Usługa organizacji dwóch wyjazdów w ramach projektu Rewitalizacja społeczna - wymiana doświadczeń regionów w ramach aktywizacji społeczności lokalnej

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji dwóch wyjazdów w ramach projektu Rewitalizacja społeczna - wymiana doświadczeń regionów w ramach aktywizacji społeczności lokalnej. II. W ramach usługi Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji 2 zadań. 1. Zadanie pierwsze obejmuje obsługę dwudniowego spotkania inaugurującego realizację projektu Rewitalizacja społeczna - wymiana doświadczeń regionów w ramach aktywizacji społeczności lokalnej, które odbędzie się w Katowicach na przełomie września i października 2010 r. W ramach zadania Wykonawca zobowiązany będzie do: 1.1. Zapewnienia noclegów wraz ze śniadaniem w Katowicach dla 12 osób w pokojach jednoosobowych z własną łazienką, w hotelu spełniającym wymagania nie mniejsze niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). Hotel musi być położony w promieniu 5 km od dworca PKP Katowice. 1.2. Zapewnienia wyżywienia podczas spotkania w Katowicach: 1.2.1 W pierwszym dniu: - obiad dla 12 osób zakwaterowanych w hotelu. Minimalny zakres menu: - zupa, - drugie danie, - napoje zimne. - poczęstunek dla 30 osób podczas spotkania. Minimalny zakres menu: - kawa i herbata wraz z dodatkami, - woda mineralna (gazowana i niegazowana), - soki owocowe, - ciasteczka kruche, - ciasto pieczone (np. sernik, szarlotka). - kolacja uroczysta dla 20 osób. Zamawiający dopuszcza serwowanie posiłku w postaci bufetu szwedzkiego. Minimalny zakres menu: - zakąski zimne, sałatki, - dania ciepłe (co najmniej dwa dania mięsne i jedno wegetariańskie), - desery, - soki owocowe, - kawa i herbata wraz z dodatkami, - woda mineralna (gazowana i niegazowana). 1.2.2. W drugim dniu: - obiad dla 20 osób - podany po zakończeniu wizyty studyjnej. Minimalny zakres menu: - zupa, - drugie danie, - zimne napoje. Zamawiający oczekuje, iż posiłki będą podawane w miejscu zakwaterowania uczestników. W przypadku zapewnienia posiłków poza miejscem zakwaterowania, Wykonawca zapewni transport. 1.3. Zapewnienia sali szkoleniowej/konferencyjnej na pierwszy dzień spotkania w godzinach od 12.00 do 18.00. Sala musi pomieścić 30 osób i zapewnić warunki do podania przerwy kawowej. Sala musi być wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem komputerowym, krzesła i stoły dla 30 osób oraz flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia do notebooka. Zamawiający oczekuje, iż sala szkoleniowa będzie się znajdowała w miejscu zakwaterowania uczestników. W przypadku realizacji zadania poza miejscem zakwaterowania uczestników, Wykonawca zapewni transport uczestników. 1.4. Zapewnienia busa wraz z kierowcą na wizytę studyjną w drugim dniu spotkania. Liczba miejsc pasażerskich nie mniej niż 20 plus kierowca, rok produkcji busa nie wcześniej niż 2005r. W ramach usługi bus pokona trasę nie dłuższą niż 150 kilometrów. Bus pozostanie w dyspozycji Zamawiającego w godzinach od 9.00 do 15.00. 2. Zadanie drugie obejmuje obsługę spotkania i wizyty studyjnej, które odbędzie się w Opolu na przełomie listopada i grudnia 2010 r. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany będzie do: 2.1 Zapewnienia noclegu wraz z śniadaniem w Opolu dla 12 osób, w pokojach jednoosobowych z własną łazienką, w hotelu spełniającym wymagania nie mniejsze niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ** zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). Hotel musi być położony w promieniu 5 km od dworca PKP Opole Główne. 2.2. Zapewnienia wyżywienia podczas spotkania w Opolu: 2.2.1 W pierwszym dniu: - obiad dla 12 osób zakwaterowanych w hotelu. Minimalny zakres menu: - zupa, - drugie danie, - napoje zimne. - poczęstunek dla 30 osób podczas spotkania. Minimalny zakres menu: - kawa i herbata wraz z dodatkami, - woda mineralna (gazowana i niegazowana), - soki owocowe, - ciasteczka kruche, - ciasto pieczone (np. sernik, szarlotka). - kolacja dla 20 osób. Zamawiający dopuszcza serwowanie posiłku w postaci bufetu szwedzkiego. Minimalny zakres menu: - zakąski zimne, sałatki, - danie ciepłe, - desery, - soki owocowe, - kawa i herbata wraz z dodatkami, - woda mineralna (gazowana i niegazowana). 2.2.2 W drugim dniu: - obiad dla 20 osób - podany po zakończeniu wizyty studyjnej. Minimalny zakres menu: - zupa, - drugie danie, - zimne napoje. Zamawiający oczekuje, iż posiłki będą podawane w miejscu zakwaterowania uczestników. W przypadku zapewnienia posiłków poza miejscem zakwaterowania, Wykonawca zapewni transport. 2.3. Zapewnienia sali szkoleniowej / konferencyjnej na pierwszy dzień spotkania w godzinach od 12.00 do 18.00. Sala musi być wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem komputerowym, krzesła i stoły dla 30 osób oraz flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia do notebooka. Zamawiający oczekuje, iż sala szkoleniowa będzie się znajdowała w miejscu zakwaterowania uczestników. W przypadku realizacji zadania poza miejscem zakwaterowania uczestników, Wykonawca zapewni transport uczestników. 2.4. Zapewnienia busa wraz z kierowcą na wizytę studyjną w drugim dniu spotkania. Liczba miejsc pasażerskich nie mniej niż 20 plus kierowca, rok produkcji busa nie wcześniej niż 2005r. W ramach usługi bus pokona trasę nie dłuższą niż 150 kilometrów. Bus pozostanie w dyspozycji Zamawiającego w godzinach od 9.00 do 15.00. III. Wykonawca zapewni świadczenie usług związanych z wyżywieniem uczestników spotkań wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych. IV. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest podstawić, w czasie umożliwiającym realizację programu zadania, pojazd zastępczy o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, zgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. V. Powyżej podano maksymalną liczbę uczestników poszczególnych etapów realizacji zadania. Podane w opisie zadań godziny maja charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie lub przesunięciu. Na 21 dni przed datą wykonania każdego z zadań Zamawiający poda Wykonawcy: datę spotkania, ostateczną liczbę osób biorących udział w poszczególnych częściach spotkania, miejsce wizyty studyjnej oraz wskaże osobę upoważnioną do akceptacji i potwierdzenia prawidłowej realizacji zadania. VI. Na 14 dni przed realizacją każdego z zadań Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia szczegółowy opis sposobu realizacji usługi, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do umowy