Dostawa systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów bezrobotnych

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu do elektronicznej archiwizacji dokumentów bezrobotnych wraz z wdrożeniem, szkoleniem i wsparciem technicznym oraz serwerem, systemem operacyjnym serwera, odpowiednią ilością licencji i niezbędnym oprogramowaniem. 2. System ma umożliwić stworzenie elektronicznego, kompleksowego archiwum dokumentów, które pozwoli na szybkie odszukanie dowolnego dokumentu w bardzo krótkim czasie. W swoim zakresie objąć musi wszystkie dokumenty związane z obsługą bezrobotnych. 3. System ma być zgodny z zasadami archiwizowania dokumentów. 4. System ma posiadać zaawansowany mechanizm zarządzania użytkownikami z możliwością przydzielania uprawnień do określonych uprawnień określonym grupom i użytkownikom. 5. System ma posiadać wsparcie z zakresu wsparcia programistycznego i obsługi serwerowo administracyjnego. 6. Organizacja pracy serwisu musi umożliwiać dokonywania czynności serwisowo administracyjnych w dniu wolnym od pracy dla urzędu by nie przerywać pracy urzędu. 7. W ramach serwisu cały serwer ma podlegać stałemu monitoringowi dostępności zasobów systemowych. 8. Serwer musi być w obudowie RACK o parametrach niezbędnych do pracy systemu, jednak nie mniejszych niż: - procesor co najmniej 2-rdzeniowy - pamięć operacyjna co najmniej 4 GB -dysk lub dyski twarde zapewniające przechowanie 700 000 zeskanowanych dokumentów formatu A-3 - karta sieciowa 1GB 9. Dodatkowo przedmiot umowy obejmuje niezbędną konfigurację urządzeń skanujących Konica Minolta Bizhub współpracujących z archiwum. 10. Założenia ogólne systemu: 1) Oferent ma przedstawić konkretne wymagania sprzętowe dla systemu. 2) Wyszukiwanie zarchiwizowanych dokumentów ma być możliwe z dowolnego stanowiska komputerowego w urzędzie. 3) Podstawowym kluczem przeszukiwania archiwum na być numer pesel bezrobotnego 4) Oprogramowanie ma funkcjonować na jednym urządzeniu serwerowym z oprogramowaniem zainstalowanym i skonfigurowanym. 5) Oprogramowanie ma mieć zintegrowany mechanizm do zarządzania paczkami dokumentów wywożonych i przywożonych z archiwum zewnętrznego wraz z możliwością prowadzenia rejestru przesyłek i kompletowaniem ich zawartości. 6) Dokumenty rejestrowane systemie muszą mieć możliwość określenia miejsca ich przechowywania a w szczególności oznaczenie miejsc przechowywania takich jak: - u zamawiającego - w archiwum zamawiającego - w archiwum zewnętrznym Wprowadzanie danych 1) Mają powstać dwa stanowiska przetwarzania dokumentów papierowych w wersję elektroniczną 2) Każde stanowisko ma składać się z: - Przemysłowego skanera do przetwarzania dokumentów. - Oprogramowania umożliwiającego - skanowanie i dekretowanie dokumentów Przeszukiwanie danych 1) Ma być dostępne co najmniej 30 stanowisk do przeszukiwania danych. 2) Ma być dostępne zarówno z poziomu stanowiska do skanowania dokumentów jak również z poziomu każdego stanowiska komputerowego w urzędzie. 3) Przeszukiwanie ma być możliwe po: - Numerze PESEL - Typie dokumentu - Dacie skanowania - Osobie wprowadzającej dane - Statusie dokumentu Uprawnienia i zabezpieczenia 1) Uczestnicy systemu zarządzani są na podstawie grup i użytkowników 2) Różne grupy pracowników realizują różne dokumenty, wobec czego nie każdy typ dokumentu musi być widoczny w panelu dekretacji. Widoczne są tylko te typy dokumentów, jakie są właściwe dla danego stanowiska pracy. Zarządzanie i administracja Zarządzanie użytkownikami ma być realizowane przez panel administracyjny dostępny dla administratorów systemu informatycznego urzędu Wdrożenie u Zamawiającego Wdrożenie ma obejmować: 1) Instalację i konfigurację serwera i systemu operacyjnego serwera 2) Instalację i konfigurację baz danych 3) Instalację i konfigurację silnika archiwum 4) Stworzenie i zaimplementowanie mechanizmu backup dla przechowywanych w systemie dokumentów 5) Konfigurację kont użytkowników 6) Konfigurację urządzeń skanujących 7) Pomoc przy niezbędnej rekonfiguracji ustawień bezpieczeństwa i sieci lokalnej urzędu Szkolenie w siedzibie Zamawiającego - zakres 1) Szkolenie dla osób wprowadzających dane 2) Szkolenie dla administratora danych przechowywanych w rejestrach 3) Szkolenie dla administratora it Utrzymanie systemu ma objąć w szczególności. 1) Bezawaryjne wprowadzanie aktualizacji do systemu - Utrzymywanie testowego systemu w celu wykorzystania go do badania integralności bazy danych przy kolejnych aktualizacjach - dostawca w ramach umowy serwisowej 2) Monitorowanie zajętości dysków pod archiwami elektronicznymi. 3) Ujednolicanie i integrowanie systemów w wypadku zmiany bazy danych oprogramowania