Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji i obsługi dwudniowej konferencji pn. I Ogólnopolski Zlot Zagród Edukacyjnych w dniach 28-29 listopada 2013 r. w Łodzi

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej konferencji pt. I Ogólnopolski Zlot Zagród Edukacyjnych w dniach 28 - 29 listopada 2013 r. w Łodzi. Konferencja będzie skierowana do osób działających na rzecz rozwoju sieci zagród edukacyjnych. Celem konferencji jest integracja i wymiana doświadczeń środowiska działającego na rzecz rozwoju Ogólnopolskiej Sieci Zagród Edukacyjnych oraz upowszechnienie wiedzy specjalistycznej mającej znaczenie dla rozwoju sieci gospodarstw edukacyjnych w Polsce. Partnerem merytorycznym projektu jest Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie Oddział w Krakowie oraz Łódzki Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Bratoszewicach. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację projektu, b) minimum jeden numer telefonu oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom konferencji. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć jednego dnia roboczego. Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zrealizuje następujące zadania: 1. Nabór maksymalnie 120 uczestników konferencji. Wykonawca zapewni nabór maksymalnie 120 uczestników konferencji w szczególności wśród członków Ogólnopolskiej Sieci Zagród Edukacyjnych (lista członków dostępna na stronie www.zagroda-edukacyjna.pl) oraz doradców rolniczych koordynujących funkcjonowanie zagród edukacyjnych z całej Polski. 2. Program konferencji Wykonawca w ciągu 3 dni od podpisania umowy przygotuje i przekaże Zamawiającemu, na podstawie ramowego programu, szczegółowy program konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu w terminie 2 dni od jego otrzymania. Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie w terminie 1 dnia roboczego. Ponadto Wykonawca dostarczy Zamawiającemu, w wersji elektronicznej, informacje o miejscu wizyty studyjnej oraz listę proponowanych wykładowców. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do miejsca wizyty studyjnej oraz do listy wykładowców. Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie, nie później niż w terminie 1 dnia roboczego. Ramowy program dwudniowej konferencji: a) informacje na temat Ogólnopolskiej Sieci Zagród Edukacyjnych, zasady funkcjonowania sieci oraz działalność sieci w ciągu ostatniego roku - ok. 1,5 godz.; b) metodyka prowadzenia zajęć w zagrodzie edukacyjnej - ze szczególnym uwzględnieniem pedagogiki zabawy: zajęcia teoretyczne zawierające wprowadzenie do pedagogiki zabawy, idea, zasady, metodyka prowadzenia zajęć z zakresu pedagogiki zabawy, adresowanych do różnych grup wiekowych, podsumowanie - ok. 2,5 godz.; c) warsztaty pedagogika zabawy, których celem jest przekazanie i ćwiczenie praktycznych umiejętności pracy z dziećmi zgodnie z ideą i zasadami pedagogiki zabawy - zajęcia w formie warsztatowej będą prowadzone w podziale na 3 grupy równolegle - ok. 1,5 godz.; d) wizyta studyjna w obiekcie, w którym realizowane są zajęcia edukacyjne adresowane do różnych grup wiekowych, dotyczące kultury materialnej wsi. Spotkanie z osobą odpowiedzialną za realizację zajęć. Miejsce wizyty nie może być w odległości większej niż 60 kilometrów od miejsca odbywania się konferencji. e) moderowana dyskusja - wymiana doświadczeń, dyskusja i podsumowanie - ok. 2 godz. Szczegółowy program konferencji będzie zawierał stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 7 zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 3. Wykładowcy Wykonawca zapewni wykładowców/moderatora, którzy zrealizują wykłady i warsztaty zgodnie z programem konferencji (w liczbie niezbędnej do należytej realizacji wykładów) jednak nie mniej niż 4 osoby, w tym 3 z wykształceniem co najmniej wyższym w zakresie pedagogiki oraz co najmniej 3 letnim doświadczeniem w prowadzeniu zajęć z dziećmi i 1 z wykształceniem co najmniej wyższym oraz co najmniej 2 letnim doświadczeniem z zakresu funkcjonowania gospodarstw edukacyjnych w Polsce. Wszystkie powstałe w ramach konferencji prezentacje/abstrakty/konspekty zawierać będą stałą i trwałą wizualizacje logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 7 zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 4. Wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji: Wykonawca zapewni wyżywienie dla maksymalnie 120 uczestników konferencji w miejscu zakwaterowania lub w miejscu odbywania się wizyty studyjnej w tym: obiad - dwa podania, po jednym w każdym dniu konferencji, tj. 28 i 29 listopada 2013 r., w formie bufetu składający się minimalnie z dwóch dań: zupy i dania głównego (w tym danie mięsne i rybne do wyboru, gotowane jarzyny, surówka) oraz napój zimny (woda oraz soki owocowe). kolacja w dniu 28 listopada 2013 r., składająca się z: zestawu gorących dań, w tym co najmniej zupy i 2 rodzajów dań mięsnych, gotowanych jarzyn, co najmniej 3 rodzajów surówek sałatek, co najmniej 4 rodzajów desek zimnych zakąsek, pieczywa ciemnego i jasnego, co najmniej dwóch rodzajów ciast oraz napojów: kawa, herbata, soki, woda.. serwis kawowy ciągły w dniach 28 i 29 listopada 2013 r. składający się minimalnie z kawy, herbaty, wody oraz co najmniej 2 rodzajów ciastek. 