Organizacja Wizyty Studyjnej dla dziennikarzy polskich i zagranicznych w ramach promocji Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla dziennikarzy polskich i zagranicznych w ramach promocji Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego. Przygotowanie wizyty studyjnej, w której weźmie udział 12 dziennikarzy polskich i zagranicznych specjalizujących się w tematyce żeglarskiej, turystycznej i rekreacyjnej, reprezentujących takie media jak: prasa, portale internetowe, radio i telewizja. Wykonawca zobowiązany jest w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia zwarcia umowy uzgodnić z Pełnomocnikiem Zamawiających termin wizyty studyjnej.Przedmiotem zamówienia jest Organizacja dwudniowej Wizyty Studyjnej dla dziennikarzy polskich i zagranicznych prezentująca rezultaty inwestycji realizowanych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego. Przygotowanie wizyty studyjnej w której weźmie udział 12 dziennikarzy polskich i zagranicznych specjalizujących się w tematyce żeglarskiej, turystycznej i rekreacyjnej, reprezentujących takie media jak: prasa, portale internetowe, radio i telewizja. Wykonawca zobowiązany jest w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia zwarcia umowy uzgodnić z Pełnomocnikiem Zamawiających dokładny termin wizyty studyjnej. Ponadto: 1. Wykonawca zaprosi do udziału w wizycie studyjnej termin wizyty do uzgodnienia z Pełnomocnikiem Zamawiających 12 dziennikarzy polskich i zagranicznych specjalizujących się w tematyce żeglarskiej, turystycznej i rekreacyjnej, reprezentujących takie media jak: prasa, portale internetowe, radio i telewizja. 2. Wykonawca dołoży wszelkich starań, aby zapewnić obecność 12 dziennikarzy, przedstawicieli mediów. W przypadku, gdy liczba chętnych będzie przewyższała liczbę miejsc, wówczas po uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Zamawiających zostanie zatwierdzona lista dziennikarzy, którzy będą uczestniczyć w wydarzeniu. 3. Wykonawca przedstawi do akceptacji Pełnomocnikowi Zamawiających proponowaną listę dziennikarzy do zaproszenia dalej: Lista gości w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy. 4. Wykonawca zaprosi dziennikarzy wysyłając zaproszenia pocztą tradycyjną i elektroniczną w terminie 3 dni od dnia uzyskania akceptacji Listy gości przez Pełnomocnika Zamawiających. 5. Wykonawca w treści zaproszenia wskaże termin odpowiedzi oraz uwzględni informację, że liczba miejsc jest ograniczona w związku z czym wskazane jest jak najszybsze potwierdzenie udziału w wizycie studyjnej. 6. Wykonawca przekaże na żądanie Pełnomocnika Zamawiających dokumentację potwierdzającą wysłanie zaproszeń do dziennikarzy i redakcji. 7. Wykonawca przekaże Pełnomocnikowi Zamawiających listę dziennikarzy lub redakcji, które potwierdziły chęć uczestnictwa w wizycie studyjnej, w terminie 10 dni od dnia otrzymania przez Wykonawcę ostatniego potwierdzenia udziału od adresatów zaproszeń. Jeśli liczba chętnych będzie mniejsza niż 12 wykonawca jest zobowiązany wysłać kolejne zaproszenia do uzgodnionych z Pełnomocnikiem Zamawiających redakcji i dziennikarzy. 8. W przypadku stacji TV dopuszcza się dwuosobowe przedstawicielstwo jednej redakcji np. dziennikarz i kamerzysta. 9. Wykonawca podczas wizyty studyjnej zapewni wizyty w tym poinformuje operatorów lub właścicieli Marin we wskazanych obiektach zrealizowanych, realizowanych lub modernizowanych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski- sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego u Partnerów Projektu tj.: Stowarzyszenie Euro Jachtklub Pogoń, Jacht Klub Akademickiego Związku Sportowego Szczecin, Gmina Dziwnów, Gmina Międzyzdroje, Gmina Wolin, Gmina Kamień Pomorski, Miasto Szczecin, Zarząd Portu Morskiego Kołobrzeg Sp. z o.o. 10. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania dziennikarzom informacji o Projekcie, które zostaną mu przekazane przez Partnerów Projektu i Pełnomocnika Zamawiających w formie drukowanej i elektronicznej. 11. Wykonawca jest zobowiązany, do przetłumaczenia dla zagranicznych dziennikarzy na język angielski i niemiecki informacji o Projekcie, jednak nie więcej niż 10 stron A4, gdyby okazało się, że materiały, które otrzyma od Partnerów Projektu i Pełnomocnika Zamawiających są w innych językach. 12. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić transport pojazd wraz z kierowcą osób i ich bagaży pomiędzy wskazanymi lokalizacjami, całodziennie wyżywienie w dniu pierwszym tj. co najmniej śniadanie, obiad dwudaniowy z deserem, kolację, oraz śniadanie i obiad w dniu drugim, noclegi w hotelu o standardzie min. 3*. Wykonawca zapewni osobny pokój dla każdego z zaproszonych gości oraz przedstawicieli Pełnomocnika Zamawiających 3 osoby. Wykonawca zapewni również bilety lub pokryje wszelkie opłaty związane ze wstępem, opłatami klimatycznymi itp. w uzgodnionych z Pełnomocnikiem Zamawiających lokalizacjach, obiektach i innych atrakcjach turystycznych. 13. Zapewniony przez Wykonawcę pojazd ma być w bardzo dobrym stanie technicznym i wizualnym. A Wykonawca musi zapewnić dochowanie wszelkich formalności związanych z przewozem osób.14. Każdy z dziennikarzy uczestniczących w wizycie studyjnej powinien złożyć pisemne zobowiązanie że w magazynie, wydawnictwie, radiu, telewizji, które reprezentuje w ciągu 2 miesięcy od dnia zakończenia wizyty zamieści materiał dot. Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego oraz inwestycje realizowanych w jego ramach, oraz w przypadku mediów dostępnych w internecie prześle link do tego materiału drogą mailową na adres szlak@zrot.pl, lub poinformuje o terminie emisji danego materiału. Wykonawca jest zobowiązany przygotować stosowne pismo. 15. Wykonawca musi zapewnić noclegi w noc poprzedzającą rozpoczęcie Wizyt studyjnych dla gości, którzy wyrażą taką potrzebę, pomiędzy pierwszym, a drugim dniem wizyty oraz po jej drugim dniu dla gości, którzy zgłoszą taką potrzebę. Ilość gości którym będzie należało zapewnić nocleg, będzie zależna od wyrażonej przez nich woli, zatem pytanie odnośnie zapewnienia noclegu w poszczególnych dniach powinno znaleźć się na zaproszeniu. Przy czym należy przyjąć, że nocleg pomiędzy pierwszym a drugim dniem obowiązuje wszystkich zaproszonych gości dziennikarzy, tłumacza, przewodnika oraz przedstawicieli Pełnomocnika Zamawiających 3 osoby. 16. Noclegi dla wszystkich gości i przedstawicieli Pełnomocnika Zamawiających muszą być zorganizowane w jednym hotelu w danej lokalizacji. 17. Nocleg przed pierwszym dniem i po drugim dniu Wizyty Studyjnej musi być zapewniony w Szczecinie, nocleg po pierwszym dniu musi być w Międzyzdrojach. 18.Wykonawca zapewni tłumacza języka właściwego dla zaproszonych gości oraz przewodnika orientującego się w tematyce żeglarstwa na Pomorzu Zachodnim, który również zapozna się z materiałami dot. Projektu. Dopuszcza się, by była to ta sama osoba. 19.Wykonawca jest zobowiązany podczas organizacji wizyty studyjnej zapewnić dziennikarzom atrakcje m.in. w postaci rejsu i zwiedzania marin. 20.Na jednostce pływającej, którą odbędzie się rejs nie mogą znajdować się osoby postronne tj. niezwiązane z obsługą jednostki pływającej, gości czy niebędące przedstawicielami Beneficjenta lub Partnerów Projektu. 21.Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z rejsem w tym w szczególności, koszty wynajmu jednostki pływającej, paliwa, koszty załogi, ubezpieczenia podróżnych, opłat w portach czy przystaniach, do których będzie zawijała lub z których będzie odbijała jednostka pływająca. 22.Wykonawca dochowa wszelkich wymogów bezpieczeństwa oraz dopełni wszelkich wymaganych prawem czynności związanych z rejsem i przewozem osób. 23. Jednostka pływająca ma być w bardzo dobrym stanie technicznym i wizualnym. Musi zapewniać możliwość zabrania odpowiedniej liczby osób wraz z tłumaczem, przewodnikiem i załogą oraz zorganizowania na niej poczęstunku dla gości. 24. Wykonawca zapewni catering na jednostce pływającej podczas rejsu w postaci zimnych przekąsek i napojów. 25.Wykonawca zapewnia transport powrotny z ostatniej zwiedzanej lokalizacji do Szczecina, wszystkim uczestnikom wizyty studyjnej. 26.Wykonawca zapewni w razie potrzeby transfery gości z i do: Dworca Głównego w Szczecinie, Terminalu Promowego w Świnoujściu, Portu Lotniczego w Goleniowie oraz lotnisk berlińskich. 27.Wizyta studyjna odbędzie się w okresie pomiędzy 01.09.2014 r. a 30.09.2014r. 28.Wykonawca jest zobowiązany przekazać Pełnomocnikowi Zamawiających dokumentację fotograficzną wizyty studyjnej we wszystkich wskazanych lokalizacjach, wraz z krótkim opisem, na nośnikach DVD w ilości 10 sztuk, w terminie 7 dni od zakończenia wizyty. 29.Na podstawie przekazanej dokumentacji oraz uczestnictwa w wydarzeniach komisja odbiorowa sporządzi protokół odbioru wykonania usługi