Diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD oraz udzielenie instruktażu dla administratorów i użytkowników w ramach projektu pn.: Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Limanowej oraz udzielenie instruktażu w postaci coachingów dla 108 administratorów i użytkowników Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e-SOD w ramach realizacji projektu pt.: Wyższa jakość i wzrost kompetencji urzędniczych = sprawny samorząd Powiatu Limanowskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Przedmiot zamówienia obejmie w szczególności następujący asortyment usług: 1) Diagnoza stanu wdrażania Systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Limanowej, w tym: a) analiza obecnego funkcjonowania i wykorzystywania funkcjonalności Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, b) analiza działania Wydziałów Starostwa Powiatowego pod kątem prowadzonych spraw i możliwości wdrożenia w nich procedur, c) ocena stopnia realizacji istniejących procedur w kontekście e-administracji, d) ocena możliwości rozwoju e-usług w urzędzie, e) wskazanie możliwości kierunków rozwoju Systemu e - SOD - wykorzystanie zarówno istniejących funkcjonalności jak i nowowprowadzanych, f) sporządzenie raportu z audytu wraz z określeniem możliwości przyszłej rozbudowy istniejącego systemu pod kątem nowych usług i wykorzystania nowych technologii na bazie istniejących rozwiązań Termin realizacji: 02.2011 2) Udzielenie instruktażu w postaci coachingów dla 108 administratorów i użytkowników Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD w zakresie wykorzystywania funkcjonalności oferowanych przez System e - SOD. Planowana seria coachingów dla pracowników Starostwa to łącznie 18 jednodniowych spotkań na stanowiskach pracy (administratorów i użytkowników), z zastosowaniem podziału na grupy 6 osobowe dzień x 8 godz. Okres trwania coachingu 04-09.2011r. (po trzy spotkania w miesiącu) 3) Przeprowadzenie coachingów uzupełniających dla 108 użytkowników Systemu elektronicznego obiegu dokumentów e - SOD w zakresie nowych funkcjonalności Systemu elektronicznego obiegu dokumentów (e - SOD). Coaching uzupełniający na zasadach jak w pkt 2. Termin realizacji:02-07.2012 Zamawiający użytkuje i posiada System Obiegu Dokumentów e -SOD® v. 2.6 firmy R-DATA Sp. z o.o. Al. Jana Pawła II 190, 31 - 982 Kraków. W ramach usług określonych w pkt 1 Zamawiający rozumie przeprowadzenie analizy i audytu ze stanu wdrożenia systemu e-SOD® v. 2.6 z zakresu: 1. Przedstawienia celu przeprowadzanego audytu. 2. Identyfikacji schematu obiegu dokumentów w Urzędzie oraz struktury organizacyjnej. 3. Identyfikacji stopnia wykorzystania elektronicznego systemu obiegu dokumentów e-SOD® v. 2.6 w tym: a. Infrastruktura techniczna i technologiczna b. Konfiguracja systemu c. Obszary wykorzystania d. Rozszerzenie działania systemu e-SOD® v. 2.6 4. Przedstawienie celu wdrożenia 5. Przedstawienie korzyści biznesowych 6. Przedstawienie proponowanego harmonogramu wdrożenia. a następnie sporządzenia raportu i zaleceń w zakresie: 1. Analizy procedur, która powinna objąć przeprowadzenie warsztatów na podstawie opisanych i wybranych procedur wraz z implementacją tych procedur w systemie e-SOD® v. 2.6. 2. Przygotowania dokumentu przedstawiającego standaryzację danych wprowadzanych do systemu e-SOD® v. 2.6. 3. Przygotowania szablonów raportów w systemie e-SOD® v. 2.6. 4. Uzupełnienie bazy danych wejściowych w systemie e-SOD® v. 2.6, jeżeli dane te nie zostały jeszcze do systemu e-SOD® wprowadzone. W ramach usług określonych w pkt 2 i 3 Zamawiający rozumie przeprowadzenie szkoleń z systemu e-SOD® v. 2.6 z zakresu: 1. Administracji Systemem e-SOD® v. 2.6 obejmujące swoim zakresem poniższe zagadnienia: a. Panel Administracyjny: Zarządzanie słownikami: JRWA RWA Miejscowości Lista Kodów kreskowych Dni wolnych od pracy Słowa Kluczowe Typy dokumentów Typy przekazania Formy wysyłania korespondencji b. Konfiguracja systemu Definiowanie struktury organizacyjnej urzędu Tworzenie użytkowników i zarządzanie uprawnieniami 2. Szkoleń dla Administratorów Systemu e-SOD® v. 2.6 z zakresu Archiwizacji Danych, tworzenia kopii zapasowych Systemu e-SOD® v. 2.6 oraz z zakresu diagnozowania poprawności pracy systemu e-SOD® v. 2.6 i e-PUAP. 3. Szkolenia dla Użytkowników Systemu e-SOD® v. 2.6 z podziałem na realizację zadań w zależności od wykonywanych prac w systemie i posiadanej roli. a. Szkolenia dla Kadry Zarządzającej b. Szkolenia Użytkowników systemu rejestrujących korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz obsługujących Sekretariat. c. Szkolenia dla pozostałych Użytkowników systemu. d. Szkolenia dla Archiwisty: Archiwum Wydziałowe Registratura Bieżąca Registratura Odłożona Spisy zdawczo - odbiorcze Archiwum Zakładowe Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego Przeglądanie listy teczek w archiwum Wypożyczanie spraw z archiwum Ekspertyza Brakowanie akt Przekazywanie akt do Archiwum Państwowego Konfiguracja archiwum Kategorie archiwalne Definiowanie archiwistów wydziałowych i zakładowych Uprawnienia do modułu Archiwum e. Szkolenia dla Liderów systemu - (Administrator Merytoryczny) f. Szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych w systemie e-SOD® v. 2.6 oraz działanie podpisu elektronicznego w systemie e-SOD® v. 2.6 Informacje zgodne o ochronie danych osobowych w e-SOD® v. 2.6 Informacje praktyczne o ochronie danych osobowych w systemie e-SOD® v. 2.6 Podpis Elektroniczny - rola w obiegu dokumentów elektronicznych Wprowadzenie do prowadzenia spraw w systemie e-SOD® v. 2.6 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia obejmuje dokumentacja przetargowa w tym projekt umowy.