Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Pabianicach

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie dla Urzędu Miejskiego w Pabianicach usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529) w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz paczek, a także doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu. 2. Z uwagi na charakter działalności Urzędu, świadczone usługi muszą być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami opisującymi procedury prowadzonych postępowań dot. terminów (w szczególności: art. 57 §5 pkt 2 KPA, art. 12 §6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 124 KPK i art. 165 §2 KPC), sposobu doręczania korespondencji oraz traktowania zwrotnego potwierdzenia odbioru jako dokumentu urzędowego, stosownie do art. 12, art. 144, art.150, art. 152 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz art. 39, art. 44, art. 46 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 64110000-0 - usługi pocztowe. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się przesyłki listowe: 1) zwykłe - przesyłki nierejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, 2) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, 3) polecone - przesyłki rejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, 4) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, 5) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, 6) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, 7) gabaryt A - to przesyłki listowe o wymiarach: minimalne wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksymalne wymiary nie mogą przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm, 8) gabaryt B - to przesyłki listowe o wymiarach: minimalnym, gdy choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm, długość 325 mm lub szerokość 230 mm i maksymalnym, gdzie suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm. 2. Przez paczki pocztowe rozumie się paczki: 1) zwykłe - rejestrowane, nie będące paczkami najszybszej kategorii, 2) priorytetowe - rejestrowane, najszybszej kategorii. 3. Wykonawca będzie dostarczał przesyłki, pięć razy w tygodniu tj. od poniedziałku do piątku (oprócz dni wolnych od pracy), w godzinach od 08:00-11:00 do siedziby Urzędu Miejskiego w Pabianicach. 4. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe, zaliczone do usług pocztowych, z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym, wskazanym w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 09 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych: 1) nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego, 2) przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym, 3) dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Doręczone potwierdzenie odbioru winno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy. 4) w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia, o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej, w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego). Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 150 ustawy Ordynacja podatkowa; art. 44 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego). 5. Przyjmuje się, że koszt zwrotu przesyłki po wyczerpaniu możliwości doręczenia jest równy kosztowi wysłania przesyłki nie rejestrowanej. 6. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego. 7. Do przesyłek używane będą koperty oraz potwierdzenia odbioru Zamawiającego (z wyjątkiem potwierdzeń odbioru do przesyłek zagranicznych i paczek). Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 8. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych będą zapewnione przez Wykonawcę. 9. Odbiór od Zamawiającego przesyłek i dostarczenie ich do placówki nadawczej Wykonawcy - przesyłki przeznaczone do wysłania odbierane będą z siedziby Zamawiającego pięć razy w tygodniu tj. od poniedziałku do piątku, pomiędzy godziną 8:00-11:00, za wyjątkiem dni wolnych od pracy. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia i we własnym zakresie będzie je dostarczał do placówki nadawczej. W wyjątkowej sytuacji Zamawiający będzie miał możliwość nadania przesyłki osobiście w placówce nadawczej Wykonawcy. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do korzystania równocześnie z dwóch form płatności: 1) w przypadku zastosowania urządzenia stemplującego (frankownicy), rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie zaliczki na poczet opłat za usługi pocztowe (z góry) przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę. Wysokość zaliczki ustala Zamawiający, w zależności od posiadanych środków finansowych. Ustawienie licznika urządzenia frankującego przez Wykonawcę, odpowiednio do wysokości wpłaty następować będzie w dniu wpływu środków pieniężnych na konto Wykonawcy. W przypadku przesyłek opłacanych przy użyciu maszyny do frankowania, w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca Wykonawca sporządzi zestawienie, określające ilość faktycznie nadanych przesyłek oraz sumę należnych opłat pocztowych. 2) w przypadku opłaty skredytowanej należność będzie płacona z dołu, po wykonaniu usługi. 11. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu ofertowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. 12. Podane w formularzu ilości przesyłek mają charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości i rodzaje przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu ofertowym. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie za ewentualne zmniejszenie ilości przesyłek. 13. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkami: 1) zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe (zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku), 2) jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, 3) jeżeli ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana ww. cen leży w interesie publicznym, 4) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające z cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. 14. Zamawiający nie ponosi kosztów nieuiszczenia opłaty przez nadawcę. 15. Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 16. Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14-go dnia od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamacje nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 17. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek: 1) umieszczania na przesyłce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku lub pieczątki określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego, 2) nadania przesyłek rejestrowanych w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 3) zestawienie ilościowe przesyłek nierejestrowanych według wagi i kategorii sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 4) zestawienie ilościowe przesyłek według rodzaju usługi, sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 18. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają w szczególności z następujących przepisów: 1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529); 2) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.); 3) Polskich Norm: PN-T-85004:1999 (koperty listowe i kartki pocztowe), PN-T-85003:1999 (koperty listowe do automatycznego opracowania), PN-IS0 269:2000 (koperty korespondencyjne); 4) aktów wewnętrznych, wydanych przez Wykonawcę na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529); 5) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.); 6) ustawy z dnia 16 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.); 7) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz.U. z 2003 r. Nr 108 poz. 1022).