Zapewnienie bazy noclegowo - szkoleniowej celem przeprowadzenia szkolenia z zakresu zapisu audio/video rozprawy sądowej w sprawach cywilnych (tzw. e- protokół) dla sędziów i protokolantów 11 apelacji sądownictwa powszechnego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie bazy noclegowo - szkoleniowej celem przeprowadzenia szkolenia z zakresu zapisu audio/video rozprawy sądowej w sprawach cywilnych (tzw. e -protokół) dla sędziów i protokolantów sądów 11 apelacji sądownictwa powszechnego. 2. Zamówienie będzie realizowane wg podziału na 11 części, w miastach gdzie siedziby mają sądy apelacyjne, zgodnie z opisem zawartym w Rozdziale IV SIWZ. 3. W każdej części zamówienia ta sama liczba 9 wykładowców będzie korzystać z noclegów, śniadań, przerw kawowych, obiadów i kolacji. Natomiast uczestnicy szkoleń (osoby szkolone) będą w różnych ilościach dla każdej części i będą korzystać z przerw kawowych i obiadów. 4. Zamawiający przedstawia następujący terminarz szkoleń z podziałem na części: Część 1 Wrocław (26,27,28,29 wrzesień 2011 r.), Część 2 Gdańsk (3,4,5,6,7 październik 2011 r.), Część 3 Rzeszów (10,11,12 października 2011 r.) Część 4 Białystok (17,18 października 2011 r.) Część 5 Lublin (19,20,21 października 2011 r.) Część 6 Szczecin (24,25 października 2011 r.) Część 7 Poznań (7,8,9listopada 2011 r.) Część 8 Łódź (14,15,16,17 listopada 2011 r.) Część 9 Warszawa (21,22,23 listopada 2011 r.), Część 10 Katowice (5,6,7,8,9 grudnia 2011 r.) Część 11 Kraków (12,13,14,15 grudnia 2011 r.) 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z podanej liczby osób, max. do 20% podanej ilości w rozdziale IV SIWZ. 6. Wykonawca, odpowiada za zapewnienie: 1) bazy noclegowej - dla 9 wykładowców dla każdej części zamówienia, 2) 3 lub 2 sal konferencyjnych (wg opisu w Rozdz. IV) na co najmniej 15 osób każda, z miejscami siedzącymi przy stołach, 3) wyżywienia w tym przerw kawowych (przerwy kawowe wliczone w cenę obiadu) 7. Całość usługi świadczona w ramach jednego obiektu. 8. Wymagania minimalne 1) baza noclegowa a. hotel musi znajdować się na terenie miasta zgodnie z Rozdz. IV SIWZ, b. obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania spotkania, c. Wykonawca zapewnia co najmniej 9 miejsc noclegowych w pokojach jednoosobowych, d. każdy z pokoi noclegowych z łazienką, TV, telefon i łącze internetowe, w standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych w kategorii ** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). 2) zakwaterowanie 9 wykładowców będzie odbywać się wieczorem, w przeddzień szkolenia, wykwaterowanie w ostatni dzień szkolenia po obiedzie, 3) sale konferencyjne - Zamawiający będzie korzystał z 3 lub 2 sal konferencyjnych (na co najmniej 15 osób każda) usytuowanych w bezpośredniej bliskości ze sobą z otwieranymi oknami i miejscami siedzącymi przy stołach, krzesła o ergonomii odpowiedniej do tego typu szkolenia, spełniającej wszelkie wymagania w zakresie BHP, w szczególności w zakresie natężenia oświetlenia i wentylacji, sale umożliwiające świadczenie w nich cateringu w postaci przerw kawowych, 4) sale konferencyjne będą dostępne w wieczór poprzedzający rozpoczęcie szkolenia w celu instalacji sprzętu oraz w godzinach od 8.00 do 17.15 w każdym dniu szkolenia, 5) sala restauracyjna na potrzeby spożycia obiadu na co najmniej 60 osób, 6) bezpłatna szatnia oraz toalety w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych, 7) sale konferencyjne wyposażone w tablice suchościeralne z kompletem pisaków, 8) zapewnienie możliwości podłączenia laptopów do gniazd zasilających dla minimum 15 osób - dot. każdej sali, 9) zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania, na terenie hotelu, ośrodka, dla minimalnie 10 samochodów osobowych. 9. Zapewnienie wyżywienia i obsługa gastronomiczna dla uczestników spotkania - następująco, minimalne warunki: 1) śniadanie, w formie bufetu, w sali restauracyjnej, o zawartości: 3 rodzaje pieczywa - biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący: np. jajecznica, kiełbaski, napoje: sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, 2) przerwy kawowe w salach konferencyjnych, (skład: kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje ciastek), 3) obiad, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej (skład: dwie zupy do wyboru, drugie danie składające się z 3 rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna), 4) kolacja, w formie bufetu (skład: dwie zupy do wyboru, 2 rodzaje mięsa + dodatki skrobiowe + dodatki warzywne, pieczywo różnorodne, wędlina różnorodna (min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), świeże warzywa (pomidory, ogórek zielony), masło, kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko. 10. Wykonawca zapewni obsługę techniczną spotkania w postaci przedstawiciela Wykonawcy, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia zgodnego z umową, z wyłączeniem obsługi technicznej sprzętu należącego do Zamawiającego. 11. Szczegółowy plan spotkania, uwzględniający godzinowy rozkład dni szkoleniowych wraz z listą uczestników dostarczy przedstawiciel Zamawiającego - Koordynator Projektu, co najmniej na 5 dni przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem spotkania. 12. Pozostałe warunki realizacji zamówienia określone są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ oraz w harmonogramie szkoleń stanowiącym zał. nr 6 do SIWZ.