu sprzętu wymienionego w pkt 1.1. obejmują w szczególności następujące czynności: a) Serwisowanie: - czyszczenie zewnętrzne serwisowanego sprzętu; - oczyszczenie i smarowanie wnętrza serwisowanego sprzętu; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach serwisowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i części wymagających wymiany; b) Remont: - wymianę wszystkich uszkodzonych elementów; - doprowadzenie sprzętu do pełnej sprawności; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach remontowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i wymienionych części. 1.4. Dyski twarde stanowiące element sprzętu komputerowego nie będą opuszczały lokalizacji Zamawiającego, w której znajduje się dany sprzęt komputerowy. W przypadku, gdy awaria sprzętu dotyczy dysku komputerowego, Wykonawca zobowiązany jest wymontować wadliwy dysk twardy w obecności pracownika Zamawiającego i pozostawić go do jego dyspozycji. 2. Opis Zadania nr 2: 2.1. Przedmiotem Zadania nr 2 są usługi serwisowania i remontu komputerowych urządzeń peryferyjnych: Lexmark MS811, Lexmark MX711, Lexmark MX611, Lexmark X860, Lexmark T654/X654/X656, Lexmark C780, Lexmark X950, Lexmark MX911 - zwanych dalej /sprzętem/. 2.2. Łączna liczba sprzętu objętego niniejszym zamówieniem w całym okresie obowiązywania umowy wynosi 309 szt. 2.3. Usługi serwisowania i remontu sprzętu wymienionego w pkt 2.1. obejmują w szczególności następujące czynności: a) Serwisowanie: - czyszczenie zewnętrzne serwisowanego sprzętu; - oczyszczenie wnętrza serwisowanego sprzętu; - sprawdzenie i oczyszczenie drogi przejścia papieru; - sprawdzenie i oczyszczenie mechanizmu pobierania papieru; - konserwacja i smarowanie mechaniki sprzętu; - czyszczenie i konserwacja modułu ADF; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach serwisowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i części wymagających wymiany; b) Remont: - wymianę wszystkich uszkodzonych elementów; - doprowadzenie sprzętu do pełnej sprawności; - skasowanie licznika przeglądu; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach remontowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i wymienionych części. 3. Opis Zadania nr 3: 3.1. Przedmiotem Zadania nr 3 są usługi serwisowania i remontu komputerowych urządzeń peryferyjnych: Kyocera Mita KM-2050, Kyocera Mita KM-3035 - zwanych dalej /sprzętem/. 3.2. Łączna liczba sprzętu objętego niniejszym zamówieniem w całym okresie obowiązywania umowy wynosi 48 szt. 3.3. Usługi serwisowania i remontu sprzętu wymienionego w pkt 3.1. obejmują w szczególności następujące czynności: a) Serwisowanie: - czyszczenie zewnętrzne serwisowanego sprzętu; - oczyszczenie wnętrza serwisowanego sprzętu; - sprawdzenie i oczyszczenie drogi przejścia papieru; - sprawdzenie i oczyszczenie mechanizmu pobierania papieru; - konserwacja i smarowanie mechaniki sprzętu; - czyszczenie i konserwacja modułu ADF; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach serwisowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i części wymagających wymiany; b) Remont: - wymianę wszystkich uszkodzonych elementów; - doprowadzenie sprzętu do pełnej sprawności; - skasowanie licznika przeglądu; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach remontowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i wymienionych części. 4. Opis Zadania nr 4: 4.1. Przedmiotem Zadania nr 4 są usługi serwisowania i remontu niszczarek: C320c, C420CX, EF2127C, C380, PS320C-2, 400S5, 411.2 - zwanych dalej /sprzętem/. 4.2. Łączna liczba sprzętu objętego niniejszym zamówieniem w całym okresie obowiązywania umowy wynosi 98 szt. 4.3. Usługi serwisowania i remontu sprzętu wymienionego w pkt 4.1. obejmują w szczególności następujące czynności: a) Serwisowanie: - czyszczenie zewnętrzne serwisowanego sprzętu; - oczyszczenie i smarowanie wnętrza serwisowanego sprzętu; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach serwisowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i części wymagających wymiany; b) Remont: - wymiana wszystkich uszkodzonych elementów; - doprowadzenie sprzętu do pełnej sprawności; - sprawdzenie i testowanie sprzętu po zakończonych czynnościach remontowych; - sporządzenie protokołu wykonania usługi z opisem przeprowadzonych czynności i wymienionych części. 5. Informacje wspólne dotyczące wszystkich trzech zadań: 5.1. Usługami objęty jest sprzęt zlokalizowany w dwóch siedzibach Zamawiającego na terenie Warszawy oraz w Biurach Powiatowych na terenie województwa mazowieckiego. Lista wszystkich lokalizacji wraz z dokładnymi adresami znajduje się w Załączniku nr 2 do wzorów umów (stanowiących Załączniki nr 7.1 i 7.2-4 do SIWZ). 5.2. Usługi będą przeprowadzane na każde zlecenie Zamawiającego w czasie obowiązywania umowy. Lista osób uprawionych do kontaktu z Wykonawcą znajdować się będzie w Załączniku nr 3 do wzorów umów (stanowiących Załączniki nr 7.1 i 7.2-4 do SIWZ). 5.3. Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do sprzętu w godzinach od 7.30 do 15.30 każdego dnia roboczego w celu realizacji czynności objętych umową. 5.4. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przy remontach części zamiennych: - fabrycznie nowych, - oryginalnych lub równoważnych jakościowo, - kompatybilnych, - nie noszących śladów uszkodzeń i używania. Wymieniane przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia części zamienne nie mogą być także regenerowane oraz nie mogą pochodzić z demontażu z innego sprzętu. 5.5. Wykonawca udziela gwarancji na dostarczone i wymienione przez jego przedstawiciela w trakcie realizacji usług części zamienne na okres nie krótszy niż 12 miesięcy. Początkowy termin gwarancji biegnie od dnia podpisania przez Zamawiającego protokołu wykonania usługi. 5.6. Protokół wykonania usługi (będący jednocześnie formularzem zlecenia usługi), powinien zawierać minimum następujące dane: - numer zlecenia nadany przez Wykonawcę; - numer umowy; -nazwę i adres lokalizacji Zamawiającego, której dotyczy zlecenie; - nazwę Wykonawcy; - datę zlecenia; - datę wykonania usługi; - typ urządzenia; - numer seryjny urządzenia; - cel zlecenia/opis awarii; - opis wykonanych czynności, a w przypadku remontu również wymienionych części wraz z liczbą roboczogodzin; - opis części wymagających wymiany; - miejsce realizacji usługi; - podpis przedstawiciela Wykonawcy; - podpis przedstawiciela Zamawiającego. Wzór Protokołu wykonania usługi (będący jednocześnie wzorem Zleceniem usługi serwisu/remontu) znajduje się w Załączniku nr 4 do wzorów umów (stanowiących Załączniki nr 7.1 i 7.2-4 do SIWZ). 5.7. Wykonawca, po otrzymaniu od Zamawiającego drogą elektroniczną lub faxem Zlecenia usługi serwisu, przybędzie do lokalizacji Zamawiającego, której dotyczy zlecenie i wykona czynności objęte usługą serwisu, w przeciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia. 5.8. Wykonawca, po otrzymaniu od Zamawiającego drogą elektroniczną lub faxem Zlecenia usługi remontu, przybędzie do lokalizacji Zamawiającego, której dotyczy zlecenie i wykona czynności objęte usługą remontu w gwarantowanym czasie naprawy, określonym na podstawie oferty Wykonawcy w zawartej umowie, który nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia. 5.9. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące zamówienie, posiadały odpowiednie kwalifikacje zawodowe, doświadczenie i wykształcenie niezbędne do obsługi serwisowej sprzętu objętego daną umową. 5.10. Zamawiający ustala następujące wytyczne (podyktowane dyscypliną finansów publicznych) odnośnie późniejszych rozliczeń wynikających z realizacji umowy przez Wykonawcę, dotyczące /odległości dojazdu/: a) Zamawiający wyznacza /punkt początkowy/ dojazdu, tzn. każdy dojazd do /miejsca zlecenia/ będzie liczony od punktu początkowego oraz każdy powrót z /miejsca zlecenia/ będzie liczony do punktu początkowego. b) Przez /punkt początkowy/ należy rozumieć następującą lokalizację: Rondo Dmowskiego w centrum miasta stołecznego Warszawa. c) Przez /miejsce zlecenia/ należy rozumieć lokalizację Zamawiającego, której dotyczy zlecenie. d) Przez /odległość dojazdu/ należy rozumieć sumę ilości kilometrów dojazdu oraz powrotu Wykonawcy do i z /miejsca zlecenia/, podaną w wystawionej przez Wykonawcę fakturze VAT, w odniesieniu do każdego konkretnego zlecenia usługi, z zastrzeżeniem lit. h) niniejszego punktu. e) Odległości dojazdu, wykorzystywane do obliczenia należności w rozliczeniach wynikających z realizacji umowy przez Wykonawcę, nie mogą być większe niż odległości od punktu początkowego do miejsca zlecenia oraz od miejsca zlecenia do punktu początkowego, z zastrzeżeniem lit. h) niniejszego punktu. f) Odległości pomiędzy punktem początkowym, a poszczególnymi lokalizacjami Zamawiającego przedstawia Załącznik nr 2 do umowy. g) Odległości wyszczególnione w Załączniku nr 2 do umowy zostały obliczone na podstawie licznika odległości dla tras optymalnych na stronie internetowej www.targeo.pl. h) W sytuacji, kiedy przedstawiciel Wykonawcy będzie realizował tego samego dnia zlecenia w więcej niż jednej lokalizacji Zamawiającego (np. w dwóch Biurach Powiatowych położonych w sąsiadujących powiatach), Wykonawca obliczy odległość dojazdu od punktu początkowego do najbliższej lokalizacji objętej tego dnia usługą, zgodnie z odległościami określonymi w Załączniku nr 2 do wzorów umów (stanowiących Załączniki nr 7.1 i 7.2-4 do SIWZ), oraz doliczy odległość lub odległości pomiędzy tymi lokalizacjami, w których realizuje tego dnia zlecenia. Liczba kilometrów powrotu zostanie obliczona od ostatniej lokalizacji, w której Wykonawca wykonywał usługę. Odległości pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami Wykonawca obliczy na podstawie licznika odległości dla tras optymalnych na stronie internetowej www.targeo.pl. 5.11. Przez /roboczogodzinę/ należy rozumieć czas spędzony tylko i wyłącznie na naprawie urządzenia, co zostanie potwierdzone (poprzez podanie ilości roboczogodzin) w Załączniku nr 4 do wzorów umów, przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 5.12. Prognozowana liczba serwisów, liczba remontów wraz z wymianą części oraz łączna liczba kilometrów dojazdu zostały określone w Załączniku nr 1 do SIWZ - Formularz ofertowy. Ilości te mogą ulec zmianie w trakcie realizacji umowy, (zmniejszeniu lub zwiększeniu) zależnie od realnych potrzeb Zamawiającego (np. potrzeba wymiany niektórych części może nigdy nie nastąpić, natomiast w zamian mogą być wymieniane inne elementy, nieokreślone w załączniku, o którym mowa wyżej). Wykonawcy nie przysługują z tego powodu żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 5.13. Pozostałe istotne wymagania Zamawiającego, co do przedmiotu zamówienia i realizacji umowy dotyczące poszczególnych zadań zostały zawarte we wzorach umów stanowiących Załączniki nr 7.1 i 7.2-4 do SIWZ. 5.14. Wartością każdej umowy będzie wyliczona na podstawie oferty Wykonawcy suma wynagrodzenia brutto za usługi serwisu, usługi remontu (które obejmują koszty robocizny oraz koszty niezbędnych materiałów i części zamiennych) oraz koszty dojazdu