Wyłonienie Wykonawcy Promocji w ramach projektu: ,,Instalacja systemów energii odnawialnej w Gminach: Niepołomice, Wieliczka, Skawina oraz Miechów na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych,,

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje pełnienie roli Wykonawcy Promocji, w ramach Projektu ,,Instalacja systemów energii odnawialnej w Gminach: Niepołomice, Wieliczka, Skawina oraz Miechów na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych,, w oparciu o dofinansowanie w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (zwany dalej SPPW), Obszaru priorytetowego ,,Środowisko i infrastruktura,, obszaru tematycznego ,,Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz poprawa stanu środowiska,, Celu 2 ,,Zwiększenie efektywności energetycznej i redukcja emisji, w szczególności gazów cieplarnianych i niebezpiecznych substancji,, zmierzającego do zwiększenia efektywności energetycznej i redukcji emisji w szczególności gazów cieplarnianych i niebezpiecznych substancji poprzez wprowadzenie systemów energii odnawialnej (zwany dalej Projektem). 1.1 Przygotowanie i realizacja promocji a) Cel promocji i akcji informacyjnej Projekt ,,Instalacja systemów energii odnawialnej w Gminach: Niepołomice, Wieliczka, Skawina i Miechów na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych,, zostanie objęty kampanią promocyjną, mającą na celu dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców z informacją o wprowadzeniu systemów energii odnawialnej zmierzających do zwiększenia efektywności energetycznej i redukcji emisji, w szczególności gazów cieplarnianych i niebezpiecznych substancji oraz finansowaniu jej z Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy. Działania informacyjne prowadzone będą zgodnie z wytycznymi: 1.Szwajcarsko - Polski Program Współpracy, Informacja i promocja, Wytyczne dla beneficjentów: http://www.wwpe.gov.pl/be2/files/documents//Szwajcar/promocja/Wytyczne%20ws.%20informacji%20i%20promocji.pdf 2.Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Cel promocji: podniesienie świadomości społeczeństwa na temat realizacji projektu, źródła finansowania, poziomu dofinansowania z Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy oraz korzyści wynikających z wdrożenia projektu. Grupy docelowe promocji: społeczność lokalna, regionalna i międzynarodowa, pracownicy Instytucji państwowych i prywatnych, lokalny i regionalny sektor prywatny, publiczny i pozarządowy, lokalne media, uczestnicy szkoleń, członkowie organizacji, których członkiem jest Instytucja Realizująca. b) Instrumenty przekazu informacji i promocji: 1. Broszury informacyjne, plakaty i roll - upy zawierające informacje o Projekcie, Szwajcarsko Polskim Programie Współpracy, korzyściach społecznych i ekologicznych wynikających z realizacją projektu 2. Informacja o projekcie w prasie w formie ogłoszeń prasowych; 3. Filmy dokumentalne mówiące o finansowaniu projektu ze środków SPPW, przedstawiające stan przed realizacją projektu oraz w trakcie realizacji projektu, mówiące o korzyściach społecznych i ekologicznych jakie zostaną osiągnięte w wyniku realizacji projektu; Filmy będą przeznaczone do użytku wewnętrznego, do wykorzystania podczas konferencji, spotkań i innych imprez towarzyszących realizacji projektu, filmy zostaną umieszczone na stronie internetowej stworzonej na cele realizacji projektu, przez jej administratora. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawa autorskie do filmów bez dodatkowych opłat. 