Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na organizację imprezy pn. Warmiński Rajd Kolejowy- piknik rodzinny

Opis przedmiotu przetargu: Zamawiający zleca Wykonawcy zorganizowanie jednodniowej imprezy plenerowej o nazwie Warmiński Rajd Kolejowy - piknik rodzinny, którego celem ma być promocja turystyki, propagowanie walorów krajoznawczych i kulturowych Warmii, zapoznanie się ze szlakami kolejowymi północnej Warmii jak również promocja lokalnych specjałów kulinarnych. Impreza jest wydarzeniem bezpłatnym dla uczestników! Impreza organizowana jest przez Powiat Braniewski działający równocześnie w imieniu i na rzecz Stowarzyszenia Dom Warmiński z siedzibą w Lidzbarku Warmińskim, dofinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Zamawiający zastrzega, że tylko w takiej formie impreza może być promowana wśród mieszkańców Powiatu Braniewskiego jak i turystów. Piknik ma się odbyć dnia 27 sierpnia 2011 r. (sobota) na przystanku PKP Braniewo Brama. W celu odpowiedniej promocji oraz poinformowania jak największej liczby potencjalnych uczestników imprezy, Wykonawca przygotuje i rozpropaguje w miejscach ogólnodostępnych plakaty zapraszające na Piknik, umieści zaproszenie w prasie lokalnej lub regionalnej oraz w internecie. Wszystkie materiały promocyjne oraz wszelkie kwestie związane z promocją wydarzenia muszą być skonsultowane i zaakceptowane przez Zamawiającego. Zamawiający po wyłonieniu Wykonawcy niezwłocznie prześle wzór logotypów do umieszczania na materiałach promocyjnych opracowany zgodnie z wytycznymi Biura Promocji i Informacji Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Jedynie materiały promocyjne zaakceptowane przez Zamawiającego i przyjęte protokołem odbioru, będą stanowiły podstawę zwrotu środków poniesionych na ich wykonanie. Warmiński Rajd Kolejowy - piknik rodzinny ma być skierowany do jak najszerszego grona osób, zarówno do mieszkańców Powiatu Braniewskiego jak i turystów. Piknik ma prowadzić wodzirej/konferansjer (umowa o dzieło), posiadający wiedzę na temat kolejnictwa, walorów krajoznawczych i kulturowych Warmii oraz historii Powiatu Braniewskiego. Impreza zostanie otwarta przez Starostę Braniewskiego lub przez osobę przez niego upoważnioną. Prowadzący w czasie trwania imprezy kilkakrotnie musi poinformować o nazwie projektu i o źródłach jego dofinansowania. Dodatkowo w widocznym miejscu Wykonawca zobligowany jest do wyeksponowania informacji na temat dofinansowania projektu i organizatora, np. plakaty, baner, inne. W czasie trwania pikniku mają być zorganizowane wyścigi drezyn kolejowych, różne konkursy o tematyce kolejowo-rajdowej, konkursy na temat historii Powiatu Braniewskiego oraz konkurs kulinarny. Dla urozmaicenia wydarzenia mogą być zorganizowane inne rajdy towarzyszące np.: rajd rowerowy, pieszy, Nordic Walking, które zakończą się na stacji PKP Braniewo Brama ok. godziny 12.00, gdzie nastąpi oficjalne otwarcie imprezy przez Starostę Braniewskiego. Na przystanku ma być rozstawione kilka stołów do spożywania posiłków oraz stoły-stoiska, na których 3-4 ekipy przygotują prezentację potraw regionalnych. Wykonawca zorganizuje w czasie trwania Pikniku konkurs np. na najładniej udekorowaną potrawę, lub na najbardziej smaczną potrawę. Tematyka konkursu musi być skonsultowana z Zamawiającym. Konkurs potraw rozstrzygnie komisja złożona z osób biorących udział w wydarzeniu. Nagrodą dla zwycięskiej drużyny będzie pamiątkowa statuetka/puchar i drobny sprzęt AGD, pozostałe ekipy otrzymają dyplomy i nagrody pocieszenia. Po rozstrzygnięciu konkursu potrawy zostaną przekazane do konsumpcji uczestnikom Pikniku. Oprócz potraw konkursowych będą podawane posiłki z kuchni polowej (umowa o dzieło z wynajętą firmą/osobą). Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić konkursy dla publiczności i uczestników (11 rodzajów konkursów): 5 konkursów dla dzieci (razem ok. 50 nagród za kwotę nie mniejszą niż 40 zł za sztukę), 5 konkursów dla młodzieży i dorosłych (razem 5 nagród za kwotę nie mniejszą niż 100 zł za sztukę oraz ok. 10 nagród za kwotę nie mniejszą niż 40 zł każda), 1 konkurs kulinarny (1 nagroda - sprzęt AGD za kwotę nie mniejszą niż 500 zł.). Dodatkowo 5 pucharów-statuetek - za zajęcie I miejsca w wyścigu drezyn, konkursie kulinarnym, oraz dla zwycięzców dodatkowych tras rajdowych - razem 5 pucharów za kwotę nie mniejszą niż po 100 zł za sztukę. Zakup nagród musi być skonsultowany z Zamawiającym. Wręczenia nagród dokonuje Starosta Braniewski lub osoba przez niego upoważniona. Dla wzbogacenia imprezy Wykonawca może zorganizować inną wystawę produktów regionalnych czy bezpłatną loterię. W czasie trwania Pikniku będzie odtwarzana muzyka z głośników. W przypadku deszczowej pogody, w miarę możliwości, Wykonawca zapewnia częściowe zadaszenie. Na Pikniku musi być zapewniona opieka medyczna (ratownik medyczny, pielęgniarka), zabezpieczenie sanitarne (kosze na śmieci, toalety przenośne) oraz ochrona (w tym ochrona torowiska, po którym będą poruszać się drezyny). Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia imprezy oraz należytego przygotowania technicznego i logistycznego wydarzenia. Bezpośrednio po zakończeniu imprezy Wykonawca jest zobowiązany do pozostawienia terenu, na którym odbyło się wydarzenie w stanie takim, w jakim je otrzymał w użytkowanie. Wykonawca powinien posiadać pisemną zgodę PKP PLK w Olsztynie dotyczącą korzystania z torowiska, szlaku kolejowego linii 254 i właścicieli gruntów, na których ma się odbywać Piknik. Wstępny plan-scenariusz imprezy może być dołączony do oferty. Po wyłonieniu Wykonawcy i podpisaniu umowy, plan/scenariusz należy niezwłocznie przedstawić Zamawiającemu. Przyjęty plan/scenariusz może zostać zmodyfikowany pod warunkiem skonsultowania go z Zamawiającym i uzyskaniem pisemnej akceptacji. Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o wszelkich problemach wynikłych podczas przygotowywania wydarzenia i podczas jego przebiegu. Wykonawca zobowiązuje się do respektowania zapisów ustalonych w poniższym Harmonogramie realizacji zadań promocyjnych i informacyjnych konsultowania z Zamawiającym wszelkich działań w tym zakresie. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania aktualnych wytycznych zawartych w dokumencie Obowiązki Beneficjentów w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, ze strony http://www.rpo.warmia.mazury.pl/.