Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Wadowicach oraz Filii PUP w Andrychowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem Zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Wadowicach (tj. głównej siedziby mieszczącej się przy ul. Mickiewicza 27, 34-100 Wadowice oraz Filii PUP w Andrychowie mieszczącej się przy ul. Starowiejskiej 22b, 34-120 Andrychów), w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz. 1529 z późn. zm.), przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 267 z późn. zm.) umożliwiającymi zachowanie terminów określonych w art. 57 ustawy oraz sposobu doręczenia pism urzędowych określonych w art. 39, 44, 46 i 47 ww. ustawy. 2. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 2 KPA lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 §2 KPC tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną a dla wywołania określonych w przepisach skutków konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. 3. Przez przesyłki listowe o wadze do 2000g objęte przedmiotem niniejszego zamówienia Zamawiający rozumie: a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane, które nie są przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane, najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone - przesyłki rejestrowane, które nie są przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) polecone z potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania, które nie są przesyłkami najszybszej kategorii i doręczane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, f) polecone priorytetowe z potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania, najszybszej kategorii i doręczane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 4. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek listowych o następujących gabarytach: a) Gabaryt A - przesyłki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm, - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości (grubości) 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. b) Gabaryt B - przesyłki o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm, lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2 mm. 5. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem niniejszego zamówienia rozumie się paczki: zwykłe, polecone, priorytetowe, z potwierdzeniem odbioru o wadze do 10000 g w obrocie krajowym i paczki pocztowe o wadze do 20000 g w obrocie zagranicznym. 6. Zamawiający przewiduje nadawanie paczek pocztowych o następujących gabarytach: a) Gabaryt A - paczki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. b) Gabaryt B - paczki o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, - maksimum: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2 mm. 7. Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie: a) na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania. Przesyłki nadawane będą na podstawie wykazu nadanych przesyłek. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i Zamawiającego, b) Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy, c) Zamawiający nadaje przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. 8. Wykonawca musi zapewnić możliwość nieodpłatnego odbioru przesyłek od Zamawiającego przez pięć dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7.00 do 15.00. W przypadku, gdy placówka (oddział) Wykonawcy uprawniona do odbioru przesyłek będzie mieściła się w odległości nie większej niż dwa kilometry od siedziby głównej PUP w Wadowicach mieszczącej się przy ul. Mickiewicza 27 lub siedziby Filii PUP w Andrychowie mieszczącej się przy ul. Starowiejskiej 22b - Zamawiający będzie osobiście dostarczał przesyłki do placówki (oddziału) Wykonawcy poprzez swoich pracowników. Jeżeli ww. odległość będzie przekraczać dwa kilometry Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru przesyłek bezpośrednio z dziennika podawczego mieszczącego się w głównej siedzibie PUP w Wadowicach oraz w siedzibie Filii PUP w Andrychowie poprzez własnych pracowników - w takim przypadku odbiór przesyłek musi następować co najmniej dwa razy dziennie: pierwszy raz w godzinach od 8.30 do 11.00 oraz drugi raz w godzinach od 12.30 do 14.30. 9. Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego oraz potwierdzenia odbioru Wykonawcy (dostarczane bezpłatnie przez Wykonawcę w ilościach wg zapotrzebowania Zamawiającego). Zamawiający dopuszcza stosowanie druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego z własnego nakładu. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. 10. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 11. Objęte przedmiotem niniejszego zamówienia przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego na przesyłce miejsca w kraju i za granicą objętego porozumieniami międzynarodowymi w tym zakresie z zachowaniem wskaźników terminowości wskazanych w § 3 Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 12. Wykonawca zobowiązany jest dostarczać przesyłki zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.). 13. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. Zwrot niedoręczonych przesyłek odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia z podaniem przyczyny ich niedoręczenia. Przesyłki niedoręczone zwracane będą odpowiednio do miejsca ich nadania. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w powyższym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 14. Pokwitowanie odbioru przesyłki rejestrowanej powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru. 15. Zamawiający wymaga, aby datą wiążącą dla przesyłek pocztowych była data nadania przesyłki w siedzibie Wykonawcy. W przypadku odbioru przesyłek bezpośrednio z dziennika podawczego Zamawiający wymaga, aby przesyłki zostały nadane w siedzibie Wykonawcy jeszcze tego samego dnia. 16. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę musi mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce /jednostkę organizacyjną Wykonawcy, która nadała przesyłkę. 17. Przewidywana ilość przesyłek, w tym poszczególnych rodzajów przesyłek wymienionych w pkt 3 i 5, w okresie obowiązywania umowy została wskazana w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej specyfikacji z zastrzeżeniem, że rzeczywiste ilości przesyłek jak i ich rodzaje, w okresie obowiązywania umowy, będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego, a więc mogą odbiegać od ilości wskazanych w wyżej wymienionym załączniku. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie przedmiotu zamówienia w ilościach określonych w formularzu ofertowym. 18. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. W przypadku przesyłek nie ujętych w formularzu ofertowym, podstawą rozliczeń będą ceny podane w cenniku usług Wykonawcy obowiązującego w dniu podpisania umowy. 19. Wykonawca wystawia jedną fakturę obejmującą wszystkie przesyłki nadane przez Zamawiającego i zwrócone Zamawiającemu w siedzibie głównej PUP w Wadowicach i Filii PUP w Andrychowie. 20. Zapłata za wykonane usługi będzie dokonywana przez Zamawiającego z dołu za każdy okres rozliczeniowy na podstawie wystawionej faktury na wskazane w fakturze konto bankowe Wykonawcy w terminie ustalonym w zawartej umowie z zastrzeżeniem, że termin ten nie może być krótszy niż 21 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury. 21. Rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz ich orientacyjna ilość w skali 12 miesięcy określa formularz ofertowy będący załącznikiem nr 2 do SIWZ. 22. W tabeli przedstawionej w formularzu ofertowym będącym załącznikiem nr 2 do SIWZ wyszczególniono rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości i rodzaj realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych w tabeli, zaś każda z usług wskazanych w tabeli musi być dostępna dla Zamawiającego. 23. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w tabeli, podstawą rozliczeń będą ceny podane w cenniku usług pocztowych Wykonawcy. 24. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy. 25. Zamówienie należy wykonać w terminie (okresie) od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. lub do wyczerpania kwoty, stanowiącej maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji Zamówienia