5. Sale na konferencję w dniach 28 i 29 listopada 2013 r. Wykonawca zapewni sale niezbędne do realizacji konferencji w dniach 28 i 29 listopada 2013 r., w granicach administracyjnych miasta Łodzi, w odległości maksymalnie 4 km od dworca Łódź Kaliska: 1 salę szkoleniową wyposażoną co najmniej w liczbę miejsc odpowiadającą liczbie wszystkich uczestników konferencji, z bezprzewodowym dostępem do Internetu, pełnym wyposażeniem multimedialnym i nagłośnieniem (w tym co najmniej dwa mikrofony) oraz flipchartem na potrzeby realizacji konferencji. 3 sale szkoleniowe - z bezprzewodowym dostępem do Internetu, pełnym wyposażeniem multimedialnym i nagłośnieniem (w tym co najmniej jeden mikrofon) oraz flipchartem - w każdej sali - na potrzeby realizacji warsztatów, zgodnie z programem konferencji. Sale należy oznakować logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7 zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 6. Zakwaterowanie (ze śniadaniem) dla uczestników konferencji: Wykonawca zapewni zakwaterowanie ze śniadaniem dla maksymalnie 120 uczestników konferencji z dnia 28 na 29 listopada 2013 r., w miejscu odbywania się konferencji. Wykonawca zapewni zakwaterowanie w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym miejscu zakwaterowania o równoważnym standardzie, w pokojach 1- i/lub 2-osobowych, z osobnym węzłem sanitarnym, posiadającym parking dla gości. 7. Transport uczestników do miejsca wizyty studyjnej oraz realizacja wizyty studyjnej Wykonawca zapewni transport uczestników konferencji na trasie z miejsca zakwaterowania do miejsca wizyty studyjnej, w dniu 28 lub 29 listopada. Odległość miejsca wizyty studyjnej od miejsca odbywania się konferencji nie może być większa niż 60 km. Wykonawca zrealizuje wizytę studyjną zgodnie ze szczegółowym programem konferencji. 8. Zestawy i materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji Wykonawca zapewni opracowanie merytoryczne oraz wydruk materiałów konferencyjnych i dystrybucję tych materiałów wśród wszystkich uczestników konferencji. Materiały, o łącznej objętości minimum 15 stron (format A4, czcionka Time New Roman 12, odstęp między wierszami - 1,5 pkt, marginesy 2,5 cm), będą obejmowały co najmniej: ostateczny program konferencji, opracowane zagadnienia z zakresu funkcjonowania Ogólnopolskiej Sieci Zagród Edukacyjnych (historia sieci, zasady przynależności) oraz pedagogiki zabawy (idea, zasady, metodyka prowadzenia zajęć z dziećmi). Materiały konferencyjne będą zawierały stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 7 zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. Wykonawca zapewni zestawy konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji: (długopis, notes, teczka, torba) długopis, z zachowaniem poniższych wymagań: - długopis plastikowy w kolorze białym - wyposażony w niebieski wkład - wymiary: min. 140 mm x 10 mm x 10 mm notes, z zachowaniem poniższych wymagań: - notes minimum 45 - kartkowy w kratkę - papier offset 80g/m² - full kolor jednostronnie - klejony na górnej krawędzi - format A5 teczka, z zachowaniem poniższych wymagań: - teczka tekturowa w kolorze białym - gładka - format A4 - karton 300 g/m² - powierzchnia - uszlachetnienie lakier UV torba, z zachowaniem poniższych wymagań: - torba papierowa jednobarwna - wymiary: 330 mm x 230mm x 75 mm (dopuszczalna tolerancja +/- 5 cm) - rączki: sznurek poliestrowy biały, długość 35 cm (tolerancja +/- 5 cm) - podstawa usztywniona kartonem - papier: 170 g/m², papier kredowy, laminat błyszczący Zestawy konferencyjne będą zawierały stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 7 zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl., przy czym długopisy będą zawierały jedynie logotypy. Wykonawca przekaże Zamawiającemu na adres k.krawczyk@fapa.org.pl i d.dlugosz@fapa.org.pl, informacje do zamieszczenia na portalu KSOW: - zaproszenie do udziału w konferencji zwierające podstawowe informacje o jej tematyce, miejscu, czasie trwania, możliwościach rejestracji, najpóźniej 7 dni po podpisaniu umowy. - merytoryczną relację z konferencji wraz z min. 20 zdjęciami, najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od jej zakończenia. Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ.