Świadczenie usług pocztowych polegających na przyjęciu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego oraz filii w 2015 roku. Nr postępowania: DOR-271-35/14

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych polegających na przyjęciu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego oraz Filii Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego w Krynicy Zdroju w 2015 roku. II. Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej tzn. posiadającego aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, wydany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 poz. 1529). III. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1. Przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (gabaryt A i B) - w obrocie krajowym: Zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, Zwykłe priorytetowe - przesyłki nie rejestrowane listowe najszybszej kategorii, Polecone ekonomiczne - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, Polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, Polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, Polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. 2. Paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (gabaryt A i B) - w obrocie krajowym: Paczki ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, Paczki priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii Paczki ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczki rejestrowane ekonomiczne przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. 3. Przesyłki listowe - w obrocie zagranicznym (obszar Europy i poza Europą): Przesyłki zwykłe priorytetowe, Przesyłki polecone priorytetowe, Przesyłki polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), 4. Paczki pocztowe - w obrocie zagranicznym (obszar Europy i poza Europą): Paczki pocztowe priorytetowe o wadze do 5 000 g 5. Wymiary (gabaryty) przesyłek listowych: Gabaryt A - to przesyłki listowe o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230mm, Gabaryt B - to przesyłki listowe o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów 2 mm 6. Wymiary (gabaryty) paczek: Gabaryt A - to paczki pocztowe o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm, Gabaryt B - to paczka pocztowa o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 300 mm, długość 600 mm lub szerokość 500 mm, - maksimum: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. IV. Ceny zawierają wszelkie podatki, opłaty i koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom i są stałe przez cały okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: 1) W przypadku zmiany stawki podatku VAT na Usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty zmienionej o podatek od towarów i usług wg stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury VAT, 2) Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminy Wykonawcy będą niższe od cen podanych w złożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, 3) Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy tak co do ceny konkretnego rodzaju przesyłki, gabarytu jak i upustów od całości wartości miesięcznej faktury. V. Szczegółowy wykaz przedmiotu zamówienia określający rodzaj, wagę znajduje się w formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ. 1) Przesyłki nie wyszczególnione w załączniku nr 1 do SIWZ będą wyceniane dodatkowo zgodnie z cennikiem Wykonawcy. 2) Rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu oferty. Wykonawca wyraża zgodę na ewentualne zmiany i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 3) Ilość przesyłek i paczek jest szacunkowa i służy jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że podane ilości zostaną zrealizowane w okresie trwania umowy i zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje, iż minimalna kwota, która zostanie zapłacona z tytułu realizacji przedmiotu umowy wyniesie 60% ceny podanej w formularzu oferty. VI. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego tj. w Nowym Sączu oraz w Krynicy Zdroju. 1) Wykonawca winien zapewnić możliwość dokonywania ewentualnych zwrotów oraz nadawania wszystkich przesyłek objętych przedmiotem niniejszego zamówienia, w wyznaczonej placówce nadawczej Wykonawcy czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach co najmniej od 8:00 do 16:00 usytuowanych na terenie miasta Nowego Sącza. 2) Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego. 3) Wykonawca zobowiązany będzie do odbierania przesyłek od Zamawiającego i dostarczania zwrotnych przesyłek oraz książek nadawczych (rejestrów) do Zamawiającego tj. do: Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego, ul. Nawojowska 118, 33-300 Nowy Sącz oraz Filii Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu, ul. Źródlana 1, 33-380 Krynica-Zdrój. 4) Zwrot do siedziby Zamawiającego oraz jej filii otrzymanych książek nadawczych (rejestrów), zestawienia nadanych przesyłek, niedoręczonych przesyłek pocztowych oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru musi następować w dniu następnym do godz. 9:30. 5) Odbiór przesyłek musi następować raz dziennie (od poniedziałku do piątku) w godzinach od 14:00 do 14:30. 6) Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł nadać przesyłek w w/w godzinach (czasie) lub zajdzie konieczność wysłania dodatkowej korespondencji Zamawiający osobiście, przez swoich pracowników, dostarczy przesyłki do najbliższej placówki (oddziału) Wykonawcy czynnej co najmniej do godziny 19:00. 7) Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. 2004 nr 5 poz. 34 z późn. zm.). 8) Zamawiający dopuszcza możliwość dostarczenia przesyłek do punktu przyjmowania przesyłek wskazanego przez Wykonawcę na terenie miasta Nowego Sącza i Krynicy Zdrój od poniedziałku do piątku od godz. 14:00 do 15:00. a) W przypadku gdy placówka (oddział) Wykonawcy uprawniona do odbioru przesyłek będzie mieściła się w odległości nie większej niż 1 kilometr od siedziby Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego mieszczącej się przy ul. Nawojowskiej 118 oraz siedziby filii Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego mieszczącej się przy ul. Źródlanej 1 w Krynicy-Zdroju - Zamawiający dopuszcza możliwość, że będzie osobiście dostarczał przesyłki do placówki (oddziału) Wykonawcy poprzez swoich pracowników w godzinach od 14:00 do 15:00. b) Jeżeli w/w odległość będzie przekraczać 1 kilometr Wykonawca będzie zobowiązany do codziennego odbioru przesyłek (oraz do dokonywania ewentualnych zwrotów) bezpośrednio z siedziby Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego oraz z filii mieszczącej się przy ul. Źródlanej 1 w Krynicy-Zdroju poprzez własnych pracowników bez pobierania z tego tytułu opłat, z uwzględnieniem pkt. 12 ppkt VI ppkt 4) - 6). 9) Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą. 10) Wykonawca ma obowiązek potwierdzania każdorazowo przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (rejestrze) dla przesyłek rejestrowanych oraz na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 11) Zamawiający wymaga, aby data nadania i doręczania przesyłek była równoznaczna z zachowaniem terminów załatwiania spraw przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. 12) Niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. 13) Nadanie przesyłek, w przypadku braku zastrzeżeń, musi nastąpić w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 14) W razie braku możliwości dostarczenia korespondencji do adresata, po upływie obowiązującego terminu przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny jej nie doręczenia. 15) W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 16) Zamówienie może być realizowane z udziałem podwykonawców, z tym że Wykonawca jest zobowiązany w swojej ofercie wskazać, które części zamówienia zamierza powierzyć podwykonawcom. 17) Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający. 18) Zamawiający nie dopuszcza możliwości by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców oraz inne ewentualne uwagi dotyczące obiegu przesyłki pocztowej. 19) Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (np. zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. 20) Wykonawca zapewnia wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz druki potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. Zamawiający może korzystać z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru po wcześniejszym uzgodnieniu ich formy i treści z Wykonawcą. 21) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie przez adresata potwierdzenia odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. Potwierdzenie odbioru winno zawierać datę odbioru i podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Wykonawca zobowiązany jest doręczyć przesyłki na zasadach określonych w: ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zmianami) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym, ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny. regulaminach Wykonawcy dot. świadczenia usług objętych niniejszym przedmiotem zamówienia. 22) Do przesyłek listowych będą używane koperty Zamawiającego. VII. Reklamacje i odszkodowania 1) Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienia o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 2) Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. 3) Termin udzielania odpowiedzi nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r., Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.). 4) Po wyczerpaniu drogi reklamacyjnej uregulowanej przez przepisy ustawy Prawo pocztowe, do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. 5) Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. 6) Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania powszechnej usługi pocztowej przysługuje odszkodowanie: a) za utratę przesyłki poleconej - w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej jednak niż pięćdziesięciokrotność opłaty pobranej przez operatora publicznego za traktowanie przesyłki jako przesyłki poleconej; b) za utratę paczki pocztowej - w wysokości żądanej przez nadawcę, nie wyższej jednak niż dziesięciokrotność opłaty pobranej za jej nadanie; c) za ubytek zawartości lub uszkodzenie paczki pocztowej lub przesyłki poleconej - w wysokości żądanej przez nadawcę lub w wysokości zwykłej wartości utraconych lub uszkodzonych rzeczy, nie wyższej jednak niż maksymalna wysokość odszkodowania, o którym mowa w pkt a) lub b). 7) W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należytego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. VIII. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu ofertowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy, który będzie stanowił załącznik do umowy. IX. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. 1) Płatność za wykonanie usługi może być dokonana w formie płatności z dołu. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca co miesiąc wystawiał fakturę na Powiatowy Urząd Pracy dla Powiatu Nowosądeckiego, ul. Nawojowska 118, 33-300 Nowy Sącz, NIP 7343159991 2) Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczania w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ. 3) Ceny określone w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ powinny zawierać wszelkie podatki, opłaty i koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia. X. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie niżej wymienionymi przepisami: Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r. Nr 183 poz. 1795 z późn. zm.). Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zmianami) - regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym.