dostawa i instalacja programu komputerowego elektronicznego obiegu dokumentów i systemu elektronicznego archiwum.

Opis przedmiotu przetargu: Wymagania dotyczące dostawy Elektronicznego Obiegu Dokumentów: Program elektronicznego obiegu dokumentów powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy: 1. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych(Dz.U.06.206.1517). 2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U.06.206.1518). 3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519). Ponadto system powinien: 1. Posiadać jednolity i przejrzysty interfejs graficzny. 2. W sposób czytelny pokazywać poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz mieć możliwość wprowadzenia struktury organizacyjnej urzędu (schematu organizacyjnego). 3. Zapewniać obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej. 4. Posiadać budowę modułową, umożliwiającą jego etapowe wdrażanie. Moduły systemu powinny w szczególności: a) umożliwiać rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej wraz z załącznikami oraz jej automatycznym numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem raportów i zestawień, b) umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej, c) umożliwiać rejestrację treści skanowanych dokumentów po obróbce OCR, d) umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi), e) udostępniać bazę nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi systemu, f) dać możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji z możliwością niezależnego kierowania oryginałów dokumentów i sporządzania dowolnej ilości ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich obiegu. Każda z utworzonych kopii dokumentów powinna być nadzorowana, g) rejestrować każdą czynność związaną z poszczególnym dokumentem, np. w postaci historii, i dać możliwość szybkiego odczytania tych informacji, h) posiadać możliwość nadania poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontroli, i) posiadać możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umożliwiać nadzorowanie terminu i sposobu realizacji, j) posiadać jednolity terminarz organizacji z możliwością wpisywania terminów i rocznic poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamiania wraz z potwierdzeniem, k) posiadać możliwość tworzenia i przeglądania terminarzy grupowych oraz zarządzania nimi, l) posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników i pracy w zastępstwie, m) zapewniać jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdy z dokumentów, 5. Ewidencjonować i nadzorować dokumenty wewnętrzne jednostki wraz z ich stanami i wersjami. Powinna być możliwość odtworzenia wersji dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument w Systemie elektronicznego obiegu dokumentów zmienił wersję. 6. Obsługa korespondencji wychodzącej powinna być wyposażona w możliwość wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów. Tworzenie szablonów musi być proste i możliwe do samodzielnego definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika. 7. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien dać możliwość rejestrowania i prowadzenia spraw wraz z dokumentami związanymi. Powinna istnieć możliwość kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach. Sprawy powinny być trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien dać możliwość przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. 8. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty. Wyszukiwanie powinno odbywać się wg rozbudowanych kryteriów. 9. Interfejs systemu elektronicznego obiegu dokumentów powinien być polskojęzyczny, instrukcja i inne jego dokumenty muszą być polskojęzyczne. System elektronicznego obiegu dokumentów musi również mieć możliwość przechowywania polskojęzycznych danych. 10. Uprawnieni użytkownicy powinni mieć możliwość kontroli dotyczącej ilości korespondencji przychodzącej, terminów realizacji i przydzielonych zadań poszczególnych użytkowników oraz ich grup. 11. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być elastyczny i umożliwiać samodzielne dostosowanie do konkretnych potrzeb na stanowisku. 12. System elektronicznego obiegu dokumentów musi być wyposażony w możliwość tworzenia procedur postępowania związanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie sprawy. Tworzenie procedur musi być jasne i umożliwiać tworzenie osobnych kroków. Kroki powinny być niezależnie kontrolowane przez użytkownika prowadzącego. 13. Baza danych, w której przechowane są dokumenty powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera, system operacyjny serwera powinien zapewnić kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych. 14. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być wyposażony w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych. W zakresie obsługi Rady Gminy system zapewniać: 15. Ewidencję składu i obecności radnych na posiedzeniach. 16. Ewidencję dokumentów związanych z działalnością Rady (rejestrów uchwał, protokołów, wniosków itd.). 17. Rejestrację wyników głosowań. 18. Wydruki z w/w rejestrów w oparciu o gotowe szablony. Dodatkowo Elektroniczny Obieg Dokumentów musi spełniać zalecenia Urzędu Marszałkowskiego dotyczących współpracy z platformą komunikacji regionalnej tworzoną w ramach projektu Wrota Lubelszczyzny - informatyzacja administracji, które wyszczególniono poniżej: 1. System musi umożliwiać dwustronną komunikację z regionalna platformą komunikacyjną, na której będą udostępnione usługi XML Web Service. 2. System musi udostępniać usługę SOAP zawierającą zestaw operacji dotyczących pobierania, wysyłania, tworzenia oraz zmiany dokumentów elektronicznych. 3. W systemie musi istnieć możliwość komunikacji i dwustronnej wymiany dokumentów Systemu z platformą komunikacji regionalnej z wykorzystaniem API dostępnego poprzez protokół SOAP. 4. System powinien posiadać w pełni parametryzowany i udokumentowany interfejs komunikacyjny 5. Dostawca Systemu musi zapewnić minimum 36 miesięczne pełne jego wsparcie w następującym zakresie: a. Usuwania błędów i usterek wskazanych przez użytkownika b. Udzielania wyjaśnień i konsultacji Zamawiającemu c. Dostosowywanie (rozbudowa i parametryzacja) Systemu do aktualnie obowiązujących Zamawiającego przepisów prawa w szczególności dotyczących systemów informatycznych, instrukcji kancelaryjnej i Kodeksu Postępowania Administracyjnego d. Dostosowanie (rozbudowa i parametryzacja) Systemu do dwustronnej komunikacji z platformą komunikacji regionalnej z użyciem protokołu SOAP oraz do zaleceń i standardów , które będą dotyczyły platformy komunikacji regionalnej oraz do współpracy z dostawcą rozwiązania realizującego funkcjonalność platformy komunikacyjnej e. Systematycznie aktualizować i dostarczać Zamawiającemu dokumentację po wykonanych modyfikacjach Web Services Description Language (WSDL) - opracowany przez Microsoft i IBM, oparty na XML język do definiowania usług sieciowych. Język opisuje protokoły i formaty używane przez usługi sieciowe. Opisy WSDL mogą być umieszczane w rejestrze UDDI - kombinacja WSDL i UDDI ma się przyczynić do promocji rozwiązań usług sieciowych w Internecie. WSDL wykorzystuje język XML do opisu punktów dostępu do usług sieciowych. Język WSDL definiuje zestaw kilku struktur XML pozwalających na pełny opis usług (struktury danych wymienianych z usługą, sposób połączenia z usługą [najczęściej HTTP]). Serwer do elektronicznego obiegu dokumentów będzie oparty na systemie zgodnym z Windows 2003/2008 Small Business Serwer Elektroniczny Obieg Dokumentów Zakup, wdrożenie i szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu. Licencja na 50 stanowisk Wymagania do Elektronicznego Archiwum: System elektronicznego archiwum powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy: 1) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 06.206.1517. 2) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 06.206.1518).3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519). Ponadto system powinien zapewniać: przyjmowanie plików (tzw. paczek) z materiałami przeznaczonymi do archiwum, wyszukiwanie dokumentów w archiwum, wyświetlanie zawartości dokumentów znajdujących się w archiwum (podstawowych danych), wyświetlanie wszelkich załączników dołączonych do dokumentów znajdujących się w archiwum, zaawansowane wyszukiwanie według danych zawartych w plikach opisujących sprawy, generowanie raportów zdawczo-odbiorczych oraz raportów z dostępu do danych w archiwum Elektroniczne archiwum Zakup licencji, wdrożenie i szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu.