Usługa sprzątania lokali i terenów zewnętrznych Małopolskiego Oddziału Regionalnego ARiMR i Biur Powiatowych ARiMR w woj. małopolskim

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest - kompleksowe sprzątanie pomieszczeń biurowych lokali Małopolskiego Oddziału Regionalnego ARiMR w Krakowie oraz podległych mu Biur Powiatowych ARIMR, a także sprzątanie terenu wokół budynków 1. Usługa kompleksowego sprzątania obejmująca lokale wszystkich Biur Powiatowych ARiMR w województwie małopolskim oraz lokal Małopolskiego Oddziału Regionalnego ARIMR z siedzibą w Krakowie według określonego w pkt 3 wykazu powierzchni. 2. Usługa winna być wykonana zgodnie z przepisami sanitarnymi tak, aby użyte w celach czyszczących substancje i preparaty nie stanowiły zagrożenia dla zdrowia, życia człowieka i środowiska tzn. w szczególności odpowiadające wymogom ustawy z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (Dz. U. z 2011 r. Nr 63 poz.322 z późniejszymi zmianami). Zakres tej części zamówienia obejmuje czynności: Codziennie - odkurzanie podłóg wyposażonych w wykładzinę podłogową lub odkurzanie i mycie na mokro podłóg nie wyposażonych w wykładzinę podłogową - w Punktach Obsługi Klienta, w ciągach komunikacyjnych, korytarzach, klatkach schodowych, spocznikach, wejściach i wszelkich innych pomieszczeniach służących ogółowi pracowników lub beneficjentów (dotyczy Biur Powiatowych Zamawiającego), - czyszczenie powierzchni mebli biurowych (atestowanymi środkami antystatycznymi) z kurzu i wszelkiego rodzaju zabrudzeń - wyjmowanie i wynoszenie worków ze śmieciami i zakładanie nowych worków - gruntowne sprzątanie łazienek i sanitariatów obejmujące mycie płytek podłóg i ścian (dotyczy Biur Powiatowych Zamawiającego) - gruntowne sprzątanie wejść do lokali Biur Powiatowych Zamawiającego, w tym schodów zewnętrznych, zewnętrznych i wewnętrznych spoczników i drzwi (w większości przeszklonych), a w okresie zimowym dodatkowo oczyszczanie tychże ze śniegu i lodu, usuwanie nawisów śnieżnych i sopli z daszków, przed rozpoczęciem pracy Biur Powiatowych Zamawiającego (do godz. 7:15), oraz w razie potrzeby (nagłych opadów śniegu) także w trakcie dnia pracy Biur Powiatowych, - gruntowne sprzątanie (obejmujące zakres czynności wykonywanych 3 razy i raz w tygodniu) w pokojach zajmowanych przez Sekretariat i pokoje Dyrekcji Oddziału Regionalnego Zamawiającego, pow. około 100 m²) - sprzątanie pomieszczenia socjalnego w tym mycie podłogi, zlewozmywaków, płytek, kuchenek mikrofalowych, powierzchni mebli kuchennych, - przeznaczonymi do tego środkami chemicznymi z atestami PZH, o neutralnym, nieintensywnym zapachu. - mycie dodatkowych powierzchni przeszklonych drzwi wymienionych w tabeli w pkt. 4 3 razy w tygodniu (poniedziałek, środa, piątek): - odkurzanie podłóg wyposażonych w wykładzinę podłogową lub odkurzanie i mycie na mokro podłóg nie wyposażonych w wykładzinę dywanową (za wyjątkiem powierzchni sprzątanych z inną częstotliwością), - w razie potrzeby usuwanie plam ze sprzętu i wyposażenia, usuwania zużytego materiału biurowego o rozmiarach przekraczających pojemność koszy na śmieci, raz w tygodniu - wyczyszczenie koszy na śmieci zewnątrz i wewnątrz, - sprzątanie w obecności pracownika Zamawiającego pomieszczeń archiwum i składnicy akt (w szczególności odkurzanie (wykładziny) lub odkurzanie i mycie na mokro (inne powierzchnie) - bez odkurzania akt), -czyszczenie z kurzu tablic, lamp na biurkach, parapetów okiennych, telefonów i sprzętu komputerowego. (Czyszczenie sprzętu winno odbywać się przy użyciu specjalnie do tego przeznaczonych środków. Na wyposażeniu znajdują się monitory LCD) - czyszczenie kompleksowe sprzętu RTV i AGD (w szczególności lodówek) przy zastosowaniu odpowiednich preparatów antystatycznych - sprzątanie i mycie powierzchni balkonów wraz z przeszkleniami, - mycie parapetów i kaloryferów, - sprzątanie wszelkich pomieszczeń magazynowych w siedzibie Oddziału Regionalnego i siedzibach Biur Powiatowych (z wyjątkiem pomieszczeń sprzątanych raz na miesiąc), raz na miesiąc: - sprzątanie pomieszczeń magazynu opon, magazynu sprzętu BKM oraz magazynu sprzętu informatycznego, magazynku podręcznego - pod nadzorem pracownika Zamawiającego [dotyczy Oddziału Regionalnego Zamawiającego], - gruntowne umycie drzwi, - gruntowne czyszczenie powierzchni szaf biurowych (drzwi , boki, góra, półki) - mycie szafek w pomieszczeniu socjalnym (drzwi , boki, góra, półki), - odkurzanie i czyszczenie pozostałego sprzętu i wyposażenia nie wchodzącego do codziennych czynności - mycie luster, - wyczyszczenie i wypolerowanie wszelkich polerowanych części mebli i wyposażenia, - odkurzanie i mycie legarów drewnianych na poddaszu Biura Powiatowego Zamawiającego w Zakopanem (legary te znajdują się na wysokości ponad 4 m, konieczne wykorzystanie drabiny) - dostawa do Biur Powiatowych płynu do mycia naczyń w ilości 2 l, który powinien charakteryzować się brakiem negatywnego wpływu na skórę rąk, nie powinien także pozostawiać zacieków na szklanych naczyniach, skład: 5-15 % anionowe środki powierzchniowo czynne, co najmniej 5% amfoterycznych środków powierzchniowo czynnych, co najmniej 5% niejonowych środków powierzchniowo czynnych raz na trzy miesiące: - rozmrażanie i mycie lodówek, raz na pół roku - umycie regałów w składnicach akt i archiwum zakładowym, w obecności pracownika Zamawiającego - odkurzanie akt w archiwach i składnicach akt odkurzaczem z filtrem Hepa: w styczniu 2015 r. oraz czerwcu 2015 r. trzykrotnie w okresie obowiązywania umowy - mycie okien wraz z jednoczesnym praniem firan i czyszczeniem zasłon oraz czyszczenie żaluzji pionowych i poziomych ( w listopadzie 2014 r., kwietniu 2015 r., lipcu 2015 r.) w miarę potrzeb - wyposażanie sanitariatów w nieintensywne środki zapachowe (rodzaj zapachu do wyboru (co najmniej cztery różne) przez pracownika odpowiedniego Biura Powiatowego), papier toaletowy (bezzapachowy, dwuwarstwowy o gramaturze 2x18 gm², celulozowy), ręczniki papierowe (bezzapachowe, jednowarstwowe o gramaturze nie mniej niż 38 gm² lub dwuwarstwowy 2x18 gm², składane typu ZZ lub zależnie od wyboru pracownika Biura Powiatowego o identycznych parametrach, w rolce), mydło toaletowe posiadające stosowne atesty dopuszczające do stosowania w standardzie dla budynków użyteczności publicznej. Środki higieniczne zapewnia Wykonawca (dotyczy biur powiatowych Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy) - wyposażenie pokoi socjalnych w ręczniki papierowe