Zorganizowanie otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach Festiwalu Kanton Supraśl w ramach projektu Supraśl-Polskie Okno Na Szwajcarię

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie pierwszej z dwóch edycji otwartej imprezy kulturalnej o charakterze koncertowym w ramach Festiwalu Kanton Supraśl dofinansowanego z projektu z Polsko-Szwajcarskiego Programu Partnerskiego Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię, którego głównym Wnioskodawcą jest Gmina Supraśl. 1.Miejsce : Miasto Supraśl, Rynek Miejski ul. Plac T. Kościuszki w Supraślu. 2.Termin imprezy w ramach festiwalu 6-8.09.2013 r. Początek imprezy 6.09.2013 r. ok. godz. 16 - zorganizowanie Nocy Filmowej wraz z wystawą zdjęć wielkoformatowych nawiązujących tematyką do współpracy pomiędzy gminami, ukazanie walorów przyrodniczych, kulturowych gmin etc. Impreza w dniu 7.09.2013r. początek o godz. 16.00, zakończenie 7.09.2013 r, około godziny 22.00. W dniu 8.09.2013 r. początek imprezy o godz. 13.00 zakończenie o godz. 17.00. 3.Opis: Festiwal Kanton-Supraśl ma propagować kulturę szwajcarską i polską poprzez prezentację filmów, folkloru, przyrody oraz bogactwa kulinarnego obu regionów. Działania te mają na celu rozpowszechnienie kultury szwajcarskiej, przez co wzrośnie zainteresowanie i wiedza społeczeństwa o wieloletnim partnerze Supraśla - Gminie Balsthal w Szwajcarii. Planowana impreza w ramach festiwalu w Supraślu, powinna składać się z: 1) występu szwajcarskiego zespołu folklorystycznego (min. 2 osoby) złożonego z lokalnych muzyków (np. występy trębaczy, śpiewaków jodłujących z Balsthal), wyłoniony po uzgodnieniach z partnerami projektu z Gminy Balsthal - zapewnienie przyjazdu i pobytu, w tym: zakwaterowanie, noclegi, wyżywienie: śniadania, obiady, kolacja, wynagrodzenie finansowe dla artystów, kawa, herbata, napoje w trakcie imprezy. Termin: 7.09.2013r. 2) występów polskich lokalnych zespołów folklorystycznych z regionu Podlasia (zespół min. 4 osobowy) - zapewnienie przyjazdu i ewentualnego pobytu, w tym: ewentualne zakwaterowanie, wyżywienie: śniadania, obiady, kolacja, wynagrodzenie finansowe dla artystów, kawa, herbata, napoje w trakcie imprezy. Termin: 8.09.2013r. 3) występu gwiazdy wieczoru (wskazana jest polska gwiazda muzyki rozrywkowej) - zapewnienie wynagrodzenia za występ, poczęstunek, ewentualny nocleg. Występ gwiazdy wieczoru przewiduje się w sobotę, w dniu 7.09.2013 r 4) zorganizowanie tzw. Nocy Filmowej w dniu 6.09.2013 r. w Supraślu składającej się z projekcji dwóch filmów polskich i dwóch filmów szwajcarskich (Wykonawca zapewni wszelkie pozwolenia, licencje związane z możliwością emisji filmów przy większym gronie odbiorców) oraz organizacji wystawy zdjęć wielkoformatowych nawiązujących tematyką do współpracy pomiędzy gminami, ukazanie walorów przyrodniczych, kulturowych gmin etc. 4.Wymogi dotyczące obsługi technicznej: zapewnienie sceny mieszczącej co najmniej 4-osobowy zespół muzyków wraz z instrumentami muzycznymi, nagłośnienie, oświetlenie, wyposażenia imprezy (stoły, parasole, atrakcje dla dzieci, stragany z rękodziełem ludowym, potrawami regionalnymi), transport urządzeń, zapewnienie obsługi festiwalu w wyznaczonym terminie- konferansjer, zapewnienie obsługi technicznej urządzeń, zapewnienie miejsca (namiot/altana) dla artystów (gdzie mogliby się przygotować do występu). 5.Wykonawca odpowiada za: wszelkie pozwolenia administracyjno-prawne, poinformowanie firm świadczących komunikację publiczną o zmianie organizacji ruchu na drogach wokół miejsca organizacji imprezy ; ma obowiązek zapewnić opiekę tłumacza. Ponadto zapewni opiekę medyczną, powiadomi służby bezpieczeństwa (policja, straż pożarna, straż miejska), zapewni ochronę w trakcie imprez plenerowych, wynajmie płotki odgradzające miejsce imprezy i scenę, zapewni toalety typu toi-toi zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi (wraz z oddzielnymi toaletami dla zespołów uczestniczących w festiwalu), dostęp do mediów (woda, prąd), zapewni na terenie imprezy czystość w trakcie i po festiwalu. 6.Wykonawca odpowiada również za promocję festiwalu: wyda ulotki promujące festiwal (w 3 językach: polski, angielski, niemiecki) - łączny nakład 1000 szt., plakaty - nakład 100 szt., opublikuje ogłoszenia w prasie lokalnej - 3 ogłoszenia, zapewni 2 banery (jeden do zawieszenia w centrum miasta, drugi do umiejscowienia na scenie imprezy). Wszystkie materiały promujące festiwal muszą być przed wydaniem uzgodnione co do treści z Zamawiającym, posiadać odpowiednie oznakowanie projektowe (loga, znaki i opisy -określone przez Zamawiającego zgodne z wymogami instytucji finansującej projekt Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię). Ponadto wykonawca zobowiązuje się przygotować i dostarczyć do Urzędu Miejskiego w Supraślu dokumentację fotograficzną (min. 200 zdjęć na płycie dvd lub cd) wraz z relacją opisową co do wszystkich działań organizowanych podczas imprezy, zawierającą m.in. szacunkową liczbę uczestników - odbiorców festiwalu (min. 3 strony A4 Times New Roman 12 pkt.) w terminie do 7 dni po zakończeniu festiwalu.