4. Wystawy w każdej z Gmin Partnerskich o postępach z realizacji projektu wraz z podkreśleniem wpływu projektu na rozwój lokalny wraz z podaniem źródła finansowania projektu z SPPW. 5. Tablice informacyjne i pamiątkowe z informacją o tytule i realizacji projektu, udzielonym wsparciu i zakresie zrealizowanych inwestycji; 6. Tabliczki i naklejki informacyjne 7. Inne materiały promocyjne (latarki LED typu solar, brelok w formie latarki solarnej, parasole, torby ekologiczne wykonane z materiału pochodzenia naturalnego, ). Materiały takie należy oznakować w zależności od ich rozmiaru i charakteru zgodnie z jednym z wariantów: · wariant podstawowy - logo Swiss Contribution i informacja o współfinansowaniu, · wariant minimalny - logo Swiss Contribution. Ostateczną wizualizację materiałów promocyjnych Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu.) 1.2 Opracowanie, wydruk i dostarczenie materiałów informacyjno - promocyjnych W tym: - Broszura informacyjna 6-cio stronicowa, z papieru błyszczący typu kreda gramatura 135 -150 w miękkiej okładce, minimalny wymiar broszury: W 10,5 cm x H 15 cm, broszura musi zawierać informacje o realizowanym projekcie, musi zawierać zdjęcia fauny i flory znajdującej się na terenie Gmin Partnerskich, w broszurze muszą znaleźć się informacje na temat adresów stron internetowych Instytucji Pośredniczącej oraz głównych stron internetowych SPPW, broszura musi być opracowana zgodnie z wytycznymi zawartymi w wytycznych w sprawie informacji i promocji Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy- 1500 sztuk - Broszura informująca o rezultatach projektu w formacie A4 składane na 3, wykonane z papieru typu kreda błyszcząca o gramaturze 135 - 1500 sztuk - Plakaty informacyjne o wymiarze minimalnym W 70 cm x H 100 cm, informujące o celach projektu oraz rezultatach jakie zostaną osiągnięte dzięki realizacji projektu- 40 sztuk - Plakaty typu ,,Roll - up,, - służące oznakowaniu konferencji oraz pomieszczeń, zawierające nazwę realizowanego programu, wysokość dofinansowania, cele jakie zostaną osiągnięte na skutek realizacji projektu. Rekomendowany rozmiar to: W 100 x H 200 cm. Dopuszczalne są inne standardowe rozmiary np: W 60 x H 160 cm, W 80 x H 200 cm, W 85 x H 200 cm, W 120 x H 200 cm, W 150 x H 200 cm - 4 sztuki Publikacje drukowane wydawane w ramach projektu muszą zawierać logo Swiss Contribution i informacje o wsparciu. (Identyczne zasady oznakowania stosuje się do materiałów w formie elektronicznej i audiowizualnej). Ponadto w przypadku materiałów i urządzeń elektronicznych takich jak CD czy DVD, logo Swiss Contribution należy umieścić na okładce. Wymagane jest, aby materiały drukowane, elektroniczne i audiowizualne zawierały pełne dane teleadresowe beneficjenta oraz adres strony internetowej informującej o projekcie, jak również adresy stron internetowych Instytucji Pośredniczącej oraz głównych stron internetowych SPPW. Obowiązkowy wzór roll-upu został zamieszczony w części 2 Księgi identyfikacji wizualnej pod adresem: http://www.wwpe.gov.pl/be2/files/documents//Szwajcar/promocja/Ksiega_znaku_Swiss_Contribution_2011.pdf Wzór w formacie PDF można pobrać z witryny internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl, zakładka Dokumenty, podzakładka Wytyczne ws. informacji i promocji. Plakaty (w odróżnieniu od roll-upów) mogą zawierać informacje innego rodzaju lub też większą ilość tekstu. Zaleca się jednak zaprojektowanie plakatu w oparciu o obowiązkowy wzór roll-upu. W każdym przypadku informacje muszą być zrozumiałe i odpowiednio zaprezentowane. Materiały informacyjno - promocyjne mają obejmować co najmniej: - nagłówek - tytuł Projektu, - krótki wstęp, - tekst główny obejmujący m.in. opis projektu, informację o kwocie wsparcia szwajcarskiego i o współfinansowaniu beneficjenta i/lub o współfinansowaniu z innych źródeł, a także o korzyściach związanych ze wsparciem, - zakończenie (dane kontaktowe itp.). 