Zakup usług polegających na kompleksowej realizacji projektu obejmującego kompleksową organizację konferencji nt. Konsultacji dotyczących kształtu PROW 2014-2020 dla regionu o rozdrobnionej strukturze agrarnej w dniach 28-30 listopada 2013 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest realizacja projektu obejmującego kompleksową organizację konferencji nt. Konsultacji dotyczących kształtu PROW 2014-2020 dla regionu o rozdrobnionej strukturze agrarnej w dniach 28-30 listopada 2013 r. Wykonawca zapewni: I. w dniu 28.11.2013 r., czwartek: - zakwaterowanie ze śniadaniem dla maksymalnie 30 uczestników w hotelu o standardzie nie więcej niż trzygwiazdkowym, w pokojach dwuosobowych lub trzyosobowych lub innym równoważnym obiekcie z pełnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w dniu 28-30.11.2013 r. w granicach administracyjnych gminy Racławice w powiecie miechowskim w woj. małopolskim lub w odległości maksymalnie 32 km od gminy Racławice. Nocleg dla uczestników musi znajdować się w jednym obiekcie hotelowym. - sala konferencyjna w miejscu zakwaterowania na maksymalnie 30 osób wyposażona w laptop, rzutnik, nagłośnienie i flipchart wraz z markerami oraz jedna osoba do obsługi. - przerwa kawowa w ww. sali konferencyjnej dla maksymalnie 30 uczestników, w tym kawa, herbata, soki, woda, ciastka, ciasta. - kolacja dla maksymalnie 30 osób w miejscu zakwaterowania składająca się z co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napój zimny i gorący. II. w dniu 29.11.2013 r. piątek: część A: - sala konferencyjna robocza dla zespołu międzyministerialnego w miejscu zakwaterowania na maksymalnie 30 osób wyposażona w laptop, rzutnik, nagłośnienie i flipchart wraz z markerami oraz osoba do obsługi. - przerwa kawowa w ww. sali konferencyjnej dla maksymalnie 30 uczestników, w tym kawa, herbata, soki, woda, ciastka, ciasta, przystawki z produktów ekologicznych. - sala konferencyjna duża w miejscu zakwaterowania na maksymalnie 160 osób wyposażona w laptop, rzutnik, nagłośnienie i flipchart wraz z markerami oraz osobą do obsługi. - obiad dla maksymalnie 160 osób, składający się z co najmniej dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych) napój zimny i gorący, deser w ww. sali konferencyjnej dużej. - przerwa kawowa w ww. sali konferencyjnej dla maksymalnie 160 uczestników, w tym kawa, herbata, soki, woda, ciastka, ciasta, przystawki z produktów ekologicznych. - kolacja dla maksymalnie 100 osób w miejscu zakwaterowania składająca się z co najmniej z dwóch dań gorących, w tym z produktów ekologicznych, tradycyjnych i lokalnych. część B: - sala konferencyjna w godz. 12:00 do 14:30, w granicach administracyjnych miasta Miechów w powiecie miechowskim w woj. małopolskim lub w odległości 30 km, na maksymalnie 250 osób wyposażona w laptop, rzutnik i flipchart wraz z markerami, nagłośnienie oraz osoba do obsługi konferencji. - przerwa kawowa w ww. sali konferencyjnej dla maksymalnie 250 uczestników, w tym kawa, herbata, soki, woda, ciastka, ciasta, produkty ekologiczne, tradycyjne, lokalne dla maksymalnie 250 uczestników w ww. sali konferencyjnej. część C: - sala konferencyjna w granicach administracyjnych miasta i gminy Wolbrom w powiecie olkuskim w woj. małopolskim lub w odległości 30 km, na maksymalnie 300 osób wyposażona w laptop, rzutnik i flipchart wraz z markerami, nagłośnienie oraz osoba do obsługi konferencji, w godz. 8:30 do 15:00. - przerwa kawowa w ww. sali konferencyjnej dla maksymalnie 35 uczestników, w tym kawa, herbata, soki ekologiczne, woda, ciastka, ciasta, produkty ekologiczne, tradycyjne, lokalne. - obiad z deserem w ww. sali konferencyjnej, dla maksymalnie 300 osób (młodzież). część: D: - obiadokolacja dla maksymalnie 300 osób, w granicach administracyjnych miasta i gminy Wolbrom w powiecie olkuskim w woj. małopolskim lub w odległości 30 km, składająca się z produktów tradycyjnych i lokalnych, w tym z co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych lub danie wegetariańskie), napój zimny i gorący oraz deser, a także promocyjny, innowacyjny małopolski szwedzki stół ekologiczny. III. 30.11.2013 r. sobota: - sala konferencyjna w granicach administracyjnych miasta Pilica w powiecie zawierciańskim w woj. śląskim lub w odległości 30 km, na maksymalnie 300 osób wyposażona w laptop, rzutnik oraz flipchart wraz z markerami, nagłośnienie. - obiad dla maksymalnie 300 osób w ww. sali konferencyjnej lub w odległości maksymalnie 30 km, składająca się z co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napój zimny i gorący oraz deser. - przerwa kawowa w ww. sali konferencyjnej dla maksymalnie 300 uczestników, w tym kawa, herbata, soki, woda, ciastka, ciasta, VI. bus mieszczący co najmniej 9 osób wraz z kierowcą dostępny całodobowo w dniach 29-30.11.2013 r. Całość planowanej trasy przejazdów do 350 km. V. przygotowanie filmu podsumowującego efekty osiągnięte podczas konsultacji. Czas trwania filmu promocyjnego do 10-12 min., czas trwania filmu dokumentującego do 45 min. Wykonawca do dnia 20 grudnia 2013 r. dostarczy filmy na płycie CD do 300 uczestników konferencji i 200 do Zamawiającego. Sale konferencyjne będą zawierać stałą i trwałą wizualizację wymienioną w załączniku nr 6 do SIWZ, zgodnie z Księgą wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 dostępną na stronie internetowej www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu: http://www.minrol.gov.pl/pol/Wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/PROW-2007-2013/Dzialania-informacyjne-PROW/Ksiega-wizualizacji-i-logotypy). Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 7 do SIWZ.