Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz. 1529) przez Wykonawcę na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Opolu oraz jego placówek

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe Dz. U. z 2012r. poz. 1529 przez Wykonawcę na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Opolu oraz jego niżej wymienionych placówek: Powiatowego Urzędu Pracy w Opolu ul. Hubala 21, 45-266 Opole; Filii PUP w Niemodlinie, ul. Bohaterów Powstań Śląskich 37, 49-100 Niemodlin LPiK w Ozimku, ul. Wyzwolenia 34, 46-040 Ozimek LPiK w Popielowie, ul. Powstańców 12, 46-090 Popielów 12 2. Zasady wykonywania usług, a także odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w: ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe Dz. U. z 2012 r. poz. 1529, rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013r. w sprawie usługi pocztowej Dz. U. z 2013r., poz. 1468., rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego Dz. U. z 2013 r., poz. 545. 3.Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia o gabarycie A i B rozumie się: zwykłe przesyłki listowe oraz kartki pocztowe nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, zwykłe priorytetowe przesyłki listowe oraz kartki pocztowe nierejestrowane najszybszej kategorii, polecone przesyłki listowe rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, polecone priorytetowe przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO przesyłki listowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO przesyłki listowe najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, z zadeklarowaną wartością przesyłki listowe rejestrowane, za których utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A - to przesyłki o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B - to przesyłki o wymiarach: minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum -suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów długość nie może przekroczyć 600 mm. 4. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według wspólnego słownika zamówień CPV: 64110000-0 usługi pocztowe, 64112000-4 usługi pocztowe dotyczące listów, 64113000-1 usługi pocztowe dotyczące paczek. 5. Zestawienia ilościowe przesyłek, o których mowa w pkt 3, sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj oraz znak opłaty. 6. Wykonawca będzie zobowiązany do doręczania przesyłek pocztowych do adresatów bez ubytku i uszkodzenia. 7. Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego -Powiatowy Urząd Pracy w Opolu ul. Hubala 21, sekretariat pok. 11 oraz placówek Zamawiającego tj. Niemodlin, Ozimek, Popielów od poniedziałku do piątku z pominięciem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach od 10:30 do 11:30. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do odbioru przesyłek objętych przedmiotem zamówienia z siedziby Zamawiającego - Powiatowy Urząd Pracy w Opolu ul. Hubala 21, sekretariat pok. 11 od poniedziałku do piątku z pominięciem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach od 10:30 do 11:30 i nadawania ich w dniu odbioru od Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do samodzielnego dostarczania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia do placówki Wykonawcy w Niemodlinie, Ozimku i Popielowie. Zamawiający wymaga aby siedziba placówki pocztowej znajdowała się w odległości maksymalnie do 2 km od siedziby Zamawiającego określonej w pkt. 1. Jeżeli odległości od palcówki pocztowej Wykonawcy do siedziby Zamawiającego przekroczy 2 km, Wykonawca zobowiązany będzie odbierać przesyłki pocztowe samodzielnie z danej siedziby Zamawiającego, w celu ich nadania od poniedziałku do piątku z pominięciem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach minimum od 10:30 do 11:30. 10. Zamawiający wymaga od Wykonawcy posiadania jednostki organizacyjnej lub placówki w Opolu i każdej gminie znajdującej się na terenie działalności Zamawiającego, umożliwiającej adresatom korespondencji awizowanej jej odbiór i były czynne we wszystkie dni robocze. 11. Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie od dnia 01-02-2015 do dnia 31-01-2018 r. 12. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Po upływie terminu odbioru przesyłka w przypadku jej nieodebrania przez adresata zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązywać będą zasady określone w przepisach międzynarodowych. 13. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego oraz jego placówek podpisane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, Wykonawca pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę (także drugie awizo) stosownie do przepisów: - Kodeksu podstępowania administracyjnego (Rozdział VII).- Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późń. zm. - Kodeksu postepowania karnego - Dz. U. z 1997 r., Nr 89, poz. 556 z późn. zm. - Kodeksu postępowania cywilnego - j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późń. zm. Zamawiający zwraca uwagę, że część przesyłek, będzie nadawana w trybie art. 57 §5 oraz art. 83 §3 k.p.a, art. 165 § 2 k.p.c., art. 124 k.p.k. czyli za pośrednictwem operatora wyznaczonego. 14. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni roboczych od dnia nadania. 15. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). 16. Wydanie przesyłek za pokwitowaniem pracownikowi Wykonawcy, może nastąpić tylko po okazaniu upoważnienia przez przedstawiciela Wykonawcy odbierającego przesyłki, wraz z dokumentem tożsamości dotyczy przesyłek odbieranych przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego. 17. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 18. Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru w przypadku przesyłek nadawanych w trybie postępowania administracyjnego, w kwestii pozostałych przesyłek Zamawiający będzie korzystał z potwierdzeń odbioru Wykonawcy. 19. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego Dz.U. z 2013r., poz. 545 Wykonawca powinien posiadać odpowiednią określoną w w/w rozporządzeniu ilość placówek zdawczo- odbiorczych . Placówki powinny być czynne min. 5 dni w tygodniu. 20. Wykonawca powinien dostarczać przesyłki najszybszej kategorii priorytetowe w dniu następnym po dniu nadania, natomiast przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii Wykonawca będzie doręczał 3 dni po dniu nadania. Z powodu nieobecności adresata przesyłka będzie awizowana w placówce Wykonawcy przez okres 14 dni. Przesyłki nie podjęte przez adresata po okresie awizowania, Wykonawca niezwłocznie zwraca do Zamawiającego. 21. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. 22. Termin udzielenia odpowiedzi nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji, zastosowanie mają unormowania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26.11.2013r. w sprawie usługi pocztowej Dz. U. z 2013r., poz. 1468., 23. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 24. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. 25. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy. 26. Wykonawca musi posiadać w całym okresie wykonywania zamówienia umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej deliktowej i kontraktowej w zakresie prowadzonej działalności, obejmującej przedmiot zamówienia. W tym okresie Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu do okazania w/w umowę ubezpieczenia na każde jego żądanie. 27. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego Dz. U z 2013r. , poz. 545. 28. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 29. Uiszczanie przez Zamawiającego opłat za nadane przesyłki pocztowe oraz ich ewentualne zwroty będzie następowało z dołu. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłce oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 30. Wykonawca zobowiązany jest na własny koszt udostępnić Zamawiającemu pieczęcie do znakowania właściwej opłaty przesyłek lub inne urządzenia, narzędzia, aplikacje które umożliwią oznakowanie opłaty przesyłek. 31. Zamawiający posiada jedną maszynę do ofrankowywania przesyłek listowych w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Opolu przy ul. Hubala 21. Zamawiający przewiduje możliwość nastawienia maszyny do frankowania w jednostce Wykonawcy. Strony dopuszczają możliwość zmiany typu maszyny do ofrankowywania, jeśli w trakcie trwania umowy przestanie ona spełniać warunki, określone w przepisach prawa i wewnętrznych uregulowań Wykonawcy, regulujących zasady użytkowania maszyny frankujących, w szczególności w zakresie aktualnego świadectwa dopuszczenia do obrotu pocztowego, awarii uniemożliwiającej jej naprawienie lub w przypadku wycofania jej w eksploatacji. 32. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą będzie ustalać kwotę kredytu do ofrankowywania na każdy miesiąc z góry przy pomocy posiadanej przez Zamawiającego maszyny frankującej. W przypadku dokonania przez Zamawiającego wpłaty wyższej niż wartość nadanych przesyłek w okresie rozliczeniowym, Wykonawca zaliczy nadpłatę na poczet rozliczeń następnego miesiąca. 33. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczone jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni roboczych od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 34. Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zawiera szczegółowy formularz kalkulacji cenowej stanowiący załącznik nr 2 do SIWZ. Podane na formularzu cenowym ilości mają charakter szacunkowy, stanowią element niezbędny służący wyborowi najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w przypadku, gdy szacunkowa ilość przesyłek zwrotów (określonych w załączniku nr 2 do SIWZ) nie zostaną w pełni wykorzystane do terminu zakończenia umowy. 35. Ceny zawierają wszelkie podatki, opłaty i koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom i są stałe przez cały okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty zmienionej o podatek od towarów i usług wg stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury VAT, ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen podanych w złożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy tak co do ceny konkretnego rodzaju przesyłki, gabarytu jak i upustów od całości wartości miesięcznej faktury. 36. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu specyfikacji ( zestawienie ilości i wartości) nadanych w danym miesiącu kalendarzowym przesyłek, najpóźniej do 10go dnia następnego miesiąca.