ADMINISTRACJA I UTRZYMANIE CMENTARZY KOMUNALNYCH PRZY UL. SŁOWIAŃSKIEJ I UL. WALERIANA ŁUKASIŃSKIEGO W ŚWIDNICY

Opis przedmiotu przetargu: LOKALIZACJA I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 3.1. Lokalizacja 3.1.1 Cmentarz komunalny przy ul. Słowiańskiej : Położony w południowo-zachodniej części miasta Świdnicy. Powierzchnia cmentarza do utrzymania wynosi ok. 8,15ha. Na kwaterach grobów ziemnych tradycyjnych, grobów ziemnych trawiastych, grobów murowanych, oraz urnowych na dzień 31.12.2015r. było 7 520 mogił. Nawierzchnie alejek wykonane są z asfaltu, kostki granitowej oraz mączki granitowej. Na cmentarzu istnieje instalacja oświetleniowa i wodociągowa w tym: - 15 ujęć wody, - 42szt. latarni. Na cmentarzu jest dom przedpogrzebowy wyposażony w instalację wodociągową, elektryczną, szalet ogólnodostępny, zbiornik bezodpływowy na ścieki o pojemności 35m³ oraz nagłośnienie. Powierzchnia użytkowa domu przedpogrzebowego wynosi ok. 454 m2 w tym: - sala ceremonialna, - 97m2, - sala pożegnań - 19m2 Dla zapewnienia właściwej gospodarki odpadami na cmentarzu funkcjonuje na bieżąco 8 kontenerów KP7 oraz 2 pojemniki na odpady 1100l, a w okresie od 15 października do 31 grudnia 10 kontenerów KP7. Tereny zieleni podlegające koszeniu obejmują w szczególności : - kwatery trawiaste, tereny zieleni w obrębie cmentarza - 3,1ha - pas zieleni przylegający do cmentarza od strony ulicy Słowiańskiej - 0,6ha - groby zaniedbane - 0,3ha 3.1.2 Cmentarz komunalny przy ul.Waleriana Łukasińskiego: Cmentarz komunalny położony jest pomiędzy ul. Łukasińskiego i ul. K.Odnowiciela. Powierzchnia do utrzymania wynosi 4,03 ha. Na jego terenie jest kaplica o powierzchni ok.70m2, w której odbywają się ceremonie pogrzebowe. Kaplica wraz z zapleczem wyposażona jest w instalację elektryczną . Cmentarz wyposażony w instalację wodociągową i kanalizację w tym 4 zewnętrzne ujęcia wody. Nawierzchnie alejek wykonane są w większości w strukturze żwirowo-kamiennej, główna aleja na cmentarzu jest wybrukowana kostką granitową o wymiarach 18-24cm. Na cmentarzu znajduje się ok. 6300 mogił, brak jest możliwości budowy nowych grobów. Dla zapewnienia właściwej gospodarki odpadami na cmentarzu funkcjonuje na bieżąco 4 kontenery KP7 oraz 8 szt pojemników na odpady o pojemności 1100 l. W okresie od 15 października do 31 grudnia dodatkowo 1 kontener KP7 oraz 6 szt. pojemników na odpady o pojemności 1100 l. Tereny zieleni podlegające koszeniu o pow. 0,4ha obejmują w szczególności : - groby zaniedbane - wejście na cmentarz od strony osiedla Zawiszów Na III części cmentarza ( od strony osiedla Zawiszów) zlokalizowany jest wolnostojący ogólnodostępny szalet. Na I części cmentarza w budynku po byłej kaplicy znajduje się pomieszczenie socjalne dla obsługi cmentarza. Nekropolia wpisana jest do wojewódzkiej ewidencji zabytków, natomiast zabytkowe kaplice cmentarne rodzin Runge i Jaensch wpisane są do księgi rejestru zabytków nieruchomych województwa dolnośląskiego. Administrowanie obu nekropoliami odbywa się przy wykorzystaniu interaktywnego administratora cmentarzy Grobonet, którego Zamawiający jest właścicielem. 3.2. Zakres zamówienia obejmuje : A. w zakresie administrowania : 1) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi i zarządzanymi obiektami, 2) prowadzenie i utrzymanie obiektu lub lokalu umożliwiającego załatwianie spraw formalnych oraz jego obsługi w dni powszednie w godzinach 7.00 - 15.00 oraz 7.00 - 13.00 w soboty, w warunkach zapewnieniających możliwości indywidualnego traktowania każdego klienta, 3) Pobieranie opłat i wystawianie faktur w imieniu i na rzecz Gminy Miasto Świdnica. 3.1. Sporządzanie miesięcznych zestawień wpływów z opłat za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych wg cen określonych w uchwale Rady Miejskiej - w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano sprzedaży usługi. 3.2. Wykonawca zobowiązany jest co miesiąc do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży usługi przekazać Zamawiającemu: ewidencje obrotu i kwot podatku należnego, sporządzone dobowe raporty z kasy fiskalnej (z pobranych opłat), sporządzony za dany miesiąc miesięczny raport z kasy fiskalnej. 3.3 Zamawiający jako właściciel drukarki fiskalnej NOVITUS DEON K89 oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 1 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) zobowiązuje się przekazać je nieodpłatnie Wykonawcy do użytkowania w siedzibie administratora. 3.4 Wykonawca zobowiązuje się użytkować przekazany sprzęt i oprogramowanie zgodnie z przeznaczeniem i wymogami prawidłowej eksploatacji. 3.5 Wykonawca nie może w żadnej formie udostępniać drukarki fiskalnej NOVITUS DEON K89 oraz oprogramowania Symfonia Handel PRO wersja 1 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) osobom trzecim. 3.6 Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu i dostarczenia do Zamawiającego wymienionych raportów . 3.7 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i dostarczenia do Zamawiającego w terminie o którym mowa w ust. 3.1. 3.8 Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu drukarki fiskalnej i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu klientowi. 3.9 Wykonawca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży, w przypadkach gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących 3.10 Wykonawca zobowiązany jest do zgłaszania Zamawiającemu każdej nieprawidłowości w pracy przekazanego sprzętu lub oprogramowania. 3.11 Wykonawca zobowiązany jest do poddawania kontroli nienaruszalności drukarki fiskalnej i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów i zgłaszanie Zamawiającemu o rozpoczęciu kontroli przez upoważnione organy. 3.12 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania książki drukarki fiskalnej w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej. 3.13 Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia po fiskalizacji drukarki fiskalnej wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nieprowadzenia sprzedaży na drukarce po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym. 3.14 W przypadku utraty książki drukarki fiskalnej rejestrującej Wykonawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić ten fakt Zamawiającemu i ponieść koszty wydania duplikatu książki. 3.15 Wykonawca zobowiązany jest do przechowywanie książki drukarki fiskalnej w miejscu jej użytkowania . 3.16 W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z obsługą lub nałożeniem kary przez organy skarbowe na Zamawiającego, w związku z nieprawidłowym użytkowaniem drukarki fiskalnej, Wykonawca będzie obciążany tymi kosztami, poprzez potrącenie z wynagrodzenia Wykonawcy na co Wykonawca wyraża zgodę. 3.17 Strony ustalają, że konserwacja, serwis oraz ewentualne naprawy drukarki fiskalnej NOVITUS DEON K89 wykonywane będą przez serwisanta wskazanego przez Zamawiającego a ewentualne wydatki z tym związane ponosić będzie Zamawiający. Przy czym, jeżeli naprawa wynikać będzie z winy Wykonawcy wydatki z tym związane ponosić będzie Wykonawca. 3.18 Strony ustalają, że koszty obowiązkowych przeglądów technicznych ponosi Zamawiający, natomiast do obowiązków Wykonawcy należy ustalanie terminów tych przeglądów. 3.19 Strony ustalają, że zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne niezbędne do pracy drukarki fiskalnej należy do Wykonawcy. 3.20 W przypadku odstąpienia, rozwiązania bądź wygaśnięcia (zakończenia terminu realizacji) umowy Wykonawca zobowiązany jest w ciągu dwóch dni roboczych zwrócić protokolarnie drukarkę fiskalną NOVITUS DEON K89 oraz oprogramowanie Symfonia Handel PRO wersja 1 i Licencji Pervasive SQL V11 (workgroup) 3.21 Wykonawca jest odpowiedzialny za przypadkową utratę, uszkodzenie drukarki fiskalnej także wtedy gdy, korzysta z niej w sposób zgodny z umową, właściwościami i jej przeznaczeniem, a także wtedy gdy utrata lub uszkodzenie nastąpiło z powodu działania lub zaniechania osoby trzeciej. 3.22 Pobrane opłaty należy przekazać do Urzędu Miejskiego w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one pobrane. 4) ustalenie terminów i warunków korzystania z obiektów i urządzeń cmentarza z zachowaniem zasady równego traktowania wszystkich zakładów pogrzebowych oraz innych podmiotów, 5) prowadzenie i przechowywanie w odpowiednim pomieszczeniu dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i elektronicznej, a w szczególności a) ksiąg osób pochowanych na cmentarzu, b) alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, c) księgi grobów na cmentarzu, d) rejestru miejsc rezerwowych, e) kompletowanie, przechowywanie kart zgonów oraz sukcesywne przekazywanie ich do archiwum. 6) prowadzenie bazy danych w programie komputerowym Interaktywny Administrator Cmentarzy - Grobonet oraz jego bieżąca obsługa i aktualizacja, 7) zamieszczanie w Interaktywnym Administratorze Cmentarzy - Grobonet zdjęć grobów po pogrzebach wraz z aktualizacją map interaktywnych określających ich lokalizację w terminie do 30 dni od daty pogrzebu, 8) niezwłoczne informowanie Zamawiającego oraz producenta programu Interaktywny Administrator Cmentarzy - Grobonet o wszelkich nieprawidłowościach w funkcjonowaniu programu lub innych sytuacjach uniemożliwiających lub utrudniających pełne wykorzystanie programu przez Administratora. 9) oznaczenie na cmentarzach grobów, które nie zostały prolongowane po 20 latach, 10) przeprowadzenie wg uzgodnionej z Zamawiającym procedury likwidacji 100 szt. grobów, za które okres braku opłaty prolongacyjnej jest najdłuższy, 11) informowanie o braku wniesienia opłat prolongacyjnych za groby nieopłacone, poprzez ogłoszenia w lokalnych mediach, na tablicach ogłoszeń na cmentarzach oraz w Interaktywnym Administratorze Cmentarzy - Grobonet, 12) przedstawianie sprawozdań: 12.1 dot. ilości wykorzystanych poszczególnych rodzajów miejsc grzebalnych w tym miejsc przeznaczonych do ponownego użycia po grobach, które uległy likwidacji, na dzień 31 grudnia każdego roku trwania umowy w terminie do 10 stycznia roku następnego lub na żądanie Zamawiającego, 12.2 dot. ilości i rodzajów miejsc pozostających na cmentarzach do dyspozycji na dzień 31 grudnia każdego roku trwania umowy w terminie do 10 stycznia roku następnego lub na żądanie Zamawiającego, 12.3 dot. ilości grobów, za które nie została wniesiona opłata prolongacyjna po upływie 20 lat. w terminie na dzień 31 grudnia każdego roku trwania umowy w terminie do 10 stycznia roku następnego lub na żądanie Zamawiającego, 13) pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi na cmentarzach i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe i inne np. kamieniarskie, w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów dot. wymagań jakie muszą spełniać cmentarze, szczególnie w odniesieniu do wznoszenia pomników-nagrobków, budowy grobów, zagospodarowania terenu przy grobach i innych pracach , 14) egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych, kamieniarskich, ogrodniczych itp. uporządkowania miejsca po zakończonych pracach oraz usuwania nadmiaru ziemi oraz innych pozostałości po wykonanych pracach. 15) zgłaszanie Zamawiającemu nieprawidłowości stwierdzonych podczas realizacji prac, o których mowa w ust 3.2 pkt 12 SIWZ , 16) egzekwowanie od dysponentów grobów utrzymania porządku i czystości na i wokół grobu, a na kwaterach trawiastych uzupełniania ziemi i dosiewu trawy w miejscach zapadania ziemi. B - w zakresie utrzymania cmentarzy : 1) utrzymanie czystości i porządku na cmentarzach, domu przedpogrzebowego, kaplicy oraz zespołu pomnikowego na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej 2) systematyczne (min. 6 x w sezonie - od maja do października) wykaszanie traw na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej w tym całość kwater trawiastych, innych kwater przygotowanych do pochówków oraz grobów zaniedbanych i pasów zieleni wewnątrz cmentarza, a także na zewnątrz od ogrodzenia do chodnika lub jezdni, 3) usuwanie zachwaszczenia z nawierzchni alejek oraz skupin krzewów posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach zagospodarowania cmentarza, 4) pielęgnacja wraz z podlewaniem drzew i krzewów posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach zagospodarowania cmentarza przy ul. Słowiańskiej, 5) usunięcie oraz korygowanie drzew nadmiernie rozrośniętych w ilości 20 szt., 6) cięcie regularne i utrzymywanie bez przerostów na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej istniejących żywopłotów, posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym w ramach zagospodarowania cmentarza, 7) otwieranie i zamykanie bram cmentarza w godzinach określonych przez Zamawiającego, 8) utrzymanie w stanie nie pogorszonym obiektów, urządzeń, instalacji: oświetleniowej (w tym wymiana źródeł światła), wodociągowej, kanalizacji deszczowej, ogrodzenia, nawierzchni alejek i ich obrzeży, 9) oczyszczenie i malowanie 28 szt. ławek, 10) doposażenie cmentarza przy ul. Słowiańskiej w 10 szt. nowych ławek 11) wykonanie i zamontowanie oznakowania kwater, zgodnie z załączonymi wzorami w tym: - na cmentarzu przy ul. Słowiańskiej znaki granitowe w ilości 190 szt. - na cmentarzu przy ul. Łukasińskiego znaki metalowe w ilości 210 szt. 12) usuwanie drobnych aktów wandalizmu np. kradzież kranów z instalacji wodnej, dewastacja ławek, graffiti, itp., 13) dwukrotne w trakcie trwania umowy uzupełnianie i wyrównanie nierówności na alejkach z mączki kamiennej na łącznej powierzchni 500m², 14) systematyczne do skutecznego grabienie z alejek opadłych liści wraz z ich wywozem, 15) odśnieżanie i uszarstnianie (każdorazowo wg potrzeb) wszystkich alejek o nawierzchni asfaltowej, brukowanej oraz tych o strukturze żwirowo-kamiennej o szerokości powyżej 3 m oraz placu wokół domu przedpogrzebowego i kaplicy, prace należy wykonać w ciągu 4godzin, rozpoczynając do 2 godzin od zakończenia opadów śniegu lub do 2 godzin od wystąpienia gołoledzi, 16) wyposażenie obiektów w niezbędną ilość pojemników na odpady ( nie mniejszą niż dotychczas stosowano - wskazanie w pkt 3.1.1 i pkt.3.1.2 SIWZ ) ich opróżnianie oraz utrzymanie na bieżąco czystości wokół pojemników, wywóz nieczystości stałych i ciekłych oraz ponoszenie związanych z tym kosztów, 17) wyposażenie domu przedpogrzebowego na cmentarzu przy ul.Słowiańskiej w elementy niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowej m.in, ławki, świeczniki, stojaki na wieńce i kwiaty itp, 18) umożliwienie klientom kontaktu z obsługą cmentarzy, na terenie nekropolii w dni powszednie w godz. 7.00-15.00 oraz w soboty w godz. 7.00-13.00. 19) wykonywanie przeglądów technicznych obiektów budowlanych oraz pomiarów instalacji elektrycznej, zlokalizowanych na terenie cmentarzy zgodnie z obowiązującymi przepisami i prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych, 20) zwiększenie w dniach od 25 października do 3 listopada ilości zatrudnionych pracowników o 14 osób, w celu zapewnienia możliwości systematycznego sprzątania i usuwania odpadów oraz utrzymania cmentarzy w okresie Święta Wszystkich Świętych, 21) prowadzenie toalet ogólnodostępnych na cmentarzach w tym wykonywania wszelkich czynności związanych z prawidłowym funkcjonowaniem i obsługą toalet publicznych, a w szczególności: a) udostępnienie toalet publicznych - w dni powszednie, od poniedziałku do soboty w godzinach 9.00 - 18.00 - w sezonie zimowym oraz w dni świąteczne w godzinach 10.00 - 16.00 b) zapewnienie osób do obsługi toalet publicznych w godzinach ich otwarcia, c) codzienne utrzymanie czystości, odpowiedniego stanu sanitarnego i estetyki we wszystkich pomieszczeniach w toaletach poprzez zapewnienie obsługi sanitarnej wykonywanej: - w dni powszednie w godzinach 9.00, 12.00,15.00, - w dni świąteczne, soboty i niedziele w godzinach 9.00 ,12.00 d) wykonanie obsługi sanitarnej potwierdzane będzie w karcie pracy umieszczonej w toalecie e) mycie ścian wewnętrznych, drzwi i okien wg potrzeb, f) utrzymanie czystości i porządku w otoczeniu toalet publicznych, m.in. poprzez zamiatanie i odśnieżanie chodników i dojść, zbieranie odpadów i usuwanie traw i chwastów, g) zapewnienie niezbędnych środków czystości oraz środków higienicznych w toaletach publicznych, takich jak mydło w płynie, ręczniki papierowe, papier toaletowy, jednorazowe worki na śmieci, odświeżacze powietrza, kostki zapachowo-dezynfekujące do muszli klozetowych i pisuarów, środki chemiczne do sprzątania, h) udrażnianie wewnętrznej instalacji wodnej i kanalizacyjnej, dokonywanie drobnych napraw, takich jak wymiana niesprawnych źródeł oświetlenia, naprawa zamków i klamek, spłuczek itp., i) pokrywanie kosztów związanych z obsługą szaletów, utrzymaniem czystości i porządku oraz odpowiedniego stanu sanitarnego, zakupem środków czystości, konserwacją urządzeń, wymianą źródeł światła, utrzymaniem drożności kanalizacji i drobnych napraw. Pokrywanie kosztów nie dotyczy wody oraz prądu. j) zakup i zamontowanie na cmentarzu przy ul.Słowiańskiej, na drzwiach do toalety wrzutnika na monety, k) wykonawca zobowiązany jest do pobierania opłat za korzystanie z toalet publicznych w wysokości 1 zł. l) opłaty za korzystanie z toalet publicznych stanowią dochód Zamawiającego, w związku z czym Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania miesięcznych zestawień wpływów z opłat za korzystanie z poszczególnych toalet publicznych i przekazania ich na rachunek bankowy Zamawiającego w terminie do 7 dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. m) wykonawca nie odpowiada za skutki aktów wandalizmu i kradzieży pod warunkiem niezwłocznego zgłoszenia ich Zamawiającemu oraz na Komendę Powiatową Policji. n) w przypadku stwierdzenia niewłaściwego stanu sanitarnego toalet publicznych przez Powiatową Stacje Sanitarno-Epidemiologiczną Wykonawca będzie ponosił koszty kar. 22) niezwłoczne informowanie Zamawiającego o zaistniałych awariach, usterkach i innych nieprawidłowościach. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez Zamawiającego, i braku wcześniejszego zawiadomienia - usuwanie konsekwencji zaistniałych zdarzeń Zamawiający może nakazać administratorowi dokonać na własny koszt w wyznaczonym terminie. Wszystkie ww zadania należy realizować przy ścisłym przestrzeganiu obowiązującego prawa, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów następujących aktów prawnych : - Ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r.o cmentarzach i chowaniu zmarłych - Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 lipca 2003 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów, - Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków - Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłoka- mi i szczątkami ludzkimi. - Ustawy z dnia 14 grudnia 2012r. o odpadach.