Promocja i informacja w ramach projektu Zabytkowy Park Mazowsza Wizytówką Regionu

Opis przedmiotu przetargu: Działania promujące Projekt pn. Zabytkowy Park Mazowsza Wizytówką Regionu realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Szczegółowy opis działań w ramach promocji i informacji: Zakres działań Działanie promocyjne Opis Specyfikacja 1. Działania Stworzenie strategii komunikacyjnej W celu realizacji kampanii Wykonawca będzie zobowiązany do opracowania i przeprowadzenia kreatywnej kampanii informacyjno- promocyjnej projektu pt. Zabytkowy Park Mazowsza Wizytówka Regionu w odniesieniu do wskazanych przez Zamawiającego grup docelowych oraz ram czasowych podanych podczas negocjacji. Celem kampanii będzie upowszechnienie rezultatów wypracowanych podczas trwania projektu rekultywacji terenu Parku Karolin. Czas realizacji kampanii: 01.07.2014-05.12.2014 komunikacyjne i PR Głównymi adresatami kampanii będą: - społeczność lokalna - turyści - władze lokalne - media Opracowanie materiałów komunikacyjnych Wykonawca w czasie trwania kampanii zobowiązuje się do opracowywania materiałów komunikacyjnych w ścisłej współpracy z Zamawiającym oraz zgodnie z ustalonym harmonogramem. Materiały komunikacyjne, tj.: backgrounder o projekcie, onepager, informacje i komunikaty prasowe, notatki prasowe, wywiady. Wykonawca zadba o atrakcyjną i czytelną formę materiałów. Biuro prasowe Wykonawca będzie prowadził biuro prasowe obsługujące komunikację o projekcie, we współpracy i pod nadzorem Zamawiającego. Wykonawca stworzy i na bieżąco będzie aktualizował listę teleadresową i mailową dziennikarzy prasowych, radiowych i telewizyjnych, z redakcji regionalnych i ogólnopolskich. Wykonawca będzie na bieżąco informował media o działaniach realizowanych w ramach projektu. Wykonawca przygotuje materiały prasowe, mailingi do dziennikarzy, raporty z follow up. Wykonawca zorganizuje spotkania typu konferencja prasowa, briefing we współpracy z Zamawiającym oraz zgodnie z harmonogramem działań. Wykonawca zobowiązuje się do organizacji co najmniej dwóch konferencji, jednej w czasie trwania kampanii oraz konferencji podsumowującej. Konferencje będą miały charakter informacyjny bez dodatkowej oprawy artystycznej. 2. Organizacja wydarzeń specjalnych Uroczyste otwarcie obiektu W ramach kampanii Wykonawca zaproponuje koncepcję organizacji uroczystości otwarcia obiektu. Wydarzenie będzie miało na celu promocję Parku Karolin oraz upowszechnienie rezultatów wypracowanych podczas trwania kampanii. Wykonawca w ramach uroczystości zapewni oprawę artystyczną, udokumentuje fotograficznie przebieg wydarzenia, zapewni udział gości specjalnych oraz zaprosi przedstawicieli mediów. Adaptacja infrastruktury wokół parku Wykonawca przedstawi kreatywną koncepcję wykorzystania przestrzeni Pałacu znajdującego się na terenie kompleksu pałacowo-parkowego. Wykonawca przedstawi propozycję koncertu, wystawy lub innego wydarzenia kulturalnego dla społeczności lokalnej. Wydarzenie powinno mieć na celu przybliżenie uczestnikom kultury oraz historii regionu Mazowsza. Organizacja sesji zdjęciowej Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację sesji zdjęciowej, w której wykorzysta potencjał Parku Karolin. Sesja powinna mieć charakter wydarzenia otwartego i zachęcać do uczestnictwa społeczność lokalną. Zdjęcia wykonane podczas sesji zostaną wykorzystane w materiałach promocyjnych oraz na stronie internetowej projektu. 3. Reklama w mediach tradycyjnych Działania PR w telewizji i rozgłośniach radiowych Wykonawca przygotuje i zrealizuje plan działań promocyjno - informacyjnych w telewizji oraz rozgłośniach radiowych. Wykonawca zapewni udział przedstawicieli projektu wskazanych przez Zamawiającego, w dwóch wybranych programach tematycznych odpowiednio o zasięgu ogólnopolskim i regionalnym. Ponadto Wykonawca zapewni udział przedstawicieli projektu w dwóch wybranych audycjach radiowych, w których zostaną zaprezentowane informacje odnośnie do projektu. Działania promocyjne w prasie Wykonawca zaproponuje w ofercie tytuły prasowe wraz z uzasadnieniem ich doboru oraz sposobem rozmieszczenia artykułów w poszczególnych tytułach. Wykonawca zamieści trzy materiały (artykuły, wywiady, ogłoszenia) w prasie ogólnopolskiej, dwa materiały w prasie regionalnej, dwa materiały w dodatkach kulturalnych, oraz jeden artykuł w wybranym tygodniku. Materiały powinny promować oraz upowszechniać informacje na temat Parku Karolin. 4. Strona internetowa Stworzenie i zarządzanie stroną internetową. W ramach promocji Parku Karolin w sieci Wykonawca zobowiązuje się do stworzenia oraz aktywnego prowadzenia strony internetowej projektu. Na stronie zamieszczone zostaną najważniejsze informacje dotyczące zespołu pałacowo-parkowego, jak również zdjęcia/filmy z kolejnych etapów realizacji inwestycji dofinansowanej z RPO WM. Strona internetowa powinna być spójna z pozostałymi działaniami prowadzonymi na portalach społecznościowych. Posty zamieszczane na stronie będą miały charakter artykułów, szeroko opatrzonych zdjęciami promowanego miejsca. 5. Identyfikacja wizualna projektu Stworzenie projektu materiałów wizualnych W ramach realizacji działania dotowanego przez UE, Wykonawca jest zobligowany do stworzenia materiałów wizualnych, które będą wykorzystywane do komunikacji. Spójna identyfikacja wizualna projektu ma na celu zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej oraz budżetu województwa mazowieckiego w projektach realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Materiały komunikacyjne, które przygotuje Wykonawca: - papier firmowy z oznaczeniem programu, w ramach którego realizowany jest projekt. - bannery reklamowe, które zostaną umieszczone na stronach internetowych - projekt broszury, ulotki - draft dokumentów Power Point. 6. Działania w Social Media Prowadzenie profili na portalach społecznościowych W ramach działań Wykonawca wypromuje park i jego historię w kontekście kultury regionu, z którą zespół pałacowo-parkowy Karolin jest ściśle powiązany. Minimalny zakres działań w obrębie mediów społecznościowych obejmie trzy kanały: Facebook, Youtube, Pinterest. Wykonawca zobowiązuje się do regularnego uaktualniania wybranych kanałów (FB- min. I post dziennie, YT - cotygodniowe uaktualnianie playlisty, P - codzienne aktualizowanie galerii), oraz do zorganizowania promowanych i czasowych kampanii na wybranych kanałach skierowanych do różnych grup docelowych (I etap - kampania warszawska, II etap - kampania regionalna, III etap - kampania krajowa. 7. Działania multimedialne Współpraca z blogerami W ramach działań Wykonawca zobowiązuje się do nawiązania ścisłej współpracy przy projekcie z autorami blogów o tematyce kulturalnej i historycznej. W ramach współpracy, w okresie letnim, blogerzy zaproszeni zostaną na teren zespołu parkowo-pałacowego, gdzie zorganizowana zostanie dla nich sesja zdjęciowa. Spotkanie z blogerami uwieńczy event zorganizowany na terenie kompleksu. W ramach współpracy blogerzy umieszczą na swoich blogach informacje o Toeplitzówce i renowacji parku, zachęcając do śledzenia postępów w pracach remontowych. Na blogach powinna pojawić się również informacja o finalnym otwarciu przewidzianym na koniec 2014 r. Stworzenie filmu promującego zespół pałacowo-parkowy Wykonawca zobowiązuje się do stworzenia filmu na użytek kanałów społecznościowych ze szczególnym uwzględnieniem Youtube. Film powinien zawierać informacje o regionie, historii i kulturze Mazowsza oraz promować projekt, zachęcając mieszkańców do odwiedzin parku. 8. Media internetowe Baza mediów internetowych Wykonawca zobowiązuje się do stworzenia bazy mediów internetowych. Baza mediów internetowych powinna zawierać portale oraz blogi ściśle dotyczące kultury regionu mazowieckiego oraz historii, z którą związany jest zespół pałacowo-parkowy. Monitoring mediów internetowych Wykonawca zobowiązuje się do stałego monitorowania mediów internetowych. Stworzenie zakładki Media o nas i jej codzienna aktualizacja, w której zamieszczane będą artykuły dotyczące zespołu parkowo-pałacowego, publikowane przez inne podmioty internetowe. Partnerzy Wykonawca w ramach współpracy z mediami internetowymi zobowiązany jest do aktywnej współpracy z portalami związanymi tematycznie z kulturą, folklorem oraz historią. W ramach współpracy z mediami Wykonawca zobowiązuje się do wysyłania informacji prasowych dotyczących ciekawostek związanych z miejscem, bieżących informacji na temat każdego z etapów renowacji obiektu, jak również zdjęć, które będą mogły zostać wykorzystane przez portale. 9. Harmonogram działań promocyjnych Opracowanie harmonogramu działań Opracowanie harmonogramu wszystkich zaproponowanych działań realizowanych przez Wykonawcę. Wykonawca w harmonogramie zawrze wszystkie działania opisane w ofercie, z uwzględnieniem terminu realizacji zamówienia: wrzesień - grudzień 2014.