1.3 Przeprowadzenie kampanii medialnej ( 98 sztuk informacji prasowych) Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia i rozpowszechnienia informacji prasowych z konferencji w momencie zakończenia projektu oraz 98 w trakcie trwania. Informacje prasowe należy dostarczyć do wiodących mediów prasowych (o zasięgu lokalnym i regionalnym) Kampania musi obejmować: - skierowaną informację do wiodących mediów o zasięgu lokalnym i regionalnym, - informować o etapach wdrażania projektu, - rozpoczęciu robót budowlanych, rozpoczęciu kampanii promocyjnej, zakończeniu instalacji, zakończeniu projektu itp. oraz o wynikach projektu. Informacje prasowe powinny obejmować: - nagłówek - tytuł Projektu - krótki wstęp, - tekst główny obejmujący m.in. aktualności, opis projektu, informację o kwocie wsparcia szwajcarskiego i o współfinansowaniu beneficjenta a także o korzyściach związanych ze wsparciem, - zakończenie (dane kontaktowe itp.). Informacje prasowe powinny być proste i zwięzłe; treści merytoryczne powinny być pozbawione technicznej terminologii. Kopie informacji prasowych powinny być archiwizowane. Krajowa Instytucja Koordynująca, Instytucja Pośrednicząca i Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przy Ambasadzie Szwajcarii w Warszawie powinny być informowane o publikacji informacji prasowej. Informacja prasowa powinna zawierać logo Swiss Contribution. Wymagane jest użycie wzoru papieru firmowego, przedstawionego w części 2 Księgi identyfikacji wizualnej, dostępnego w formacie PDF i DOC do pobrania z witryny internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl, zakładka Dokumenty, podzakładka Wytyczne ws. Informacji i promocji. 1.4 Realizacja 3-ech filmów dokumentalnych Wykonawca zrealizuje 3 dokumentalne filmy promocyjne w jakości HD o długości co najmniej 15 min każdy, filmy będą prezentowane podczas konferencji, spotkań i innych imprez towarzyszących realizacji projektu, zostaną umieszczone na stronie internetowej stworzonej na cele realizacji projektu, przez jej administratora. Prawa autorskie do filmów przejdą na rzecz Zamawiającego. Treść filmów musi obejmować, co najmniej: - opis projektu, - aktualności, - wywiady z władzami, wykonawcami, mieszkańcami i innymi osobami - rezultaty i produkty Projektu - informację o kwocie wsparcia szwajcarskiego i o współfinansowaniu beneficjenta i/lub o współfinansowaniu z innych źródeł, a także o korzyściach związanych ze wsparciem, - inne 1.5 Organizacja wystaw (4 sztuki) Wystawy w obiektach użyteczności publicznej powinny mieć charakter możliwie otwarty. Wykonawca musi zaprosić przedstawicieli mediów, właściwych dla miejsca realizacji projektu. Z każdego wydarzenia na stronie internetowej Projektu jej administrator zamieści przygotowaną przez Wykonawcę relację z przebiegu wystawy. Wystawy mają mieć charakter informacyjny i aktualizacyjny, zawierać informacje tekstowe i wizualne w postaci zdjęć zamieszczonych na tablicach Systemu Wystawienniczego powinna zawierać pokazowe modele przykładowych instalacji wraz opisem wyjaśniającym ich działanie. Wystawy powinny być realizowane w oparciu o Zewnętrzny System Wystawienniczy, w pełni przenośny i uniwersalny w zastosowaniu. Wymiary prezentowanych tablic nie mogą być mniejsze niż: W 70 cm x H 100 cm, ilość - nie mniej niż 30 dwustronnych. System ten pozostanie własnością Zamawiającego. 1.6 Opracowanie i wykonanie tablic informacyjnych i pamiątkowych Tablice informacyjne 20 sztuk Tablice informacyjne należy obowiązkowo umieścić w dniu rozpoczęcia robót na terenie realizacji projektu, na przygotowanej przez Wykonawcę konstrukcji. Tablice informacyjne należy umieścić w miejscach związanych z projektem. Miejsca powinny być powszechnie dostępne, tak aby jak największa liczba osób mogła zapoznać się z ich treścią w sposób łatwy i bezpieczny. Miejsca umieszczenia tablic wskaże Zamawiający. Tablice należy umieścić w 20 lokalizacjach na terenie gmin partnerskich Tablica informacyjna musi zawierać następujące elementy: - znak Swiss Contribution i Bundeslogo - obydwa logotypy powinny obejmować około 25% powierzchni tablicy, - informację o wsparciu w dwóch językach (polskim i angielskim) - wartość współfinansowania szwajcarskiego wyrażoną we frankach szwajcarskich, - tytuł projektu - tytuł należy zamieścić w formie uproszczonej tak, by był zrozumiały dla ogółu społeczeństwa, - nazwę beneficjenta, - tablica może zawierać inne logotypy; tablice informacyjne nie mogą jednak zawierać żadnych logotypów wykonawców prywatnych, realizujących działania w ramach projektu. - Dopuszczalne jest również zamieszczenie informacji o współfinansowaniu po stronie beneficjenta i/ lub z innych źródeł - Wymagane wymiary tablicy informacyjnej są następujące: 150 cm (szerokość) x 100 cm (wysokość). - Szczegółowe wytyczne i wzory tablic informacyjnych znajdują się w część 2 Księgi identyfikacji wizualnej. Wzory tablic informacyjnych w formacie PDF można pobrać z witryny internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl, zakładka Dokumenty, podzakładka Wytyczne ws. informacji i promocji. Tablice pamiątkowe 10 sztuk Wykonawca zainstaluje na zakończenie inwestycji rzeczowej Projektu (robót inwestycyjnych), stałe tablice pamiątkowe. Tablice pamiątkowe należy umieścić w miejscach związanych z projektem. Miejsca powinny być powszechnie dostępne, tak aby jak największa liczba osób mogła zapoznać się z ich treścią w sposób łatwy i bezpieczny. Tablica pamiątkowa musi zawierać następujące elementy: - logo Swiss Contribution i Bundeslogo - obydwa logotypy powinny obejmować około 25% powierzchni tablicy pamiątkowej, - informację o wsparciu w dwóch językach (polskim i angielskim), - wartość współfinansowania szwajcarskiego wyrażoną we frankach szwajcarskich, - tablice pamiątkowe mogą zawierać inne logotypy; tablice pamiątkowe nie mogą jednak zawierać żadnych logotypów wykonawców prywatnych realizujących działania w ramach projektu. Dopuszczalne jest również zamieszczenie informacji o współfinansowaniu po stronie beneficjenta i/ lub z innych źródeł. Wymagane wymiary tablicy pamiątkowej są następujące: 70 cm (szerokość) x 50 cm (wysokość). Tablica pamiątkowa powinna być wykonana ze srebrnego anodowanego aluminium i mieć grubość ok. 2 cm. Powierzchnie i krawędzie powinny być pokryte gorącym lakierem w temperaturze 80st. Celsjusza; otwory mocujące - wykonane przed lakierowaniem. Należy zastosować trzy kolory: biały, czerwony (Pantone 485) i czarny. W przypadku, gdy powyższe kryteria nie mogą być spełnione, beneficjenci powinni skonsultować się z odpowiednią Instytucją Pośredniczącą w sprawie zastosowania zbliżonych technik gwarantujących wysoką jakość tablicy pamiątkowej. Tablice pamiątkowe powinny zawsze gwarantować dobrą widoczność logotypów i napisów, jak również powinny być wykonane z trwałych materiałów odpornych na działanie różnych warunków atmosferycznych i o wysokich walorach estetycznych. Szczegółowe wytyczne i wzory tablic pamiątkowych znajdują się w części 2 Księgi identyfikacji wizualnej. Wzory tablic pamiątkowych w formacie PDF można pobrać z witryny internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl, zakładka Dokumenty, podzakładka Wytyczne ws. informacji i promocji. 1.7 Tabliczki informacyjne dla budynków użyteczności publicznej(40 sztuk) i naklejki (4000 sztuk) Wykonawca trwale oznaczy tabliczkami informacyjnymi: - stanowiska pracy i pomieszczenia, w których realizowany jest Projekt (tabliczki informacyjne należy umieścić przy wejściu do pomieszczenia), - pomieszczenia, w których prowadzone są roboty wewnątrz budynku użyteczności publicznej - tabliczkę informacyjną należy umieścić przy wejściu do pomieszczenia, w którym prowadzone są prace. Tabliczki informacyjne muszą zawierać następujące elementy: - logo Swiss Contribution i Bundeslogo - obydwa logotypy powinny obejmować około 25% powierzchni, - wartość współfinansowania szwajcarskiego wyrażoną we frankach szwajcarskich, - tabliczki informacyjne mogą zawierać inne logotypy; tabliczki informacyjne nie mogą jednak zawierać żadnych logotypów wykonawców prywatnych realizujących działania w ramach projektu. - informację o współfinansowaniu beneficjenta lub / i wartości współfinansowania z innych źródeł. Minimalny rozmiar tabliczek informacyjnych wynosi 28 cm (szerokość) x 17 cm (wysokość). Wymiary mogą się różnić w zależności od rozmiaru oznakowanej powierzchni, pod warunkiem jednak, że zachowane zostaną wszystkie proporcje tabliczki wzorcowej. Wykonawca promocji trwale oznaczy naklejkami informacyjnymi: - środki trwałe w ilości 4000 szt, - wartości niematerialne i prawne Naklejki informacyjne muszą zawierać następujące elementy - logo Swiss Contribution i Bundeslogo - obydwa logotypy powinny obejmować około 25% powierzchni, - informację o wsparciu w języku polskim - naklejki informacyjne mogą zawierać inne logotypy; naklejki informacyjne nie mogą jednak zawierać żadnych logotypów wykonawców prywatnych realizujących działania w ramach projektu. Wykonawca za zgodą Zamawiającego może wybrać preferowany rozmiar naklejki. Przy definiowaniu rozmiaru należy jednak mieć na uwadze obszary ochronne logotypów Swiss Contribution i Bundeslogo, oraz pamiętać o tym, że minimalny rozmiar logotypu Bundeslogo w druku projesjonalnym to 32 mm, a dla drukarek biurowych - 36 mm (patrz Księga znaku Swiss Contribution i skrócona Księga znaku Bundeslogo). Obiekty, których nie można oznakować widoczną naklejką, należy oznakować poprzez umieszczenie naklejki na opakowaniu. Szczegółowe wytyczne i wzory tabliczek i naklejek informacyjnych znajdują się w część 2 Księgi identyfikacji wizualnej. Wzory tabliczek i naklejek informacyjnych w formacie PDF można pobrać z witryny internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl, zakładka Dokumenty, podzakładka Wytyczne ws. informacji i promocji. Wykonawca zapewni gwarancję trwałości wszystkich materiałów na 10 lat. W przypadku zniszczenia tablic, tabliczek i naklejek Wykonawca jest zobowiązany do odtworzenia wszystkich uszkodzonych materiałów. 1.8 Inne: Materiały promocyjne latarki LED typu solar, brelok w formie latarki solarnej, parasole, torby ekologiczne wykonane z materiału pochodzenia naturalnego- len), W celu dystrybucji materiałów promocyjnych uczestnikom podczas wydarzeń informacyjnych Wykonawca wykona i dostarczy: - Latarki LED typu solar - 1000 szt., brelok w formie latarki solarnej - 1000 szt. - Torby ekologiczne wykonane z materiału pochodzenia naturalnego - w kolorze białym lub ecru, wymiary: ucho 40cm x 2,5cm, szerokość torby 38cm x wysokość torby 46cm + głębokość torby 7cm - 1000 szt - Parasole w kolorze białym, ecru lub zielonym -1500 szt Materiały takie należy oznakować - w zależności od ich rozmiaru i charakteru, zgodnie z jednym z poniżej przedstawionych wariantów: - wariant podstawowy - logo Swiss Contribution i informacja o współfinansowaniu, - wariant minimalny - logo Swiss Contribution Wartośc poniżej 200 000 euro