Kompleksowa organizacja wizyty studyjnej dla jednostek samorządu terytorialnego z Polski Wschodniej do Bawarii, odbywającej się w dniach 3-8.10.2011 roku oraz misji gospodarczej dla przedsiębiorców z Polski Wschodniej z sektorów maszynowo-metalowego i energii odnawialnej do Bawarii, odbywającej się w dniach 4-28.10.2011 roku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest >>Kompleksowa organizacja wizyty studyjnej dla jednostek samorządu terytorialnego z Polski Wschodniej do Bawarii, odbywającej się w dniach 3-8.10.2011 roku oraz misji gospodarczej dla przedsiębiorców z Polski Wschodniej z sektorów maszynowo-metalowego i energii odnawialnej do Bawarii, odbywającej się w dniach 24-28.10.2011 roku oraz<<, realizowanych w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Działanie I.4 Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja. Organizacja wizyty studyjnej dla jednostek samorządu terytorialnego z Polski Wschodniej do Bawarii, odbywającej się w dniach 3-8.10.2011 roku 1. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 spotkania bilateralnego obejmującego: - zapewnienie co najmniej 15 partnerów niemieckich (podmioty zainteresowane współpracą z polskimi jednostkami samorządu terytorialnego, przedstawiciele niemieckich organizacji zrzeszających przedsiębiorców, przedsiębiorcy, inwestorzy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani współpracą z polskimi jst (jednostkami samorządu terytorialnego), niemieckie firmy już współpracujące z polskimi jst, a także zainteresowane rozpoczęciem współpracy oraz inwestorzy, którzy już zainwestowali w Polsce i/lub są zainteresowane inwestycjami w Polsce, przedstawiciele lokalnych szkół wyższych), - obsługę jednego tłumacza konsekutywnego przez cały czas trwania spotkań bilateralnych (polsko-niemiecko-polski, posiadających minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń), - wynajęcie klimatyzowanych sal do spotkań wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, stoliki, krzesła, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera itp.). Zamawiający informuje również, że dostarczy Wykonawcy profile instytucji z Polski Wschodniej w języku polskim lub w języku angielskim oraz spektrum ich zainteresowań najpóźniej 3 dni po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie firmy są zainteresowane spotkaniem z uczestnikami wizyty studyjnej. Wykonawca przedstawi ostateczny harmonogram spotkań i program wyjazdu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem wyjazdu. 2. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 seminarium nt. potencjału inwestycyjnego w Polsce Wschodniej i możliwości współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego lub instytucjami odpowiedzialnymi za przyciąganie inwestycji zagranicznych lub zajmującymi się obsługą inwestorów zagranicznych na terenie Niemiec, obejmujących każdorazowo: zapewnienie audytorium (przedstawiciele niemieckich organizacji branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi, miejscowi przedsiębiorcy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani współpraca z jst, inwestorzy, dziennikarze reprezentujący prasę branżową), obsługę tłumacza konsekutywnego przez cały czas trwania seminarium (polsko-niemiecko-polski, posiadający minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń), wynajęcie klimatyzowanych sal wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera itp.), Wymagane profile firm ze strony niemieckiej zaproszone do udziału w spotkaniu bilateralnym oraz seminarium to zwłaszcza: - jednostki samorządu terytorialnego, instytucje odpowiedzialne za pozyskiwanie inwestycji zagranicznych lub zajmujące się obsługą inwestorów zagranicznych na terenia Niemiec; - przedstawiciele niemieckich organizacji branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi; - przedsiębiorcy, inwestorzy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani współpraca z jst; - miejscowi przedsiębiorcy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani współpraca z jst, inwestorzy, dziennikarze reprezentujący prasę branżową; - niemieckie izby oraz organizacje zrzeszające przedsiębiorców - rożne branże w tym: IT, high-tech, lotnicza; - niemieckie firmy już współpracujące z polskimi jst, a także zainteresowane rozpoczęciem współpracy; - przedstawiciele lokalnych uniwersytetów i szkół wyższych (oferta uczelni dla biznesu, współpraca na linii biznes-uczelnia-samorząd); - przedstawiciele Parków Technologicznych oraz inkubatorów przedsiębiorczości na uczelniach; - stowarzyszenia i organizacje zrzeszające w swoich szeregach instytucje zajmujące się przyciąganiem inwestycji zagranicznych lub obsługą inwestorów zagranicznych lub stowarzyszenia i organizacje zrzeszające firmy niemieckie chętne do inwestycji na terenie Polski. 3. Organizacja podczas trwania misji minimum 3 wizyt przedstawicieli jst w instytucjach lokalnych odpowiedzialnych za przyciąganie inwestycji zagranicznych lub zajmujących się obsługą inwestorów zagranicznych na terenia Niemiec, w organizacjach branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi, na uczelni wyższej, w siedzibach przedsiębiorstw, inwestorów oraz potencjalnych kontrahentów zainteresowanych współpraca z jst, obejmujących każdorazowo prezentacje instytucji, zasad działania, prowadzenia projektów oraz działań na rzecz przyciągania inwestycji i zasad obsługi inwestorów zagranicznych. 4. Zapewnienia uczestnictwa wszystkich uczestników wizyty studyjnej w targach Expo Real 2011 przez jeden dzień (pierwszy lub drugi dzień targów - do ustalenia w trybie roboczym), obejmujące zorganizowanie transportu na teren targów, wejściówki na targi, miejsce do ewentualnych spotkań bilateralnych. 5. Zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru dla polskiej delegacji (maksymalnie 25 osób) każdego dnia trwania misji, obejmujących przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt, targów - hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu: zgodnie z programem misji przygotowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego. 6. Zapewnienie przerwy kawowej podczas spotkania bilateralnego i seminarium (kawa, herbata, woda mineralna, soki naturalne, drobny poczęstunek, typu ciasteczka, paluszki, krakersy, kanapki koktajlowe, owoce, ciasto) oraz business lunchu każdego dnia wizyty studyjnej. Zamawiający informuje, iż business lunch oraz przekąski i napoje serwowane w czasie przerwy kawowej powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników spotkań bilateralnych / seminarium - minimum 35 osób (+/- 10 osób). 7. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej partnerów niemieckich (uczestników spotkań bilateralnych oraz instytucji, w których odbędą się wizyty, tj. ich profilów, przedmiotu działalności, oferty dla strony polskiej etc. w języku polskim) dla każdego polskiego uczestnika misji oraz katalogu z informacjami nt. polskich instytucji dla niemieckich uczestników spotkań bilateralnych, seminariów oraz wizyt. Wykonawca zapewni projekt, grafikę oraz wydruk 100 sztuk katalogu polskich jst w formacie A-4 (liczba stron jednego katalogu - około 50), oprawa szyta. Treść katalogu zostanie przekazana Wykonawcy w ciągu 7 dni po podpisaniu umowy. Wykonawca zapewni również transport ww. dokumentacji na miejsce spotkań, seminarium, wizyt w firmach i targów Expo Real. Zamawiający oświadcza, że zapewnienie przelotów i zakwaterowania dla uczestników wizyty studyjnej jest po stronie Zamawiającego, a Wykonawca nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. Organizacja misji gospodarczej dla przedsiębiorców z Polski Wschodniej z sektorów maszynowo-metalowego i energii odnawialnej do Bawarii, odbywającej się w dniach 24-28.10.2011 roku 1. Organizacja podczas trwania misji minimum 3 spotkań bilateralnych obejmujących każdorazowo: zapewnienie co najmniej 4 firm niemieckich na jednego przedsiębiorcę polskiego, obsługę dwóch tłumaczy konsekutywnych przez cały czas trwania spotkań bilateralnych (polsko-niemiecko-polski, posiadających minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń), wynajęcie sal do spotkań wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera itp.). Zamawiający informuje również, że dostarczy Wykonawcy profile przedsiębiorców w języku polskim lub w języku angielskim najpóźniej 7 dni po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie firmy są zainteresowane spotkaniem z polskimi przedsiębiorcami. Wykonawca przedstawi ostateczny harmonogram spotkań i program wyjazdy nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem misji. 1. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 seminarium nt. potencjału sektora maszynowo-metalowego i energii odnawialnej w Polsce Wschodniej i możliwości współpracy z przedsiębiorcami niemieckimi reprezentującymi te sektory, obejmujących: zapewnienie audytorium (przedstawiciele niemieckich organizacji branżowych związanych z sektorem maszynowo-metalowym i energii odnawialnej, miejscowi przedsiębiorcy, inwestorzy, potencjalni kontrahenci zainteresowani współpracą z firmami z Polski, dziennikarze reprezentujący prasę branżową), obsługę tłumacza konsekutywnego przez cały czas trwania seminarium (polsko-niemiecko-polski, posiadających minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń), wynajęcie sal wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera itp.), Wymagane profile firm ze strony niemieckiej zaproszone do udziału w spotkaniach bilateralnych oraz seminarium to zwłaszcza: - niemieckie firmy sektora maszynowo-metalowego i energii odnawialnej już współpracujące z polskimi firmami, a także zainteresowane rozpoczęciem współpracy; - niemieckie firmy sektora maszynowo-metalowego i energii odnawialnej poszukujące nowych dostawców m.in. z Polski; - międzynarodowe firmy sektora maszynowo-metalowego i energii odnawialnej, działające m.in. na rynku unijnym; - firmy konsultingowe i prawnicze wspierające przedsiębiorców na terenie Niemiec w kwestii formalno-prawnych związanych z rozpoczynaniem działalności na tamtejszym rynku; - stowarzyszenia i organizacje zrzeszające w swoich szeregach m.in. firmy związane z sektorem maszynowo-metalowego i energii odnawialnej; - inne firmy związane pośrednio lub bezpośrednio z przemysłem maszynowo-metalowym i energią odnawialną w Niemczech. 3 Organizacja podczas trwania misji minimum 2 wizyt polskich przedsiębiorców w firmach sektora maszynowo-metalowego i energii odnawialnej, zainteresowanych nawiązaniem współpracy z polskimi przedsiębiorcami, obejmujących każdorazowo oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, obsługę konsekutywną tłumacza (polsko-niemiecko-polski, posiadających minimum 1 rok doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń) przez cały czas trwania wizyty. Imienna lista uczestników wizyty zostanie podana w ciągu 7 dni od dnia podania przez Wykonawcę firm. 4 Zapewnienie transportu lokalnego w postaci busa lub autokaru dla polskiej delegacji (maksymalnie 14 osób) każdego dnia trwania misji tj. w dniach 24-28 października 2011r., obejmujących przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt - hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu. 5 Zapewnienie przerwy kawowej (kawa, herbata, woda, soki, drobny poczęstunek, typu ciasteczka, paluszki, krakersy, kanapki, owoce, ciasto) oraz business lunchu każdego dnia misji. Zamawiający informuje, iż business lunch oraz przekąski i napoje serwowane w czasie przerwy kawowej powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników spotkań bilateralnych / seminarium - minimum 50 osób (+/- 10 osób). 6 Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm niemieckich (uczestników spotkań bilateralnych oraz firm, w których odbędą się wizyty) dla każdego polskiego uczestnika misji oraz katalogu z informacjami nt. polskich firm dla niemieckich uczestników spotkań bilateralnych, seminariów oraz wizyt w firmach. Wykonawca zapewni projekt, grafikę oraz wydruk 100 sztuk katalogu polskich uczestników misji w formacie A-5 (liczba stron jednego katalogu - około 10), oprawa szyta. Treść publikacji zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 7 dni po podpisaniu umowy. Wykonawca zapewni również transport ww. dokumentacji na miejsce spotkań, seminarium, wizyt w firmach. Zamawiający oświadcza, że zapewnienie przelotów i zakwaterowania dla uczestników misji jest po stronie Zamawiającego, a Wykonawca nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów