Serwis, naprawa kserokopiarek i kopertownicy w okresie od 02.01.2013 r. do 31.12.2016 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem umowy jest serwis, konserwacja, naprawa kserokopiarek i kopertownicy użytkowanych przez Wydziały Urzędu Miejskiego w Gliwicach. 2. Zakres zamówienia obejmuje: 1) serwis, konserwację, naprawę kserokopiarek i kopertownicy zgodnie z załącznikiem do umowy, za wyjątkiem kserokopiarek objętych gwarancją. Usługa realizowana będzie w każdy wtorek i czwartek począwszy od godz. 8:30 i obejmować będzie w szczególności: a) regulację urządzeń, konserwację i naprawę, a w razie potrzeby czyszczenie łącznie z obudową, b) niezbędną wymianę części, a w szczególności części, które zgodnie z instrukcją techniczną obsługi podlegają zużyciu i wymagają okresowej wymiany, c) usuwanie zacięć spowodowanych między innymi wciągnięciem papieru, koperty lub ich skrawka, bezpłatna naprawa i usuwanie awarii kserokopiarek i kopertownicy powstałych z winy i bez winy użytkownika, d) alokację urządzeń i ich ustawienie w wyznaczonym miejscu oraz regulacja (zgodnie z potrzebami zamawiającego), e) identyfikację problemów elektronicznych łączności i funkcji kserokopiarek w sieci we współpracy z Wydziałem Informatyki, f) wykonywanie wydruków stanów eksploatacyjnych kserokopiarek oraz kodowanie dostępu i aktualizacja wg potrzeb zamawiającego, g) szkolenie pracowników w zakresie obsługi kserokopiarek i kopertownicy (zgodnie z potrzebami zamawiającego), h) opiniowanie o stanie technicznym kserokopiarek i kopertownicy oraz opracowywanie ekspertyz dotyczących ich stanu technicznego na wniosek zamawiającego, i) naprawę kserokopiarek i kopertownicy w terminie do 4 dni roboczych od daty przyjęcia zlecenia od osoby nadzorującej realizację umowy ze strony zamawiającego, j) realizację napraw w siedzibie zamawiającego w miejscu użytkowania urządzeń, k) jeżeli nie jest możliwe usunięcie awarii w siedzibie zamawiającego, wykonawca dokonuje naprawy w punkcie serwisowym, zabezpieczając transport urządzenia we własnym zakresie i na własny koszt, l) w przypadku gdy nie jest możliwe usunięcie awarii kserokopiarek w terminie do 4 dni roboczych od daty przyjęcia zlecenia, wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego dostarczenia urządzenia zastępczego o zbliżonych parametrach technicznych wraz z jego ustawieniem i regulacją, a w razie potrzeby szkoleniem z obsługi tego urządzenia, m) w przypadku, gdy wyznaczony termin usługi jest dniem wolnym od pracy, to serwis, konserwacja i naprawa przypada na najbliższy dzień roboczy, n) gwarancja na części, które uległy wymianie w wyniku konserwacji lub naprawy urządzeń, obowiązuje na warunkach określonych przez producenta. Okres gwarancji nie może być jednak krótszy niż jeden rok, o) zapewnienie ciągłości pracy kserokopiarek wyszczególnionych w załączniku do umowy poprzez bieżące dostarczanie fabrycznie nowych, nie regenerowanych tonerów. W tym celu wykonawca dostarczy wydziałom po jednym zapasowym tonerze dla każdej kserokopiarki i będzie uzupełniał toner w miarę zużycia. Zapasowe niewykorzystane tonery w oryginalnych opakowaniach zostaną zwrócone wykonawcy w ostatnim dniu obowiązywania umowy, p) odbiór zasypanych pojemników tonera oraz pustych opakowań i pudełek po zużytych tonerach, q) zapewnienie ciągłości pracy kopertownicy poprzez dostarczanie płynu do zwilżania (zaklejania) kopert, wody destylowanej oraz sprężonego powietrza, r) osoba odpowiedzialna za realizację umowy zaprowadzi (Rejestr zgłoszeń awarii), gdzie rejestrowane będą zgłoszenia Wydziałów dotyczących awarii urządzeń. Wykonawca każdorazowo zgłosi się u osoby odpowiedzialnej za realizacje umowy w celu przyjęcia zgłoszenia naprawy. Po wykonaniu naprawy wykonawca opisze otrzymaną korespondencję podając: przyczynę awarii, wymienione części. Potwierdzone wykonanie naprawy przez użytkownika na otrzymanej korespondencji wykonawca przekaże osobie odpowiedzialnej za realizację umowy, 2) Serwis kserokopiarek będących na gwarancji w zakresie pkt 1) lit. o) i p). 3. Wykonawca zobowiązany jest do monitorowania ilości wykonanych kopii w kserokopiarkach będących na gwarancji. 4. Serwis, konserwacja i naprawa w pełnym zakresie, o którym mowa w pkt 2, ust. 1, kserokopiarek na gwarancji rozpocznie się automatycznie po wygaśnięciu gwarancji wskazanej w załączniku do umowy lub po przekroczeniu gwarancyjnej ilości wykonanych kopii. 5. W przypadku awarii kserokopiarki będącej na gwarancji w wyniku dostawy nieprawidłowego tonera (o parametrach niezgodnych z zaleceniami producenta) wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego świadczenia usług wynikających z warunków gwarancji uszkodzonej kserokopiarki. 6. Prognozowana ilość kopii czarno-białych wykonywanych w okresie trwania umowy wynosi szacunkowo około 9 500 000 szt. w tym 1 700 000 szt. w okresie dostawy tonerów do kserokopiarek będących na gwarancji oraz w kolorze około 230 000 szt. w tym 34 000 szt. w okresie dostawy tonerów do kserokopiarek będących na gwarancji. 7. Zamawiający zastrzega, że prognozowane ilości jw. mogą ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu w trakcie trwania umowy, jedna łączna wartość umowy nie może przekroczyć kwoty, jaką wykonawca zaoferował za realizację całości zamówienia w formularzu cenowym - załącznik do SIWZ.