Świadczenie usług cateringowych oraz wynajmu sal (w częściach 2 i 3) w ramach projektu innowacyjnego pn. Droga do samodzielności współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej)

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług cateringowych (polegających na przygotowaniu, dostarczeniu i podaniu cateringu) w ramach projektu pn. Droga do samodzielności współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej) podczas zaplanowanych do realizacji następujących działań przedstawionych w częściach: a) Część 1 - catering na spotkania zespołu ekspertów (catering bez wynajmu sali) b) Część 2 - wynajem sal wraz z cateringiem na konferencję informacyjno-promocyjną na rozpoczęcie realizacji projektu c) Część 3 - wynajem sal wraz z cateringiem na seminarium tematyczne (konsultacje społeczne) - działanie upowszechniająco - włączające CZĘŚĆ 1 - CATERING NA SPOTKANIA ZESPOŁU EKSPERTÓW Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych podczas 8 spotkań zespołu ekspertów w Starostwie Powiatowym w Lęborku. Danie obiadowe i deserowe podawane będzie w formie szwedzkiego stołu. 1. Terminy i czas trwania Świadczenie usług cateringowych podczas spotkań zespołu ekspertów będzie odbywać się w 2012 i 2013 roku - 8 spotkań w przewidywanych miesiącach VII, X, XI, XII 2012 roku oraz I i II 2013 roku- - wg ustalonego harmonogramu spotkań. W przypadku braku możliwości zorganizowania spotkania w którymś z ww. miesięcy spotkanie zorganizowane będzie w innym miesiącu, jednakże ostatnie spotkanie przypada na miesiąc luty 2013 roku. O dokładnej dacie, miejscu i godzinie realizacji usługi Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. 2. Przewidywana liczba uczestników spotkań Planowana liczba osób uczestniczących w każdym spotkaniu - 15 osób. Każde spotkanie będzie zorganizowane w jednym dniu i przewidywany okres ich trwania szacuje się na 4 godziny. 3. Miejsce świadczenia usług: Świadczenie usług cateringu odbywać się będzie na terenie Lęborka, w Sali wyposażonej w stoły, tak aby możliwe było serwowanie posiłków w formie szwedzkiego stołu. Salę i dostęp do sali oraz stoły zapewnia Zamawiający. 4. W ramach świadczenia usług cateringu Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przygotowania, dowozu i podania zamawianych posiłków i artykułów spożywczych, 2) świadczenia usług cateringu wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 3) dostaw w odpowiednich, czystych pojemnikach, zapewniających zabezpieczenie przedmiotu dostawy przed wpływem jakichkolwiek szkodliwych czynników, 4) transportu przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego 5) przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, m.in. ustawy z dnia 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 136, poz. 914) 6) świadczenie usług cateringowych musi odbywać się na zastawie porcelanowej lub szklanej (wszystkie niezbędne naczynia zapewnia Wykonawca) z użyciem sztućców ze stali nierdzewnej, serwetek jednorazowych oraz obrusów materiałowych 7) zapewnienia wszystkich niezbędnych naczyń 8) przygotowania dekoracji stołów i estetycznego podawania posiłków 9) zapewnienia termosów/warników i innego niezbędnego sprzętu oraz pojemników jednorazowych na resztki po spożytym posiłku 10) bieżącej obsługi stołu szwedzkiego podczas trwania spotkania (serwisu kawowego) oraz przerwy obiadowej 12) zebrania naczyń i uprzątnięcia stołów najpóźniej na 30 minut po opuszczeniu sali przez ekspertów 13) usunięcia odpadków i śmieci po wykonanej usłudze 5. Wykonawca na każde spotkanie przygotuje: a) tzw. serwis kawowy do korzystania bez ograniczeń, na który składają się: - Napoje gorące bez ograniczeń, w tym: -- Kawy czarnej rozpuszczalnej -- Herbaty czarnej tradycyjnej oraz owocowej Dodatki do napojów bez ograniczeń: cukier, mleczko lub śmietanki do kawy w płynie bez ograniczeń, cytryny w plasterkach do herbaty - Napoje zimne bez ograniczeń, w tym: -- Wody mineralnej niegazowanej -- Soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje) - Drobne przekąski bez ograniczeń: - Owoce - co najmniej 3 rodzaje (typu: banany, mandarynki, winogrona) - Ciastka, cukierki - co najmniej po 3 rodzaje Serwis kawowy musi być (przygotowany na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania, z możliwością korzystania aż do zakończenia spotkania). b) danie obiadowe i deserowe, które należy przygotować i ustawić w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w formie szwedzkiego stołu najpóźniej na 30 minut przed planowaną przerwą na obiad. