Organizacja i obsługa konferencji Spotkania Przemyskie - Forum Ukraińskie

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji Spotkania Przemyskie-Forum Ukraińskie w dniach 21 - 24.10.2010 r. 2) Podstawowe założenia - Zakwaterowanie gości ( 70 osób ), hotel/hotele min. 3* do dyspozycji gości, w Przemyślu lub jego okolicach (do 15 km) , 4 doby; - Transport samochodowy (autokary) dla 60 osób przez 2 dni na terenie całego Podkarpacia, oraz lokalnie na terenie Przemyśla; 4 dni - przewidywana ilość przejechanych km wyniesie nie więcej niż 700 dla wszystkich pojazdów; - 21.10.2010 catering w trakcie wizyt studyjnych dla 2 grup 30 osobowych - lunch dla jednej grupy w Przemyślu, lunch dla drugiej grupy w Rzeszowie (przykładowe menu: strogonoff, makaron z kurczakiem w sosie śmietanowym z dodatkiem curry, sałatki, kanapki koktajlowe, dodatki, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje, sernik/inne ciasto) oraz tłumacz konsekutywny języka polskiego na ukraiński oraz ukraińskiego na polski dla każdej z grup; - 21.10.2010 kolacja dla 60 osób w miejscu zakwaterowania (przykładowe menu: barszcz z krokietem lub pasztecikiem, ewentualnie do wyboru barszcz ukraiński wg starych recept kuchni słowiańskiej, bulion z kołdunami, mięso firmowe z opiekanymi ziemniakami, młoda kapustka, zestaw surówek i warzyw, ciasto z galaretką, kawa, herbata, napoje bez ograniczeń; - 22.10.2010 catering w trakcie wizyt studyjnych dla 2 grup 30 osobowych - lunch dla jednej grupy w Przemyślu, lunch dla drugiej grupy w Rzeszowie (przykładowe menu: gulasz węgierski, naleśnik faszerowany szpinakiem, zapiekany z mozzarellą w sosie czosnkowym sałatki, kanapki koktajlowe, dodatki, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje, sernik/inne ciasto) oraz tłumacz konsekutywny języka polskiego na ukraiński oraz ukraińskiego na polski dla każdej z grup; - 22.10.2010 kolacja dla 60 osób w miejscu zakwaterowania (przykładowe menu: zupa węgierska, pieczeń wieprzowa z sosem grzybowym, zestaw surówek lub warzyw, ziemniaki młode z koperkiem, szarlotka, owoce, kawa, herbata, napoje bez ograniczeń,); - Wynajem sali klimatyzowanej, wyposażonej lub umożliwiającej wyposażenie w odpowiedni sprzęt audio-video, umożliwiającą obsługę tłumaczeniową (symultaniczną), mieszącą min. 120 osób w centrum Przemyśla dla potrzeb konferencji w okresie 23-24.10.2010; - 23.10.2010 przerwa kawowa w sali konferencyjnej dla 120 osób, (przykładowe menu: kawa, herbata, woda mineralna, soki, owoce, ciastka); - 23.10.2010 lunch - bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: borowikowa z groszkiem ptysiowym, schab pieczony z morelą, młode ziemniaki, ryż, kapusta na ciepło, ćwikła z chrzanem, ogórek kiszony, surówki, szarlotka, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje); - 23.10.2010 uroczysta kolacja - wykwintny bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: schab faszerowany w sosie śliwkowym szarym, pstrąg pieczony, gulasz węgierski/bogracz, dodatki: ziemniaki opiekane, warzywa na parze, kulebiak drożdżowy, przekąski zimne: ryba maślana na warzywach, galantyna drobiowa w auszpiku galaretka drobiowa, wędliny: staropolski stojak wędlin: kiełbasa wiejska, boczek wędzony gotowany, udziec wieprzowy po staropolsku, smalec z skwarkami, sałatka grecka sałatka owocowa sałatka sezonowa, ogórki, sosy: czosnkowy, żurawinowy, tatarski, potrawa wegetariańska - placek po węgiersku z gulaszem warzywnym, owoce, chleb wiejski, pieczywo drobne, kruche ciastka, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje - do uzgodnienia przed rozpoczęciem konferencji) obsługa 6 osób; - 24.10.2010 przerwa kawowa dla 120 osób (przykładowe menu: kawa, herbata, woda mineralna, soki, owoce, ciastka); - 24.10.2010 obiad bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: rosół z kołdunami, karkówka krucha, kasza jaglana lub kasza gryczana+ryż, ziemniaki, modra kapusta z rodzynkami, marchew z chrzanem, , sernik, woda, soki, inne napoje); - 24.10.2010 uroczysta kolacja - wykwintny bufet szwedzki w miejscu konferencji dla 120 osób (przykładowe menu: pierś drobiowa w borowikach, ryba maślana w cieście piwnym, flaczki/ bigos, żur staropolski,: ziemniaki opiekane, warzywa na parze, kulebiak drożdżowy, przekąski zimne: schab w galarecie, ryba faszerowana, stojak staropolski wędlin: kiełbasa wiejska, boczek wędzony gotowany, udziec wieprzowy po staropolsku, smalec z skwarkami, misy pierogów różnych, sałatki: wiejska, wiosenna; dzbany z arbuza i melona, sery wiejskie ze szczypiorkiem i rzodkiewką, dodatki do mięs: chrzan, ćwikła, sos tatarski, potrawa wegetariańska - lasagne warzywna, chleb wiejski, pieczywo drobne, deser lodowy, kawa, herbata, woda, soki, inne napoje - do uzgodnienia przed rozpoczęciem konferencji) obsługa 6 osób; - Nagłośnienie sali konferencyjnej, 23-24.10.2004; - Tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na ukraiński oraz ukraińskiego na polski dla 120 osób 23-24.10.2010, sprzęt, tłumacze; - Kamera+ operator dźwięku + fotograf + montaż, film nagrany i zmontowany w formacie HD, nagrany w 2 kopiach na płyty DVD z możliwością wielokrotnego kopiowania i dostarczony do zamawiającego do 14 dni po zakończeniu wydarzenia, zdjęcia w formacie jpg nagrane w 2 kopiach na płyty CD z możliwością wielokrotnego kopiowania i dostarczone do zamawiającego do 14 dni po zakończeniu wydarzenia; nagranie dźwiękowe w formacie WMA obrad i dyskusji panelowych w dniach 23-24 października nagrane w 2 kopiach na płyty CD z możliwością wielokrotnego kopiowania i dostarczone do zamawiającego do 14 dni po zakończeniu wydarzenia; na zamawiającego przeniesiona zostanie całość autorskich praw majątkowych w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pózn. zm.) do wyników prac powstałych w związku z wykonaniem zamówienia na polach eksploatacji wymienionych w art. 50 Ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych, łącznie z prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. - Obsługa agencyjna (w tym kompleksowa organizacja/koordynacja przed i w trakcie trwania konferencji, pełna koordynacja, hoteli, cateringów, przejazdów, tłumaczy sprzętu, opieka jednej - 2 osób w trakcie 4 dni trwania imprezy, oraz przed imprezą, sprawdzenie i ustalenie wszystkich szczegółów na trasie, zapewnienie jak najniższych cen dla klienta). 3) Zakres zadań Wykonawcy Do zadań Wykonawcy należeć będzie: a) Załączenie do oferty koncepcji (scenariusza konferencji). b) Po podpisaniu umowy: - realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z przedstawioną ofertą, - opracowanie sprawozdania z realizacji przedmiotu zamówienia wraz z przekazaniem dokumentacji fotograficznej z jej przebiegu w terminie do 14 dni po zakończeniu wydarzenia.