Zorganizowanie pobytu uczestników VII Symposium on Vacuum based Science and Technology w terminie 18-21.11.2013 r. w miejscowości Kołobrzeg

Opis przedmiotu przetargu: Zorganizowanie pobytu uczestników VII Symposium on Vacuum based Science and Technology w terminie 18-21.11.2013 r. w miejscowości Kołobrzeg na następujących warunkach: -uczestnicy mają być zakwaterowani w hotelu o standardzie 5* (pięciogwiazdkowym), -ilość uczestników 130 osób (w tym 70 osób korzystających z noclegów i pełnego wyżywienia -zakwaterowanie w pokojach jedno- i dwuosobowych (odpowiednio 62 pokoi jednoosobowych i 4 pokoje dwuosobowe), -posiłki w cenie pobytu, -udostępnienie w miejscu realizacji zamówienia jednocześnie, trzech sal: - klimatyzowana sala konferencyjna (na potrzeby sesji tematycznych) dla 130 osób wg standardów konferencyjnych (pełna obsługa multimedialna- komputer, ekran, rzutnik, nagłośnienie, możliwość zaciemnienia), - klimatyzowana sala konferencyjna (sesje plenarne) dla 80 osób, wg standardów konferencyjnych (pełna obsługa multimedialna- komputer, ekran, rzutnik, nagłośnienie), - sala na potrzeby wystawy o pow. ok. 80 m2 (wyposażenie: stoły, krzesła, zasilanie 230V dla każdego wystawcy) -udostępnienie sali na zorganizowanie sesji plakatowej (ścianki wystawowe na wywieszenie 30 plakatów o wymiarach 140 x 110 cm), -zamawiający wymaga aby sale konferencyjne, sala wystawowa oraz miejsce dla sesji plakatowej oraz miejsce przerw kawowych były zlokalizowane w bliskim sąsiedztwie, -obsługa przerw kawowych, w tym przerw kawowych z kanapkami -możliwość zorganizowania własnej recepcji i biura konferencji, -parking do dyspozycji uczestników konferencji na terenie obiektu. W ofercie należy uwzględnić: -noclegi w dniach 18 - 21.11.2013 -śniadanie w dniach 19 - 21.11.2013 -obiad w dniach 19 - 20.11.2013 -uroczysta kolacja przy muzyce (20.11.2013r.), -kolacja (Get together) (bufet) (18.11.2013r.), -kolacja zwykła (19.11.2013r.), -6 przerw kawowych (w tym 2 z kanapkami). Zajęcia konferencji będą się odbywały w dniach od 18.11.2013r. do 21.11.2013r. Zamawiający przed podpisaniem umowy zażąda: - przypadku udzielenia zamówienia konsorcjum (tzn. wykonawcy określonemu w art. 23 ust. 1 ustawy Pzp), złożenia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. -przedstawienia dokumentu potwierdzającego przyznanie standardu ośrodka o pięciu gwiazdkach (pięciogwiazdkowego)