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o przewidywanej godzinie wskazanej na przerwę obiadową na 3 dni przed planowanym spotkaniem. Dania obiadowe muszą być serwowane na gorąco. - Dania obiadowe będą dwudaniowe dostosowane ilościowo do liczby uczestników spotkań i będą składały się na każdym spotkaniu co najmniej z: a) 2 rodzajów zup w łącznej ilości minimum 5 litrów łącznie. Wykonawca zapewni różnorodność serwowanych zup na każdym spotkaniu. b) 3 rodzaje dań mięsnych, np.: kotlet De Volay/ kotlet schabowy/ karkówka/filet z kurczaka/filet rybny/pulpeciki w sosie - porcja co najmniej 180g/os., c) 3 rodzajów dodatków do mięsa, np. frytkek/ryżu/ziemniaków - porcja co najmniej 200g/os. d) 3 rodzajów surówek/sałatek - porcja co najmniej 150g/os. e) 2 rodzajów sosów do mięs - porcja co najmniej 50g/os. - Dania deserowe: a) 3 rodzaje ciast - typu: sernik, jabłecznik, z owocami - każdego typu minimum po 10 porcji po 100 gram każda porcja b) 1 rodzaju małego deseru - różnorodnego dla każdego spotkania, np. galaretka z owocami, lody, słodki naleśnik 6. Pozostałe postanowienia: a) Menu musi być zgodne z wymaganiami Zamawiającego i zawierać co najmniej dania, artykuły wskazane w szczegółowym przedmiocie zamówienia. Wykonawca może dodać do menu swoje własne niezbędne propozycje, z zastrzeżeniem, że kwota określona w formularzu ofertowym obejmuje wszystkie rabaty oraz wszystkie koszty związane z zamówieniem. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo oceny i weryfikacji wszystkich parametrów zleconej usługi - na każdym etapie oraz w każdej chwili w miejscu przygotowywania posiłków i ich dostawy. c) Zamawiający będzie płacił za wykonaną usługę cateringową po każdym spotkaniu w kwocie wynikającej z formularza ofertowego (liczonej jako łączna cena brutto podzielona przez 8) na podstawie poprawnie wystawionej faktury VAT/rachunku przez Wykonawcę w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu. CZĘŚĆ 2 - WYNAJEM SAL WRAZ Z CATERINGIEM NA KONFERENCJĘ INFORMACYJNO-PROMOCYJNĄ NA ROZPOCZĘCIE REALIZACJI PROJEKTU Przedmiotem zamówienia jest wynajem 2 sal (sali konferencyjnej oraz sali cateringowej umieszczonych w 1 budynku) połączony ze świadczeniem usługi cateringowej podczas konferencji informacyjno-promocyjnej na rozpoczęcie realizacji projektu na terenie miasta Lęborka. 1. Terminy i czas trwania Konferencja będzie jednodniowa i przewidywany okres jej trwania szacuje się na 4 godziny we wrześniu 2012 roku. O dokładnej dacie i godzinie realizacji usługi Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. 2. Przewidywana liczba uczestników konferencji: Szacunkowa liczba uczestników konferencji to 80 osób. 3. Miejsce świadczenia usług: Wykonawca zapewni wynajem sal: - sali konferencyjnej, wyposażonej w krzesła w ilości dostosowanej do przewidywanej liczby osób oraz sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia konferencji (ekran, projektor multimedialny oraz laptop). Wykonawca zapewni także obsługę techniczną sali i sprzętu. - osobnej sali na catering w formie stołu szwedzkiego, wyposażonej co najmniej w stoły, przystosowanej do podanej ilości uczestników konferencji. Obie sale muszą znajdować się w tym samym budynku. O miejscu realizacji usługi Wykonawca poinformuje Zamawiającego na piśmie w dniu podpisania umowy, jest zobowiązany do uzyskania oficjalnej zgody na organizację konferencji w zaproponowanym miejscu. Świadczenie usługi wynajmu sali i organizacji cateringu odbywać się będzie na terenie Lęborka w miejscu o wysokim standardzie, spełniającym wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje. Pomieszczenia winny charakteryzować się dobrym stanem technicznym (min. podłogi winny być równe i bezpieczne, ściany czyste i estetyczne, krzesła i stoliki w dobrym stanie technicznym i estetycznym). Temperatura w pomieszczeniach nie może być niższa niż 18 stopni Celsjusza. Wykonawca zapewni miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i nadzoru nad pozostawioną odzieżą. 