kuchenne (bezzapachowe, jednowarstwowe o gramaturze nie mniej niż 38 gm² lub dwuwarstwowy 2x18 gm², składane typu ZZ lub zależnie od wyboru pracownika zamawiającego o identycznych parametrach, w rolce), - opróżnianie pojemników niszczarek lub usuwanie worków ze ścinkami i zastępowanie ich nowymi workami, - usuwanie zanieczyszczeń powstałych w wyniku zdarzeń losowych na wezwanie Zamawiającego (nie częściej niż jeden raz w okresie obowiązywania umowy, w ciągu 30 dni od dnia wezwania) - skuteczne czyszczenie mebli tapicerowanych -czyszczenie wykładzin (z wyniesieniem i wniesieniem mebli) - przy użyciu atestowanych środków, poprzez: odkurzenie wykładziny odkurzaczem z turboszczotką. rozpylenie detergentu czyszczącego metodą prespray przy użyciu specjalnego spryskiwacza ciśnieniowo-elektrycznego aplikującego środek pod ciśnieniem 25 do 30 psi, w ilości 1 do 2 litrów na minutę (na silnie zabrudzone fragmenty wykładziny i silnie zabrudzone ciągi komunikacyjne zastosowanie odpowiedniego, mocniejszego środka), wcieranie zaaplikowanego detergentu szorowarką elektryczną, pranie ekstrakcyjne (wypłukanie zabrudzeń gorącą wodą z dodatkiem łagodnego środka konserwującego wykładzinę, utrwalającego kolor i efekt czyszczenia), suszenie i szczotkowanie wykładziny (odkurzenie i formowanie wykładziny) 3 . Powierzchnia Biur Powiatowych i Oddziału Regionalnego: Lp Powiat Powierzchnia w m² adres 1 Bocheński 406 Bochnia, ul. Windakiewicza 9/1, 2 Brzeski 777 Brzesko, ul. Szczepanowska 23 3 Chrzanowski 550 Chrzanów, ul. Fabryczna 16 4 Dąbrowski 424 Dąbrowa Tarnowska, ul. Piłsudskiego 33 5 Gorlicki 450 Gorlice, ul. W. Pola 2 6 Limanowski 765 Limanowa, ul. Piłsudskiego 6 7 Miechowski 476 Miechów, ul. Konopnickiej 23a 8 Myślenicki 376 Dobczyce, (powiat myślenicki), ul. Kościuszki 12 9 Nowosądecki 617 Nowy Sącz, ul. Kraszewskiego 44 10 Nowotarski 461 Czarny Dunajec (powiat nowotarski), ul. Kamieniec Dolny 55 11 Olkuski 470 Olkusz, Ul. Bylicy 1 12 Oświęcimski 298 Oświęcim, ul. Wyspiańskiego 10 13 Proszowicki 364 Proszowice, ul. Szpitalna 3 14 Suski 361 Sucha Beskidzka, ul. Kościelna 5b 15 Tarnowski 772 Tarnów, ul. Lwowska 72/96 C 16 Tatrzański 479 Zakopane, (powiat tatrzański), ul. Do Samków 29 17 Wadowicki 345 Wadowice, ul. Mickiewicza 36 18 Wielicki 490 Niepołomice, (powiat wielicki), ul. 3 Maja 2 19 Oddział Regionalny 2 767 Kraków, ul. Lubicz 25 Razem 11 648 m² Do zamówienia przyjmuje się maksymalną powierzchnię do sprzątania tj. 13 000 m² jaka może wystąpić w trakcie trwania umowy. 4.Wykaz ilości i powierzchni okien oraz dodatkowych powierzchni przeszklonych. Powiat liczba okien do mycia ( szt. ) powierzchnia okien do mycia ( m2 ) Dodatkowe powierzchnie przeszklone- drzwi ( szt.m2) uwagi bocheński 33,00 50,70 3,00/ 9,10 brzeski 60,00 128,52 chrzanowski 40,00 90,00 dąbrowski 16,00 59,76 gorlicki 19,00 43,11 krakowski 43,00 117,39 limanowski 29,00 78,10 5,00/16,20 w tym mycie okien na klatce schodowej wewnątrz ( 3 szt. 23,10m2), wysokie dostępne z drabiny . miechowski 19,00 66,54 myślenicki 33,00 94,71 nowosądecki 36,00 166,00 19,00/62,00 w powierzchni okien ujęto 22,00 m2 szklanych barierek balkonów sprzątanych raz na tydzień nowotarski 31,00 53,51 olkuski 21,00 80,00 oświęcimski 17,00 35,00 2,00/9,00 proszowicki 25,00 50,75 suski 25,00 62,65 tarnowski 109,00 159,00 tatrzański 54,00 76,00 w tym ok. 32 m2 powierzchni okien , które się nie otwierają i są dostępne do mycia tylko z zewnątrz z drabiny, oraz 1 okno dachowe nad schodami z utrudnionym dostępem. wadowicki 29,00 49,37 wielicki 30,00 73,77 Małopolski OR 312,00 783,5 RAZEM 981,00 2 318,38 W trakcie obowiązywania umowy, w związku ze zmianami lokalowymi może dojść do zwiększenia powierzchni okien i dodatkowych przeszkleń maksymalnie do poziomu 2 700 m² 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia powierzchni sprzątanej, w celu dostosowania do aktualnej sytuacji lokalowej Małopolskiego OR ARiMR i Biur Powiatowych ARiMR w województwie małopolskim, jednakże maksymalna powierzchnia do sprzątania lokali wynosi 13 000 m² (słownie: trzynaście tysięcy m²) 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia powierzchni okien oraz dodatkowych powierzchni przeszklonych bez zwiększania wynagrodzenia, w celu dostosowania do aktualnej sytuacji lokalowej Małopolskiego OR ARiMR i Biur Powiatowych ARiMR w województwie małopolskim, jednakże maksymalna powierzchnia okien i dodatkowych przeszkleń wynosi 2 700 m² (słownie: dwa tysiące siedemset m²) 7. Informacje dodatkowe: - dotychczasowi wykonawcy usługi sprzątania nie stosowali metod alpinistycznych przy myciu okien i regałów, jednakże Zamawiający zwraca uwagę, iż czynności te winny być wykonywane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności osoby bezpośrednio je wykonujące powinny posiadać dopuszczenie do pracy na wysokości, a także posiadać niezbędne uprzęże zabezpieczające przed wypadnięciem przez okno, - przeszklone barierki balkonów w Nowym Sączu znajdują się na wysokości wysokiego pierwszego piętra (ok. 5-6 m od ziemi), a do ich wyczyszczenia po zewnętrznej stronie może być niezbędnym odpowiednie wychylenie się przez barierkę, - jeżeli to będzie możliwe, Zamawiający zapewni, z uwzględnieniem swoich możliwości lokalowych, pracownikom Wykonawcy miejsca do przechowywania narzędzi i środków czystości, - Wykonawca zobowiązany będzie do przechowywania narzędzi i środków czystości tylko w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach. - Liczba pracowników Małopolskiego OR i Biur Powiatowych Zamawiającego: Lp Powiat Liczba pracowników 1 Bocheński 18 2 Brzeski 17 3 Chrzanowski 6 4 Dąbrowski 20 5 Gorlicki 25 6 Limanowski 34 7 Miechowski 27 8 Myślenicki 20 9 Nowosądecki 39 10 Nowotarski 30 11 Olkuski 19 12 Oświęcimski 13 13 Proszowicki 17 14 Suski 16 15 Tarnowski 37 16 Tatrzański 14 17 Wadowicki 17 18 Wielicki 16 19 Oddział Regionalny + Biuro Powiatowe w Krakowie 295 6.Sprzątanie terenu wokół budynków obejmuje : 6.1 Usługę kompleksowego utrzymania czystości terenu zewnętrznego wokół budynków wraz z odśnieżaniem dojścia do niektórych Biur Powiatowych według załączonego wykazu i obejmuje sprzątanie terenów w okresie: wiosna, lato, jesień, zima, oraz odśnieżania w okresie zimowym jak również dziewięciokrotne koszenie trawników, dwukrotne przycięcie drzew i krzewów oraz trzykrotne przycięcie żywopłotów. 6.2 Bieżąca pielęgnację terenów, o których mowa w pozycji Inna powierzchnia tabeli z pkt 7. 6.3 Usługa winna być wykonana zgodnie z przyjętymi zasadami utrzymania czystości terenów utwardzonych i trawników oraz przepisami sanitarnymi tak, aby użyte w celach czyszczących substancje i preparaty nie stanowiły zagrożenia dla zdrowia, życia człowieka i środowiska tzn. w szczególności odpowiadające wymogom ustawy z dnia 25 lutego 2011 r., o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (tj. Dz.U. z 2011r. Nr 63 poz.322 z późniejszymi zmianami). Zakres tej części zamówienia obejmuje w szczególności: raz w tygodniu usuwanie nieczystości z terenów utwardzonych i trawników, innych powierzchni wskazanych w tabeli w pkt 7, raz w tygodniu zamiatanie terenów utwardzonych, dwa razy w tygodniu oczyszczanie popielnic, koszy na śmieci i wycieraczek zewnętrznych, koszenie trawników w okresie maj-sierpień 2x na miesiąc, odpowiednio do 7 dnia i pomiędzy 23, a ostatnim dniem każdego miesiąca oraz do 15 września (łącznie dziewięć razy) wraz z wywozem skoszonej trawy, przycinanie drzew i krzewów (dwukrotnie - w okresie wiosennym i jesiennym), żywopłotów (wrzesień, maj, lipiec - łącznie trzykrotnie) wraz z usunięciem obciętych gałęzi. Wszystkie te czynności wykonywane są w terminie 7 dni od dnia wezwania przez Zamawiającego, bieżącą pielęgnację terenów wskazanych w kolumnie Inna powierzchnia tabeli w pkt 7 prowadzoną w sposób ciągły i w miarę potrzeb i obejmuje zabiegi ogrodnicze. a w szczególności bieżące podlewanie roślin w okresie suszy, nawożenie odpowiednimi nawozami, uzupełnianie ubytków ziemi kompostem lub odpowiednią ziemią ogrodniczą, zwalczanie chorób zasadzonych roślin, uzupełnienia uschłych roślin nowymi nasadzeniami, oraz odchwaszczanie mechaniczne lub chemiczne. w okresie jesiennym - raz w tygodniu usuwanie opadłych liści z terenów utwardzonych i trawników i innych powierzchni z tabeli w pkt 7 oraz ich wywóz, w okresie zimowym - systematyczne odśnieżanie i zabezpieczenie przed oblodzeniem (przez posypywanie mieszanką solno- piaskową, materiał zapewnia Wykonawca) terenów utwardzonych - ciągów pieszych, chodników, w tym odcinków ciągów pieszych o charakterze publicznym, przylegających bezpośrednio do nieruchomości będących w posiadaniu Zamawiającego), schodów i dróg dojazdowych oraz parkingów w obrębie nieruchomości, strącanie sopli oraz nawisów śnieżnych zwisających z dachu, zabezpieczenie przejść pod soplami zwisającymi z dachu. Wykonawca zapewni wywóz usuniętego śniegu i lodu, bezpośrednio po wykonaniu usługi. W budynku Biura Powiatowego Zamawiającego w Zakopanem zabronione jest używanie soli do usuwania pokrywy lodowej ze schodów i spocznika wokół budynku. w miarę potrzeb obsiewanie ubytków w trawnikach (materiał siewny Wykonawcy). W przypadku wyłączenia części terenów zewnętrznych z wykonywania sprzątania ze względu na prowadzenie prac budowlanych Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania jako prac zamiennych sprzątania terenu wyłączonego po zakończeniu prac budowlanych. Zamawiający planuje w miesiącu sierpniu prowadzenie prac budowlanych na terenie zewnętrznym przynależnym do budynku stanowiącego siedzibę Biura Powiatowego Zamawiającego w Brzesku. Wykonawca nie będzie zobowiązany do prac porządkowych związanych z zagospodarowanie i uporządkowaniem placu budowy (czynności te realizuje podmiot wykonujący prace budowlane) Wymienione wyżej prace wykonać należy codziennie, pomiędzy godzinami 7:30 a 15:30, za wyjątkiem prac polegających na odśnieżaniu i zabezpieczeniu przed oblodzeniem, które muszą być wykonywane przed rozpoczęciem pracy Biur Powiatowych Zamawiającego, tj. najpóźniej do godz. 7:15, a w okresie wzmożonych opadów śniegu na telefoniczne wezwanie Zamawiającego w ciągu godziny od powiadomienia. 7. Wykaz adresów budynków Biur Powiatowych, których teren podlega sprzątaniu: Lp. Adres Biura Powierzchnia Terenu zewnętrznego do sprzątania i odśnieżania (m ²) ciągi piesze, parkingi, chodniki Powierzchnia trawnika do koszenia (m ²) Inna powierzchnia (m ²) 1 BP Wadowice ul. Mickiewicza 36 596 1 931 2 BP Zakopane ul. Do Samków 29 380 75 25 (ogródek) 3 BP Chrzanów ul. Fabryczna 16 260 230 127 (tzw. ogród japoński) 4 BP Brzesko ul. Szczepanowska 23 915 400 max 300 - w m-c sierpni br. planuje się utworzenie ogrodu japońskiego lub ogródka 5 BP Proszowice Ul. Szpitalna 270 250 Razem 2 421,00 2 886,00 152 Łącznie powierzchnia terenów zewnętrznych 5 459,00 Do zamówienia przyjmuje się maksymalną powierzchnię terenów zewnętrznych do sprzątania tj. 6 000 m², jaka może wystąpić w trakcie trwania umowy. Zamawiający informuje, że w związku z pracami budowlanymi prowadzonymi na terenie zewnętrznym przynależnym do Biura Powiatowego w Brzesku może powstać ogródek o powierzchni maksymalnej do 300 m². Jego urządzenie spowoduje zmniejszenie powierzchni parkingu, ale może zwiększyć koszty utrzymania terenu co nie będzie podstawą do zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy. 8. Dodatkowe wymagania: 8.1. Ze względu na charakter i organizację pracy Małopolskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa sprzątanie odbywa się pomiędzy godzinami 7:30 a 15:30 (poza wyjątkami opisanymi powyżej). Część pomieszczeń użytkowanych przez ARiMR może być sprzątana tylko w obecności pracowników Zamawiającego. 8.2. Wykonawca jest zobowiązany do sprzątania pomieszczeń po bieżących remontach pomieszczeń ( malowanie, przeróbki budowlane) jako pracochłonność równoważną za okres trwania remontu i braku sprzątania w tym czasie. 8.3. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania usług dodatkowych niewymienionych wyżej w sytuacjach awaryjnych np. zalanie pomieszczeń, sprzątanie i mycie naczyń po spotkaniach służbowych. W tym celu zobowiązuje się wyznaczyć spośród pracowników sprzątających w Małopolskim Oddziale Regionalnym ARIMR przy ul. Lubicz 25 (nie dotyczy Biur Powiatowych ARIMR), jedną osobę dyżurującą w godzinach pracy Zamawiającego. 8.4 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobom sprzątającym jednolite stroje z logo firmy. 8.5. Wykonawca zobowiązuje się wyznaczyć spośród osób sprzątających w Małopolskim Oddziale Regionalnym ARIMR, jedną osobę koordynującą zadania i zapewniająca kontakt z Wykonawcą w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia 9. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę jakiejkolwiek części zamówienia. W przypadku powierzenia podwykonawcy wykonania jakiejkolwiek części zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w Formularzu ofertowym tej części zamówienia (zakresu).