4. W ramach świadczenia usługi cateringu Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przygotowania, dowozu i podania zamawianych posiłków i artykułów spożywczych, 2) świadczenia usług cateringu wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 3) dostaw w odpowiednich, czystych pojemnikach, zapewniających zabezpieczenie przedmiotu dostawy przed wpływem jakichkolwiek szkodliwych czynników, 4) ewentualnego transportu przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego 5) przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, m.in. ustawy z dnia 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 136, poz. 914) 6) świadczenie usług cateringowych musi odbywać się na zastawie porcelanowej lub szklanej (wszystkie niezbędne naczynia zapewnia Wykonawca) z użyciem sztućców ze stali nierdzewnej, serwetek jednorazowych oraz obrusów materiałowych 7) zapewnienia wszystkich niezbędnych naczyń 8) przygotowania dekoracji stołów i estetycznego podawania posiłków 9) zapewnienia termosów/warników i innego niezbędnego sprzętu oraz pojemników jednorazowych na resztki po spożytym posiłku 10) bieżącej obsługi stołu szwedzkiego podczas trwania konferencji 12) zebrania naczyń i uprzątnięcia stołów 13) usunięcia odpadków i śmieci po wykonanej usłudze 5. Wykonawca przygotuje catering na konferencję w formie stołu szwedzkiego. Menu musi składać się co najmniej z: - Napojów gorących, w tym: o kawy czarnej rozpuszczalnej w ilości minimum 200 ml na osobę o herbaty czarnej tradycyjnej w ilości minimum 200 ml na osobę - Cukru bez ograniczeń, mleczka lub śmietanki do kawy w płynie bez ograniczeń, cytryna w plasterkach do herbaty i serwetki dla wszystkich uczestników - Napojów zimnych, w tym: o wody mineralnej niegazowanej - w ilości minimum 150 ml na osobę o soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje) - w ilości łącznie minimum 200 ml na osobę - 3 dania na zimno: o mix pieczonych mięs i pasztetów - łącznie minimum 5 kg o sałatka, co najmniej 3 rodzaje, np. grecka, jarzynowa, ryżowa - łącznie minimum 75 gram na osobę o jaja faszerowane - minimum 1 sztuka (połówka) na osobę Do dań na zimno Wykonawca zapewni świeże pieczywo: białe i ciemne w ilości co najmniej 2 kromki na osobę oraz masło. - 4 dania na gorąco: -- zupa: o barszcz czerwony podawany z pasztecikiem/zupa gulaszowa/ strogonow - minimum 10 litrów -- 3 rodzaje dań mięsnych: o kęski drobiowe - minimum 100 gram na osobę o pulpeciki- minimum 100 sztuk po 75 gram o krokiety mięsne/grzybowe- łącznie minimum 65 sztuk Do dań mięsnych na gorąco Wykonawca zapewni ziemniaczki pieczone i frytki - łącznie w ilości minimum 200 gram na osobę. - Dania deserowe: o ciasta - co najmniej 3 rodzaje, typu: sernik, jabłecznik, z owocami - każdego typu minimum po 40 porcji po 100 gram każda porcja o owoce- co najmniej 3 rodzaje (typu: banany, mandarynki, winogrona) - łącznie minimum 5 kg 6. Pozostałe postanowienia: a) Menu musi być zgodne z wymaganiami Zamawiającego i zawierać co najmniej dania, artykuły wskazane w szczegółowym przedmiocie zamówienia. Wykonawca może dodać do menu swoje własne inne niezbędne propozycje, z zastrzeżeniem, że kwota określona w formularzu ofertowym obejmuje wszystkie rabaty oraz wszystkie koszty związane z zamówieniem. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo oceny i weryfikacji wszystkich parametrów zleconej usługi - na każdym etapie oraz w każdej chwili w miejscu przygotowywania posiłków i realizacji usługi. c) Zamawiający będzie płacił za wykonaną usługę wynajmu sali i cateringu po odbyciu konferencji na podstawie poprawnie wystawionej faktury VAT/rachunku przez Wykonawcę w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu. CZĘŚĆ 3 - WYNAJEM SAL WRAZ Z CATERINGIEM NA SEMINARIUM TEMATYCZNE (KONSULTACJE SPOŁECZNE) - DZIAŁANIE UPOWSZECHNIAJĄCO - WŁĄCZAJĄCE Przedmiotem zamówienia jest wynajem 2 sal (sali seminaryjnej oraz sali cateringowej umieszczonych w 1 budynku) połączony ze świadczeniem usługi cateringowej podczas seminarium na terenie miasta Lęborka. 1. Terminy i czas trwania Seminarium będzie jednodniowe i przewidywany okres jego trwania szacuje się na 4 godziny w styczniu 2013 roku. O dokładnej dacie i godzinie realizacji usługi Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. 2. Przewidywana liczba uczestników konferencji: Szacunkowa liczba uczestników seminarium to 50 osób. 3. Miejsce świadczenia usług: Wykonawca zapewni wynajem sal: - sali seminaryjnej, wyposażonej w krzesła w ilości dostosowanej do przewidywanej liczby osób oraz sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia seminarium (ekran, projektor multimedialny oraz laptop). Wykonawca zapewni także obsługę techniczną sali i sprzętu. - osobnej sali na catering w formie stołu szwedzkiego, wyposażonej co najmniej w stoły, przystosowanej do podanej ilości uczestników seminarium. Obie sale muszą znajdować się w tym samym budynku. O miejscu realizacji usługi Wykonawca poinformuje Zamawiającego na piśmie w dniu podpisania umowy, jest zobowiązany do uzyskania oficjalnej zgody na organizację seminarium w zaproponowanym miejscu. Świadczenie usługi wynajmu sali i organizacji cateringu odbywać się będzie na terenie Lęborka w miejscu o wysokim standardzie, spełniającym wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria. Pomieszczenia winny charakteryzować się dobrym stanem technicznym (min. podłogi winny być równe i bezpieczne, ściany czyste i estetyczne, krzesła i stoliki w dobrym stanie technicznym i estetycznym). Temperatura w pomieszczeniach nie może być niższa niż 18 stopni Celsjusza. Wykonawca zapewni miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i nadzoru nad pozostawioną odzieżą. 4. W ramach świadczenia usługi cateringu Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przygotowania, dowozu i podania zamawianych posiłków i artykułów spożywczych, 2) świadczenia usług cateringu wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 3) dostaw w odpowiednich, czystych pojemnikach, zapewniających zabezpieczenie przedmiotu dostawy przed wpływem jakichkolwiek szkodliwych czynników, 4) ewentualnego transportu przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego 5) przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, m.in. ustawy z dnia 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 136, poz. 914) 6) świadczenie usług cateringowych musi odbywać się na zastawie porcelanowej lub szklanej (wszystkie niezbędne naczynia zapewnia Wykonawca) z użyciem sztućców ze stali nierdzewnej, serwetek jednorazowych oraz obrusów materiałowych 7) zapewnienia wszystkich niezbędnych naczyń 8) przygotowania dekoracji stołów i estetycznego podawania posiłków 9) zapewnienia termosów/warników i innego niezbędnego sprzętu oraz pojemników jednorazowych na resztki po spożytym posiłku 10) bieżącej obsługi stołu szwedzkiego podczas trwania seminarium 12) zebrania naczyń i uprzątnięcia stołów 13) usunięcia odpadków i śmieci po wykonanej usłudze 5. Wykonawca przygotuje catering na seminarium w formie stołu szwedzkiego. Menu musi składać się co najmniej z: - Napojów gorących, w tym: o kawy czarnej rozpuszczalnej w ilości minimum 200 ml na osobę o herbaty czarnej tradycyjnej w ilości minimum 200 ml na osobę - Cukru bez ograniczeń, mleczka lub śmietanki do kawy w płynie bez ograniczeń, cytryna w plasterkach do herbaty i serwetki dla wszystkich uczestników - Napojów zimnych, w tym: o wody mineralnej niegazowanej - w ilości minimum 150 ml na osobę o soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje) - w ilości łącznie minimum 200 ml na osobę - 3 dania na zimno: o mix pieczonych mięs i pasztetów - łącznie minimum 3 kg o sałatka, co najmniej 3 rodzaje, np. grecka, jarzynowa, ryżowa - łącznie minimum 75 gram na osobę o jaja faszerowane - minimum 1 sztuka (połówka) na osobę Do dań na zimno Wykonawca zapewni świeże pieczywo: białe i ciemne w ilości co najmniej 2 kromki na osobę oraz masło. - 3 dania na gorąco: 3 rodzaje dań mięsnych: o kęski drobiowe - minimum 100 gram na osobę o pulpeciki- minimum 70 sztuk po 75 gram o krokiety mięsne/grzybowe- łącznie minimum 45 sztuk Do dań mięsnych na gorąco Wykonawca zapewni ziemniaczki pieczone i frytki - łącznie w ilości minimum 200 gram na osobę. - Dania deserowe: o ciasta - co najmniej 3 rodzaje, typu: sernik, jabłecznik, z owocami - każdego typu minimum po 25 porcji po 100 gram każda porcja o owoce- co najmniej 3 rodzaje (typu: banany, mandarynki, winogrona) - łącznie minimum 3 kg 6. Pozostałe postanowienia: a) Menu musi być zgodne z wymaganiami Zamawiającego i zawierać co najmniej dania wskazane w szczegółowym przedmiocie zamówienia. Wykonawca może dodać do menu swoje własne inne niezbędne propozycje, z zastrzeżeniem, że kwota określona w formularzu ofertowym obejmuje wszystkie rabaty oraz wszystkie koszty związane z zamówieniem. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo oceny i weryfikacji wszystkich parametrów zleconej usługi - na każdym etapie oraz w każdej chwili w miejscu przygotowywania posiłków i realizacji usługi. c) Zamawiający będzie płacił za wykonaną usługę wynajmu sali i cateringu po odbyciu seminarium na podstawie poprawnie wystawionej faktury VAT lub rachunku przez Wykonawcę w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu.